10 wskazówek, jak zarządzać czasem i zwiększać produktywność

Bez względu na to, czy jesteś dyrektorem generalnym, menedżerem czy właścicielem firmy, jedna trudna prawda pozostaje taka sama: zorganizowanie jest błogosławieństwem i przekleństwem. W rzeczywistości właściciele firm marnują nawet jedną trzecią swojego czasu na czynności o niskiej wartości. Brzmi znajomo?

Jeśli jesteś właścicielem firmy, prawdopodobnie szukasz sposobów na zwiększenie wydajności, postępów i osiągnięć. Nie daj się zwieść szczegółom. Przeczytaj nasze 10 wskazówek, zorganizuj się i wróć do tworzenia wartości dla Twojej firmy.

Utwórz listę rzeczy do zrobienia

Poświęć dwie minuty na zapisanie każdego zadania, które chcesz wykonać. Na początku ta lista może wydawać się zniechęcająca. Ale nie musi tak być. Podziel te listy na dalsze kategorie i podziel wszystko: dom, praca, hobby itp.

Jeśli interesuje Cię nie tylko produktywność osobista, ale także produktywność biznesowa, zalecamy zapoznanie się z Trello. Możesz tworzyć zarówno tablice prywatne, jak i wspólne — idealne do pracy nad zadaniami osobistymi lub pracy ze współpracownikami. Przy odrobinie pracy będziesz mógł zobaczyć wszystkie swoje projekty na pierwszy rzut oka.

Nie lekceważ mikrozadań

Niech każda pozycja na liście kontrolnej będzie bardzo precyzyjnym celem. Wprowadzasz nowy produkt? Wypuszczasz nowe oprogramowanie? Próbujesz tylko napisać artykuł?

Podziel zadanie na wiele różnych etapów, dzięki czemu pod koniec dnia możesz skreślić więcej z listy. Nie tylko zwiększy to Twoją pewność siebie, ale także sprawi, że każde zadanie będzie wydawać się łatwiejsze do wykonania.

Zautomatyzuj swój kalendarz

Ile czasu poświęcasz na ustalanie spotkań, konsultacji lub planowanie? Jeśli czytasz ten artykuł, prawdopodobnie za dużo. Jako właściciel firmy powinieneś skupiać się na strategii i zyskach, a nie na mikrozarządzaniu.

Jeśli chcesz spędzać mniej czasu na zarządzaniu spotkaniami, użyj Claralabs do koordynowania spotkań, rozmów kwalifikacyjnych i nie tylko za pośrednictwem poczty e-mail. Posiadanie asystenta AI obsługującego Twój kalendarz pozwoli Ci zaoszczędzić sporo czasu.

Zacznij od góry

Po ustawieniu listy rzeczy do zrobienia zacznij pracować nad zaznaczeniem tych pól! Określ, które są najbardziej pilne. Chcesz napiwek? Wykonuj najtrudniejsze zadania rano, kiedy masz największą energię. Twoja produktywność poszybuje w górę po wykonaniu tych zadań na wczesnym etapie.

Chcesz lepiej zaplanować swoje dni? Wypróbuj Evernote, aplikację zaprojektowaną do robienia notatek i porządkowania. Aplikacja oferuje szeroką gamę szablonów, a do notatek można dodawać zdjęcia, łącza, notatki głosowe oraz odręczne arkusze i rysunki.

Masz pięć minut? Zrób coś z tym

Odkładasz zadania, które zajmują tylko pięć minut? Niestety, oddawanie się temu nawykowi może być równie złe, jak nicnierobienie. Jeśli zawsze mówisz, że zrobisz coś później, dlaczego nie zrobić tego teraz?

Mieć to z głowy. Twórz te posty w mediach społecznościowych. Edytuj nowy opis produktu. Cokolwiek to jest, po prostu to zrób. Wszyscy mamy dziesiątki pięciominutowych zadań, które planujemy kiedyś wykonać. czas, ale możemy oszczędzić te 5 minut. Przestań odkładać i zacznij działać.

Sprawdź, jak wykorzystujesz swój czas

To prawdopodobnie najbardziej osobista wskazówka na tej liście. Jeśli poważnie myślisz o lepszym zarządzaniu czasem, użyj aplikacji zwiększających produktywność, aby zobaczyć, jak spędzasz czas. Możesz mieć wrażenie, że spędzasz tylko jedną godzinę na e-mailach, a drugą na mediach społecznościowych, gdy okazuje się, że faktycznie spędzasz prawie dwie i pół godziny na każdym.

Pobierz RescueTime i zacznij śledzić czas spędzony w aplikacjach i witrynach internetowych. Pod koniec dnia otrzymasz szczegółowy przegląd swojej codziennej aktywności.

