我採取的 3 個簡單的簿記步驟對管理我的在線業務產生了重大影響

已發表: 2020-01-22

新年快樂！

我現在可以真誠地說，但三年前不能。

3年前，我的書是一場災難。

我沒有簿記員。我當然不是簿記員。我幾乎無法將待辦事項清單井井有條。

每年一月，我都得忙著收集我的會計師所需的一切，以便整理稅務文件並提交申報表。追踪過去一年的每一筆交易是一項艱鉅的工作。

我當時的會計師沒有就如何改進事情提供任何指導，所以我多年來一直沉迷於財務泥潭。

最終，情況變得如此糟糕，我遲交了 6,400 美元的罰款。

我可以納稅，但除此之外還要支付罰款是眾所周知的稻草。

歸根結底，我和我的會計師都應該受到責備。不，我不是在命名。

我需要改變。

我解雇了這家會計師事務所並聘請了一家新的。

我的新會計師事務所在水上行走。

一開始很艱難，就像開始鍛煉計劃一樣艱難。他們強迫我整理好自己的立場。

3個簡單的步驟來記賬

我的新會計師事務所指示我做三件簡單的事情，這一切都變得不同了。

首先，獲取並設置 Quickbooks。幸運的是，它每月只需 10 美元。不幸的是，初始設置工作量很大。更多關於下面的 Quickbooks。

第二，按季度繳納稅款，避免利息和罰款。這也減輕了必須在年底拿出更多資金的情況。是的，在過去的幾年裡，我不知道如何分期付款，我應該分期付款或欠多少錢。我最終支付了相當多的利息和罰款。就像我說的，當時我沒有得到會計師的指導。

注意：您可能需要也可能不需要分期付款。這取決於您的稅務管轄區。僅僅因為我這樣做並不意味著你應該這樣做。最好與稅務專業人士核實。

第三，我將每季度而不是年底將所有財務電子表格通過電子郵件發送給我在會計師事務所的簿記員。起初，我對此猶豫不決，但他們告訴我這樣做有幾個好處，它們是：

通過全年更新損益表，我可以做出更合理的財務決策。
季度簿記讓我及時了解我當時所欠的稅款。過去，聖誕節過後我會擔心自己欠了多少錢。我總是把錢藏起來，但我不知道這是否足夠。現在我知道在一個很小的範圍內要抑制多少。實際上，現在我每季度支付一次稅款，所以一切都在年底前付清。
到年底，我們所有人的工作量都減少了：現在我的書每季度更新一次，到了年底，根本就沒什麼工作量了。我只是收集了三個月的報表/電子表格，它們由簿記員 lickety-split 完成。

讓我們談談 Quickbooks……改變遊戲規則

Quickbooks 改變了我的遊戲規則。

一開始做了大量的工作。我必須同步我的公司信用卡、銀行賬戶和 Paypal 賬戶。實際上，這使得 Quickbooks 非常強大……事實上，您可以自動同步和導入許多交易。這是一個巨大的節省時間。那堆積如山的工作僅僅是個開始。

然後我必須設置費用類別。第一年，我在 Quickbooks 中對一堆交易進行了分類。實際上，在做了大約 30 個之後，我問我的會計師事務所是否可以這樣做。他們說可以，但代價高昂。另一方面，他們說，一旦他們設置了所有類別並且熟悉了我通常的費用，它會很快並且不會花費太多。

第一筆會計費用是巨大的，因為很多時間都花在了設置上。

但現在收費是合理的。我的會計師事務所同時進行簿記和會計工作。它是無縫的。最重要的是，我現在每年大概會花 6 個小時在這些東西上。

如果你自己做呢？

如果您無法聘請簿記員和/或會計師，我仍然強烈推薦 Quickbooks。雖然您必須對費用和其他條目進行分類，但一旦設置了系統，它就會運行得非常快。您將為自己節省大量時間。

