Cómo administrar el flujo de efectivo como un nuevo negocio

El flujo de caja es la razón principal por la que tantas empresas nuevas y nuevas empresas fracasan en su primer año. Sin el dinero adecuado para las operaciones y la gestión de una empresa, se vuelve imposible obtener ganancias.

Dirigir un negocio sin un flujo de efectivo constante no solo es riesgoso para su longevidad, sino que también puede hacer que se sienta estresante e incierto para quienes lo operan. Como resultado, aprender a administrar el flujo de efectivo es la única forma de garantizar el bienestar a largo plazo de su negocio a través de prácticas comerciales sostenibles.

¿Qué es el flujo de efectivo?

Cuando dirige un negocio, se encuentra en un ciclo continuo de gastar y ganar dinero. El flujo de efectivo se refiere a la cantidad de dinero que entra y sale de su negocio en un período determinado.

El flujo de caja puede ser positivo o negativo. Un negocio que tiene un flujo de efectivo positivo tiene más ingresos que ingresos. Por ejemplo, cada vez que al propietario de un restaurante se le paga por un evento de catering, se suma a los ingresos de la empresa, lo que contribuye a un flujo de caja positivo.

Sin embargo, cada vez que el dueño del negocio hace un pedido de recipientes y utensilios para llevar, el dinero gastado en el pedido contribuye al flujo de efectivo negativo. Esta es la razón por la cual se dice que una empresa que tiene más dinero que sale que lo que entra tiene un flujo de caja negativo.

Cada vez que se toma una decisión operativa o de ventas, afecta el flujo de caja de un negocio.

Las 3 categorías de flujo de efectivo: operativo, de inversión y financiero

Además de ser positivo o negativo, el flujo de efectivo se puede dividir en tres categorías:

1. Flujo de caja operativo

Este tipo de flujo de efectivo se refiere a la cantidad neta de dinero generada por las operaciones diarias de una empresa.

2. Flujo de caja de inversión

Este tipo de flujo de efectivo se refiere a la cantidad neta de dinero generada por las actividades de inversión de una empresa, como la propiedad física o varios activos.

3. Flujo de caja de financiación

Este tipo de flujo de efectivo se refiere a cómo circula el dinero en una empresa entre sus partes interesadas, como propietarios e inversores, y puede incluir pagos de deuda, capital y dividendos.

¿En qué se diferencia el flujo de efectivo de las ganancias?

Mientras que el flujo de efectivo representa la cantidad total de dinero que entra y sale de su negocio, una ganancia se refiere al saldo restante después de restar los costos operativos de los ingresos de su negocio. Observar la línea de ganancias de un negocio puede proporcionar una visión general de su desempeño. En los contratos, el flujo de caja puede brindar información sobre la capacidad de la empresa para cumplir con los gastos diarios y futuros.

Al igual que el flujo de efectivo, la ganancia puede ser un número positivo o negativo. Si la ganancia es un número negativo, se convierte en una pérdida, porque indica que los gastos son demasiado altos para obtener una ganancia de la interacción. Las empresas con demasiados casos de pérdida corren el riesgo de recibir evaluaciones de rentabilidad negativas al solicitar financiación y subvenciones.

¿Qué causa los problemas de flujo de caja?

Si bien cada negocio es diferente, dos tercios de los propietarios de negocios dicen que los retrasos en los pagos son el factor que más contribuye. Cuando sus clientes se atrasan en sus pagos, disminuye el flujo de dinero del que su empresa tiene que sacar para todo, desde los gastos diarios hasta las inversiones a más largo plazo, como ubicaciones, equipos o software adicionales. Esto puede dar lugar a una situación en la que los gastos de la empresa superen la cantidad de dinero que ingresa, lo que generará un problema de flujo de caja.

Por supuesto, la planificación financiera inadecuada es otra razón por la cual una empresa puede terminar con problemas de flujo de efectivo. Cuando los dueños de negocios no revisan regularmente sus estados financieros mensuales y las proyecciones de ingresos, pueden encontrarse faltos de efectivo para mantener el negocio a flote.

¿Qué tipos de empresas se ven más afectadas por los problemas de flujo de efectivo?

Ciertos tipos de negocios son más susceptibles a problemas de flujo de caja que otros por su naturaleza. Los tres tipos de negocios más comunes para enfrentar estos desafíos son:

Flujo de efectivo de las pequeñas empresas

Es muy probable que las pequeñas empresas enfrenten problemas de flujo de efectivo. De hecho, es un problema tan generalizado que se dice que el flujo de efectivo es la razón por la que el 82% de las pequeñas empresas fracasan.

Para las pequeñas empresas, puede haber menos redes de seguridad que las grandes empresas integradas. Esto significa que las necesidades comerciales repentinas, como las reparaciones, y las fuerzas externas, como los picos en los precios de los suministros, pueden ejercer presión sobre los márgenes de ganancias de una empresa, lo que afecta el flujo de efectivo.

Nuevos negocios y flujo de efectivo de inicio

Las nuevas empresas y las empresas emergentes también son más vulnerables a los problemas de flujo de efectivo por razones similares. Cuando un negocio está despegando, requiere gastos iniciales y el pago de costos generales. Esto hace que sea difícil mantener una reserva de efectivo para gastos repentinos, lo que puede hacer que el flujo de efectivo de una empresa se vuelva negativo. El flujo de efectivo presenta un desafío especial para los nuevos negocios porque a menudo no hay una reserva de efectivo a la que recurrir cuando sucede lo esperado.

