3 sencillos pasos de contabilidad que tomé y que marcaron la diferencia en la gestión de mi negocio en línea

¡Feliz año nuevo!

Puedo decir eso sinceramente ahora, pero no podía hace 3 años.

Hace 3 años mis libros eran un desastre.

Yo no tenía contador. Ciertamente no soy contador. Apenas puedo mantener organizada una lista de tareas pendientes.

En enero de cada año, tenía que luchar para recolectar todo lo que mi contador necesitaba para armar los documentos fiscales y presentar las declaraciones. Fue una bestia de trabajo rastrear cada transacción durante el último año.

Mi contador en ese momento no me brindó orientación sobre cómo mejorar las cosas, así que me revolqué en la basura financiera durante años.

Eventualmente, se puso tan mal que presenté mi solicitud tarde y sufrí una multa de $6,400.

Estoy bien pagando impuestos, pero pagar multas además de eso fue la gota que colmó el vaso.

Al final del día, tanto yo como mi contador tuvimos la culpa. No, no estoy dando nombres.

Necesitaba un cambio.

Despidí a la firma de contabilidad y contraté una nueva.

Mi nueva firma de contabilidad camina sobre el agua.

Al principio fue difícil, como lo es comenzar un régimen de ejercicios. Me obligaron a poner mi lado en orden.

3 sencillos pasos para la cordura contable

Mi nueva firma de contabilidad me indicó que hiciera tres cosas simples que marcaron la diferencia.

Primero , obtenga y configure Quickbooks. Afortunadamente, cuesta solo $ 10 por mes. Desafortunadamente, la configuración inicial es mucho trabajo. Más información sobre Quickbooks a continuación.

En segundo lugar , realice pagos de impuestos trimestrales para evitar intereses y multas. Esto también alivia tener que aportar una mayor suma de dinero al final del año. Sí, en años pasados ​​no tenía idea de cómo pagar las cuotas, qué se suponía que debía hacer o cuánto debía. Terminé pagando bastante en intereses y multas. Como dije, no tenía orientación de mi contador en ese momento.

NOTA: puede o no estar obligado a pagar cuotas de impuestos. Eso depende de su jurisdicción fiscal. El hecho de que yo lo haga no significa que tú debas hacerlo. Es mejor verificar con profesionales de impuestos.

En tercer lugar , debía enviar por correo electrónico todas las hojas de cálculo financieras a mi tenedor de libros en la firma de contabilidad trimestralmente en lugar de al final del año. Al principio me resistí a esto, pero me dijeron que había varias ventajas en hacerlo de esta manera, que son:

• Con estados de pérdidas y ganancias actualizados durante todo el año, pude tomar decisiones financieras más sólidas.
• La contabilidad trimestral me mantiene al día con la cantidad aproximada de impuestos que debo en ese momento. En el pasado, me preparaba después de Navidad preocupándome por cuánto debía. Siempre retuve el dinero, pero nunca supe si era suficiente. Ahora sé dentro de un pequeño rango cuánto contener. En realidad, ahora pago las cuotas de impuestos trimestralmente para que todo esté pagado a fin de año.
• Menos trabajo para todos nosotros al final del año: ahora que mis libros se actualizan trimestralmente, al final del año no hay mucho trabajo. Acabo de redondear tres meses de estados de cuenta/hojas de cálculo y el tenedor de libros los termina rápidamente.

Hablemos de Quickbooks... el cambio de juego

Quickbooks ha sido un cambio de juego para mí.

Fue un montón de trabajo al principio. Tuve que sincronizar la tarjeta de crédito de mi empresa, las cuentas bancarias y la cuenta de Paypal. En realidad, esto hace que Quickbooks sea muy poderoso... el hecho de que puedas sincronizar e importar muchas transacciones automáticamente. Es un gran ahorro de tiempo. Esa montaña de trabajo fue solo el comienzo.

Luego tuve que configurar categorías de gastos. El primer año clasifiqué un montón de transacciones en Quickbooks. De hecho, después de hacer unos 30 de ellos, le pedí a mi firma de contabilidad si podían hacerlo. Dijeron que sí, pero que sería costoso. Por otro lado, dijeron que una vez que tuvieran todas las categorías configuradas y estuvieran familiarizados con mis gastos habituales, iría muy rápido y no costaría mucho en el futuro.

Esa primera tarifa de contabilidad fue enorme porque se dedicó mucho tiempo a configurar todo.

Pero ahora las tarifas son razonables. Mi firma de contabilidad hace tanto el trabajo de teneduría de libros como el de contabilidad. Es perfecto. Lo más importante es que paso unas 6 horas al año en estas cosas ahora.

¿Y si lo haces tú mismo?

Si no está en condiciones de contratar a un tenedor de libros y/o contador, le recomiendo Quickbooks. Si bien tendrá que categorizar sus gastos y otras entradas, una vez que se configura el sistema, funciona muy rápido. Te ahorrarás una montaña de tiempo.

