3 einfache Schritte zur Buchhaltung, die ich unternommen habe und die den Unterschied bei der Verwaltung meines Online-Geschäfts ausgemacht haben

Frohes neues Jahr!

Ich kann das jetzt aufrichtig sagen, aber vor 3 Jahren konnte ich das nicht.

Vor 3 Jahren waren meine Bücher eine Katastrophe.

Ich hatte keinen Buchhalter. Ich bin sicherlich kein Buchhalter. Ich kann kaum eine To-Do-Liste organisieren.

Jedes Jahr im Januar musste ich alles zusammentragen, was mein Buchhalter brauchte, um Steuerdokumente zusammenzustellen und die Erklärungen einzureichen. Es war ein Riesenjob, jede Transaktion des vergangenen Jahres aufzuspüren.

Mein damaliger Buchhalter gab mir keine Anleitung, wie man die Dinge verbessern könnte, also suhlte ich mich jahrelang im Finanzdreck.

Schließlich wurde es so schlimm, dass ich mich zu spät meldete und eine Strafe von 6.400 Dollar erlitt.

Es geht mir gut, Steuern zu zahlen, aber Strafen obendrauf zu zahlen, war das sprichwörtliche Fass zum Überlaufen.

Am Ende des Tages waren sowohl ich als auch mein Buchhalter schuld. Nein, ich nenne keine Namen.

Ich brauchte eine Veränderung.

Ich habe die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gefeuert und eine neue eingestellt.

Meine neue Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geht über Wasser.

Am Anfang war es hart, genauso wie es hart ist, ein Trainingsprogramm zu beginnen. Sie zwangen mich, meine Seite in Ordnung zu bringen.

3 einfache Schritte zur Buchführung

Meine neue Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat mich angewiesen, drei einfache Dinge zu tun, die den Unterschied gemacht haben.

Holen Sie sich zunächst Quickbooks und richten Sie sie ein. Glücklicherweise kostet es nur 10 $ pro Monat. Leider macht die Ersteinrichtung viel Arbeit. Mehr zu Quickbooks weiter unten.

Zweitens , zahlen Sie vierteljährliche Steuerzahlungen, um Zinsen und Strafen zu vermeiden. Dies erleichtert auch, am Ende des Jahres eine größere Summe Geld aufbringen zu müssen. Ja, ich hatte in den vergangenen Jahren keine Ahnung, wie ich Raten zahlen soll, was ich soll oder wie viel ich schulde. Am Ende zahlte ich ziemlich viel an Zinsen und Strafen. Wie ich schon sagte, hatte ich damals keine Anleitung von meinem Buchhalter.

HINWEIS: Möglicherweise müssen Sie Steuerraten zahlen oder nicht. Das hängt von Ihrer Steuerhoheit ab. Nur weil ich es tue, heißt das nicht, dass du es tun solltest. Lassen Sie sich am besten von Steuerexperten beraten.

Drittens sollte ich alle Finanztabellen vierteljährlich anstatt am Ende des Jahres per E-Mail an meinen Buchhalter bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft senden. Zuerst habe ich mich dagegen gewehrt, aber sie sagten mir, dass es mehrere Vorteile hätte, dies auf diese Weise zu tun, und zwar:

• Mit aktualisierten Gewinn- und Verlustrechnungen im Laufe des Jahres konnte ich fundiertere finanzielle Entscheidungen treffen.
• Die vierteljährliche Buchhaltung hält mich auf dem Laufenden, wie viel Steuern ich zu diesem Zeitpunkt ungefähr schulde. In der Vergangenheit machte ich mir nach Weihnachten Sorgen darüber, wie viel ich schuldete. Ich habe immer Geld zurückgehalten, aber ich wusste nie, ob es genug war. Jetzt weiß ich in einem kleinen Bereich, wie viel ich zurückhalten muss. Eigentlich zahle ich jetzt vierteljährlich Steuerraten, damit bis zum Jahresende alles bezahlt ist.
• Weniger Arbeit für uns alle zum Jahresende: Jetzt, da meine Bücher vierteljährlich aktualisiert werden, ist es zum Jahresende überhaupt nicht viel Arbeit. Ich fasse gerade die Kontoauszüge/Tabellenkalkulationen von drei Monaten zusammen und sie werden vom Buchhalter im Handumdrehen fertig gestellt.

