Jak zarządzać przepływami pieniężnymi jako nowa firma

Przepływy pieniężne to główny powód, dla którego tak wiele nowych firm i startupów upada w pierwszym roku. Bez odpowiednich pieniędzy przeznaczonych na działalność operacyjną i zarządzanie firmą niemożliwe staje się osiągnięcie zysku.

Prowadzenie firmy bez stałego przepływu środków pieniężnych jest nie tylko ryzykowne ze względu na jej długowieczność, ale może również powodować stres i niepewność dla osób, które ją prowadzą. W rezultacie nauka zarządzania przepływami pieniężnymi jest jedynym sposobem na zapewnienie długoterminowego dobrobytu firmy poprzez zrównoważone praktyki biznesowe.

Czym jest przepływ środków pieniężnych?

Kiedy prowadzisz firmę, jesteś w ciągłym cyklu wydawania i zarabiania pieniędzy. Przepływ pieniężny odnosi się do ilości pieniędzy, które wpływają do Twojej firmy i z niej wypływają w danym okresie.

Przepływy pieniężne mogą być dodatnie lub ujemne. Firma, która ma dodatni przepływ środków pieniężnych, ma więcej pieniędzy przychodzących niż wychodzących. Na przykład za każdym razem, gdy właściciel restauracji otrzymuje wynagrodzenie za imprezę cateringową, zwiększa to przychody firmy, przyczyniając się do dodatniego przepływu środków pieniężnych.

Jednak za każdym razem, gdy właściciel firmy składa zamówienie na pojemniki i przybory na wynos, pieniądze wydane na zamówienie przyczyniają się do ujemnego przepływu środków pieniężnych. Dlatego mówi się, że firma, która ma więcej pieniędzy wychodzących niż przychodzących, ma ujemny przepływ środków pieniężnych.

Za każdym razem, gdy podejmowana jest decyzja operacyjna lub sprzedażowa, wpływa to na przepływ środków pieniężnych firmy.

Trzy kategorie przepływów pieniężnych: operacyjne, inwestycyjne i finansowe

Oprócz tego, że są dodatnie lub ujemne, przepływy pieniężne można podzielić na trzy kategorie:

1. Operacyjny przepływ środków pieniężnych

Ten rodzaj przepływów pieniężnych odnosi się do kwoty netto generowanej z codziennych operacji firmy.

2. Inwestowanie przepływów pieniężnych

Ten rodzaj przepływów pieniężnych odnosi się do kwoty netto generowanej przez działalność inwestycyjną firmy, taką jak majątek fizyczny lub różne aktywa.

3. Finansowanie przepływu środków pieniężnych

Ten rodzaj przepływów pieniężnych odnosi się do tego, w jaki sposób pieniądze są krążone w firmie wśród jej interesariuszy, takich jak właściciele i inwestorzy, i może obejmować płatności zadłużeniem, kapitałem własnym i dywidendą.

Czym różni się przepływ gotówki od zysku?

Podczas gdy przepływ pieniężny reprezentuje całkowitą ilość pieniędzy wpływających do i z Twojej firmy, zysk odnosi się do pozostałego salda po odjęciu kosztów operacyjnych od przychodów Twojej firmy. Spojrzenie na linię zysku firmy może zapewnić ogólny przegląd jej wyników. W umowach przepływ środków pieniężnych może zapewnić wgląd w zdolność firmy do pokrycia dziennych i przyszłych wydatków.

Podobnie jak przepływy pieniężne, zysk może być liczbą dodatnią lub ujemną. Jeśli zysk jest liczbą ujemną, staje się stratą, ponieważ wskazuje, że wydatki są zbyt wysokie, aby można było uzyskać zysk z interakcji. Firmy ze zbyt dużą liczbą strat ryzykują negatywną ocenę rentowności przy ubieganiu się o dofinansowanie i dotacje.

Co powoduje problemy z przepływem gotówki?

Chociaż każda firma jest inna, dwie trzecie właścicieli firm twierdzi, że opóźnienia w płatnościach są największym czynnikiem. Gdy Twoi klienci spóźniają się z płatnościami, zmniejsza to ilość pieniędzy, z których Twoja firma musi czerpać na wszystko, od codziennych wydatków po długoterminowe inwestycje, takie jak dodatkowe lokalizacje, sprzęt lub oprogramowanie. Może to skutkować sytuacją, w której wydatki firmy przekraczają ilość wpływających pieniędzy, powodując problem z przepływem środków pieniężnych.

