De ce software-ul de verificare a clienților este viitorul agențiilor

Ce vrei de la viața de agenție? Dacă ești ca mine, vrei să creezi o muncă de care ești mândru și să te distrezi în timp ce o faci. Asta mi-am dorit când mi-am început cariera la o agenție de publicitate.

Dar există un punct în fiecare proiect în care oboseala începe să se instaleze. Și, de obicei, este în perioada în care împărtășiți munca dvs. cu clientul pentru feedback.

Dintr-o dată, distracția și entuziasmul pe care le-ați simțit la început sunt înlocuite cu:

• Frustrare față de cât timp le ia clienților tăi pentru a împărtăși feedback
• Disperați din cauza timpului pe care îl petreceți în întâlniri
• Presiunea de a crea cea mai bună lucrare posibilă într-un interval de timp care se micșorează rapid

La sfârșitul anului trecut, Filestage a chestionat peste 250 de profesioniști în publicitate și marketing cu privire la experiențele lor de feedback și aprobare.

Iată primele trei lucruri pe care le-am învățat despre procesul de verificare a clientului – plus informații și despre modul în care software-ul de verificare online poate ajuta.

1. Nu mai urmăriți feedback-ul, începeți să vă atingeți termenele limită

Agențiile de publicitate și marketing pierd o cantitate imensă de timp urmărind feedback-ul despre munca lor. Dar trecând de la e-mail la un instrument special de verificare a clienților, cum ar fi Filestage, puteți economisi o zi de persoană, pe lună pentru toți cei aflați în procesul de revizuire a creației.

4 din 5 manageri de cont primesc feedback întârziat de la părțile interesate

Raportul nostru Year In Review a constatat că 80% dintre managerii de cont au primit feedback întârziat de la clienții lor în ultimul an. Și dacă ai lucrat într-o agenție mai mult de cinci minute, probabil că nu vei fi deloc surprins de această cifră.

Dar chiar sunt clienții tăi de vină? Cu instrumente de comunicare de bază, cum ar fi e-mailul, oferirea de feedback necesită o mare parte de timp. Și dintr-un motiv sau altul, rareori se află în fruntea listei cuiva.

Iată ce a dezvăluit raportul nostru despre experiența de a oferi feedback pentru marketeri:

• 64% au făcut capturi de ecran pentru a oferi feedback despre imagini
• 19% au scris coduri de timp pentru a oferi feedback despre videoclipuri
• 36% nu știau unde să găsească cel puțin o lucrare
• 17% recunosc că nu cunosc cea mai bună metodă de a împărtăși feedback

3 din 5 manageri de proiect pierd timpul urmărind feedback

Există doar atât de mult timp în care poți aștepta feedback. La urma urmei, termenul final de livrare este stabilit în piatră. În cele din urmă, vine un punct în care trebuie să începi să-ți urmărești clienții.

Să înceapă e-mailurile pasive agresive!

Raportul nostru a constatat că 62% dintre managerii de proiect au urmărit clienții pentru feedback despre munca lor în 2021. Acest proces poate fi extrem de manual și frustrant, necesitând adesea foi de calcul personalizate pentru a încerca să țină evidența cine a aprobat ce.

Dar cu cât procesul de verificare a clientului durează mai mult, cu atât este mai mult timp pentru ca lucrurile să meargă prost. De fapt, raportul nostru a arătat că:

• 21% au primit feedback cu privire la o versiune veche a unui fișier
• 18% au pierdut noțiunea cine a aprobat o lucrare
• 11% au publicat greșeli pentru că au fost omisi pași importanți de revizuire
• 8% au anulat proiecte deoarece dosarele nu au fost aprobate la timp

Software-ul de verificare a clienților economisește agențiile o zi de persoană, pe lună

Raportul nostru Year In Review a comparat timpul petrecut gestionând feedback-ul cu e-mailul și cu instrumentul de verificare a clienților Filestage. Și pe baza a peste 250 de profesioniști în publicitate și marketing, am constatat că Filestage economisește o zi de persoană, pe lună pentru toți cei implicați în procesul de verificare – inclusiv clienții tăi!

