10 Tipps, um Ihre Zeit zu verwalten und die Produktivität zu steigern

Egal, ob Sie CEO, Manager oder Geschäftsinhaber sind, eine harte Wahrheit bleibt die gleiche: Organisiert zu bleiben ist ein Segen und ein Fluch. Tatsächlich verschwenden Geschäftsinhaber bis zu einem Drittel ihrer Zeit mit geringwertigen Aktivitäten. Klingt bekannt?

Wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind, suchen Sie wahrscheinlich nach Möglichkeiten, Ihre Effizienz, Ihren Fortschritt und Ihre Erfolge zu steigern. Verzetteln Sie sich nicht in den Details. Lesen Sie unsere 10 Tipps, organisieren Sie sich und kehren Sie zur Wertschöpfung für Ihr Unternehmen zurück.

Erstellen Sie eine To-Do-Liste

Nehmen Sie sich zwei Minuten Zeit, um jede einzelne Aufgabe aufzuschreiben, die Sie erledigen möchten. Auf den ersten Blick mag diese Liste entmutigend erscheinen. Aber es muss nicht sein. Unterteilen Sie diese Listen in weitere Kategorien und unterteilen Sie alles: Zuhause, Arbeit, Hobbys usw.

Wenn es Ihnen nicht nur um die persönliche Produktivität, sondern auch um die geschäftliche Produktivität geht, empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf Trello zu werfen. Sie können sowohl private als auch kollaborative Boards erstellen – perfekt für die Arbeit an persönlichen Aufgaben oder die Zusammenarbeit mit Kollegen. Mit ein wenig Arbeit können Sie alle Ihre Projekte auf einen Blick sehen.

Brechen Sie Mikroaufgaben nicht ab

Machen Sie jeden Punkt auf Ihrer Checkliste zu einem sehr genauen Ziel. Einführung eines neuen Produkts? Veröffentlichen Sie eine neue Software? Versuchen Sie gerade, einen Artikel zu schreiben?

Teilen Sie die Aufgabe in viele verschiedene Schritte auf, damit Sie am Ende des Tages mehr von Ihrer Liste streichen können. Das stärkt nicht nur Ihr Selbstvertrauen, sondern lässt auch jede Aufgabe überschaubarer erscheinen.

Automatisieren Sie Ihren Kalender

Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Vorbereitung von Besprechungen, Beratungen oder der Terminplanung? Wenn Sie diesen Artikel lesen, wahrscheinlich viel zu viel. Als Geschäftsinhaber sollten Sie sich auf Strategie und Gewinne konzentrieren, nicht auf Mikromanagement.

Wenn Sie weniger Zeit mit der Verwaltung von Terminen verbringen möchten, verwenden Sie Claralabs, um Besprechungen, Vorstellungsgespräche und mehr über Ihre E-Mails zu koordinieren. Wenn Sie einen KI-Assistenten haben, der Ihren Kalender verwaltet, sparen Sie viel Zeit.

Beginnen Sie oben

Sobald Ihre To-do-Liste erstellt ist, arbeiten Sie daran, diese Kästchen anzukreuzen! Definieren Sie, welche am dringendsten sind. Willst du einen Tipp? Erledigen Sie Ihre schwierigsten Aufgaben am Morgen, wenn Sie am energiegeladensten sind. Ihre Produktivität wird durch die frühzeitige Erledigung dieser Aufgaben in die Höhe schnellen.

Möchten Sie Ihre Tage besser planen? Testen Sie Evernote, eine App zum Aufzeichnen und Organisieren von Notizen. Die App verfügt über eine Vielzahl von Vorlagen, und Sie können Ihren Notizen Bilder, Links, Sprachnotizen sowie handgeschriebene Blätter und Zeichnungen hinzufügen.

Haben Sie fünf Minuten? Mach etwas dagegen

Schieben Sie Aufgaben auf, die nur fünf Minuten dauern? Leider kann es so schlimm sein, sich dieser Gewohnheit hinzugeben, wie nichts zu tun. Wenn Sie immer sagen, dass Sie etwas später tun werden, warum tun Sie es nicht einfach jetzt?

Komm darüber hinweg. Machen Sie diese Social-Media-Beiträge. Bearbeiten Sie diese neue Produktbeschreibung. Was auch immer es ist, mach es einfach. Wir alle haben Dutzende von Fünf-Minuten-Aufgaben, die wir eines Tages erledigen wollen. Zeit, aber diese 5 Minuten können wir uns erübrigen. Hör auf zu verschieben und fang an zu tun.

Prüfen Sie, wie Sie Ihre Zeit nutzen

Dies ist möglicherweise der persönlich aufschlussreichste Tipp auf dieser Liste. Wenn Sie es ernst meinen, Ihre Zeit besser zu verwalten, verwenden Sie Produktivitäts-Apps, um zu sehen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Sie nur eine Stunde mit Ihren E-Mails und eine weitere mit Social Media verbringen, wenn sich herausstellt, dass Sie tatsächlich fast zweieinhalb Stunden damit verbringen.

Laden Sie RescueTime herunter und erfassen Sie die Zeit, die Sie mit Anwendungen und Websites verbringen. Am Ende des Tages erhalten Sie einen detaillierten Überblick über Ihre tägliche Aktivität.