Oczywiście nieodpowiednie planowanie finansowe to kolejny powód, dla którego firma może mieć problemy z przepływem środków pieniężnych. Kiedy właściciele firm nie przeglądają regularnie swoich miesięcznych sprawozdań finansowych i prognoz przychodów, mogą znaleźć się w sytuacji braku gotówki, aby utrzymać firmę na powierzchni.

Jakiego rodzaju firmy najbardziej dotykają problemy z przepływami pieniężnymi?

Niektóre rodzaje przedsiębiorstw są z natury bardziej podatne na problemy z przepływami pieniężnymi niż inne. Trzy najczęstsze typy firm, które muszą stawić czoła tym wyzwaniom, to:

Przepływy pieniężne małych firm

Małe firmy są bardzo narażone na problemy z przepływem środków pieniężnych. W rzeczywistości jest to tak powszechny problem, że mówi się, że przepływ środków pieniężnych jest przyczyną upadku aż 82% małych firm.

W przypadku małych firm sieci bezpieczeństwa może być mniej niż dużych, zintegrowanych przedsiębiorstw. Oznacza to, że nagłe potrzeby biznesowe, takie jak naprawy i siły zewnętrzne, takie jak skoki cen dostaw, mogą wywierać presję na marże zysku firmy, wpływając na przepływ środków pieniężnych.

Nowy przepływ gotówki dla biznesu i startupu

Z podobnych powodów nowe firmy i start-upy są również bardziej podatne na problemy z przepływami pieniężnymi. Kiedy firma zaczyna działać, wymaga wydatków z góry i pokrycia kosztów ogólnych. Utrudnia to utrzymanie rezerwy gotówkowej na nagłe wydatki, co może spowodować, że przepływ gotówki firmy stanie się ujemny. Przepływ środków pieniężnych stanowi szczególne wyzwanie dla nowych firm, ponieważ często nie ma rezerwy gotówkowej, w której można by sięgnąć, gdy nastąpi oczekiwana sytuacja.

W przypadku startupów istnieje dodatkowa warstwa złożoności, ponieważ w tym modelu biznesowym zabezpieczenie finansowania jest tym, co zapewnia firmie tymczasowe bezpieczeństwo finansowe, dopóki firma nie stanie się zrównoważona finansowo. Startupy zwykle wymagają dużych sum gotówki na wydatki na badania i rozwój, które nie są osiągalne dla nowej firmy. W efekcie startupy konkurują o dotacje finansowe, które pomagają im przygotować produkty i modele usług do biznesu.

Jednak szkolenie finansowe nie zawsze jest zapewniane w połączeniu z dotacjami, co może prowadzić do problemów z przepływami pieniężnymi, jeśli decydenci biznesowi podejmują ryzyko bez dokładnego zrozumienia, co można osiągnąć w granicach ich przepływów pieniężnych.

Działalność sezonowa i przepływy pieniężne

Innym rodzajem działalności, która jest bardziej podatna na problemy z przepływami pieniężnymi, jest działalność sezonowa. Przykłady firm sezonowych obejmują architekturę krajobrazu, korepetytorów, przewodników wycieczek i opiekunów zwierząt. Wszystkie te firmy borykają się z coroczną „suszą” klientów, kiedy popyt na ich działalność gwałtownie spada.

W rezultacie firmy te czasami mają trudności z racjonowaniem zysków i rezerw gotówki, aby uwzględnić sezon niskich dochodów. Dla takich firm budowanie bazy klientów może być corocznym przedsięwzięciem, ponieważ klienci mogą stracić lojalność wobec firmy po niekorzystaniu z ich usług przez część roku, przyczyniając się do problemów z przepływami pieniężnymi.

3 wskazówki dotyczące zarządzania przepływami pieniężnymi dla firm

Chociaż prowadzenie własnego biznesu może wiązać się z własnymi wyzwaniami, bycie własnym szefem jest również niesamowicie satysfakcjonujące. Odpowiedzialni właściciele firm mogą podejmować kroki w celu lepszego zarządzania przepływami pieniężnymi w celu zminimalizowania przechowywania gotówki i zdrowych wyników finansowych.