Iată câteva modalități prin care instrumentele de verificare online vă economisesc timp:

• Colectați și discutați feedback-ul chiar deasupra conținutului dvs
• Stabiliți date limită și trimiteți mementouri automate evaluatorilor
• Distribuiți și comparați versiuni noi în cadrul aceleiași platforme

Software-ul de verificare a clientului Filestage ajută și la zgomotul e-mailului. După cum spune Rain Balares de la GroupM, „Filestage a redus numărul zilnic de e-mail al echipei noastre cu aproximativ 25-30% – ceea ce este într-adevăr mult. Deoarece căsuțele noastre de e-mail nu mai sunt acoperite de aceste e-mailuri despre aprobările de conținut, ne putem concentra pe alte sarcini importante pentru ziua respectivă.”

2. Mai puțin timp în întâlniri, mai mult timp pentru a fi creativ

În medie, directorii petrec în jur de 23 de ore pe săptămână în întâlniri. Dacă sunteți un manager de proiect sau de cont, poate suna corect. Pentru designeri, creatori și alte roluri de studio, probabil că este mult mai puțin. Dar indiferent de departamentul în care stai (sau stai), sunt sigur că există un lucru asupra căruia putem fi cu toții de acord.

Întâlnirile sunt naibii!

44% dintre reclame primesc feedback contradictoriu și neclar din partea clienților lor

Când revizuiți munca creativă prin e-mail, primirea feedback-ului în căsuța de e-mail este doar jumătate din luptă. Urmează marea descurcare.

Conflicte deschise.

Dezacorduri nediscutate.

Comentarii absolut de neînțeles.

După cum spune directorul UX al Oddity, Marcel Martin, despre viața de dinainte de Filestage, „Managerii noștri de proiect au fost foarte ocupați să caute, să rezumă și să pregătească feedback asincron. Acest proces a consumat timp, nesatisfăcător și, din păcate, a inclus adesea neînțelegeri.”

Dintr-un motiv sau altul, clienții rareori își fac timp pentru a-și consolida feedback-ul. Așa că este treaba ta să împodobești puzzle-ul, să afli unde sunt aliniate și să subliniezi unde nu sunt.

În cele mai multe cazuri, asta înseamnă convocarea unei întâlniri.

71% dintre managerii de proiect organizează întâlniri pentru a clarifica feedbackul

În agenții, managerii de proiect sunt gardienii resurselor creative și campionii facturabilității. Ceea ce face din întâlnirile despre feedback un ghimpe frustrant și ineficient în partea lor.

Iată câteva motive pentru care întâlnirile sunt atât de comune în procesul de verificare a clientului:

• Fișierele și feedback-ul sunt separate, așa că este dificil pentru clienți să explice exact ce înseamnă
• Comentariile sunt partajate în diferite lanțuri de e-mail, astfel încât nu există transparență între clienți
• Clienții uită ce au spus despre versiunile anterioare și ajung să contrazică comentariile anterioare

Din fericire, software-ul potrivit pentru verificarea clientului poate rezolva toate aceste probleme și multe altele.

Echipele care utilizează software-ul de verificare a clienților Filestage văd o reducere cu 28% a „întâlnirilor inutile” față de e-mail

La Filestage, ne place să ajutăm agențiile să economisească timp și efort pe parcursul procesului de verificare a clientului. Și conform raportului nostru Year In Review, instrumentul nostru de verificare a clienților ajută, de asemenea, echipele să petreacă cu 28% mai puțin timp în întâlniri inutile.

După cum spune directorul medical Publicis Health, Sarah Chen, „Filestage face lucrurile mai ușoare. Comentariile tuturor sunt clare și în același loc, astfel încât agenția și clienții să poată colabora mai mult.”

Iată câteva moduri prin care Filestage face feedbackul clienților dvs. mai clar:

• Atingeți oriunde pentru a crea marcatori și pentru a adăuga comentarii peste munca dvs. (chiar și videoclipuri)
• Evidențiați textul sau desenați adnotări pentru a face feedbackul mai clar
• Comparați versiunile și comentariile una lângă alta pentru a vedea ce s-a schimbat
• Atașați referințe la comentarii pentru a oferi un context suplimentar
• Etichetează alte persoane pentru a ajunge pe aceeași pagină în timp real

3. Adio ore suplimentare, salut mai bine treaba

Când am început să lucrez într-o agenție de publicitate, se așteptau ore suplimentare neplătite. Și nu îmi pot imagina că s-au schimbat multe în ultimul deceniu. Dar, fiind puțin mai productive și comunicând mai eficient, agențiile își pot elibera timpul de concentrare de care au nevoie pentru a-și crea cea mai bună lucrare.

