Como gerenciar o fluxo de caixa como um novo negócio

O fluxo de caixa é a principal razão pela qual tantos novos negócios e startups falham em seu primeiro ano. Sem dinheiro adequado entrando em uma empresa para operações e gerenciamento, torna-se impossível obter lucro.

Administrar um negócio sem fluxo de caixa consistente não é apenas arriscado para sua longevidade, mas também pode torná-lo estressante e incerto para aqueles que o operam. Como resultado, aprender a gerenciar o fluxo de caixa é a única maneira de garantir o bem-estar de longo prazo do seu negócio por meio de práticas comerciais sustentáveis.

O que é fluxo de caixa?

Quando você está administrando um negócio, você está em um ciclo contínuo de gastar e ganhar dinheiro. O fluxo de caixa refere-se à quantidade de dinheiro que está entrando e saindo do seu negócio em um determinado período.

O fluxo de caixa pode ser positivo ou negativo. Um negócio que tem fluxo de caixa positivo tem mais dinheiro entrando do que saindo. Por exemplo, toda vez que o dono de um restaurante é pago por um evento de catering, isso aumenta a receita do negócio, contribuindo para um fluxo de caixa positivo.

No entanto, toda vez que o empresário faz um pedido de recipientes e utensílios para viagem, o dinheiro gasto no pedido contribui para o fluxo de caixa negativo. É por isso que se diz que uma empresa que tem mais dinheiro saindo do que entrando tem fluxo de caixa negativo.

Toda vez que uma decisão operacional ou de vendas é tomada, ela afeta o fluxo de caixa de um negócio.

As 3 categorias de fluxo de caixa: operacional, de investimento e financeiro

Além de ser positivo ou negativo, o fluxo de caixa pode ser dividido em três categorias:

1. Fluxo de caixa operacional

Este tipo de fluxo de caixa refere-se ao montante líquido de dinheiro gerado pelas operações do dia-a-dia de uma empresa.

2. Fluxo de caixa de investimento

Esse tipo de fluxo de caixa refere-se à quantidade líquida de dinheiro gerada pelas atividades de investimento de uma empresa, como propriedade física ou vários ativos.

3. Fluxo de caixa do financiamento

Esse tipo de fluxo de caixa refere-se a como o dinheiro circula em uma empresa dentro de seus stakeholders, como proprietários e investidores, e pode incluir pagamentos de dívida, patrimônio e dividendos.

Como o fluxo de caixa é diferente do lucro?

Enquanto o fluxo de caixa representa a quantidade total de dinheiro que entra e sai do seu negócio, um lucro refere-se ao saldo restante após os custos operacionais serem subtraídos da receita do seu negócio. Observar a linha de lucro de uma empresa pode fornecer uma visão geral de seu desempenho. Nos contratos, o fluxo de caixa pode fornecer informações sobre a capacidade do negócio de atender às despesas diárias e futuras.

Assim como o fluxo de caixa, o lucro pode ser um número positivo ou negativo. Se o lucro for um número negativo, torna-se uma perda, pois indica que os gastos são muito altos para que haja lucro com a interação. As empresas com muitos casos de perda arriscam avaliações negativas de lucratividade ao solicitar financiamento e subsídios.

O que causa problemas de fluxo de caixa

Embora cada empresa seja diferente, dois terços dos proprietários de empresas dizem que os atrasos no pagamento são o maior fator contribuinte. Quando seus clientes atrasam seus pagamentos, isso diminui a quantidade de dinheiro que sua empresa precisa obter para tudo, desde despesas do dia a dia até investimentos de longo prazo, como locais adicionais, equipamentos ou software. Isso pode resultar em uma posição em que as despesas da empresa excedem a quantidade de dinheiro que entra, resultando em um problema de fluxo de caixa.

Obviamente, o planejamento financeiro inadequado é outro motivo pelo qual uma empresa pode acabar com problemas de fluxo de caixa. Quando os proprietários de empresas não revisam regularmente suas demonstrações financeiras mensais e projeções de receita, eles podem ficar sem dinheiro para manter o negócio à tona.

Que tipos de negócios são mais afetados por problemas de fluxo de caixa?

Certos tipos de negócios são mais suscetíveis a problemas de fluxo de caixa do que outros por sua natureza. Os três tipos de negócios mais comuns para enfrentar esses desafios são:

Fluxo de caixa de pequenas empresas

As pequenas empresas são altamente propensas a enfrentar problemas de fluxo de caixa. Na verdade, é um problema tão difundido que o fluxo de caixa é considerado a razão pela qual 82% das pequenas empresas falham.

Para pequenas empresas, pode haver menos redes de segurança do que grandes empresas integradas. Isso significa que necessidades comerciais repentinas, como reparos e forças externas, como picos nos preços de fornecimento, podem pressionar as margens de lucro de uma empresa, afetando o fluxo de caixa.

Fluxo de caixa de novos negócios e startups

Novos negócios e startups também são mais vulneráveis ​​a problemas de fluxo de caixa por motivos semelhantes. Quando uma empresa está decolando, ela exige despesas iniciais e o pagamento de custos indiretos. Isso dificulta a manutenção de uma reserva de caixa para despesas repentinas, que podem levar o fluxo de caixa de uma empresa para o negativo. O fluxo de caixa apresenta um desafio especial para novos negócios, porque muitas vezes não há reserva de caixa para usar quando o esperado acontecer.

