Por que o software de prova de cliente é o futuro para as agências

O que você quer da vida de agência? Se você é como eu, quer criar um trabalho do qual se orgulhe e se divertir enquanto o faz. Era isso que eu queria quando comecei minha carreira em uma agência de publicidade.

Mas há um ponto em todo projeto em que a fadiga começa a aparecer. E geralmente é na hora em que você compartilha seu trabalho com o cliente para obter feedback.

De repente, a diversão e a emoção que você sentiu no início são substituídas por:

• Frustração sobre quanto tempo seus clientes levam para compartilhar feedback
• Desespero com a quantidade de tempo que você está gastando em reuniões
• Pressão para criar o melhor trabalho possível em um prazo cada vez menor

No final do ano passado, a Filestage entrevistou mais de 250 profissionais de publicidade e marketing sobre suas experiências de feedback e aprovação.

Aqui estão as três principais coisas que aprendemos sobre o processo de prova do cliente – além de insights e como o software de prova online pode ajudar.

1. Pare de perseguir feedback, comece a cumprir seus prazos

Agências de publicidade e marketing desperdiçam muito tempo buscando feedback sobre seu trabalho. Mas, ao mudar de e-mail para uma ferramenta de revisão de clientes específica, como o Filestage, você pode economizar um dia por pessoa, por mês, para todos em seu processo de revisão criativa.

4 em cada 5 gerentes de contas recebem feedback atrasado das partes interessadas

Nosso relatório Year In Review descobriu que 80% dos gerentes de contas receberam feedback atrasado de seus clientes no último ano. E se você trabalhou em uma agência por mais de cinco minutos, provavelmente não ficará surpreso com esse número.

Mas seus clientes são realmente os culpados? Com ferramentas básicas de comunicação, como e-mail, dar feedback ocupa muito tempo. E por uma razão ou outra, raramente está no topo da lista de alguém.

Veja o que nosso relatório revelou sobre a experiência de dar feedback para profissionais de marketing:

• 64% fizeram capturas de tela para dar feedback sobre recursos visuais
• 19% escreveram códigos de tempo para dar feedback sobre vídeos
• 36% não sabiam onde encontrar pelo menos um trabalho
• 17% admitem não conhecer o melhor método para compartilhar feedback

3 em cada 5 gerentes de projeto perdem tempo buscando feedback

Há apenas tanto tempo que você pode esperar pelo feedback. Afinal, o prazo final de entrega está definido. Eventualmente, chega um ponto em que você precisa começar a perseguir seus clientes.

Que comecem os e-mails agressivos passivos!

Nosso relatório descobriu que 62% dos gerentes de projeto buscaram clientes para obter feedback sobre seu trabalho em 2021. Esse processo pode ser extremamente manual e frustrante, muitas vezes exigindo planilhas personalizadas para tentar acompanhar quem aprovou o quê.

Mas quanto mais tempo demorar o processo de prova do cliente, mais tempo haverá para as coisas darem errado. De fato, nosso relatório mostrou que:

• 21% receberam feedback sobre uma versão antiga de um arquivo
• 18% perderam a noção de quem aprovou um trabalho
• 11% de erros publicados porque etapas importantes de revisão foram ignoradas
• 8% projetos cancelados porque os arquivos não foram aprovados a tempo

O software de prova de cliente economiza às agências um dia por pessoa, por mês

Nosso relatório Year In Review comparou o tempo gasto gerenciando feedback com e-mail e a ferramenta de verificação de clientes da Filestage. E com base em mais de 250 profissionais de publicidade e marketing, descobrimos que o Filestage economiza um dia por pessoa, por mês para todos em seu processo de revisão – isso inclui seus clientes!

