3 Langkah Pembukuan Sederhana yang Saya Lakukan yang Membuat Semua Perbedaan dengan Mengelola Bisnis Online Saya

Selamat Tahun Baru!

Saya bisa mengatakan itu dengan tulus sekarang tetapi tidak bisa 3 tahun yang lalu.

3 tahun yang lalu buku-buku saya adalah bencana.

Saya tidak memiliki petugas pembukuan. Saya tentu saja bukan pemegang buku. Saya hampir tidak bisa mengatur daftar tugas yang harus dilakukan.

Datang Januari setiap tahun, saya harus berebut mengumpulkan semua akuntan saya diperlukan untuk mengumpulkan dokumen pajak dan mengajukan pengembalian. Itu adalah pekerjaan yang mengerikan yang melacak setiap transaksi selama setahun terakhir.

Akuntan saya pada saat itu tidak memberikan panduan tentang bagaimana memperbaiki keadaan sehingga saya berkubang dalam kotoran keuangan selama bertahun-tahun.

Akhirnya, itu menjadi sangat buruk sehingga saya terlambat mengajukan dan menderita penalti $ 6.400.

Saya baik-baik saja membayar pajak tetapi membayar denda di atas itu adalah pepatah.

Pada akhirnya, saya dan akuntan saya yang harus disalahkan. Tidak, saya tidak menyebut nama.

Aku butuh perubahan.

Saya memecat kantor akuntan dan mempekerjakan yang baru.

Kantor akuntan baru saya berjalan di atas air.

Itu sulit pada awalnya seperti memulai rejimen olahraga itu sulit. Mereka memaksa saya untuk mengatur sisi saya.

3 langkah sederhana menuju kewarasan pembukuan

Kantor akuntan baru saya menginstruksikan saya untuk melakukan tiga hal sederhana yang telah membuat semua perbedaan.

Pertama , dapatkan dan atur Quickbooks. Untungnya, biayanya hanya $10 per bulan. Sayangnya, pengaturan awal banyak pekerjaan. Lebih lanjut tentang Quickbooks di bawah ini.

Kedua , melakukan pembayaran pajak triwulanan untuk menghindari bunga dan denda. Hal ini juga meringankan harus datang dengan jumlah yang lebih besar uang pada akhir tahun. Ya, di tahun-tahun yang lalu saya tidak tahu bagaimana cara membayar cicilan, yang seharusnya saya bayar, atau berapa hutang saya. Saya akhirnya membayar cukup banyak bunga dan denda. Seperti yang saya katakan, saya tidak memiliki bimbingan dari akuntan saya saat itu.

CATATAN: Anda mungkin atau mungkin tidak diharuskan membayar cicilan pajak. Itu terserah yurisdiksi pajak Anda. Hanya karena saya tidak berarti Anda harus melakukannya. Sebaiknya verifikasi dengan profesional pajak.

Ketiga , saya harus mengirim email semua spreadsheet keuangan ke pemegang buku saya di kantor akuntan setiap tiga bulan, bukan pada akhir tahun. Pada awalnya, saya menolak keras hal ini tetapi mereka memberi tahu saya bahwa ada beberapa keuntungan untuk melakukannya dengan cara ini, yaitu:

• Dengan laporan Laba & Rugi yang diperbarui sepanjang tahun, saya dapat membuat keputusan keuangan yang lebih baik.
• Pembukuan triwulanan membuat saya tetap up to date dengan kira-kira berapa banyak pajak yang harus saya bayar saat itu. Di masa lalu, saya akan menguatkan setelah Natal mengkhawatirkan berapa banyak hutang saya. Saya selalu menahan uang tetapi saya tidak pernah tahu apakah itu cukup. Sekarang saya tahu dalam kisaran kecil berapa banyak yang harus ditahan. Sebenarnya, sekarang saya membayar cicilan pajak setiap tiga bulan sehingga semuanya dilunasi pada akhir tahun.
• Lebih sedikit pekerjaan untuk kita semua datang akhir tahun: Sekarang buku saya diperbarui setiap tiga bulan, datanglah akhir tahun tidak banyak pekerjaan sama sekali. Saya baru saja mengumpulkan tiga bulan pernyataan/spreadsheet dan mereka diselesaikan oleh pemegang buku dengan sangat buruk.

Mari kita bicara tentang Quickbooks… pengubah permainan

Quickbooks telah menjadi pengubah permainan bagi saya.

Itu adalah satu ton pekerjaan pada awalnya. Saya harus menyinkronkan kartu kredit, rekening bank, dan akun Paypal perusahaan saya. Sebenarnya, ini membuat Quickbooks sangat kuat… faktanya Anda dapat menyinkronkan dan mengimpor banyak transaksi secara otomatis. Ini adalah penghemat waktu yang sangat besar. Gunung pekerjaan itu baru permulaan.

Kemudian saya harus mengatur kategori pengeluaran. Tahun pertama saya mengkategorikan tumpukan transaksi di Quickbooks. Sebenarnya, setelah melakukan sekitar 30 dari mereka, saya bertanya kepada kantor akuntan saya apakah mereka bisa melakukannya. Mereka bilang ya, tapi itu akan mahal. Di sisi lain, mereka mengatakan setelah mereka menyiapkan semua kategori dan terbiasa dengan pengeluaran saya yang biasa, itu akan berjalan sangat cepat dan tidak memakan banyak biaya.

