5 sfaturi pentru agențiile de marketing pentru a îmbunătăți colaborarea cu clienții

Când conduceți o agenție de marketing, este foarte ușor să vă prioritizați resursele, timpul și efortul în proiectele „wow” ale clienților dumneavoastră.

La rândul tău, devii mai indulgent în privința proceselor de colaborare agenție-client.

Pentru a vă asigura că vă remarcați din mulțime, este important să mergeți dincolo de simpla menținere a unei relații agenție-client.

Nu mai este suficient să fii cea mai bună agenție din business, clienții vor să fie parte din proces. Până la urmă, sunt și proiectele lor!

Niciun client nu va fi încântat să lucreze din nou cu tine dacă nu a avut o experiență grozavă cu proiectele anterioare. Există sute de agenții care pot oferi ceea ce tu nu poți, motiv pentru care să existe un proces de colaborare solid este vital în spațiul agenției de astăzi.

Am întocmit această listă cu cele mai bune cinci sfaturi pe care le-am învățat din colaborarea cu clienți de tip agenție aici, la Teamwork.

Iată ce poți face chiar acum.

1. Dezvoltați un proces cuprinzător de integrare

Toate relațiile bune au nevoie de o bază solidă. De aceea, dezvoltarea unui proces cuprinzător de onboarding ar trebui să fie primul pas în relația dvs. agenție-client.

Pentru a asigura cea mai bună colaborare posibilă, un proces de onboarding clarifică totul despre specificul unui proiect client, inclusiv:

• Obiectivele, livrabilele și rezultatele proiectului
• Orientări ale mărcii, piața țintă și clienții cumpărători
• Roluri și responsabilități atât pentru agenție, cât și pentru client
• Strategia proiectului, reperele și termenele limită
• Așteptări de comunicare și colaborare (inclusiv integrarea la orice instrumente pe care agenția le folosește)

Punerea în cuie a specificului de la început îi aduce pe toți pe aceeași pagină și ajută la construirea încrederii între ambele părți.

Agențiile care cultivă relațiile cu clienții înțeleg ce face clientul lor unic. Apoi, ei pot folosi aceste informații pentru a crea și executa cel mai bun proiect posibil.

Investiția în software de management al muncii, cum ar fi Teamwork, permite agențiilor să construiască relații mai puternice de colaborare cu clienții încă de la început.

Cu șablonul de înscriere pentru clienți de la Teamwork, puteți crea experiențe de înscriere personalizate, care oferă tuturor o bază solidă de la care să lucreze și să îi ajute pe noii clienți să se simtă încrezători că agenția dvs. a fost alegerea potrivită.

În plus, cu utilizatorii clienți nelimitați, vă includeți clienții în platformă pentru o mai bună colaborare, vizibilitate a proiectului și o experiență productivă generală, totul fără costuri suplimentare.

Aceste lucruri simple oferă clienților tăi cele mai bune experiențe care, în cele din urmă, îi fac să revină din nou și din nou.

2. Fii clar cu cine trebuie să colaborezi (și când)

Cu atât de multe piese în mișcare, este greu de știut cine este responsabil pentru ceea ce este în fiecare proiect. Adăugați mai multe proiecte într-o singură echipă și lucrurile devin brusc complicate.

Vor fi oameni de ambele părți care trebuie să fie implicați în fiecare etapă a procesului de colaborare. Cu toate acestea, nu toată lumea trebuie să fie implicată tot timpul.

În funcție de proiect, există indivizi care sunt mereu colaboratori, în timp ce alții sunt colaboratori pasivi.

De exemplu, să ne uităm la ceea ce este necesar pentru o campanie de marketing de rebrand. Probabil că aveți mai multe părți interesate cheie din echipa de marketing, cum ar fi agenții de marketing de marcă și produse. Acești oameni ar fi colaboratorii mereu activi.

Contribuitorii pasivi ar putea include CEO-ul, COO sau co-fondatorii companiei. Deși nu au neapărat nevoie de toate dezavantajele muncii, ei vor trebui să fie factori cheie de decizie.

Stabilirea unor puncte clare de contact pentru fiecare proiect va avea un impact pozitiv asupra colaborării și comunicării, reducând în același timp blocajele.

3. Stabiliți așteptări detaliate la începutul proiectului

Fiecare relație de lucru are așteptări, nevoi și dorințe. Relațiile agenție-client nu sunt diferite de a face afaceri online sau de a servi clienții

În multe situații, așteptările ajută la promovarea proiectelor, stabilesc direcții pentru lucru și ajută procesul creativ pentru echipa ta.

Dar atunci când așteptările se sparg, judecata se reduce la presupunerea că cealaltă parte a înțeles corect dorințele și nevoile.