Aqui estão algumas maneiras pelas quais as ferramentas de revisão online economizam seu tempo:

• Colete e discuta feedback diretamente sobre seu conteúdo
• Defina datas de vencimento e envie lembretes automatizados aos revisores
• Compartilhe e compare novas versões dentro da mesma plataforma

O software de prova de cliente do Filestage também ajuda com o ruído de e-mail. Como Rain Balares do GroupM diz, “A Filestage reduziu a caixa de entrada de e-mail diária de nossa equipe em aproximadamente 25-30% – o que é realmente muito. Como nossas caixas de entrada não são mais inundadas por esses e-mails sobre aprovações de conteúdo, podemos nos concentrar em outras tarefas importantes do dia.”

2. Menos tempo em reuniões, mais tempo sendo criativo

Em média, os executivos gastam cerca de 23 horas por semana em reuniões. Se você é um gerente de projeto ou de contas, isso pode parecer certo. Para designers, criativos e outras funções de estúdio, provavelmente é muito menos. Mas, independentemente do departamento em que você esteja (ou esteja), tenho certeza de que há uma coisa em que todos podemos concordar.

As reuniões são uma merda!

44% dos criativos recebem feedback conflitante e pouco claro de seus clientes

Quando você está revisando o trabalho criativo por e-mail, receber o feedback em sua caixa de entrada é apenas metade da batalha. Em seguida vem o grande desembaraçar.

Conflitos abertos.

Desentendimentos não discutidos.

Comentários totalmente ininteligíveis.

Como o diretor de UX da Oddity, Marcel Martin, diz sobre a vida antes do Filestage, “Nossos gerentes de projeto estavam muito ocupados analisando, resumindo e preparando feedback assíncrono. Esse processo era demorado, insatisfatório e, infelizmente, muitas vezes incluía mal-entendidos.”

Por uma razão ou outra, os clientes raramente dedicam tempo para consolidar seus comentários. Portanto, é seu trabalho juntar as peças do quebra-cabeça, descobrir onde eles estão alinhados e apontar onde não estão.

Na maioria dos casos, isso significa convocar uma reunião.

71% dos gerentes de projeto organizam reuniões para esclarecer o feedback

Nas agências, os gerentes de projeto são os guardiões dos recursos criativos e os defensores da cobrança. O que torna as reuniões sobre feedback um espinho frustrante e ineficiente para eles.

Aqui estão algumas razões pelas quais as reuniões são tão comuns no processo de prova do cliente:

• Arquivos e comentários são separados, por isso é difícil para os clientes explicarem exatamente o que eles significam
• Os comentários são compartilhados em diferentes cadeias de e-mail para que não haja transparência entre os clientes
• Clientes esquecem o que falaram sobre versões anteriores e acabam contrariando comentários anteriores

Felizmente, o software de prova de cliente certo pode resolver todos esses problemas e muito mais.

As equipes que usam o software de prova de cliente da Filestage obtêm uma redução de 28% em “reuniões desnecessárias” em comparação com e-mail

Na Filestage, adoramos ajudar as agências a economizar tempo e esforço durante todo o processo de prova do cliente. E, de acordo com nosso relatório Year In Review, nossa ferramenta de verificação de clientes também ajuda as equipes a gastar 28% menos tempo em reuniões desnecessárias.

Como diz a diretora médica da Publicis Health, Sarah Chen, “Filestage torna as coisas mais fáceis. Os comentários de todos são claros e no mesmo lugar para que a agência e os clientes possam trabalhar de forma mais colaborativa.”

Aqui estão algumas maneiras pelas quais o Filestage torna o feedback de seus clientes mais claro:

• Toque em qualquer lugar para criar marcadores e adicionar comentários sobre seu trabalho (até mesmo vídeos)
• Realce o texto ou desenhe anotações para tornar o feedback mais claro
• Compare versões e comentários lado a lado para ver o que mudou
• Anexe referências aos comentários para dar contexto extra
• Marque outras pessoas para entrar na mesma página em tempo real

3. Adeus horas extras, olá, melhor trabalho

Quando comecei a trabalhar em uma agência de publicidade, esperava-se horas extras não pagas. E não consigo imaginar que muita coisa tenha mudado na última década. Mas, sendo um pouco mais produtivas e comunicando-se de forma mais eficaz, as agências podem liberar o tempo de foco necessário para criar seu melhor trabalho.