Stellen Sie einen Timer ein

Fordere dich heraus. Legen Sie ein Zeitlimit für Ihre Aufgabe fest. Wenn Sie gut unter Druck arbeiten, ist dies die Methode für Sie.

Sie werden das Bedürfnis verspüren, etwas zu zeigen, wenn die Zeit abgelaufen ist. Sie werden sehen, wie Ihre Effizienz steigt, und es wird Sie davon abhalten, alle fünf Minuten zu zögern oder ans Telefon zu gehen.

Setzen Sie sich zu 100 % für jede Aktivität ein

Wenn Sie sich an einer Aktivität beteiligen, engagieren Sie sich zu 100 %. Planen Sie Zeit für jede Aktivität ein und halten Sie sich daran. Wenn Sie zwei Dinge gleichzeitig tun, machen Sie keines richtig. Versuchen Sie, ähnliche Arbeiten zu gruppieren, um zu vermeiden, dass Sie ständig die Gänge wechseln.

Das gleiche Konzept gilt für Ihre Pause! Wenn du eine Pause machst, nimm sie wirklich. Geh zur Kaffeemaschine. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen. Gehen Sie für ein paar Minuten nach draußen. Bleiben Sie nicht nur an Ihrem Computer und schauen Sie sich Videos an.

Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll

Haben Sie das Gefühl, keine Zeit für sich selbst zu haben? Versuchen Sie, Ihren Zeitplan leicht anzupassen. Stehen Sie eine Stunde früher auf, als Sie eigentlich müssten, und nehmen Sie sich diese Zeit für sich. Wenn Sie etwas für sich selbst tun, fühlen Sie sich erfrischt und bereit für die Arbeit.

Schalten Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer nicht ein. Möchten Sie wirklich Ihre Zeit damit verbringen, in den sozialen Medien zu scrollen oder auf diese wütende E-Mail zu antworten? Bereiten Sie ein leckeres Frühstück zu, dehnen Sie sich leicht, schreiben Sie Tagebuch oder tun Sie, was immer Sie brauchen, um Ihre eigene Zeit zurückzugewinnen.

Loslassen

Schreibe auf, wer und was dich glücklich macht. Schreibe auf, ohne wen und was du nicht leben könntest. Neben Ihrer Gesundheit und Ihrem Glück sind dies die Aktivitäten und die Menschen, die Sie priorisieren müssen.

Wenn bestimmte Aufgaben der Zeit, die Sie mit Ihren Lieben verbringen, oder Aktivitäten im Weg stehen, fragen Sie sich: Muss ich das wirklich tun? Wenn die Antwort ein großes NEIN ist, dann lassen Sie die Aufgabe los und fahren Sie mit Ihrer Liste und Ihrem Leben fort.

9 Apps zur Steigerung Ihrer Organisation und Produktivität

Verwenden Sie zusätzlich zu den von uns bereitgestellten Ressourcen die folgenden Apps, die Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitstag organisierter und produktiver zu gestalten.

1. ToDoist ist ein Tool zur Organisation von Aufgaben. Sie können Ihren Tag in Projekten organisieren und diese Projekte nach Ihren Bedürfnissen erstellen und anpassen.

2. Microsoft To Do ist eine plattformübergreifende To-Do-Listen-App, die mit Ihren Outlook-Aufgaben synchronisiert werden kann und personalisierte Vorschläge zur Planung Ihres Tages oder Ihrer Woche basierend auf Ihrer Routine gibt.

3. Timely ist eine schöne und innovative Zeitmanagement-Anwendung, die nicht nur die Dauer Ihrer Projekte und Aufgaben verwaltet, sondern Ihnen auch dabei hilft, Ihre Arbeitswoche zeitnah, effizient und einfach zu organisieren.

4. Calm ist ein einfaches Meditationstool, das in Ihrem Browser und iOS verfügbar ist. Es ermöglicht Ihnen, schnell und einfach mit der Meditation zu beginnen. Dank mehrerer Meditationsoptionen kann jeder meditieren, beginnend mit kurzen Zeiträumen und allmählich beginnend, über längere Zeiträume zu meditieren.

5. Toggl ist eine Zeiterfassungs-App, die cloudbasierte Zeiterfassungstools und Zeitberichte bietet. Das Nachverfolgen Ihrer eigenen Zeit kann nützlich sein, aber wenn Sie ein Team haben, erhalten Sie auch sofortige Einblicke, wie sie ihre Zeit nutzen!

6. Expensify hilft Kleinunternehmern, ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen. Machen Sie einfach ein Foto von Ihrer Quittung und machen Sie sich an die Abrechnung!

7. Quickbooks ist eine starke Plattform, um Ihre Buchhaltungsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten und Ihre Mitarbeiter zu bezahlen. Es gibt sogar Video-Tutorials, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern!

8. Slack ist eine Instant-Messaging-Software, die von Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet wird. Wenn Sie sich schneller als per E-Mail mit Ihrem Team verbinden müssen, ist dies eine großartige Lösung. Oh, und es ist völlig kostenlos.

9. Google Drive kann als zentraler Ort für alle Inhalte, Marketingdokumente und Creatives Ihres Unternehmens fungieren. Stellen Sie sich vor, Sie müssten nicht mehr Dateien auf Ihrem Computer durchsuchen!

Wir hoffen, dass diese Tipps für Sie nützlich sind! Wenn Sie etwas haben, das Sie vorschlagen würden, lassen Sie es uns in den sozialen Medien wissen.