3 etapas simples de contabilidade que tomei e que fizeram toda a diferença na gestão do meu negócio online

Feliz Ano Novo!

Posso dizer isso com sinceridade agora, mas não podia há 3 anos.

3 anos atrás meus livros eram um desastre.

Eu não tinha um contador. Eu certamente não sou nenhum contador. Eu mal consigo manter uma lista de tarefas organizada.

Em janeiro de cada ano, eu teria que me esforçar para reunir tudo o que meu contador precisava para reunir os documentos fiscais e arquivar as declarações. Foi um trabalho besta rastrear todas as transações do ano passado.

Meu contador na época não forneceu nenhuma orientação sobre como melhorar as coisas, então eu mergulhei na lama financeira por anos.

Eventualmente, ficou tão ruim que arquivei tarde e sofri uma multa de US $ 6.400.

Eu estou bem pagando impostos, mas pagar multas em cima disso foi a gota d'água proverbial.

No final do dia, eu e meu contador éramos os culpados. Não, não estou citando nomes.

Eu precisava de uma mudança.

Demiti o escritório de contabilidade e contratei um novo.

Minha nova firma de contabilidade anda sobre a água.

Foi difícil no começo, assim como iniciar um regime de exercícios é difícil. Eles me forçaram a colocar meu lado em ordem.

3 passos simples para a sanidade contábil

Minha nova firma de contabilidade me instruiu a fazer três coisas simples que fizeram toda a diferença.

Primeiro , obtenha e configure o Quickbooks. Felizmente, custa apenas US $ 10 por mês. Infelizmente, a configuração inicial é muito trabalhosa. Mais sobre Quickbooks abaixo.

Segundo , faça pagamentos trimestrais de impostos para evitar juros e multas. Isso também alivia a necessidade de obter uma quantia maior de dinheiro no final do ano. Sim, em anos passados ​​eu não tinha ideia de como pagar as parcelas, do que eu devia ou de quanto eu devia. Acabei pagando um pouco de juros e multas. Como eu disse, não tive orientação do meu contador na época.

NOTA: você pode ou não ser obrigado a pagar parcelas de impostos. Isso depende da sua jurisdição fiscal. Só porque eu não significa que você deveria. É melhor verificar com profissionais do imposto.

Terceiro , eu deveria enviar por e-mail todas as planilhas financeiras para meu contador na firma de contabilidade trimestralmente, em vez de no final do ano. No começo, recusei, mas eles me disseram que havia várias vantagens em fazer dessa maneira, que são:

• Com demonstrações de Lucros e Perdas atualizadas ao longo do ano, pude tomar decisões financeiras mais sólidas.
• A contabilidade trimestral me mantém atualizado com aproximadamente quantos impostos devo no momento. No passado, eu estaria me preparando depois do Natal me preocupando com o quanto eu devia. Sempre retive o dinheiro, mas nunca soube se era suficiente. Agora eu sei dentro de um pequeno intervalo o quanto segurar. Na verdade, agora eu pago parcelas de impostos trimestralmente para que tudo seja pago até o final do ano.
• Menos trabalho para todos nós no final do ano: agora que meus livros são atualizados trimestralmente, no final do ano não dá muito trabalho. Acabei de reunir três meses de extratos/planilhas e eles foram finalizados pelo contador.

Vamos falar sobre Quickbooks… o divisor de águas

Quickbooks tem sido um divisor de águas para mim.

Foi uma tonelada de trabalho no início. Eu tive que sincronizar meu cartão de crédito da empresa, contas bancárias e conta Paypal. Na verdade, isso torna o Quickbooks muito poderoso... o fato de você poder sincronizar e importar muitas transações automaticamente. É uma grande economia de tempo. Aquela montanha de trabalho foi apenas o começo.

Então eu tive que configurar as categorias de despesas. No primeiro ano, categorizei uma pilha de transações no Quickbooks. Na verdade, depois de fazer cerca de 30 deles, perguntei à minha firma de contabilidade se eles poderiam fazê-lo. Eles disseram que sim, mas que seria caro. Por outro lado, eles disseram que uma vez que tivessem todas as categorias configuradas e estivessem familiarizados com minhas despesas habituais, isso seria muito rápido e não custaria muito no futuro.

Essa primeira taxa de contabilidade foi enorme porque muito tempo foi gasto para configurar tudo.

Mas agora as taxas são razoáveis. Minha firma de contabilidade faz o trabalho de escrituração e contabilidade. É sem costura. Mais importante, eu gasto talvez 6 horas por ano com essas coisas agora.

E se você fizer isso sozinho?

Se você não estiver em condições de contratar um contador e/ou contador, ainda assim recomendo fortemente o Quickbooks. Embora você precise categorizar suas despesas e outras entradas, uma vez que o sistema está configurado, ele é muito rápido. Você vai economizar uma montanha de tempo.