73% dos funcionários da agência trabalham mais do que as horas contratadas

Chocante, mas infelizmente verdadeiro. Nosso relatório Year In Review descobriu que quase 3 em cada 4 pessoas em agências trabalham mais do que suas horas contratadas.

E eu entendo. Às vezes, surge um arremesso emocionante e tudo está no convés. Se você ganhar, será a conta que levará seu negócio (ou portfólio) para o próximo nível. Mas em muitas agências, trabalhar até tarde é uma ocorrência diária. Há duas grandes razões para isso: tarefas manuais e retrabalho.

Aqui estão algumas das maneiras pelas quais as agências perdem tempo regularmente nessas áreas:

• Adicionando todo o seu trabalho a uma apresentação de slides para torná-lo apresentável para o cliente
• Reenviar e compartilhar conteúdo com o cliente porque o link de transferência expirou
• Acompanhamento do que foi compartilhado e aprovado em uma planilha
• Copie e cole comentários de diferentes cadeias de e-mail em um documento
• Descartar uma rodada de revisão inteira porque a equipe interpretou mal o feedback
• Cancelar um projeto inteiro porque o cliente não o aprovou a tempo

90% dos gerentes de projeto poderiam produzir um trabalho melhor se gastassem menos tempo gerenciando feedback

Como eu disse no início, se você está trabalhando em uma agência, você quer criar um trabalho do qual se orgulhe e se divertir enquanto o faz.

Então, quando 90% dos gerentes de projeto dizem que há uma maneira de ajudá-los a produzir um trabalho melhor, é hora de prestar atenção.

E se isso não for motivo suficiente, 67% dizem que se sentiriam mais felizes no trabalho se gastassem menos tempo gerenciando feedback.

Ao automatizar esses processos e configurar um processo de prova de cliente centralizado e transparente, as agências podem desfrutar de um futuro mais brilhante, mais produtivo e mais lucrativo.

O software de prova de cliente reduz pela metade o tempo de desenvolvimento criativo para que as agências possam se concentrar em entregar seu melhor trabalho

A agência SLAPS, com sede em Barcelona e Los Angeles, usa o Filestage para revisar centenas de postagens sociais com seus clientes. Ao mudar de e-mail e WhatsApp para uma ferramenta de prova de cliente dedicada, eles reduziram o tempo de design pela metade e liberaram mais tempo para qualidade e engajamento social.

O fundador e diretor criativo, Sebastien Vandecasteele, diz: “Trabalhando nas mídias sociais, temos pessoas tanto do lado do cliente quanto da agência. Temos um redator, gerente social e designer – e no lado do cliente temos 2-3 pessoas no processo de feedback. O Filestage nos dá um lugar onde todos podem interagir facilmente uns com os outros e dar feedback.”

Aqui estão mais nove benefícios da prova online para designers gráficos e agências:

1. Carregue todos os seus designs e versões em um só lugar
2. Colete feedback diretamente no seu criativo
3. Discuta o feedback diretamente com os revisores
4. Marque os comentários ao criar a próxima versão
5. Compare as versões lado a lado para verificar o que mudou
6. Aprove designs ou solicite alterações em um clique
7. Convide revisores internos e externos para dar feedback
8. Defina datas de vencimento para manter as revisões de design avançando
9. Revise vídeos, designs, imagens, documentos e muito mais

Pensamentos finais

Obrigado por ler meus dois centavos sobre a importância do software de prova de cliente para as agências. Eu sei que as agências raramente estão na vanguarda quando se trata de tecnologia e software – minha equipe ainda estava usando telefones fixos quando saí em 2018. Mas de onde estou sentado, o gerenciamento de feedback é um problema que precisa ser resolvido.

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