3 étapes de comptabilité simples que j'ai suivies et qui ont fait toute la différence dans la gestion de mon entreprise en ligne

Bonne année!

Je peux le dire sincèrement maintenant, mais je ne le pouvais pas il y a 3 ans.

Il y a 3 ans, mes livres étaient un désastre.

Je n'avais pas de comptable. Je ne suis certainement pas comptable. Je peux à peine garder une liste de choses à faire organisée.

En janvier de chaque année, je devais me démener pour rassembler tout ce dont mon comptable avait besoin pour rassembler les documents fiscaux et produire les déclarations. C'était une bête de travail de traquer chaque transaction de l'année écoulée.

Mon comptable de l'époque ne m'a fourni aucune indication sur la façon d'améliorer les choses, alors je me suis vautré dans la boue financière pendant des années.

Finalement, ça a tellement mal tourné que j'ai déposé mon dossier en retard et subi une pénalité de 6 400 $.

Je vais bien payer des impôts, mais payer des pénalités en plus, c'était la paille proverbiale.

À la fin de la journée, mon comptable et moi étions à blâmer. Non, je ne donne pas de noms.

J'avais besoin de changement.

J'ai viré le cabinet comptable et j'en ai embauché un nouveau.

Mon nouveau cabinet comptable marche sur l'eau.

C'était difficile au début, tout comme commencer un programme d'exercices est difficile. Ils m'ont forcé à mettre de l'ordre dans mon camp.

3 étapes simples pour une comptabilité saine

Mon nouveau cabinet comptable m'a demandé de faire trois choses simples qui ont fait toute la différence.

Commencez par obtenir et configurer Quickbooks. Heureusement, cela ne coûte que 10 $ par mois. Malheureusement, la configuration initiale demande beaucoup de travail. Plus d'informations sur Quickbooks ci-dessous.

Deuxièmement , effectuez des paiements d'impôt trimestriels pour éviter les intérêts et les pénalités. Cela évite également d'avoir à fournir une somme d'argent plus importante à la fin de l'année. Oui, au cours des années passées, je n'avais aucune idée de la façon de payer les versements, de ce que j'étais censé faire ou du montant que je devais. J'ai fini par payer pas mal d'intérêts et de pénalités. Comme je l'ai dit, je n'avais aucune indication de mon comptable à l'époque.

REMARQUE : vous pouvez ou non être tenu de payer des acomptes provisionnels. Cela dépend de votre juridiction fiscale. Ce n'est pas parce que je le fais que tu devrais le faire. Il est préférable de vérifier auprès de fiscalistes.

Troisièmement , je devais envoyer par courrier électronique toutes les feuilles de calcul financières à mon comptable du cabinet comptable tous les trimestres plutôt qu'à la fin de l'année. Au début, j'ai hésité mais ils m'ont dit qu'il y avait plusieurs avantages à procéder ainsi, à savoir :

• Avec des relevés de profits et pertes mis à jour tout au long de l'année, je pouvais prendre des décisions financières plus judicieuses.
• La comptabilité trimestrielle me tient au courant du montant approximatif d'impôts que je dois à ce moment-là. Dans le passé, je me préparais après Noël en m'inquiétant de combien je devais. J'ai toujours retenu de l'argent mais je n'ai jamais su si c'était assez. Maintenant, je sais dans une petite fourchette combien retenir. En fait, maintenant, je paie des acomptes provisionnels tous les trimestres, donc tout est payé d'ici la fin de l'année.
• Moins de travail pour nous tous à la fin de l'année : maintenant que mes livres sont mis à jour tous les trimestres, à la fin de l'année, ce n'est plus beaucoup de travail. Je viens de rassembler trois mois de relevés / feuilles de calcul et ils sont terminés par le comptable en un clin d'œil.

Parlons de Quickbooks… le changeur de jeu

Quickbooks a changé la donne pour moi.

C'était une tonne de travail au début. J'ai dû synchroniser ma carte de crédit d'entreprise, mes comptes bancaires et mon compte Paypal. En fait, cela rend Quickbooks très puissant… le fait que vous puissiez synchroniser et importer automatiquement de nombreuses transactions. C'est un énorme gain de temps. Cette montagne de travail n'était que le début.

Ensuite, j'ai dû créer des catégories de dépenses. La première année, j'ai classé une pile de transactions dans Quickbooks. En fait, après en avoir fait environ 30, j'ai demandé à mon cabinet comptable s'il pouvait le faire. Ils ont dit oui, mais que cela coûterait cher. D'un autre côté, ils ont dit qu'une fois qu'ils auraient mis en place toutes les catégories et seraient familiarisés avec mes dépenses habituelles, cela irait très vite et ne coûterait pas cher sur la route.

Ces premiers frais de comptabilité étaient énormes car beaucoup de temps a été consacré à tout mettre en place.

Mais maintenant, les frais sont raisonnables. Mon cabinet d'experts-comptables s'occupe à la fois de la tenue de livres et de la comptabilité. C'est transparent. Plus important encore, je passe peut-être 6 heures par an sur ce genre de choses maintenant.

Et si vous le faisiez vous-même ?

Si vous n'êtes pas en mesure d'embaucher un aide-comptable et/ou un comptable, je recommande tout de même fortement Quickbooks. Bien que vous deviez catégoriser vos dépenses et autres entrées, une fois le système mis en place, cela va très vite. Vous vous épargnerez une montagne de temps.