Oto trzy kroki, które właściciele firm mogą podjąć, aby uniknąć problemów z przepływem środków pieniężnych:

1. Analizuj wyniki swojej firmy

Powinieneś dążyć do przeprowadzenia analizy przepływów pieniężnych przynajmniej raz w miesiącu. W przypadku firm, które wiążą się z częstszymi wydatkami i fakturowaniem, cotygodniowa ocena wydajności jest najlepsza do śledzenia przepływów pieniężnych. Przeprowadzenie analizy przepływów pieniężnych pomaga zorientować się w przypływach i przepływach finansowych w Twojej firmie oraz daje poczucie punktu odniesienia, w którym zwykle osiągasz przeciętne wyniki.

Aby przeprowadzić analizę przepływów pieniężnych, określ ilość gotówki, jaką posiadasz na początku okresu oceny. Następnie wprowadź swoje wydatki i płatności do kolumny odpływów i wpływów, odejmując i dodając każdy z początkowej sumy gotówki. Jeśli na końcu obliczeń uzyskasz dodatnią liczbę, oznacza to, że Twoja firma ma dodatni przepływ środków pieniężnych. Liczba ujemna oznacza ujemny przepływ środków pieniężnych.

2. Utrzymuj rezerwę gotówkową

Każda firma może w pewnym momencie swojego cyklu życia stanąć przed wyzwaniem finansowym. Niezależnie od tego, czy jest to okazja inwestycyjna, której nie można przegapić, czy poważna naprawa, która za nią stoi, firmy powinny przygotować się na ten dzień, utrzymując rezerwę gotówkową, w której mogą się zanurzyć.

Jeśli chodzi o pytanie, jak duża powinna być rezerwa gotówkowa, odpowiedź różni się w zależności od branży i ogólnej kondycji Twojej firmy, więc rozmowa z doradcą finansowym jest najlepszą opcją, aby znaleźć liczbę, która odpowiada potrzebom Twojej firmy. Jednak większość biegłych rewidentów (CPA) sugeruje, że wydatki na 3-6 miesięcy to wystarczająca kwota, aby przygotować firmy na niepewne wyzwania.

3. Zachowaj czujność w kwestii windykacji należności

W miarę możliwości zaznacz faktury do zapłaty natychmiast i skróć terminy płatności do nie dłuższych niż 14 dni. Dzięki temu zaległe płatności będą świeże w pamięci Twoich klientów. Po upływie dwóch tygodni zawsze skontaktuj się z posiadaczami zaległych płatności, aby wysłać im wiadomość, że spodziewasz się, że płatności będą dokonywane na czas, i ustalić oczekiwanie na przyszłe faktury. Konsekwentnie docieraj do klientów za każdym razem, gdy płatność jest spóźniona, aby nadać ton swoim relacjom biznesowym.

Ponadto możesz zachęcać klientów do wcześniejszych płatności, aby skłonić klientów do dokonywania płatności z wyprzedzeniem, aby zapewnić sobie większą pulę środków pieniężnych w okresach, w których spodziewasz się, że Twoje wydatki biznesowe będą wyższe.

Przepływ gotówki jest niezbędny dla ogólnego sukcesu Twojej firmy

Właściwe zarządzanie przepływami pieniężnymi ma kluczowe znaczenie dla przetrwania i ogólnego sukcesu Twojej firmy. Chociaż niektóre firmy są bardziej podatne na problemy z przepływami pieniężnymi, można podjąć kroki, aby im zapobiec i rozwiązać, zanim ograniczą one krótko- i długoterminowy potencjał firmy. Czyniąc przepływ gotówki swoim przyjacielem, możesz mniej martwić się o pieniądze i skupić się na rozwoju firmy.

Czy jesteś gotowy do zarejestrowania lub włączenia swojej firmy? Możesz to zrobić szybko i niedrogo z pomocą Ownr. Zaoszczędzisz pieniądze, unikając opłat prawniczych, a przy okazji skorzystasz z doskonałego wsparcia.