我還建議每月或每季度進行一次，而不是每年一次。通過這種方式，您將知道您有多少利潤，然後可以就您應該做什麼做出財務決策。

例如，每個司法管轄區都不同，但在我的司法管轄區，如果公司利潤超過一定數額，公司稅率幾乎翻倍。這意味著，如果可能的話，將利潤保持在一定水平以下是個好主意。如果我等待太久，我控制利潤水平的選擇就會減少或沒有。

幸運的是，在這行工作中，我總是可以花在內容上，這將成為減少利潤的開支。

如果您在一年中保持 Quickbooks 的良好狀態，那麼聘請會計師來完成回報不會花費太多。他們只需將信息插入報稅軟件並吐出結果。您有可能可以購買類似的軟件並自己動手做。

但這一切都源於 Quickbooks，無論您如何準備稅務文件，它都使整個過程變得更加容易。

與您的會計師事務所分開聘請簿記員怎麼樣？

這是一個可行的選擇。此外，自由職業簿記員的每小時收費往往比會計師事務所對其內部簿記員的收費要低得多。儘管如此，我還是選擇使用內部簿記員，因為我認為可以節省時間，因為它更加無縫。

幾年前，我聘請了一名獨立於我的會計師事務所的簿記員，這很麻煩。我花了很多時間來回發送電子郵件。我什麼都沒有把握。現在所有事情都在一個屋簷下處理，我有一個聯繫人，並且所有內容都在他們的系統中無縫更新。

也就是說，如果您可以讓獨立的簿記員與您的會計師保持同步，那可能是假設他們確實同步工作的最終方式。同樣，Quickbooks 可能會對此有所幫助。

您可以使用 Quickbooks 以外的軟件嗎？

我懷疑你可以。我被告知要獲得 Quickbooks，所以我沒有費心尋找其他選擇。這是你會計師的問題。我會選擇最適合他們系統的東西。畢竟，您使用 Quickbooks 可以讓事情變得更快，並減少您的會計費用。如果您自己做這一切，那麼選擇一個您認為最能滿足您需求的簿記軟件。

選擇簿記軟件的關鍵是它與您的所有帳戶同步，以便自動導入交易。然後該軟件需要與稅務文件準備軟件同步。如果它可以做到所有這些，那可能沒問題。

附加提示

值得向會計師支付有關稅務準備服務的建議。
在索取費用時要謹慎行事。如果任何地方接近可疑，我問。我寧願不索取合法費用，也不願索取我不應該擁有的東西，然後觸發審計或更糟。
不要假設任何事情。我之前已經假設並且是錯誤的。現在我問。每次我問我的會計師一些事情，它都會被添加到賬單中，但這筆錢花得值。
擁有一家公司是昂貴的，它可能不是適合您情況的最佳法律結構。在創建公司之前，請獲得會計法律建議。公司報稅的準備成本很高——在加拿大比個人報稅要貴得多。雖然有好處，但它並不總是適用於所有情況的最佳選擇。
快速提供您的會計師/簿記員的要求。他們擁有所需東西的速度越快，他們就越有可能在空閒時間完成它。坦率地說，我很驚訝會計師從我們從銀行收到各種文件到提交截止日期的時間如此之短。對於會計師來說，這是一個殘酷的時期。

四個關鍵要點

使用簿記軟件可以為您節省大量時間並幫助組織一切。盡可能多地投入時間進行設置。前期的努力將帶來多年的回報。
全年保持你的書是最新的，這樣你就知道你的立場，避免任何問題/在問題變成更大的問題之前解決問題。
盡你最大的努力保留任何欠稅和/或分期支付，這樣你在年底時所欠的稅款就不會超過你手頭的錢（或者擔心你手頭是否有足夠的錢）。這適用於任何公司、有限責任公司和/或個人。由於稅務機關的追繳稅款，今年開始並不有趣。
按時付款和歸檔，以避免浪費利息和罰款。欠稅的利息和罰款是一種巨大的金錢浪費，可以以更好的方式使用。我從個人經驗中知道。