También recomiendo hacerlo mensual o trimestralmente en lugar de una vez al año. De esta manera, sabrá cuánto beneficio tiene y luego podrá tomar decisiones financieras sobre lo que debe hacer.

Por ejemplo, y cada jurisdicción es diferente, pero en mi jurisdicción, si las ganancias de la empresa superan una cierta cantidad, la tasa del impuesto corporativo casi se duplica. Eso significa que, si es posible, es una buena idea mantener las ganancias por debajo de cierta cantidad. Si espero demasiado, tengo menos o ninguna opción para controlar los niveles de ganancias.

Afortunadamente en esta línea de trabajo siempre puedo gastar en contenido que luego será un gasto para reducir las ganancias.

Si mantiene sus Quickbooks en buen estado durante todo el año, contratar a un contador para terminar las devoluciones no le costará mucho. Simplemente introducen la información en el software de preparación de impuestos y escupen los resultados. Lo más probable es que pueda comprar un software similar y hacerlo usted mismo.

Pero todo se deriva de Quickbooks, que hace que todo el proceso sea mucho más fácil, independientemente de cómo realice la preparación de documentos fiscales.

¿Qué hay de contratar a un tenedor de libros por separado de su firma de contabilidad?

Esta es una opción viable. Además, los tenedores de libros independientes tienden a cobrar mucho menos por hora de lo que cobran las firmas de contabilidad por sus tenedores de libros internos. A pesar de esto, opté por usar los tenedores de libros internos porque creo que se ahorra tiempo porque es más fluido.

Había contratado a un tenedor de libros independientemente de mi firma de contabilidad hace años y era una molestia. Pasé un montón de tiempo enviando correos electrónicos de ida y vuelta. No entendí nada. Ahora que todo se maneja bajo un mismo techo, tengo un contacto y todo está perfectamente actualizado dentro de sus sistemas.

Dicho esto, si puede conseguir que un tenedor de libros independiente se sincronice con su contador, esa podría ser la mejor manera de hacerlo, suponiendo que de hecho trabajen sincronizados. Nuevamente, Quickbooks probablemente ayudará con esto.

¿Se puede utilizar otro software que no sea Quickbooks?

Sospecho que puedes. Me dijeron que comprara Quickbooks, así que no me molesté en buscar otras opciones. Esta es una pregunta para su contador. Iría con lo que funcione mejor con sus sistemas. Después de todo, utiliza Quickbooks para que las cosas vayan más rápido y le cueste menos en gastos de contabilidad. Si lo hace todo usted mismo, elija un software de contabilidad que crea que satisfará mejor sus necesidades de la A a la Z.

La clave para elegir un software de contabilidad es que se sincroniza con todas sus cuentas para que las transacciones se importen automáticamente. Luego, el software debe sincronizarse con el software de preparación de documentos fiscales. Si puede hacer todo esto, probablemente esté bien.

Consejos adicionales

• Vale la pena pagarle a un contador para que le aconseje además de los servicios de preparación de impuestos.
• Errar por el lado de la prudencia al reclamar gastos. Si en algún lugar cerca de cuestionable, pregunto. Prefiero no reclamar un gasto legítimo que reclamar algo que no debería tener y que luego desencadena una auditoría o algo peor.
• No asumas nada. He asumido antes y estaba equivocado. Ahora pregunto. Cada vez que le pregunto algo a mi contador, se agrega a la factura, pero es dinero bien gastado.
• Ser propietario de una corporación es costoso y puede que no sea la mejor estructura legal para su situación. Antes de crear una sociedad anónima, obtenga una asesoría legal contable. La preparación de impuestos corporativos es costosa, mucho más costosa en Canadá que las declaraciones de impuestos personales. Si bien hay beneficios, no siempre es la opción óptima para todas las situaciones.
• Proporcione lo que su contador / tenedor de libros le pida rápidamente. Cuanto más rápido tengan lo que necesitan, es más probable que lo hagan con tiempo de sobra. Francamente, me sorprende el poco tiempo que pasan los contadores desde que recibimos varios documentos de los bancos hasta la fecha límite de presentación. Es un momento brutal para los contadores.

Cuatro conclusiones clave

1. Use un software de contabilidad para ahorrarle mucho tiempo y ayudarlo a organizar todo. Invierta el tiempo para configurarlo tanto como sea posible. El esfuerzo inicial pagará dividendos durante años.
2. Mantenga sus libros actualizados durante todo el año para que sepa dónde se encuentra y evite cualquier problema o solucione problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.
3. Haga todo lo posible por retener los impuestos adeudados y/o pagar a plazos para que no termine debiendo más de lo que tiene a mano al final del año (o preocupándose de si tiene suficiente a mano). Esto se aplica a cualquier empresa, LLC y/o personal. No es divertido comenzar el año debiendo impuestos atrasados ​​a las autoridades fiscales.
4. Pague y presente su declaración a tiempo para evitar el despilfarro de intereses y multas. Los intereses y multas sobre los impuestos adeudados son una gran pérdida de dinero que se puede utilizar de maneras mucho mejores. Sé por experiencia personal.