ما هو Peppol وكيف يعمل وكيف يمكنك استخدامه

عندما نتحدث عن الفواتير الإلكترونية الدولية وعمليات الشراء الإلكتروني ، فهذا يعني التعامل مع عالم Peppol ، والذي ساعد في كثير من الحالات في تمهيد الطريق نحو رقمنة هذه العمليات ، وتقديم المعايير والتقنيات وأفضل الممارسات.

مع بدء المزيد والمزيد من البلدان في تطبيق الفواتير الإلكترونية ، والاستفادة من الحلول التي تقدمها Peppol في بعض الحالات ، من الضروري فهم كيفية عمل هذه الأداة ، ومدى انتشارها ، وخطوات الشركة التي ترغب أو تحتاج إلى تبادل يجب أن تأخذ المستندات من خلال قنوات Peppol.

ما هو Peppol وكيف يعمل؟

ولدت شركة عموم أوروبا للمشتريات العامة عبر الإنترنت (Peppol) في عام 2008 كمشروع مبتكر يموله الاتحاد الأوروبي ويهدف إلى تحديد مجموعة من البنى التحتية والمواصفات الفنية التي تمكن وتسهل عمليات الشراء الإلكتروني عبر الحدود. منذ البداية ، كان الهدف الأساسي لشركة Peppol هو تقديم حلول تكنولوجية قابلة للتشغيل المتبادل تتيح التبادل الشفاف للوثائق والمعلومات بين الشركات والإدارات العامة التي تم إنشاؤها في مختلف أقاليم الاتحاد الأوروبي.

في البداية ، نتوقع أنه على الرغم من ولادة Peppol في سياق أوروبي ، إلا أنها جذبت اهتمام الشركات والكيانات والمؤسسات على الفور في جميع أنحاء العالم. لسنوات حتى الآن ، كانت معايير Peppol والبنية التحتية موجودة في البلدان غير الأوروبية ، حيث غالبًا ما تم اختيارها من قبل الحكومات لتشجيع اعتماد الفواتير الإلكترونية. هذا هو الحال في سنغافورة وأستراليا ونيوزيلندا. لكن دعنا نذهب بالترتيب.

المعايير والتكنولوجيا

تتكون شبكة Peppol من سلسلة من المكونات التي تتفاعل مع بعضها البعض ، مما يتيح تبادل الوثائق والمعلومات بين المؤسسات والإدارات العامة:

• نقاط الوصول (APs) : نقاط الوصول هذه ، المعتمدة من قبل OpenPeppol ، هي نقطة الاتصال المباشرة للشركات والكيانات. يتيح استخدام بروتوكولات ومعايير الاتصال المتفق عليها ، مثل معيار UBL XML ، تكوين وتبادل وثائق تكنولوجيا المعلومات. وبالتالي ، تتم التبادلات حصريًا بين نقاط الوصول المعتمدة.
• ناشر بيانات تعريف الخدمة (SMP) : هو سجل لامركزي حقيقي يوفر معلومات حول نقاط الوصول وأنواع الرسائل التي يمكن أن يتلقاها مستلم Peppol. على سبيل المثال ، قد يتمكن المستلم من استلام الفواتير وفقًا لمعيار Peppol ، ولكن ليس الطلبات الإلكترونية أو مستندات النقل. تحتوي SMPs على العناوين والبيانات الوصفية المتاحة للمستخدمين المتصلين بشبكة Peppol.
• محدد موقع البيانات الوصفية للخدمة (SML): هو المكون المركزي الوحيد للشبكة وهو سجل يجمع كل SMPs ويحددها. لكل محاور معرف فريد في شكل عنوان URL يمكن من خلاله تحديد نقاط الوصول SMP ونقطة الوصول إلى مستلم المعاملة.

تستند جميع المستندات التي توفرها معاملات Peppol إلى تخطيط UBL XML ، وهو قابل للتشغيل البيني ومناسب أيضًا للحفظ الرقمي طويل الأجل. سنتحدث أكثر عن أنواع المستندات التي يمكن تبادلها من خلال شبكة Peppol لاحقًا. يتم تحديد خصائص المسار وقابلية التشغيل البيني لكل نوع مستند من خلال مواصفات التشغيل البيني للأعمال Peppol ، والمعروفة ببساطة باسم Peppol BIS.