73% din personalul agenției lucrează mai mult decât orele contractate

Șocant, dar din păcate adevărat. Raportul nostru Year In Review a constatat că aproape 3 din 4 persoane din agenții lucrează mai mult decât orele contractate.

Și înțeleg. Uneori apare un pitch interesant și totul este pe punte. Dacă câștigați, acesta va fi contul care vă va duce afacerea (sau portofoliul) la următorul nivel. Dar în prea multe agenții, lucrul târziu este o întâmplare de zi cu zi. Există două mari motive pentru aceasta: sarcini manuale și reluare.

Iată câteva dintre modalitățile prin care agențiile pierd în mod regulat timpul în aceste domenii:

• Adăugarea întregii lucrări într-o prezentare de diapozitive pentru a o face să pară prezentabilă pentru client
• Reîncărcarea și partajarea conținutului cu clientul, deoarece linkul de transfer a expirat
• Urmărirea a ceea ce a fost partajat și aprobat într-o foaie de calcul
• Copiați și lipiți feedback de la diferite lanțuri de e-mail într-un singur document
• Renunțarea la o întreagă rundă de recenzii pentru că echipa a interpretat greșit feedback-ul
• Anularea unui întreg proiect pentru că clientul nu l-a aprobat la timp

90% dintre managerii de proiect ar putea produce o muncă mai bună dacă ar petrece mai puțin timp gestionând feedback-ul

După cum am spus mai sus, dacă lucrezi într-o agenție, vrei să creezi o muncă de care ești mândru și să te distrezi în timp ce o faci.

Deci, când 90% dintre managerii de proiect vă spun că există o modalitate prin care îi puteți ajuta să producă o muncă mai bună, este timpul să luați în considerare.

Și dacă acesta nu este un motiv suficient, 67% spun că s-ar simți mai fericiți la locul de muncă dacă ar petrece mai puțin timp gestionând feedback-ul.

Prin automatizarea acestor procese și stabilirea unui proces centralizat și transparent de verificare a clienților, agențiile se pot bucura de un viitor mai luminos, mai productiv și mai profitabil.

Software-ul de verificare pentru clienți reduce la jumătate timpul de dezvoltare creativă, astfel încât agențiile să se poată concentra pe livrarea celor mai bune lucrări

Agenția SLAPS din Barcelona și Los Angeles folosește Filestage pentru a revizui sute de postări sociale cu clienții lor. Trecând de la e-mail și WhatsApp la un instrument dedicat de verificare a clienților, și-au redus timpul de proiectare la jumătate și au eliberat mai mult timp pentru calitate și implicare socială.

Fondatorul și directorul de creație, Sebastien Vandecasteele, spune: „Lucrând pe rețelele sociale, avem oameni atât din partea clienților, cât și a agenției. Avem un copywriter, un manager social și un designer – iar pe partea clientului avem 2-3 persoane în procesul de feedback. Filestage ne oferă un loc în care toată lumea poate interacționa cu ușurință între ei și poate oferi feedback.”

Iată încă nouă beneficii ale verificării online pentru designeri grafici și agenții:

1. Încărcați toate modelele și versiunile dvs. într-un singur loc
2. Colectați feedback chiar deasupra reclamei
3. Discutați feedback-ul direct cu recenzenții
4. Bifați comentariile în timp ce creați următoarea versiune
5. Comparați versiunile una lângă alta pentru a verifica ce s-a schimbat
6. Aprobați modele sau solicitați modificări cu un singur clic
7. Invitați evaluatori interni și externi să ofere feedback
8. Stabiliți termene limită pentru a continua recenziile de design
9. Examinați videoclipuri, modele, imagini, documente și multe altele

Gânduri finale

Vă mulțumesc că mi-ați citit cei doi cenți despre importanța software-ului de verificare pentru clienți pentru agenții. Știu că agențiile sunt rareori în fruntea când vine vorba de tehnologie și software – echipa mea încă folosea telefoane de birou când am plecat în 2018. Dar de unde stau, gestionarea feedback-ului este o problemă care strigă să fie rezolvată.

Dacă doriți să aflați mai multe despre Filestage sau doriți să îl încercați împreună cu echipa dvs., solicitați o probă gratuită aici →