10 dicas para gerenciar seu tempo e aumentar a produtividade

Não importa se você é um CEO, gerente ou empresário, uma dura verdade permanece a mesma: manter-se organizado é uma bênção e uma maldição. Na verdade, os empresários desperdiçam até um terço do seu tempo em atividades de baixo valor. Soa familiar?

Se você é proprietário de uma empresa, provavelmente está procurando maneiras de aumentar sua eficiência, progresso e realizações. Não se prenda aos detalhes. Leia nossas 10 dicas, organize-se e volte a criar valor para sua empresa.

Crie uma lista de tarefas

Reserve dois minutos para anotar todas as tarefas que deseja realizar. A princípio, essa lista pode parecer assustadora. Mas não precisa ser. Divida essas listas em outras categorias e separe tudo: casa, trabalho, hobbies, etc.

Se você está preocupado não apenas com a produtividade pessoal, mas também com a produtividade dos negócios, recomendamos dar uma olhada no Trello. Você pode criar quadros privados e colaborativos, perfeitos para trabalhar em tarefas pessoais ou com colegas de trabalho. Com um pouco de trabalho, você poderá ver todos os seus projetos rapidamente.

Não despreze as microtarefas

Faça de cada item da sua lista de verificação um objetivo muito preciso. Lançamento de um novo produto? Liberando algum software novo? Apenas tentando escrever um artigo?

Divida a tarefa em muitas etapas diferentes, para que você possa riscar mais da sua lista no final do dia. Isso não apenas aumentará sua confiança, mas também fará com que todas as tarefas pareçam mais gerenciáveis.

Automatize seu calendário

Quanto tempo você gasta organizando reuniões, consultas ou agendamentos? Se você está lendo este artigo, provavelmente demais. Como proprietário de uma empresa, você deve se concentrar na estratégia e nos lucros, não no microgerenciamento.

Se você quiser gastar menos tempo gerenciando compromissos, use o Claralabs para coordenar reuniões, entrevistas e muito mais por meio de seus e-mails. Ter um assistente de IA lidando com seu calendário economizará muito tempo.

Comece no topo

Depois que sua lista de tarefas estiver definida, comece a trabalhar para marcar essas caixas! Defina quais são os mais urgentes. Quer uma dica? Complete suas tarefas mais difíceis pela manhã, quando estiver mais energizado. Sua produtividade vai disparar depois de concluir essas tarefas desde o início.

Quer planejar melhor seus dias? Experimente o Evernote, um aplicativo projetado para anotações e organização. O aplicativo tem uma grande variedade de modelos e você pode adicionar fotos, links, memorandos de voz e folhas manuscritas e desenhos às suas anotações.

Tem Cinco Minutos? Faça alguma coisa sobre isso

Você adia tarefas que levam apenas cinco minutos? Infelizmente, ceder a esse hábito pode ser tão ruim quanto não fazer nada. Se você está sempre dizendo que fará algo mais tarde, por que não fazer agora?

Acabar com isso. Faça essas postagens de mídia social. Edite essa nova descrição do produto. Seja o que for, apenas faça. Todos nós temos dezenas de tarefas de cinco minutos que planejamos fazer algum dia. tempo, mas podemos poupar estes 5 minutos. Pare de adiar e comece a fazer.

Auditoria como você usa seu tempo

Esta é possivelmente a dica mais pessoalmente reveladora desta lista. Se você leva a sério o gerenciamento melhor do seu tempo, use aplicativos de produtividade para ver como você gasta seu tempo. Você pode sentir que gasta apenas uma hora em seus e-mails e outra nas mídias sociais quando na verdade passa quase duas horas e meia em cada um.

Baixe o RescueTime e comece a monitorar o tempo gasto em aplicativos e sites. No final do dia, você receberá uma visão geral detalhada de sua atividade diária.

Definir um temporizador

Desafie-se. Defina um limite de tempo para sua tarefa. Se você trabalha bem sob pressão, este é o método para você.