Ustaw minutnik

Sprawdź się. Ustaw limit czasu dla swojego zadania. Jeśli dobrze pracujesz pod presją, to jest metoda dla Ciebie.

Poczujesz potrzebę posiadania czegoś do pokazania, gdy nadejdzie czas. Zobaczysz wzrost wydajności, co powstrzyma Cię od odkładania na później lub odbierania telefonu co pięć minut.

Poświęć 100% na każdą czynność

Kiedy angażujesz się w działalność, poświęć 100%. Zaplanuj czas na każdą aktywność i trzymaj się go. Kiedy robisz dwie rzeczy na raz, nie robisz żadnej poprawnie. Spróbuj pogrupować podobną pracę, aby zapobiec ciągłej zmianie formy.

Ta sama koncepcja dotyczy Twojej przerwy! Kiedy robisz sobie przerwę, naprawdę ją rób. Idź do ekspresu do kawy. Porozmawiaj z kolegami. Wyjdź na kilka minut. Nie tylko siedź przy komputerze i oglądaj filmy.

Mądrze wykorzystuj swój czas

Czujesz, że nie masz czasu dla siebie? Spróbuj nieco zmienić swój harmonogram. Wstawaj godzinę wcześniej, niż potrzebujesz i weź ten czas dla siebie. Robienie czegoś dla siebie może sprawić, że poczujesz się bardziej odświeżony i gotowy do pracy.

Nie włączaj telefonu ani komputera. Czy naprawdę chcesz spędzać czas przewijając media społecznościowe lub odpowiadając na tego gniewnego e-maila? Przygotuj pyszne śniadanie, porozciągaj się, zapisz dziennik lub zrób cokolwiek, aby odzyskać swój czas.

Odpuść sobie

Napisz, kto i co Cię uszczęśliwia. Napisz, bez kogo i bez czego nie mógłbyś żyć. Oprócz zdrowia i szczęścia są to czynności i ludzie, którym musisz nadać priorytet.

Jeśli pewne zadania przeszkadzają w czasie spędzanym z bliskimi lub zajęciami, zadaj sobie pytanie: czy naprawdę muszę to robić? Jeśli odpowiedź to duże NIE, odpuść zadanie i przejdź do swojej listy i swojego życia.

9 aplikacji zwiększających Twoją organizację i produktywność

Oprócz udostępnionych przez nas zasobów skorzystaj z następujących aplikacji, które pomogą Ci zorganizować i wydajniej swój dzień pracy.

1. ToDoist to narzędzie do organizacji zadań. Możesz organizować swój dzień w projektach oraz tworzyć i dostosowywać te projekty zgodnie z potrzebami.

2. Microsoft To Do to wieloplatformowa aplikacja z listą rzeczy do zrobienia, która może być synchronizowana z zadaniami programu Outlook i dawać spersonalizowane sugestie dotyczące planowania dnia lub tygodnia na podstawie rutyny.

3. Timely to piękna i innowacyjna aplikacja do zarządzania czasem, która nie tylko zarządza czasem trwania Twoich projektów i zadań, ale także pomaga organizować tydzień pracy w szybki, wydajny i prosty sposób.

4. Calm to proste narzędzie do medytacji, dostępne w Twojej przeglądarce i IOS. Pozwala szybko i łatwo rozpocząć medytację. Dzięki wielu opcjom medytacji pozwala każdemu medytować, zaczynając od krótkich okresów czasu i stopniowo zaczynając medytować przez dłuższe okresy.

5. Toggl to aplikacja do śledzenia czasu, która oferuje narzędzia do śledzenia czasu w chmurze i raporty czasowe. Śledzenie własnego czasu może być przydatne, ale jeśli masz zespół, otrzymasz natychmiastowy wgląd w to, jak oni również wykorzystują swój czas!

6. Expensify pomaga właścicielom małych firm śledzić ich wpływy i wydatki. Po prostu zrób zdjęcie paragonu i przejdź do wydatków!

7. Quickbooks to silna platforma do aktualizowania dokumentacji księgowej i płacenia pracownikom. Istnieją nawet samouczki wideo, które ułatwią Ci pracę!

8. Slack to oprogramowanie do obsługi wiadomości błyskawicznych używane przez firmy na całym świecie. Jeśli potrzebujesz połączyć się ze swoim zespołem szybciej niż e-mail, to świetne rozwiązanie. Aha, i to całkowicie za darmo.

9. Dysk Google może działać jako centralna lokalizacja dla wszystkich treści, dokumentów marketingowych i kreacji Twojej firmy. Wyobraź sobie, że nie musisz już przeszukiwać plików na swoim komputerze!

Mamy nadzieję, że te wskazówki będą dla Ciebie przydatne! Jeśli masz jakieś propozycje, daj nam znać w mediach społecznościowych.