Lassen Sie uns über Quickbooks sprechen… den Spielwechsler

Quickbooks war für mich ein Game-Changer.

Am Anfang war es eine Menge Arbeit. Ich musste meine Firmenkreditkarte, Bankkonten und mein Paypal-Konto synchronisieren. Tatsächlich macht das Quickbooks sehr leistungsfähig… die Tatsache, dass Sie viele Transaktionen automatisch synchronisieren und importieren können. Es ist eine enorme Zeitersparnis. Dieser Berg an Arbeit war nur der Anfang.

Dann musste ich Ausgabenkategorien einrichten. Im ersten Jahr habe ich einen Haufen Transaktionen in Quickbooks kategorisiert. Nachdem ich ungefähr 30 davon gemacht hatte, fragte ich meine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, ob sie das machen könnten. Sie sagten ja, aber dass es teuer werden würde. Auf der anderen Seite sagten sie, sobald sie alle Kategorien eingerichtet hätten und mit meinen üblichen Ausgaben vertraut seien, würde es sehr schnell gehen und später nicht viel kosten.

Diese erste Buchhaltungsgebühr war enorm, weil viel Zeit darauf verwendet wurde, alles einzurichten.

Aber jetzt sind die Gebühren angemessen. Meine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft führt sowohl die Buchhaltung als auch die Buchhaltungsarbeit durch. Es ist nahtlos. Am wichtigsten ist, dass ich jetzt vielleicht 6 Stunden pro Jahr mit diesem Zeug verbringe.

Was ist, wenn du es selbst machst?

Wenn Sie nicht in der Lage sind, einen Buchhalter und/oder Buchhalter einzustellen, empfehle ich Quickbooks dennoch nachdrücklich. Während Sie Ihre Ausgaben und andere Einträge kategorisieren müssen, geht es nach der Einrichtung des Systems sehr schnell. Sie sparen sich einen Berg Zeit.

Ich empfehle auch, dies monatlich oder vierteljährlich statt einmal im Jahr zu tun. Auf diese Weise wissen Sie, wie viel Gewinn Sie haben, und können dann finanzielle Entscheidungen treffen, was Sie tun sollten.

Zum Beispiel, und jede Gerichtsbarkeit ist anders, aber in meiner Gerichtsbarkeit verdoppelt sich der Körperschaftsteuersatz fast, wenn die Unternehmensgewinne einen bestimmten Betrag überschreiten. Das heißt, wenn irgend möglich, ist es eine gute Idee, Gewinne unter einem bestimmten Betrag zu halten. Wenn ich zu lange warte, habe ich weniger oder gar keine Möglichkeiten, das Gewinnniveau zu kontrollieren.

Glücklicherweise kann ich in dieser Branche immer Geld für Inhalte ausgeben, was dann eine Ausgabe ist, die den Gewinn schmälert.

Wenn Sie Ihre Quickbooks das ganze Jahr über in gutem Zustand halten, wird es nicht viel kosten, einen Buchhalter einzustellen, um die Steuererklärungen abzuschließen. Sie stecken die Informationen einfach in eine Steuervorbereitungssoftware und spucken die Ergebnisse aus. Wahrscheinlich können Sie ähnliche Software kaufen und es selbst tun.

Aber alles stammt von Quickbooks, was den gesamten Prozess so viel einfacher macht, unabhängig davon, wie Sie bei der Erstellung von Steuerdokumenten vorgehen.

Wie wäre es mit der Einstellung eines Buchhalters getrennt von Ihrer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft?

Dies ist eine praktikable Option. Außerdem berechnen freiberufliche Buchhalter in der Regel viel weniger pro Stunde als Wirtschaftsprüfungsunternehmen für ihre internen Buchhalter. Trotzdem habe ich mich für die internen Buchhalter entschieden, weil ich denke, dass es eine Zeitersparnis gibt, da es nahtloser ist.

Ich hatte vor Jahren unabhängig von meiner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft einen Buchhalter eingestellt, und das war ein Ärgernis. Ich verbrachte eine Menge Zeit damit, E-Mails hin und her zu schicken. Ich habe nichts in den Griff bekommen. Jetzt, da alles unter einem Dach gehandhabt wird, habe ich einen Ansprechpartner und alles ist in ihren Systemen nahtlos auf dem neuesten Stand.