Je recommande également de le faire mensuellement ou trimestriellement au lieu d'une fois par an. De cette façon, vous saurez combien de bénéfices vous avez et pourrez ensuite prendre des décisions financières quant à ce que vous devez faire.

Par exemple, et chaque juridiction est différente, mais dans ma juridiction, si les bénéfices des sociétés dépassent un certain montant, le taux d'imposition des sociétés double presque. Cela signifie, si possible, que c'est une bonne idée de maintenir les bénéfices en dessous d'un certain montant. Si j'attends trop longtemps, j'ai moins ou pas d'options pour contrôler les niveaux de profit.

Heureusement dans ce métier je peux toujours dépenser sur du contenu qui sera alors une dépense pour réduire les profits.

Si vous maintenez vos Quickbooks en bon état tout au long de l'année, embaucher un comptable pour terminer les déclarations ne vous coûtera pas cher. Ils insèrent simplement les informations dans le logiciel de préparation des déclarations de revenus et recrachent les résultats. Il y a de fortes chances que vous puissiez acheter un logiciel similaire et le faire vous-même.

Mais tout découle de Quickbooks qui rend l'ensemble du processus tellement plus facile, quelle que soit la façon dont vous procédez à la préparation des documents fiscaux.

Qu'en est-il de l'embauche d'un comptable séparément de votre cabinet comptable ?

C'est une option viable. De plus, les comptables indépendants ont tendance à facturer beaucoup moins par heure que les cabinets comptables pour leurs comptables internes. Malgré cela, j'ai choisi d'utiliser les comptables internes parce que je pense qu'il y a un gain de temps dans la mesure où c'est plus transparent.

J'avais embauché un comptable indépendamment de mon cabinet comptable il y a des années et c'était une nuisance. J'ai passé une tonne de temps à envoyer des e-mails. Je n'ai rien compris. Maintenant que tout est géré sous un même toit, j'ai un seul contact et tout est parfaitement à jour dans leurs systèmes.

Cela dit, si vous pouvez obtenir qu'un comptable indépendant se synchronise avec votre comptable, cela pourrait être la meilleure façon de procéder en supposant qu'ils travaillent en fait de manière synchronisée. Encore une fois, Quickbooks vous aidera probablement.

Pouvez-vous utiliser un logiciel autre que Quickbooks ?

Je soupçonne que vous le pouvez. On m'a dit d'obtenir Quickbooks, donc je n'ai pas pris la peine de chercher d'autres options. C'est une question pour votre comptable. J'irais avec ce qui fonctionne le mieux avec leurs systèmes. Après tout, vous utilisez Quickbooks pour accélérer les choses et vous coûter moins cher en frais de comptabilité. Si vous faites tout vous-même, choisissez un logiciel de comptabilité qui, selon vous, répondra le mieux à vos besoins de A à Z.

La clé du choix d'un logiciel de comptabilité est qu'il se synchronise avec tous vos comptes afin que les transactions soient importées automatiquement. Ensuite, le logiciel doit se synchroniser avec le logiciel de préparation des documents fiscaux. S'il peut faire tout cela, c'est probablement bien.

Conseils supplémentaires

• Cela vaut la peine de payer un comptable pour des conseils en plus des services de préparation des déclarations de revenus.
• Pécher par excès de prudence dans la réclamation des dépenses. Si n'importe où près de douteux, je demande. Je préfère ne pas réclamer une dépense légitime plutôt que de réclamer quelque chose que je ne devrais pas avoir et qui déclenche alors une vérification ou pire.
• Ne présumez rien. J'ai supposé avant et j'avais tort. Maintenant je demande. Chaque fois que je demande quelque chose à mon comptable, cela s'ajoute à la facture, mais c'est de l'argent bien dépensé.
• Posséder une société coûte cher et ce n'est peut-être pas la meilleure structure juridique pour votre situation. Avant de créer une société, obtenez des conseils juridiques et comptables. La préparation des déclarations de revenus des sociétés est coûteuse – beaucoup plus coûteuse au Canada que les déclarations de revenus des particuliers. Bien qu'il y ait des avantages, ce n'est pas toujours l'option optimale pour toutes les situations.
• Fournissez rapidement ce que votre comptable/aide-comptable demande. Plus vite ils auront ce dont ils ont besoin, plus ils auront de chances de le faire avec du temps libre. Franchement, je suis étonné du peu de temps dont disposent les comptables entre le moment où nous recevons divers documents des banques et la date limite de dépôt. C'est une période brutale pour les comptables.

Quatre plats à emporter

1. Utilisez un logiciel de comptabilité pour vous faire gagner beaucoup de temps et vous aider à tout organiser. Investissez le temps de le mettre en place autant que possible. L'effort initial rapportera des dividendes pendant des années.
2. Gardez vos livres à jour tout au long de l'année afin de savoir où vous en êtes et d'éviter tout problème/résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent de plus gros problèmes.
3. Faites de votre mieux pour retenir les impôts dus et/ou payer en plusieurs versements afin de ne pas devoir plus que ce que vous avez en main à la fin de l'année (ou vous soucier de savoir si vous en avez assez en main). Ceci s'applique à toute entreprise, LLC et/ou personnelle. Ce n'est pas amusant de commencer l'année devant les autorités fiscales pour les arriérés d'impôts.
4. Payez et produisez à temps pour éviter les intérêts inutiles et les pénalités. Les intérêts et les pénalités sur les impôts dus représentent un énorme gaspillage d'argent qui peut être utilisé de bien meilleures façons. Je sais par expérience personnelle.