Çevrimiçi İşimi Yönetirken Tüm Farkı Yaratan 3 Basit Defter Tutma Adımı

Yeni Yılın Kutlu Olsun!

Bunu şimdi içtenlikle söyleyebilirim ama 3 yıl önce söyleyemezdim.

3 yıl önce kitaplarım bir felaketti.

Bir muhasebecim yoktu. Kesinlikle muhasebeci değilim. Yapılacaklar listesini zar zor düzenli tutabiliyorum.

Her yıl Ocak ayında, vergi belgelerini bir araya getirmek ve iadeleri dosyalamak için muhasebecimin ihtiyaç duyduğu her şeyi toplamam gerekiyordu. Geçen yılki her işlemin izini sürmek tam bir canavardı.

O zamanki muhasebecim, işlerin nasıl iyileştirileceğine dair hiçbir rehberlik sağlamadı, bu yüzden yıllarca mali pisliğin içinde yuvarlandım.

Sonunda, o kadar kötüye gitti ki geç başvurdum ve 6.400 dolar ceza aldım.

Vergi ödemekte iyiyim ama bunun üzerine ceza ödemek atasözü çöp oldu.

Günün sonunda hem ben hem de muhasebeci suçluyduk. Hayır, isim vermiyorum.

Bir değişikliğe ihtiyacım vardı.

Muhasebe firmasını kovdum ve yeni bir tane tuttum.

Yeni muhasebe firmam su üzerinde yürüyor.

İlk başta zordu, tıpkı bir egzersiz rejimine başlamanın zor olması gibi. Benim tarafımı düzene sokmam için beni zorladılar.

Muhasebe akıl sağlığı için 3 basit adım

Yeni muhasebe firmam, tüm farkı yaratan üç basit şeyi yapmamı istedi.

İlk önce Quickbook'ları alın ve kurun. Neyse ki, ayda sadece 10 dolara mal oluyor. Ne yazık ki, ilk kurulum çok fazla iş. Aşağıdaki Quickbook'lar hakkında daha fazla bilgi.

İkincisi , faiz ve cezalardan kaçınmak için üç ayda bir vergi ödemeleri yapın. Bu aynı zamanda yıl sonunda daha büyük miktarda para bulma zorunluluğunu da ortadan kaldırır. Evet, geçmiş yıllarda taksitleri nasıl ödeyeceğimi, ne kadar borcum olduğunu bilmiyordum. Sonunda biraz faiz ve ceza ödedim. Dediğim gibi, o zaman muhasebecimden herhangi bir yönlendirme almadım.

NOT: Vergi taksitlerini ödemeniz gerekebilir veya olmayabilir. Bu sizin vergi yetki alanınıza kalmış. Benim yaptığım için yapman gerektiği anlamına gelmez. Vergi uzmanlarıyla doğrulamak en iyisidir.

Üçüncüsü , tüm finansal tabloları yıl sonu yerine üç ayda bir muhasebe firmasındaki muhasebecime e-posta ile gönderecektim. İlk başta buna karşı çıktım ama bana bu şekilde yapmanın birkaç avantajı olduğunu söylediler:

• Yıl boyunca güncellenen Kar ve Zarar tabloları ile daha sağlıklı finansal kararlar verebildim.
• Üç aylık defter tutma, o sırada borçlu olduğum yaklaşık ne kadar vergi konusunda beni güncel tutar. Geçmişte, Noel'den sonra ne kadar borcum olduğu konusunda endişelenirdim. Her zaman parayı geri tuttum ama yeterli olup olmadığını asla bilemedim. Şimdi küçük bir aralıkta ne kadar tutacağımı biliyorum. Aslında, şimdi üç ayda bir vergi taksitleri ödüyorum, bu yüzden her şey yıl sonuna kadar ödeniyor.
• Yıl sonu hepimize daha az iş geliyor: Artık kitaplarım üç ayda bir güncellendiğine göre, yıl sonuna gelindiğinde pek iş olmuyor. Ben sadece üç aylık tabloları/e-tabloları topladım ve bunlar, muhasebeci çabucak bölündü tarafından tamamlandı.

