我采取的 3 个简单的簿记步骤对管理我的在线业务产生了重大影响

已发表: 2020-01-22

新年快乐！

我现在可以真诚地说，但三年前不能。

3年前，我的书是一场灾难。

我没有簿记员。我当然不是簿记员。我几乎无法将待办事项清单井井有条。

每年一月，我都得忙着收集我的会计师所需的一切，以便整理税务文件并提交申报表。追踪过去一年的每一笔交易是一项艰巨的工作。

我当时的会计师没有就如何改进事情提供任何指导，所以我多年来一直沉迷于财务泥潭。

最终，情况变得如此糟糕，我迟交了 6,400 美元的罚款。

我可以纳税，但除此之外还要支付罚款是众所周知的稻草。

归根结底，我和我的会计师都应该受到责备。不，我不是在命名。

我需要改变。

我解雇了这家会计师事务所并聘请了一家新的。

我的新会计师事务所在水上行走。

一开始很艰难，就像开始锻炼计划一样艰难。他们强迫我整理好自己的立场。

3个简单的步骤来记账

我的新会计师事务所指示我做三件简单的事情，这一切都变得不同了。

首先，获取并设置 Quickbooks。幸运的是，它每月只需 10 美元。不幸的是，初始设置工作量很大。更多关于下面的 Quickbooks。

第二，按季度缴纳税款，避免利息和罚款。这也减轻了必须在年底拿出更多资金的情况。是的，在过去的几年里，我不知道如何分期付款，我应该分期付款或欠多少钱。我最终支付了相当多的利息和罚款。就像我说的，当时我没有得到会计师的指导。

注意：您可能需要也可能不需要分期付款。这取决于您的税务管辖区。仅仅因为我这样做并不意味着你应该这样做。最好与税务专业人士核实。

第三，我将每季度而不是年底将所有财务电子表格通过电子邮件发送给我在会计师事务所的簿记员。起初，我对此犹豫不决，但他们告诉我这样做有几个好处，它们是：

通过全年更新损益表，我可以做出更合理的财务决策。
季度簿记让我及时了解我当时所欠的税款。过去，圣诞节过后我会担心自己欠了多少钱。我总是把钱藏起来，但我不知道这是否足够。现在我知道在一个很小的范围内要抑制多少。实际上，现在我每季度支付一次税款，所以一切都在年底前付清。
到年底，我们所有人的工作量都减少了：现在我的书每季度更新一次，到了年底，根本就没什么工作量了。我只是收集了三个月的报表/电子表格，它们由簿记员 lickety-split 完成。

让我们谈谈 Quickbooks……改变游戏规则

Quickbooks 改变了我的游戏规则。

一开始做了大量的工作。我必须同步我的公司信用卡、银行账户和 Paypal 账户。实际上，这使得 Quickbooks 非常强大……事实上，您可以自动同步和导入许多交易。这是一个巨大的节省时间。那堆积如山的工作仅仅是个开始。

然后我必须设置费用类别。第一年，我在 Quickbooks 中对一堆交易进行了分类。实际上，在做了大约 30 个之后，我问我的会计师事务所是否可以这样做。他们说可以，但代价高昂。另一方面，他们说，一旦他们设置了所有类别并且熟悉了我通常的费用，它会很快并且不会花费太多。

第一笔会计费用是巨大的，因为很多时间都花在了设置上。

但现在收费是合理的。我的会计师事务所同时进行簿记和会计工作。它是无缝的。最重要的是，我现在每年大概会花 6 个小时在这些东西上。

如果你自己做呢？

如果您无法聘请簿记员和/或会计师，我仍然强烈推荐 Quickbooks。虽然您必须对费用和其他条目进行分类，但一旦设置了系统，它就会运行得非常快。您将为自己节省大量时间。

我还建议每月或每季度进行一次，而不是每年一次。通过这种方式，您将知道您有多少利润，然后可以就您应该做什么做出财务决策。

例如，每个司法管辖区都不同，但在我的司法管辖区，如果公司利润超过一定数额，公司税率几乎翻倍。这意味着，如果可能的话，将利润保持在一定水平以下是个好主意。如果我等待太久，我控制利润水平的选择就会减少或没有。

幸运的是，在这行工作中，我总是可以花在内容上，这将成为减少利润的开支。

如果您在一年中保持 Quickbooks 的良好状态，那么聘请会计师来完成回报不会花费太多。他们只需将信息插入报税软件并吐出结果。您有可能可以购买类似的软件并自己动手做。

但这一切都源于 Quickbooks，无论您如何准备税务文件，它都使整个过程变得更加容易。

与您的会计师事务所分开聘请簿记员怎么样？

这是一个可行的选择。此外，自由职业簿记员的每小时收费往往比会计师事务所对其内部簿记员的收费要低得多。尽管如此，我还是选择使用内部簿记员，因为我认为可以节省时间，因为它更加无缝。

几年前，我聘请了一名独立于我的会计师事务所的簿记员，这很麻烦。我花了很多时间来回发送电子邮件。我什么都没有把握。现在所有事情都在一个屋檐下处理，我有一个联系人，并且所有内容都在他们的系统中无缝更新。

也就是说，如果您可以让独立的簿记员与您的会计师保持同步，那可能是假设他们确实同步工作的最终方式。同样，Quickbooks 可能会对此有所帮助。

您可以使用 Quickbooks 以外的软件吗？

我怀疑你可以。我被告知要获得 Quickbooks，所以我没有费心寻找其他选择。这是你会计师的问题。我会选择最适合他们系统的东西。毕竟，您使用 Quickbooks 可以让事情变得更快，并减少您的会计费用。如果您自己做这一切，那么选择一个您认为最能满足您需求的簿记软件。

选择簿记软件的关键是它与您的所有帐户同步，以便自动导入交易。然后该软件需要与税务文件准备软件同步。如果它可以做到所有这些，那可能没问题。

附加提示

值得向会计师支付有关税务准备服务的建议。
在索取费用时要谨慎行事。如果任何地方接近可疑，我问。我宁愿不索取合法费用，也不愿索取我不应该拥有的东西，然后触发审计或更糟。
不要假设任何事情。我之前已经假设并且是错误的。现在我问。每次我问我的会计师一些事情，它都会被添加到账单中，但这笔钱花得值。
拥有一家公司是昂贵的，它可能不是适合您情况的最佳法律结构。在创建公司之前，请获得会计法律建议。公司报税的准备成本很高——在加拿大比个人报税要贵得多。虽然有好处，但它并不总是适用于所有情况的最佳选择。
快速提供您的会计师/簿记员的要求。他们拥有所需东西的速度越快，他们就越有可能在空闲时间完成它。坦率地说，我很惊讶会计师从我们从银行收到各种文件到提交截止日期的时间如此之短。对于会计师来说，这是一个残酷的时期。

四个关键要点

使用簿记软件可以为您节省大量时间并帮助组织一切。尽可能多地投入时间进行设置。前期的努力将带来多年的回报。
全年保持你的书是最新的，这样你就知道你的立场，避免任何问题/在问题变成更大的问题之前解决问题。
尽你最大的努力保留任何欠税和/或分期支付，这样你在年底时所欠的税款就不会超过你手头的钱（或者担心你手头是否有足够的钱）。这适用于任何公司、有限责任公司和/或个人。由于税务机关的追缴税款，今年开始并不有趣。
按时付款和归档，以避免浪费利息和罚款。欠税的利息和罚款是一种巨大的金钱浪费，可以以更好的方式使用。我从个人经验中知道。