Para as startups, há uma camada adicional de complexidade porque, com esse modelo de negócios, garantir o financiamento é o que dá ao negócio segurança financeira temporária até que o negócio se torne financeiramente sustentável. As startups geralmente exigem grandes somas de dinheiro para despesas de pesquisa e desenvolvimento que não são atingíveis para um novo negócio. Como resultado, as startups competem por doações financeiras que as ajudam a preparar seus produtos e modelos de serviços para os negócios.

No entanto, o treinamento financeiro nem sempre é fornecido em conjunto com as doações, o que pode levar a problemas de fluxo de caixa se os tomadores de decisão de negócios assumirem riscos sem um entendimento firme do que é alcançável dentro dos limites de seu fluxo de caixa.

Negócios sazonais e fluxo de caixa

Outro tipo de negócio com maior probabilidade de enfrentar problemas de fluxo de caixa é um negócio sazonal. Exemplos de negócios sazonais incluem paisagismo, tutores, guias turísticos e babás de animais de estimação. Todas essas empresas enfrentam uma “seca” anual de clientes, em que a demanda por seus negócios cai drasticamente.

Como resultado, essas empresas às vezes lutam para racionar seus lucros e reservas de caixa para compensar a temporada de baixa renda. Para empresas como essas, construir uma base de clientes pode ser uma tarefa anual, pois os clientes podem perder a fidelidade ao negócio depois de não usarem seus serviços por parte do ano, contribuindo para problemas de fluxo de caixa.

3 dicas para gerenciar o fluxo de caixa para empresas

Embora administrar seu próprio negócio possa trazer seus próprios desafios, também é incrivelmente gratificante ser seu próprio chefe. Os proprietários de negócios responsáveis ​​têm o poder de tomar medidas para gerenciar melhor seu fluxo de caixa para minimizar o armazenamento de dinheiro e um desempenho financeiro saudável.

Aqui estão três passos que os empresários podem tomar para evitar problemas de fluxo de caixa:

1. Avalie o desempenho do seu negócio

Você deve procurar realizar uma análise de fluxo de caixa pelo menos uma vez por mês. Para empresas que envolvem gastos e faturamento mais frequentes, uma avaliação de desempenho semanal é melhor para acompanhar o fluxo de caixa. Realizar a análise de fluxo de caixa ajuda você a ter uma noção dos fluxos e refluxos financeiros do seu negócio e lhe dá uma noção de uma referência em que você tende a compensar em média.

Para realizar uma análise de fluxo de caixa, determine a quantidade de caixa que você tem no início do período de avaliação. Em seguida, insira suas despesas e pagamentos em uma coluna de saída e entrada, subtraindo e somando cada uma de sua soma inicial de dinheiro. Se você chegar a um número positivo no final de seus cálculos, isso indica que sua empresa tem um fluxo de caixa positivo. Um número negativo indica um fluxo de caixa negativo.

2. Mantenha uma reserva de caixa

Toda empresa provavelmente enfrentará um desafio financeiro em algum momento de seu ciclo de vida. Seja uma oportunidade de investimento imperdível ou um grande reparo que está por trás disso, as empresas devem se preparar para este dia mantendo uma reserva de caixa na qual possam mergulhar.

Quando se trata da questão de quão grande deve ser uma reserva de caixa, a resposta varia de acordo com o setor e a saúde geral do seu negócio, portanto, falar com seu consultor financeiro é a melhor opção para encontrar o número que funciona para as necessidades do seu negócio. No entanto, a maioria dos Contadores Públicos Certificados (CPAs) sugere que 3-6 meses de despesas são uma quantia adequada para preparar as empresas para desafios incertos.

3. Fique atento à cobrança de contas a pagar

Quando possível, marque as faturas a pagar imediatamente e reduza os prazos de pagamento para não mais de 14 dias. Isso mantém os pagamentos pendentes frescos nas mentes de seus clientes. Na marca de duas semanas, sempre entre em contato com os detentores de pagamentos inadimplentes para enviar a eles uma mensagem informando que você espera que os pagamentos estejam em dia e para definir a expectativa para futuras faturas. Mantenha-se consistente ao entrar em contato com os clientes sempre que um pagamento estiver atrasado para definir o tom do seu relacionamento comercial.

Além disso, você pode incentivar pagamentos antecipados para incentivar seus clientes a pagar antecipadamente para obter mais recursos em períodos em que você espera que suas despesas comerciais sejam maiores.

O fluxo de caixa é fundamental para o sucesso geral do seu negócio

O gerenciamento adequado do fluxo de caixa é essencial para a sobrevivência e o sucesso geral do seu negócio. Embora certas empresas sejam mais suscetíveis a problemas de fluxo de caixa, há medidas que você pode tomar para evitá-los e resolvê-los antes que eles limitem o potencial de curto e longo prazo de sua empresa. Ao tornar o fluxo de caixa seu amigo, você pode se preocupar menos com dinheiro e se concentrar no crescimento do seu negócio.

Você está pronto para registrar ou incorporar seu negócio? Você pode fazê-lo de forma rápida e acessível com a ajuda do Proprietário. Você economizará dinheiro evitando honorários advocatícios e se beneficiará de um excelente suporte ao longo do caminho.