3 خطوات بسيطة لمسك الدفاتر قمت بها أحدثت كل الفرق مع إدارة أعمالي عبر الإنترنت

سنة جديدة سعيدة!

أستطيع أن أقول ذلك بصدق الآن ولكن لم أستطع منذ 3 سنوات.

قبل 3 سنوات كانت كتبي كارثة.

لم يكن لدي محاسب. أنا بالتأكيد لست محاسب. بالكاد يمكنني الاحتفاظ بقائمة مهام منظمة.

في شهر كانون الثاني (يناير) من كل عام ، كان عليّ أن أبذل قصارى جهدي لجمع كل ما يحتاجه المحاسب الخاص بي من أجل تجميع المستندات الضريبية وتقديم الإقرارات. لقد كان وحشًا في وظيفة تتعقب كل معاملة على مدار العام الماضي.

لم يقدم المحاسب الخاص بي في ذلك الوقت أي إرشادات حول كيفية تحسين الأمور ، لذا فقد انغمست في الوحل المالي لسنوات.

في النهاية ، أصبح الأمر سيئًا للغاية لدرجة أنني تقدمت في وقت متأخر وتعرضت لغرامة قدرها 6400 دولار.

أنا بخير لدفع الضرائب ولكن دفع غرامات علاوة على ذلك كان القشة التي يضرب بها المثل.

في نهاية اليوم ، كان اللوم أنا والمحاسب الخاص بي. لا ، أنا لا أقوم بتسمية الأسماء.

كنت بحاجة للتغيير.

لقد طردت شركة المحاسبة واستأجرت شركة جديدة.

شركتي المحاسبية الجديدة تمشي على الماء.

كان الأمر صعبًا في البداية تمامًا مثل بدء نظام تمرين صعب. أجبروني على الوقوف بجانبي.

3 خطوات بسيطة لمسك الدفاتر العقلانية

طلبت مني شركة المحاسبة الجديدة التي أعمل بها القيام بثلاثة أشياء بسيطة أحدثت الفارق.

أولاً ، احصل على Quickbooks وقم بإعداده. لحسن الحظ ، تكلفته 10 دولارات فقط شهريًا. لسوء الحظ ، فإن الإعداد الأولي يتطلب الكثير من العمل. المزيد عن Quickbooks أدناه.

ثانيًا ، قم بسداد مدفوعات ضريبية ربع سنوية لتجنب الفوائد والعقوبات. هذا يخفف أيضًا من الاضطرار إلى الحصول على مبلغ أكبر من المال في نهاية العام. نعم ، في السنوات الماضية لم يكن لدي أي فكرة عن كيفية دفع الأقساط ، التي كان من المفترض أن أدفعها أو المبلغ المستحق علي. انتهى بي الأمر بدفع بعض الفوائد والغرامات. كما قلت ، لم يكن لدي أي توجيه من المحاسب الخاص بي في ذلك الوقت.

ملاحظة: قد يُطلب منك أو لا يُطلب منك دفع أقساط ضريبية. هذا متروك للسلطة الضريبية الخاصة بك. فقط لأنني لا أعني أنه يجب عليك ذلك. من الأفضل التحقق من ذلك مع متخصصي الضرائب.

ثالثًا ، كان علي إرسال جميع جداول البيانات المالية بالبريد الإلكتروني إلى كاتب الحسابات الخاص بي في شركة المحاسبة كل ثلاثة أشهر بدلاً من نهاية العام. في البداية ، رفضت هذا لكنهم أخبروني أن هناك العديد من المزايا لفعل ذلك بهذه الطريقة ، وهي:

• من خلال بيانات الربح والخسارة المحدثة على مدار العام ، يمكنني اتخاذ قرارات مالية أسلم.
• يجعلني مسك الدفاتر ربع السنوي على اطلاع دائم على مقدار الضرائب التي أدين بها في ذلك الوقت تقريبًا. في الماضي ، كنت أستعد بعد عيد الميلاد وأنا قلق بشأن المبلغ المستحق علي. لطالما احتفظت بالمال ولكني لم أكن أعرف ما إذا كان ذلك كافياً أم لا. الآن أعرف في نطاق صغير مقدار التراجع. في الواقع ، أقوم الآن بدفع أقساط ضريبية كل ثلاثة أشهر حتى يتم سداد كل شيء بنهاية العام.
• يأتي عمل أقل بالنسبة لنا جميعًا في نهاية العام: الآن بعد أن تم تحديث كتبي كل ثلاثة أشهر ، في نهاية العام ، لن يكون هناك الكثير من العمل على الإطلاق. لقد قمت بتجميع ثلاثة أشهر من البيانات / جداول البيانات وانتهت من قبل محاسب lickety-split.

