10 نصائح لإدارة وقتك وزيادة الإنتاجية
نشرت: 2022-08-23بغض النظر عما إذا كنت رئيسًا تنفيذيًا أو مديرًا أو صاحب عمل ، تظل هناك حقيقة قاسية واحدة: البقاء منظمًا هو نعمة ونقمة. في الواقع ، يضيع أصحاب الأعمال ما يصل إلى ثلث وقتهم في أنشطة منخفضة القيمة. تبدو مألوفة؟
إذا كنت صاحب عمل ، فمن المحتمل أنك تبحث عن طرق لزيادة كفاءتك وتقدمك وإنجازاتك. لا تتورط في التفاصيل. اقرأ نصائحنا العشر ، وكن منظمًا ، وعد إلى إنشاء قيمة لشركتك.
قم بإنشاء قائمة مهام
خذ دقيقتين لكتابة كل مهمة تريد إنجازها. في البداية ، قد تبدو هذه القائمة شاقة. لكن لا يجب أن يكون كذلك. قسّم هذه القوائم إلى فئات أخرى ، وقسم كل شيء إلى الخارج: المنزل ، والعمل ، والهوايات ، وما إلى ذلك.
إذا كنت مهتمًا ليس فقط بالإنتاجية الشخصية ولكن أيضًا بإنتاجية العمل ، فإننا نوصي بإلقاء نظرة على Trello. يمكنك إنشاء لوحات خاصة وتعاونية - مثالية للعمل في المهام الشخصية أو العمل مع زملاء العمل. بقليل من العمل ، ستتمكن من رؤية جميع مشاريعك في لمح البصر.
لا تتجاهل المهام الصغيرة
اجعل كل عنصر في قائمة التحقق الخاصة بك هدفًا دقيقًا للغاية. إطلاق منتج جديد؟ الافراج عن بعض البرامج الجديدة؟ فقط أحاول كتابة مقال؟
قسّم المهمة إلى العديد من الخطوات المختلفة ، بحيث يمكنك شطب المزيد من القائمة في نهاية اليوم. لن يؤدي ذلك إلى تعزيز ثقتك بنفسك فحسب ، بل سيجعل كل مهمة تبدو أكثر قابلية للإدارة.
أتمتة التقويم الخاص بك
كم من الوقت تقضيه في إعداد الاجتماعات أو الاستشارات أو الجدولة؟ إذا كنت تقرأ هذا المقال ، فمن المحتمل أن يكون أكثر من اللازم. بصفتك صاحب عمل ، يجب أن تركز على الإستراتيجية والأرباح ، وليس الإدارة التفصيلية.
إذا كنت ترغب في قضاء وقت أقل في إدارة المواعيد ، فاستخدم Claralabs لتنسيق الاجتماعات والمقابلات والمزيد من خلال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. سيوفر لك وجود مساعد AI يتعامل مع التقويم الخاص بك الكثير من الوقت.
ابدأ من الأعلى
بمجرد تعيين قائمة المهام الخاصة بك ، ابدأ العمل نحو تحديد تلك المربعات! حدد أيها الأكثر إلحاحًا. تريد بقشيش؟ أكمل أصعب مهامك في الصباح عندما تكون أكثر نشاطًا. سترتفع إنتاجيتك بشكل كبير بعد الانتهاء من هذه المهام في وقت مبكر.
هل تريد التخطيط لأيامك بشكل أفضل؟ جرب Evernote ، وهو تطبيق مصمم لتدوين الملاحظات والتنظيم. يحتوي التطبيق على مجموعة متنوعة من القوالب ، ويمكنك إضافة صور وروابط ومذكرات صوتية وأوراق ورسومات مكتوبة بخط اليد إلى ملاحظاتك.
هل لديك خمس دقائق؟ إفعل شيا حيال هذا
هل تؤجل المهام التي تستغرق خمس دقائق فقط؟ لسوء الحظ ، يمكن أن يكون الانغماس في هذه العادة سيئًا مثل عدم القيام بأي شيء. إذا كنت تقول دائمًا أنك ستفعل شيئًا ما لاحقًا ، فلماذا لا تفعله الآن؟
الحصول على أكثر من ذلك مع. قم بعمل تلك المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي. قم بتحرير وصف المنتج الجديد هذا. مهما كان ، فقط افعلها. لدينا جميعًا العشرات من المهام التي تستغرق خمس دقائق والتي نخطط للقيام بها يومًا ما. الوقت ، ولكن يمكننا توفير هذه الدقائق الخمس. توقف عن التأجيل وابدأ في العمل.
تدوين كيفية استخدامك لوقتك
ربما يكون هذا هو النصيحة الأكثر كشفًا شخصيًا في هذه القائمة. إذا كنت جادًا في إدارة وقتك بشكل أفضل ، فاستخدم تطبيقات الإنتاجية لترى كيف تقضي وقتك. قد تشعر وكأنك تقضي ساعة واحدة فقط على رسائلك الإلكترونية وأخرى على وسائل التواصل الاجتماعي عندما يتبين أنك تقضي ما يقرب من ساعتين ونصف في كل منها.
قم بتنزيل RescueTime وابدأ في تتبع الوقت الذي تقضيه على التطبيقات والمواقع الإلكترونية. في نهاية اليوم ، ستحصل على نظرة عامة مفصلة عن نشاطك اليومي.