Eu também recomendo fazê-lo mensalmente ou trimestralmente em vez de uma vez por ano. Dessa forma, você saberá quanto lucro tem e poderá tomar decisões financeiras sobre o que deve fazer.

Por exemplo, e cada jurisdição é diferente, mas na minha jurisdição, se os lucros da empresa excederem um determinado valor, a alíquota do imposto corporativo quase dobra. Isso significa que, se possível, é uma boa ideia manter os lucros abaixo de um determinado valor. Se eu esperar muito, tenho menos ou nenhuma opção para controlar os níveis de lucro.

Felizmente nesta linha de trabalho sempre posso gastar em conteúdo que será então uma despesa para reduzir os lucros.

Se você mantiver seus Quickbooks em boa forma ao longo do ano, contratar um contador para finalizar as devoluções não custará muito. Eles simplesmente conectam as informações ao software de preparação de impostos e cospem os resultados. É provável que você possa comprar software semelhante e fazê-lo você mesmo.

Mas tudo decorre do Quickbooks, que torna todo o processo muito mais fácil, independentemente de como você faz a preparação do documento fiscal.

Que tal contratar um contador separado de sua empresa de contabilidade?

Esta é uma opção viável. Além disso, os contadores freelancers tendem a cobrar muito menos por hora do que as firmas de contabilidade cobram por seus contadores internos. Apesar disso, optei por usar os contadores internos porque acho que há economia de tempo por ser mais transparente.

Eu havia contratado um guarda-livros independente do meu escritório de contabilidade anos atrás e era um incômodo. Passei muito tempo trocando e-mails. Eu não entendi nada. Agora que tudo é tratado sob o mesmo teto, tenho um contato e tudo está perfeitamente atualizado em seus sistemas.

Dito isto, se você conseguir que um contador independente entre em sincronia com seu contador, esse pode ser o melhor caminho a seguir, supondo que eles de fato trabalhem em sincronia. Novamente, o Quickbooks provavelmente ajudará com isso.

Você pode usar outro software além do Quickbooks?

Eu suspeito que você pode. Disseram-me para obter Quickbooks, então não me preocupei em procurar outras opções. Esta é uma pergunta para o seu contador. Eu iria com o que funciona melhor com seus sistemas. Afinal, você usa o Quickbooks para acelerar as coisas e custar menos em taxas de contabilidade. Se você fizer tudo sozinho, escolha um software de contabilidade que você acha que atenderá melhor às suas necessidades de A a Z.

A chave na escolha do software de contabilidade é que ele sincronize com todas as suas contas para que as transações sejam importadas automaticamente. Em seguida, o software precisa sincronizar com o software de preparação de documentos fiscais. Se ele pode fazer tudo isso, provavelmente está bem.

Dicas adicionais

• Vale a pena pagar um contador para aconselhamento sobre os serviços de preparação de impostos.
• Errar do lado da prudência ao reivindicar despesas. Se em algum lugar perto de questionável, eu pergunto. Prefiro não reivindicar uma despesa legítima do que reivindicar algo que não deveria ter que acionar uma auditoria ou algo pior.
• Não suponha nada. Eu assumi antes e estava errado. Agora eu pergunto. Toda vez que pergunto algo ao meu contador, é adicionado à conta, mas é um dinheiro bem gasto.
• Possuir uma corporação é caro e pode não ser a melhor estrutura legal para sua situação. Antes de criar uma corporação, procure aconselhamento jurídico contábil. A preparação do imposto corporativo é cara – muito mais cara no Canadá do que as declarações de impostos pessoais. Embora existam benefícios, nem sempre é a opção ideal para todas as situações.
• Forneça o que seu contador/contador pede rapidamente. Quanto mais rápido eles tiverem o que precisam, maior a probabilidade de fazê-lo com tempo de sobra. Francamente, estou impressionado com o pouco tempo que os contadores obtêm desde que recebemos vários documentos dos bancos até o prazo de arquivamento. É um momento brutal para os contadores.

Quatro dicas importantes

1. Use um software de contabilidade para economizar muito tempo e ajudar a organizar tudo. Invista tempo para configurá-lo o máximo possível. O esforço inicial pagará dividendos por anos.
2. Mantenha seus livros atualizados ao longo do ano para que você saiba onde está e evite problemas/resolva problemas antes que se tornem problemas maiores.
3. Faça o possível para reter os impostos devidos e/ou parcelar para não acabar devendo mais do que tem em mãos no final do ano (ou se preocupar se tem o suficiente). Isso se aplica a qualquer empresa, LLC e/ou pessoal. Não é divertido começar o ano devendo impostos atrasados ​​às autoridades fiscais.
4. Pague e arquive no prazo para evitar juros e multas desnecessários. Juros e multas sobre impostos devidos é um enorme desperdício de dinheiro que pode ser usado de maneiras muito melhores. Eu sei por experiência pessoal.