دعنا نتحدث عن Quickbooks ... الذي يغير قواعد اللعبة

لقد كان Quickbooks عاملاً في تغيير قواعد اللعبة بالنسبة لي.

لقد كان الكثير من العمل في البداية. اضطررت إلى مزامنة بطاقة ائتمان شركتي والحسابات المصرفية وحساب Paypal. في الواقع ، هذا يجعل Quickbooks قويًا جدًا ... حقيقة أنه يمكنك مزامنة واستيراد العديد من المعاملات تلقائيًا. إنه يوفر الكثير من الوقت. كان هذا الجبل من العمل مجرد البداية.

ثم اضطررت إلى إعداد فئات المصروفات. في السنة الأولى صنفت كومة من المعاملات في Quickbooks. في الواقع ، بعد إجراء حوالي 30 منهم ، سألت شركة المحاسبة الخاصة بي إذا كان بإمكانهم فعل ذلك. قالوا نعم ، لكن ذلك سيكون مكلفًا. على الجانب الآخر ، قالوا إنه بمجرد إعداد جميع الفئات والتعرف على مصاريفي المعتادة ، ستسير بسرعة كبيرة ولن تكلف الكثير على الطريق.

كانت الرسوم المحاسبية الأولى ضخمة لأنه تم تخصيص الكثير من الوقت لإعداد كل شيء.

لكن الرسوم الآن معقولة. تقوم شركة المحاسبة الخاصة بي بأعمال مسك الدفاتر والمحاسبة. إنه سلس. الأهم من ذلك ، أنني ربما أقضي 6 ساعات في السنة على هذه الأشياء الآن.

ماذا لو فعلت ذلك بنفسك؟

إذا لم تكن في وضع يسمح لك بتوظيف محاسب و / أو محاسب ، ما زلت أوصي بشدة بـ Quickbooks. بينما سيتعين عليك تصنيف نفقاتك والإدخالات الأخرى ، بمجرد إعداد النظام ، فإنه يسير بسرعة كبيرة. ستوفر على نفسك جبلًا من الوقت.

أوصي أيضًا بإجراء ذلك شهريًا أو ربع سنويًا بدلاً من مرة واحدة سنويًا. بهذه الطريقة ستعرف مقدار الربح الذي تحققه ويمكنك بعد ذلك اتخاذ قرارات مالية بشأن ما يجب عليك فعله.

على سبيل المثال ، تختلف كل ولاية قضائية ، ولكن في نطاق سلطتي القضائية ، إذا تجاوزت أرباح الشركة مبلغًا معينًا ، فإن معدل ضريبة الشركات يتضاعف تقريبًا. هذا يعني ، إذا كان ذلك ممكنًا ، فمن الجيد إبقاء الأرباح أقل من مبلغ معين. إذا انتظرت طويلاً ، فأنا أملك خيارات أقل أو لا توجد خيارات للتحكم في مستويات الربح.

لحسن الحظ ، يمكنني دائمًا في هذا النوع من العمل أن أنفق على المحتوى الذي سيكون بعد ذلك تكلفة لتقليل الأرباح.

إذا حافظت على Quickbooks الخاصة بك في حالة جيدة خلال العام ، فلن يكلف تعيين محاسب لإنهاء العوائد الكثير. يقومون ببساطة بتوصيل المعلومات ببرنامج إعداد الضرائب وبصق النتائج. من المحتمل أنه يمكنك شراء برامج مماثلة والقيام بذلك بنفسك.

ولكن كل هذا ينبع من Quickbooks مما يجعل العملية برمتها أسهل بكثير بغض النظر عن كيفية قيامك بإعداد المستندات الضريبية.

ماذا عن التعاقد مع محاسب بشكل منفصل عن شركة المحاسبة الخاصة بك؟

هذا خيار قابل للتطبيق. أيضًا ، يميل أصحاب الحسابات المستقلين إلى فرض رسوم أقل بكثير في الساعة مقارنة بشركات المحاسبة التي تتقاضاها من محاسبين في المنزل. على الرغم من ذلك ، اخترت استخدام المحاسبين الداخليين لأنني أعتقد أن هناك توفيرًا للوقت لأنه أكثر سلاسة.

كنت قد استأجرت محاسبًا بشكل مستقل عن شركة المحاسبة الخاصة بي منذ سنوات وكان ذلك مصدر إزعاج. قضيت الكثير من الوقت في إرسال بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا. لم أحصل على أي شيء. الآن بعد أن تم التعامل مع كل شيء تحت سقف واحد ، لدي جهة اتصال واحدة وكل شيء محدث بسلاسة داخل أنظمتهم.