توجد في العديد من البلدان هيئة Peppol ، وهي مسؤولة عن اعتماد نقاط الوصول و SMPs وتعمل أيضًا كجهة اتصال مع شبكة Peppol بأكملها ورابطة OpenPeppol. في إيطاليا ، السلطة المسؤولة هي AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

أهداف Peppol وجمعية OpenPeppol

الآن بعد أن عرفنا ماهية Peppol ، دعنا نحاول فهم كيفية تنظيمها والأهداف التي تريد تحقيقها.

اعتبارًا من عام 2012 ، أصبحت جمعية OpenPeppol مسؤولة عن المشروع. يهتمون بتحديث البنية التحتية والمعايير والاتفاقيات التي تحكم العلاقات بين مختلف الجهات الفاعلة المعنية. بالإضافة إلى ذلك ، في البلدان التي لا توجد فيها سلطة Peppol ، يلعب هذا الدور من قبل الجمعية نفسها. هذا يعني أنه يمكن لمقدمي الخدمة الذين يرغبون في الحصول على اعتماد كنقاط وصول أو SMPs ، ولكنهم موجودون في البلدان التي لا توجد بها سلطة ، الرجوع مباشرة إلى الجمعية.

OpenPeppol ، إذن ، هو المسؤول عن إدارة الشبكة وصيانتها ، مع الأخذ في الاعتبار دائمًا الأهداف التي ينوي مشروع Peppol متابعتها:

• تحقيق قابلية التشغيل البيني في إجراءات الشراء الإلكتروني والمشتريات الإلكترونية مع تعزيز الشفافية ؛
• أتمتة العمليات والمعاملات التجارية ، سواء في التبادلات مع كيانات القطاع العام أو في القطاع الخاص ؛
• دعم الشركات بجميع أنواعها ، بما في ذلك الشركات الصغيرة والمتوسطة ، ومساعدتها على أن تصبح أكثر قدرة على المنافسة عالميًا ؛
• تحقيق سوق رقمية واحدة ، أحد الأهداف الرئيسية لأجندة الاتحاد الأوروبي.

انتشار البيبول حول العالم

كما ذكرنا أعلاه ، أصبحت Peppol الآن منتشرة للغاية ، حتى خارج أوروبا.

حتى الآن ، تضم Peppol 41 دولة عضو في العالم ، مع عدد متفاوت من مقدمي الخدمات. ضمن هذه القائمة ، نجد أيضًا العديد من الكيانات غير الأوروبية ، بما في ذلك ، على سبيل المثال ، أستراليا ونيوزيلندا وسنغافورة واليابان والمكسيك والصين وتركيا والولايات المتحدة والمملكة المتحدة وليختنشتاين وأرمينيا وسويسرا.

يعد الانضمام إلى شبكة Peppol (أو كان بالفعل) فرصة لتعزيز اعتماد ونشر التبادلات الإلكترونية ، من الفواتير الإلكترونية إلى جميع عمليات الشراء الإلكتروني بشكل عام ، من خلال تقديم أدوات وهياكل مجربة وحقيقية للشركات والإدارات العامة.

بالنسبة للبلدان غير الأوروبية التي ذكرناها أعلاه ، تمثل شبكة Peppol أيضًا عنصرًا يمكن أن يسهل المعاملات عبر الحدود مع الاتحاد الأوروبي. في الواقع ، يمكن أن يكون الانتشار العالمي لـ Peppol محركًا رئيسيًا لإنشاء سوق عالمية واحدة ، تتجاوز بكثير الأهداف الأولية للاتحاد الأوروبي.

رقمنة عمليات الشراء من خلال Peppol

حتى الآن ، تتيح Peppol إمكانية تبادل أنواع مختلفة من المستندات إلكترونيًا بطريقة آمنة وشفافة تمامًا ، ولكنها تستخدم بشكل أساسي لإدارة إجراءات الشراء والفواتير الإلكترونية وعمليات الطلب الإلكترونية .