Para las nuevas empresas, hay una capa adicional de complejidad porque con este modelo de negocio, asegurar el financiamiento es lo que le da al negocio seguridad financiera temporal hasta que el negocio se vuelva financieramente sostenible. Las empresas emergentes generalmente requieren grandes sumas de dinero en efectivo para gastos de investigación y desarrollo que no son alcanzables para un nuevo negocio. Como resultado, las nuevas empresas compiten por subvenciones financieras que les ayuden a preparar sus productos y modelos de servicio para el negocio.

Sin embargo, la capacitación financiera no siempre se brinda junto con las subvenciones, lo que puede generar problemas de flujo de efectivo si los encargados de tomar decisiones comerciales asumen riesgos sin una comprensión firme de lo que se puede lograr dentro de los límites de su flujo de efectivo.

Negocios estacionales y flujo de efectivo

Otro tipo de negocio que es más probable que enfrente problemas de flujo de caja es un negocio estacional. Ejemplos de negocios de temporada incluyen paisajismo, tutores, guías turísticos y cuidadores de mascotas. Todas estas empresas se enfrentan a una "sequía" anual de clientes, en la que la demanda de sus negocios cae bruscamente.

Como resultado, estas empresas a veces luchan por racionar sus ganancias y reservas de efectivo para cubrir la temporada de bajos ingresos. Para negocios como estos, construir una base de clientes puede ser una tarea anual, ya que los clientes pueden perder la lealtad al negocio después de no usar sus servicios durante parte del año, lo que contribuye a los problemas de flujo de efectivo.

3 consejos para gestionar el flujo de caja de las empresas

Si bien administrar su propio negocio puede presentar sus propios desafíos, también es increíblemente gratificante ser su propio jefe. Los dueños de negocios responsables tienen el poder de tomar medidas para administrar mejor su flujo de efectivo para minimizar los almacenamientos de efectivo y un desempeño financiero saludable.

Aquí hay tres pasos que los dueños de negocios pueden tomar para evitar tener problemas de flujo de efectivo:

1. Evalúa el desempeño de tu negocio

Debe intentar realizar un análisis de flujo de efectivo al menos una vez al mes. Para las empresas que involucran gastos y facturación más frecuentes, una evaluación de desempeño semanal es mejor para realizar un seguimiento del flujo de efectivo. Realizar un análisis de flujo de efectivo lo ayuda a tener una idea de los flujos y reflujos financieros de su negocio y le brinda una idea de un punto de referencia en el que tiende a obtener ganancias netas en promedio.

Para realizar un análisis de flujo de efectivo, determine la cantidad de efectivo que tiene al comienzo del período de evaluación. Luego, ingrese sus gastos y pagos en una columna de salida y otra de entrada, restando y sumando cada uno de su suma inicial de efectivo. Si llega a un número positivo al final de sus cálculos, esto indica que su empresa tiene un flujo de efectivo positivo. Un número negativo indica un flujo de caja negativo.

2. Mantener una reserva de efectivo

Es probable que todas las empresas enfrenten un desafío financiero en algún momento de su ciclo de vida. Ya sea que se trate de una oportunidad de inversión imperdible o de una reparación importante, las empresas deben prepararse para este día manteniendo una reserva de efectivo a la que puedan recurrir.

Cuando se trata de la pregunta de cuán grande debe ser una reserva de efectivo, la respuesta varía según la industria y el estado general de su negocio, por lo que hablar con su asesor financiero es la mejor opción para encontrar el número que mejor se adapte a las necesidades de su negocio. Sin embargo, la mayoría de los Contadores Públicos Certificados (CPA, por sus siglas en inglés) sugieren que los gastos de 3 a 6 meses son una cantidad adecuada para preparar a las empresas para desafíos inciertos.

3. Esté atento al cobro de cuentas por pagar

Cuando sea posible, marque las facturas como pagaderas inmediatamente y reduzca sus plazos de pago a no más de 14 días. Esto mantiene los pagos pendientes frescos en la mente de sus clientes. En la marca de dos semanas, comuníquese siempre con los titulares de pagos morosos para enviarles un mensaje de que espera que los pagos se realicen a tiempo y para establecer la expectativa de facturas futuras. Manténgase constante acerca de comunicarse con los clientes cada vez que un pago se atrasa para establecer el tono de su relación comercial.

Además, puede incentivar los pagos anticipados para alentar a sus clientes a pagar por adelantado para obtener más fondos comunes en los períodos en los que espera que los gastos de su negocio sean más altos.

El flujo de efectivo es imprescindible para el éxito general de su negocio

La gestión adecuada del flujo de efectivo es esencial para la supervivencia y el éxito general de su negocio. Si bien ciertas empresas son más susceptibles a los problemas de flujo de efectivo, existen pasos que puede tomar para prevenirlos y abordarlos antes de que limiten el potencial a corto y largo plazo de su empresa. Al hacer que el flujo de efectivo sea su amigo, puede preocuparse menos por el dinero y concentrarse en hacer crecer su negocio.

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