ومع ذلك ، إذا كان بإمكانك الحصول على محاسب مستقل للتزامن مع محاسبك ، فقد تكون هذه هي الطريقة المثلى للمضي على افتراض أنهم يعملون في الواقع بشكل متزامن. مرة أخرى ، من المحتمل أن تساعد Quickbooks في هذا الأمر.

هل يمكنك استخدام برامج أخرى غير Quickbooks؟

أظن أنك تستطيع. قيل لي أن أحصل على Quickbooks لذلك لم أزعج نفسي بالبحث عن خيارات أخرى. هذا سؤال للمحاسب الخاص بك. سأذهب مع أي شيء يعمل بشكل أفضل مع أنظمتهم. بعد كل شيء ، يمكنك استخدام Quickbooks لجعل الأمور تسير بشكل أسرع وتكلفتك أقل في الرسوم المحاسبية. إذا كنت تفعل كل ذلك بنفسك ، فاختر برنامج مسك الدفاتر الذي تعتقد أنه سيلبي احتياجاتك من الألف إلى الياء بشكل أفضل.

المفتاح في اختيار برنامج مسك الدفاتر هو أنه يتزامن مع جميع حساباتك بحيث يتم استيراد المعاملات تلقائيًا. ثم يحتاج البرنامج إلى المزامنة مع برنامج إعداد المستندات الضريبية. إذا كان بإمكانه فعل كل هذا ، فمن المحتمل أن يكون جيدًا.

نصائح إضافية

• يجدر أن تدفع لمحاسب للحصول على المشورة بشأن خدمات إعداد الضرائب.
• الخطأ في جانب الحكمة في المطالبة بالمصروفات. إذا كان أي مكان قريب من المشكوك فيه ، أطلب. أفضل عدم المطالبة بمصروفات مشروعة بدلاً من المطالبة بشيء لا يجب أن أحصل عليه ، ثم يؤدي إلى إجراء تدقيق أو ما هو أسوأ.
• لا تفترض أي شيء. لقد افترضت من قبل وكنت مخطئا. الآن أسأل. في كل مرة أسأل فيها محاسبًا عن شيء ما ، يتم إضافته إلى الفاتورة ، لكن هذا المال يتم إنفاقه جيدًا.
• إن امتلاك شركة أمر مكلف وقد لا يكون أفضل هيكل قانوني لموقفك. قبل إنشاء شركة ، احصل على استشارة قانونية ومحاسبية. يعد إعداد ضريبة الشركات مكلفًا - وهو أكثر تكلفة في كندا بكثير من الإقرارات الضريبية الشخصية. على الرغم من وجود فوائد ، إلا أنه ليس دائمًا الخيار الأمثل لجميع المواقف.
• قدم ما يطلبه المحاسب / محاسبك بسرعة. كلما كان لديهم ما يحتاجون إليه أسرع ، زاد احتمال إنجازهم له مع توفير الوقت. بصراحة ، أنا مندهش من ضآلة الوقت الذي يحصل عليه المحاسبون عندما نحصل على مستندات مختلفة من البنوك حتى الموعد النهائي للتقديم. إنه وقت عصيب للمحاسبين.

أربعة طلبات رئيسية

1. استخدم برنامج مسك الدفاتر لتوفير الكثير من الوقت والمساعدة في تنظيم كل شيء. استثمر الوقت في إعداده قدر الإمكان. سيؤتي الجهد المسبق أرباحًا لسنوات.
2. حافظ على كتبك محدثة على مدار العام حتى تعرف مكانك وتجنب أي مشاكل / إصلاح المشكلات قبل أن تصبح مشكلات أكبر.
3. ابذل قصارى جهدك للاحتفاظ بأي ضرائب مستحقة و / أو دفع على أقساط حتى لا ينتهي بك الأمر مديونًا بأكثر مما لديك في نهاية العام (أو القلق بشأن ما إذا كان لديك ما يكفي في متناول اليد). ينطبق هذا على أي شركة ذات مسؤولية محدودة و / أو شخصية. ليس من الممتع بدء العام بسبب الضرائب المتأخرة على عاتق سلطات الضرائب.
4. الدفع والإيداع في الوقت المحدد لتجنب إهدار الفائدة والعقوبات. الفوائد والعقوبات المفروضة على الضرائب المستحقة هي إهدار كبير للمال يمكن استخدامها بطرق أفضل بكثير. أنا أعرف من التجربة الشخصية.