حاليًا ، لا يوجد التزام على المستوى الأوروبي فيما يتعلق باستخدام الفواتير الإلكترونية ، ولا يوجد التزام على مستوى الاتحاد الأوروبي باستخدام Peppol.

ومع ذلك ، فإن استخدام الشبكة والحلول التي توفرها ينتشر بشكل متزايد. نود أيضًا أن نذكرك بأن تخطيط UBL 2.1 للفاتورة الإلكترونية يتوافق مع المواصفات المحددة في المعيار الأوروبي EN16931 ، لذا فهو يتماشى تمامًا مع متطلبات التشغيل البيني المحددة.

في الواقع ، اعتمدت العديد من الدول الأوروبية UBL 2.1 أو مسارات Peppol أخرى لتنفيذ الفواتير الإلكترونية : لوكسمبورغ وهولندا ولاتفيا والنرويج وبولندا والبرتغال وبلجيكا ، على سبيل المثال لا الحصر.

نظرًا لأن مواصفات BIS التي طورتها Peppol تغطي مجموعة واسعة من مستندات الأعمال ، فإن رقمنة جميع عمليات الشراء بالكامل ليس ممكنًا فحسب ، بل مرغوب فيه أيضًا. بالنسبة للهيئات الحكومية والشركات على حدٍ سواء ، فإن رقمنة عمليات الطلبات والمبيعات تستلزم ما يلي:

• الرؤية والشفافية في العملية برمتها ؛
• أتمتة الخطوات وتقليل الخطأ البشري ؛
• التوفير في وقت الإدارة والتكاليف ؛
• رفع مستوى المهارات الرقمية والقدرة التنافسية للمنشأة.

حتى الآن ، تعد مستويات تنفيذ Peppol غير متجانسة للغاية لأن النهج الأكثر شيوعًا هو "رقمنة قطعة واحدة في كل مرة" ، لتمكين الانتقال التدريجي إلى الإدارة الجديدة.

في إيطاليا ، على سبيل المثال ، يتم استخدام مسار Peppol لتبادل الطلبات الإلكترونية ، والتي أصبحت ، منذ عام 2020 ، إلزامية بالفعل لبعض قطاعات الإدارة العامة ، وفي النهاية ، للقطاع العام بأكمله.

جميع المستندات التي يمكنك إدارتها باستخدام Peppol

إذن ، ما هي المستندات التي يمكن إدارتها من خلال Peppol؟

باستخدام Peppol ، يمكنك إدارة المستندات التالية التي تحدد الطلب بأكمله والمبيعات ودورة الدفع ؛ لكل منها ، يعتني OpenPeppol بإنتاج وتحديث مواصفات BIS المعنية:

• الفواتير الإلكترونية ، والتي تم اعتمادها بالفعل في العديد من البلدان الأوروبية وخارجها ؛
• الطلب الإلكتروني ، الذي لدينا مثال عنه في بلدنا ، حيث تم تقديم الطلب الإلكتروني باعتباره إلزاميًا لكيانات النظام الصحي الوطني ومورديها ؛
• وثائق النقل ، المعتمدة من قبل العديد من الشركات للإدارة الرقمية لدورة المشتريات بأكملها.

احذر ، مع ذلك: حقيقة توفر هذه الوثائق لا تعني أن جميع أصحاب المصلحة في الشبكة قادرون على إدارتها. في الواقع ، تقرر كل شركة (مستخدم نهائي) المستندات التي يتعين عليها تنفيذ إدارة Peppol ، اعتمادًا على احتياجاتها الخاصة.

لذلك ، قبل إرسال فاتورة إلكترونية ، أو طلب ، أو مادة DDT إلى عميل أو مورد ، يتعين علينا التأكد من أنهم قادرون على استلامها ومعالجتها.

تتم إدارة هذا النوع من المعلومات وإتاحته ، كما رأينا أعلاه ، بواسطة SMPs (ناشرو البيانات الوصفية للخدمة) ، مما يسمح لنا بمعرفة المستندات التي يمكن لمستلم Peppol تلقيها.