Você sentirá a necessidade de ter algo para mostrar quando o tempo acabar. Você verá sua eficiência aumentar e isso o impedirá de procrastinar ou atender o telefone a cada cinco minutos.

Comprometa-se 100% com cada atividade

Quando você se envolve em uma atividade, comprometa-se 100%. Programe tempo para cada atividade e cumpra-o. Quando você faz duas coisas ao mesmo tempo, não faz nenhuma delas corretamente. Tente agrupar trabalhos semelhantes, para evitar que mude de marcha o tempo todo.

O mesmo conceito se aplica à sua pausa! Quando você fizer uma pausa, realmente faça isso. Vá para a máquina de café. Converse com seus colegas. Vá para fora por alguns minutos. Não fique apenas no computador assistindo a vídeos.

Use seu tempo com sabedoria

Sente que não tem tempo para si? Tente reajustar um pouco sua agenda. Levante-se uma hora mais cedo do que você realmente precisa e aproveite esse tempo para você. Fazer algo por si mesmo pode fazer você se sentir mais revigorado e pronto para trabalhar.

Não ligue seu telefone ou computador. Você realmente quer gastar seu tempo navegando nas mídias sociais ou respondendo a esse e-mail irritado? Prepare um delicioso café da manhã, faça alguns alongamentos leves, faça um diário ou faça o que for necessário para recuperar seu próprio tempo.

Deixa para lá

Anote quem e o que te faz feliz. Anote quem e o que você não poderia viver sem. Além de sua saúde e felicidade, essas são as atividades e as pessoas que você deve priorizar.

Se certas tarefas estão atrapalhando o tempo que você passa com seus entes queridos ou atividades, pergunte a si mesmo: eu realmente preciso fazer isso? Se a resposta for um grande NÃO, então deixe a tarefa de lado e siga em frente com sua lista e sua vida.

9 aplicativos para aumentar sua organização e produtividade

Além dos recursos que fornecemos, use os aplicativos a seguir para ajudá-lo a tornar seu dia de trabalho mais organizado e produtivo.

1. ToDoist é uma ferramenta de organização de tarefas. Você pode organizar seu dia em projetos e criar e personalizar esses projetos de acordo com o que você precisa.

2. O Microsoft To Do é um aplicativo multiplataforma de lista de tarefas que pode ser sincronizado com suas Tarefas do Outlook e fornecer sugestões personalizadas para planejar seu dia ou semana com base em sua rotina.

3. Timely é um aplicativo de gerenciamento de tempo bonito e inovador que não apenas gerencia a duração de seus projetos e tarefas, mas também ajuda você a organizar sua semana de trabalho de maneira oportuna, eficiente e simples.

4. Calm é uma ferramenta de meditação simples, disponível em seu navegador e IOS. Ele permite que você comece a meditar de forma rápida e fácil. Graças a várias opções de meditação, permite que qualquer pessoa medite, começando com períodos curtos de tempo e gradualmente começando a meditar por períodos mais longos.

5. O Toggl é um aplicativo de rastreamento de tempo que oferece ferramentas de rastreamento de tempo baseadas em nuvem e relatórios de tempo. Acompanhar seu próprio tempo pode ser útil, mas se você tiver uma equipe, também obterá insights instantâneos sobre como eles usam seu tempo!

6. O Expensify ajuda os proprietários de pequenas empresas a rastrear seus recebimentos e despesas. Basta tirar uma foto do seu recibo e começar a desembolsar!

7. O Quickbooks é uma plataforma forte para manter seus registros contábeis atualizados e para pagar seus funcionários. Existem até tutoriais em vídeo para facilitar as coisas para você!

8. O Slack é um software de mensagens instantâneas usado por empresas de todo o mundo. Se você precisa se conectar com sua equipe mais rápido do que e-mail, é uma ótima solução. Ah, e é totalmente gratuito.

9. O Google Drive pode atuar como um local central para todo o conteúdo, documentos de marketing e criativos de sua empresa. Imagine não ter mais que vasculhar arquivos em seu computador!

Esperamos que essas dicas sejam úteis para você! Se você tiver algum que sugira, avise-nos nas redes sociais.