اضبط عداد الوقت
تحدى نفسك. ضع حدًا زمنيًا لمهمتك. إذا كنت تعمل جيدًا تحت الضغط ، فهذه هي الطريقة المناسبة لك.
ستشعر بالحاجة إلى عرض شيء ما بمجرد انتهاء الوقت. ستلاحظ زيادة كفاءتك ، وستمنعك من التسويف أو الرد على هاتفك كل خمس دقائق.
التزم 100٪ بكل نشاط
عندما تنخرط في نشاط ما ، التزم بنسبة 100٪. حدد وقتًا لكل نشاط والتزم به. عندما تفعل شيئين في وقت واحد ، فأنت لا تفعل شيئًا واحدًا بشكل صحيح. حاول تجميع العمل المتشابه ، لمنع تبديل التروس في كل وقت.
نفس المفهوم ينطبق على استراحة الخاص بك! عندما تأخذ استراحة ، خذها حقًا. اذهب إلى آلة القهوة. تحدث إلى زملائك. اخرج لبضع دقائق. لا تكتفي بالبقاء على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لمشاهدة مقاطع الفيديو.
استخدام وقتك بحكمة
تشعر وكأنه ليس لديك وقت لنفسك؟ حاول تعديل جدولك قليلاً. استيقظ أبكر بساعة مما تحتاج إليه بالفعل وخذ هذا الوقت لنفسك. يمكن أن يجعلك القيام بشيء ما لنفسك تشعر بمزيد من الانتعاش والاستعداد للعمل.
لا تقم بتشغيل هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك. هل تريد حقًا قضاء وقتك في التمرير على وسائل التواصل الاجتماعي أو الرد على هذا البريد الإلكتروني الغاضب؟ قم بإعداد وجبة فطور لذيذة ، أو قم ببعض تمارين الإطالة الخفيفة ، أو سجل يومياتك ، أو افعل كل ما تحتاجه لاستعادة وقتك الخاص.
دعها تذهب
اكتب من وماذا يجعلك سعيدا. اكتب من وما لا يمكنك العيش بدونه. بالإضافة إلى صحتك وسعادتك ، فهذه هي الأنشطة والأشخاص الذين يجب أن تعطي الأولوية لهم.
إذا كانت هناك مهام معينة تعيق الوقت الذي تقضيه مع أحبائك أو أنشطتك ، فاسأل نفسك: هل أحتاج حقًا إلى القيام بذلك؟ إذا كانت الإجابة هي "لا" كبيرة ، فاترك المهمة تمضي قدما في قائمتك وحياتك.
9 تطبيقات لزيادة إنتاجيتك ومؤسستك
بالإضافة إلى الموارد التي قدمناها ، استخدم التطبيقات التالية لمساعدتك على جعل يوم عملك أكثر تنظيمًا وإنتاجية.
ToDoist هي أداة تنظيم المهام. يمكنك تنظيم يومك في مشاريع ، وإنشاء وتخصيص هذه المشاريع وفقًا لما تحتاجه.
Microsoft To Do عبارة عن تطبيق عبر الأنظمة الأساسية لقائمة المهام التي يمكن مزامنتها مع مهام Outlook الخاصة بك وتقديم اقتراحات مخصصة لتخطيط يومك أو أسبوعك بناءً على روتينك.
Timely هو تطبيق جميل ومبتكر لإدارة الوقت لا يدير فقط مدة مشاريعك ومهامك ولكنه يساعدك أيضًا على تنظيم أسبوع عملك في الوقت المناسب وبطريقة فعالة وبسيطة.
Calm هي أداة بسيطة للتأمل ، وهي متوفرة في متصفحك و IOS. يسمح لك ببدء التأمل بسرعة وسهولة. بفضل خيارات التأمل المتعددة ، فإنه يسمح لأي شخص بالتأمل ، بدءًا من فترات زمنية قصيرة والبدء تدريجيًا في التأمل لفترات أطول.
Toggl هو تطبيق لتتبع الوقت يوفر أدوات تتبع الوقت المستندة إلى السحابة وتقارير الوقت. يمكن أن يكون تتبع وقتك مفيدًا ، ولكن إذا كان لديك فريق ، فستحصل على رؤى فورية حول كيفية استخدامهم لوقتهم أيضًا!
Expensify يساعد أصحاب الأعمال الصغيرة على تتبع إيصالاتهم ونفقاتهم. ما عليك سوى التقاط صورة لإيصالك والحصول على حساب!
يعد Quickbooks منصة قوية للحفاظ على سجلاتك المحاسبية محدثة ودفع رواتب العاملين لديك. توجد أيضًا مقاطع فيديو تعليمية لتسهيل الأمور عليك!
Slack هو برنامج مراسلة فورية تستخدمه الشركات في جميع أنحاء العالم. إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع فريقك بشكل أسرع من البريد الإلكتروني ، فهذا حل رائع. أوه ، إنه مجاني تمامًا.
يمكن أن يعمل Google Drive كموقع مركزي لجميع محتوى عملك ومستندات التسويق والإبداع. تخيل أنك لم تعد مضطرًا إلى التدقيق في الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك!
نأمل أن تكون هذه النصائح مفيدة لك! إذا كان لديك أي شيء تقترحه ، فأخبرنا به على وسائل التواصل الاجتماعي.