Dacă aceste așteptări nu sunt comunicate, înțelese sau gestionate corespunzător, aceasta duce la o relație deteriorată între agenție și client. Cel mai important, poate duce la pierderea acelui client.

Pentru a gestiona corect așteptările, este important să documentați pe deplin nevoile și dorințele clientului dvs. și să le comunicați în mod regulat. Stabiliți așteptările la începutul procesului, asigurați-vă că acestea sunt realiste pentru ca echipa dvs. să le realizeze.

Dacă asta înseamnă să revizuiți în mod regulat aceste decizii în apelurile de check-in cu managerii de cont, atunci așa să fie. Este atât de important să păstrați înregistrări complete ale fiecărui pas al proiectului și să vă asigurați că toate liniile de comunicare sunt deschise.

4. Stabiliți limite și schițați practicile de comunicare

Diferiții clienți au diverse așteptări cu privire la modul de comunicare cu agenția dvs.

Unii iubesc abordarea fără mâini, permițându-vă agenției să lucreze cum doriți, cu interacțiuni limitate.

Alți clienți se lasă puțin răvășiți așteptându-se la actualizări constante sau la timpi de răspuns într-un minut, chiar și atunci când vă aflați într-un alt fus orar.

Am fost cu toții acolo. Deci, care este soluția? Trebuie să schițați metode de comunicare pentru clienții dvs.

Este esențial să ai instrumentele corecte pentru a gestiona liniile de comunicare. Dar cu serviciile automatizate pentru solicitările în afara orelor de program, vă asigurați că clienții înțeleg că un răspuns nu va fi instantaneu.

SimpleTexting oferă mesaje de plecare, o funcție care activează un răspuns automat atunci când un client încearcă să-ți contacteze angajații în afara orelor de lucru. A avea o barieră la fel de simplă ca un răspuns automat elimină stânjenirea așteptărilor repetate de comunicare.

Acum aveți o modalitate mai simplă de a-ți determina clienții să recunoască liniile directoare și termenele stabilite pentru răspunsuri.

Un alt mare beneficiu al SimpleTexting este numerele de telefon virtuale, care le permit angajaților tăi să evite împărtășirea informațiilor personale cu clienții. Mesajele pot veni toate de pe o singură platformă, direct de pe desktop, laptop, chiar și de pe dispozitivul mobil.

Pentru e-mailurile primite, Teamwork Desk oferă program de lucru. Similar cu mesajele de plecare ale SimpleTexting, puteți mapa orele de lucru ale companiei dvs. ca o variabilă asociată cu răspunsuri predefinite și răspunsuri automate.

Acest lucru le permite clienților să știe când echipa dvs. va putea răspunde solicitărilor.

5. Comunicați, documentați, comunicați

Pentru toate eforturile de colaborare de marketing, este adesea dificil (sau chiar taxant) să ții pasul cu documentarea sau comunicarea tuturor informațiilor dintr-un proces.

Oricând se lansează ceva pentru un client, cum ar fi o postare pe blog, includeți comunicările clientului în lista dvs. de verificare pentru eliberare. Trimiteți-le o actualizare cu cuvântul cheie vizat, linkul pentru blog și rezultatele așteptate.

Introducerea comunicării în procesul de colaborare oferă clienților încredere în agenția dumneavoastră.

Documentați toate procesele cheie, comunicările sau eforturile de colaborare pentru un flux de lucru mai eficient și mai strategic. A face acest lucru prin e-mail pur și simplu nu este suficient,

Cu toate acestea, utilizarea unui hub centralizat pentru accesul echipei și al clienților ajută la menținerea tuturor părților pe aceeași pagină. Instrumente precum Google Suite, Teamwork Spaces sau Confluence ar ajuta aici.

Și, în sfârșit, asigurați-vă că sărbătoriți orice succes cu clienții dvs. O comunicare excelentă înseamnă, de asemenea, să poți vorbi despre victorii pentru a-ți entuziasma clienții.

Ați finalizat un proiect major devreme? Ați atins ținta anuală mai devreme decât se aștepta?

Includeți-vă clientul în sărbătoare, procesele de colaborare pe care le-ați pus în aplicare s-au asigurat că au lucrat împreună pentru ca acest lucru să se întâmple.

Încheierea colaborării cu clienții

Stabilirea și menținerea limitelor de la început creează așteptări realiste și vă permite să gestionați mai bine mai multe proiecte în același timp.

Totul este să faci viața mai ușoară atât pentru tine, cât și pentru client, astfel încât nimeni să nu rămână în întuneric. Implementați cele cinci sfaturi ale noastre pentru a asigura un proces de colaborare fără probleme și pentru a vă menține clienții să revină.