Quickbooks hakkında konuşalım… oyun değiştirici

Quickbooks benim için bir oyun değiştirici oldu.

Başlangıçta bir ton iş vardı. Şirket kredi kartımı, banka hesaplarımı ve Paypal hesabımı senkronize etmek zorunda kaldım. Aslında bu, Quickbooks'u çok güçlü kılıyor… birçok işlemi otomatik olarak senkronize edip içe aktarabilmeniz. Bu büyük bir zaman tasarrufu. Bu dağ işi sadece bir başlangıçtı.

Sonra gider kategorileri kurmak zorunda kaldım. İlk yıl Quickbooks'ta bir yığın işlemi kategorize ettim. Aslında 30 kadarını yaptıktan sonra muhasebe firmama yapabilirler mi diye sordum. Evet dediler ama bunun maliyetli olacağını söylediler. Diğer taraftan, tüm kategorileri kurduklarında ve her zamanki harcamalarıma aşina olduklarında, çok hızlı gideceğini ve yolun aşağısında fazla bir maliyeti olmayacağını söylediler.

İlk muhasebe ücreti çok büyüktü çünkü her şeyi ayarlamak için çok zaman harcandı.

Ama şimdi ücretler makul. Muhasebe firmam hem muhasebe hem de muhasebe işlerini yapıyor. Sorunsuz. En önemlisi, şimdi bu şeylere yılda belki 6 saat harcıyorum.

Peki ya kendin yaparsan?

Bir muhasebeci ve/veya muhasebeci tutacak durumda değilseniz, yine de Quickbooks'u şiddetle tavsiye ederim. Harcamalarınızı ve diğer girdilerinizi kategorilere ayırmanız gerekecek olsa da, sistem kurulduktan sonra çok hızlı ilerliyor. Kendinize bir zaman dağı kurtaracaksınız.

Ayrıca yılda bir kez yerine ayda bir veya üç ayda bir yapmanızı tavsiye ederim. Bu şekilde ne kadar kârınız olduğunu bileceksiniz ve ne yapmanız gerektiğine dair finansal kararlar verebilirsiniz.

Örneğin, her yargı alanı farklıdır, ancak benim yetki alanımda, şirket kârları belirli bir miktarı aşarsa, kurumlar vergisi oranı neredeyse iki katına çıkar. Bu, eğer mümkünse, karı belirli bir miktarın altında tutmanın iyi bir fikir olduğu anlamına gelir. Çok uzun süre beklersem, kar seviyelerini kontrol etmek için daha az seçeneğim olur veya hiç seçeneğim kalmaz.

Neyse ki bu iş kolunda her zaman, daha sonra karı azaltmak için bir masraf olacak içeriğe harcayabilirim.

Quickbook'larınızı yıl boyunca iyi durumda tutarsanız, iadeleri bitirmek için bir muhasebeci tutmak çok maliyetli olmaz. Bilgileri vergi hazırlama yazılımına bağlarlar ve sonuçları tükürürler. Muhtemelen benzer bir yazılım satın alabilir ve kendiniz yapabilirsiniz.

Ancak bunların tümü, vergi belgesi hazırlama konusunda nasıl ilerlediğinize bakılmaksızın tüm süreci çok daha kolay hale getiren Quickbooks'tan kaynaklanmaktadır.

Muhasebe firmanızdan ayrı bir muhasebeci tutmaya ne dersiniz?

Bu uygulanabilir bir seçenektir. Ayrıca, serbest çalışan muhasebeciler, muhasebe firmalarının kendi muhasebecileri için ücretlendirdiğinden saat başına çok daha az ücret alma eğilimindedir. Buna rağmen şirket içi muhasebecileri kullanmayı tercih ettim çünkü daha sorunsuz olduğu için zaman kazandırdığını düşünüyorum.

Yıllar önce muhasebe firmamdan bağımsız olarak bir muhasebeci tutmuştum ve bu bir baş belasıydı. İleri geri e-posta göndermek için bir ton zaman harcadım. Hiçbir şeye hakim olmadım. Artık her şey tek bir çatı altında ele alınıyor, tek bir muhatabım var ve sistemlerinde her şey sorunsuz bir şekilde güncel.