Wenn Sie jedoch einen unabhängigen Buchhalter dazu bringen können, sich mit Ihrem Buchhalter zu synchronisieren, könnte dies der ultimative Weg sein, vorausgesetzt, sie arbeiten tatsächlich synchron. Auch hier wird Quickbooks wahrscheinlich dabei helfen.

Können Sie andere Software als Quickbooks verwenden?

Ich vermute, Sie können. Mir wurde gesagt, ich solle Quickbooks kaufen, also habe ich mir nicht die Mühe gemacht, nach anderen Optionen zu suchen. Dies ist eine Frage für Ihren Buchhalter. Ich würde mit dem gehen, was am besten mit ihren Systemen funktioniert. Schließlich verwenden Sie Quickbooks, um die Dinge schneller zu machen und weniger Buchhaltungsgebühren zu zahlen. Wenn Sie alles selbst machen, dann wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, von der Sie glauben, dass sie Ihre Anforderungen von A bis Z am besten erfüllt.

Der Schlüssel bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware ist, dass sie mit all Ihren Konten synchronisiert wird, sodass Transaktionen automatisch importiert werden. Dann muss die Software mit der Software zur Erstellung von Steuerdokumenten synchronisiert werden. Wenn es das alles kann, ist es wahrscheinlich in Ordnung.

Zusätzliche Tipps

• Es lohnt sich, einen Buchhalter für die Beratung zusätzlich zu den Steuervorbereitungsdiensten zu bezahlen.
• Gehen Sie bei der Geltendmachung von Ausgaben auf Nummer sicher. Wenn es irgendwo fragwürdig ist, frage ich. Ich würde lieber keine berechtigten Kosten geltend machen, als etwas zu verlangen, das ich nicht haben sollte, das dann eine Prüfung oder Schlimmeres auslöst.
• Vermute nichts. Ich habe vorher angenommen und lag falsch. Jetzt frage ich. Jedes Mal, wenn ich meinen Buchhalter etwas frage, wird es der Rechnung hinzugefügt, aber das Geld ist gut angelegt.
• Der Besitz einer Gesellschaft ist teuer und möglicherweise nicht die beste Rechtsform für Ihre Situation. Lassen Sie sich vor der Gründung einer Kapitalgesellschaft rechtlich beraten. Die Erstellung der Körperschaftssteuer ist kostspielig – in Kanada viel teurer als die Steuererklärung für Privatpersonen. Obwohl es Vorteile gibt, ist es nicht immer die optimale Option für alle Situationen.
• Stellen Sie schnell bereit, wonach Ihr Buchhalter/Buchhalter fragt. Je schneller sie haben, was sie brauchen, desto wahrscheinlicher werden sie es mit der verbleibenden Zeit erledigen. Ehrlich gesagt bin ich erstaunt, wie wenig Zeit Buchhalter haben, wenn wir verschiedene Dokumente von Banken bis zur Einreichungsfrist erhalten. Es ist eine brutale Zeit für Buchhalter.

Vier wichtige Take-Aways

1. Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, um eine Menge Zeit zu sparen und alles zu organisieren. Investieren Sie so viel Zeit wie möglich in die Einrichtung. Die Vorleistung wird sich jahrelang auszahlen.
2. Halten Sie Ihre Bücher das ganze Jahr über auf dem neuesten Stand, damit Sie wissen, wo Sie stehen, und Probleme vermeiden/beheben, bevor sie zu größeren Problemen werden.
3. Geben Sie Ihr Bestes, um fällige Steuern zurückzuhalten und/oder zahlen Sie in Raten, damit Sie am Ende des Jahres nicht mehr Schulden haben, als Sie zur Hand haben (oder sich Sorgen darüber machen, ob Sie genug zur Hand haben). Dies gilt für alle Unternehmen, LLCs und/oder Personen. Es macht keinen Spaß, das Jahr damit zu beginnen, dem Finanzamt Steuernachzahlungen zu schulden.
4. Bezahlen und archivieren Sie pünktlich, um unnötige Zinsen und Strafen zu vermeiden. Zinsen und Strafen für geschuldete Steuern sind eine riesige Geldverschwendung, die auf weitaus bessere Weise verwendet werden kann. Ich weiß aus eigener Erfahrung.