Bununla birlikte, muhasebecinizle senkronize olacak bağımsız bir muhasebeci bulabilirseniz, aslında senkronize çalıştıklarını varsaymanın nihai yolu bu olabilir. Yine, Quickbooks muhtemelen bu konuda yardımcı olacaktır.

Quickbooks dışında bir yazılım kullanabilir misiniz?

Yapabileceğinden şüpheleniyorum. Quickbook'ları almam söylendi, bu yüzden diğer seçeneklere bakma zahmetine girmedim. Bu, muhasebeciniz için bir soru. Sistemlerine en uygun olanı seçerdim. Ne de olsa, işlerin daha hızlı ilerlemesini sağlamak ve muhasebe ücretlerinde size daha az mal olmak için Quickbook'ları kullanıyorsunuz. Hepsini kendiniz yapıyorsanız, ihtiyaçlarınızı A'dan Z'ye en iyi şekilde karşılayacağını düşündüğünüz bir muhasebe yazılımı seçin.

Defter tutma yazılımını seçmenin anahtarı, işlemlerin otomatik olarak içe aktarılması için tüm hesaplarınızla senkronize olmasıdır. Ardından yazılımın vergi belgesi hazırlama yazılımı ile senkronize edilmesi gerekir. Bunların hepsini yapabiliyorsa, muhtemelen iyidir.

Ek İpuçları

• Vergi hazırlama hizmetlerinin yanı sıra tavsiye için bir muhasebeciye ödeme yapmaya değer.
• Masrafları talep ederken sağduyulu olun. Şüpheli bir yer varsa, soruyorum. Daha sonra bir denetimi veya daha kötüsünü tetikleyen, sahip olmamam gereken bir şey için talepte bulunmaktansa meşru bir masraf talep etmemeyi tercih ederim.
• Hiçbir şey varsaymayın. Daha önce tahmin etmiştim ve yanılmışım. Şimdi soruyorum. Ne zaman muhasebecime bir şey sorsam, faturaya ekleniyor ama bu iyi harcanmış bir para.
• Bir şirkete sahip olmak pahalıdır ve durumunuz için en iyi yasal yapı olmayabilir. Bir şirket kurmadan önce, yasal tavsiye alın ve muhasebe yapın. Kurumlar vergisi hazırlama maliyetlidir – Kanada'da kişisel vergi beyannamelerinden çok daha maliyetlidir. Faydaları olsa da, tüm durumlar için her zaman en uygun seçenek değildir.
• Muhasebecinizin/muhasebecinizin istediğini çabucak sağlayın. İhtiyaç duydukları şeye ne kadar hızlı sahip olurlarsa, o kadar fazla zaman ayırarak halletmeleri daha olasıdır. Açıkçası, bankalardan çeşitli belgeleri aldığımız andan son başvuru tarihine kadar muhasebecilerin ne kadar az zaman aldığına şaşırdım. Muhasebeciler için acımasız bir zaman.

Dört anahtar çıkarım

1. Size çok zaman kazandırmak ve her şeyi organize etmenize yardımcı olmak için defter tutma yazılımını kullanın. Mümkün olduğunca ayarlamak için zaman ayırın. Öndeki çaba, yıllarca temettü ödeyecek.
2. Kitaplarınızı yıl boyunca güncel tutun, böylece nerede olduğunuzu bilirsiniz ve herhangi bir sorundan kaçının/sorunları daha büyük sorunlar haline gelmeden düzeltin.
3. Yıl sonunda elinizde olduğundan (veya elinizde yeterince para olup olmadığı konusunda endişe duymadan) borcunuz kalmaması için, borcunuzu geri ödemek ve/veya taksitler halinde ödemek için elinizden gelenin en iyisini yapın. Bu, herhangi bir şirket, LLC ve/veya kişisel için geçerlidir. Vergi dairelerine geri alınan vergiler için borçlanarak yıla başlamak eğlenceli değil.
4. Faiz ve cezaların boşa gitmesini önlemek için zamanında ödeme yapın ve dosyalayın. Vergi borçları üzerindeki faiz ve cezalar, çok daha iyi şekillerde kullanılabilecek büyük bir para israfıdır. Kendi deneyimimden biliyorum.