Biaya akuntansi pertama itu sangat besar karena banyak waktu yang dihabiskan untuk menyiapkan semuanya.

Tapi sekarang biayanya masuk akal. Kantor akuntan saya melakukan pekerjaan pembukuan dan akuntansi. Ini mulus. Yang terpenting, saya menghabiskan mungkin 6 jam setahun untuk hal ini sekarang.

Bagaimana jika Anda melakukannya sendiri?

Jika Anda tidak dalam posisi untuk menyewa seorang pemegang buku dan/atau akuntan, saya masih sangat merekomendasikan Quickbooks. Meskipun Anda harus mengkategorikan pengeluaran dan entri lainnya, setelah sistem disiapkan, sistem berjalan dengan sangat cepat. Anda akan menghemat banyak waktu.

Saya juga merekomendasikan melakukannya setiap bulan atau setiap tiga bulan, bukan sekali per tahun. Dengan cara ini Anda akan tahu berapa banyak keuntungan yang Anda miliki dan kemudian dapat membuat keputusan keuangan tentang apa yang harus Anda lakukan.

Misalnya, dan setiap yurisdiksi berbeda, tetapi di yurisdiksi saya, jika laba perusahaan melebihi jumlah tertentu, tarif pajak perusahaan hampir dua kali lipat. Itu berarti, jika memungkinkan, adalah ide yang baik untuk menjaga keuntungan di bawah jumlah tertentu. Jika saya menunggu terlalu lama, saya memiliki lebih sedikit atau tidak ada pilihan untuk mengontrol tingkat keuntungan.

Untungnya di bidang pekerjaan ini saya selalu bisa menghabiskan konten yang kemudian akan menjadi pengeluaran untuk mengurangi keuntungan.

Jika Anda menjaga Quickbooks Anda dalam kondisi yang baik sepanjang tahun, menyewa seorang akuntan untuk menyelesaikan pengembalian tidak akan memakan banyak biaya. Mereka hanya memasukkan info ke perangkat lunak persiapan pajak dan memuntahkan hasilnya. Kemungkinan Anda dapat membeli perangkat lunak serupa dan melakukannya sendiri.

Tapi itu semua berasal dari Quickbooks yang membuat seluruh proses jadi lebih mudah terlepas dari bagaimana Anda mempersiapkan dokumen pajak.

Bagaimana dengan mempekerjakan seorang pemegang buku secara terpisah dari kantor akuntan Anda?

Ini adalah pilihan yang layak. Juga, pemegang buku freelancer cenderung membebankan biaya lebih sedikit per jam daripada biaya perusahaan akuntansi untuk pemegang buku internal mereka. Meskipun demikian, saya memilih untuk menggunakan pemegang buku internal karena saya pikir ada penghematan waktu karena lebih lancar.

Saya telah mempekerjakan seorang pemegang buku secara independen dari kantor akuntan saya bertahun-tahun yang lalu dan itu mengganggu. Saya menghabiskan banyak waktu untuk mengirim email bolak-balik. Saya tidak mendapatkan pegangan pada apa pun. Sekarang semuanya ditangani di bawah satu atap, saya memiliki satu kontak dan semuanya selalu mutakhir dalam sistem mereka.

Yang mengatakan, jika Anda bisa mendapatkan pemegang buku independen untuk menyelaraskan dengan akuntan Anda, itu bisa menjadi cara terbaik untuk pergi dengan asumsi mereka benar-benar bekerja sinkron. Sekali lagi, Quickbooks mungkin akan membantu dalam hal ini.

Bisakah Anda menggunakan perangkat lunak selain Quickbooks?

Saya curiga Anda bisa. Saya diberitahu untuk mendapatkan Quickbooks sehingga saya tidak repot-repot mencari opsi lain. Ini adalah pertanyaan untuk akuntan Anda. Saya akan memilih apa pun yang paling cocok dengan sistem mereka. Lagi pula, Anda menggunakan Quickbooks untuk membuat segalanya berjalan lebih cepat dan mengurangi biaya akuntansi. Jika Anda melakukan semuanya sendiri, maka pilihlah software pembukuan yang menurut Anda akan memenuhi kebutuhan Anda dari A hingga Z yang terbaik.

Kunci dalam memilih software pembukuan adalah sinkronisasi dengan semua akun Anda sehingga transaksi diimpor secara otomatis. Kemudian perangkat lunak perlu disinkronkan dengan perangkat lunak penyusunan dokumen pajak. Jika itu bisa melakukan semua ini, itu mungkin baik-baik saja.

Kiat Tambahan

• Ada baiknya membayar seorang akuntan untuk nasihat di atas layanan persiapan pajak.
• Err di sisi kehati-hatian dalam mengklaim biaya. Jika di mana saja dekat dengan dipertanyakan, saya bertanya. Saya lebih suka tidak mengklaim pengeluaran yang sah daripada mengklaim sesuatu yang seharusnya tidak saya miliki yang kemudian memicu audit atau lebih buruk.
• Jangan berasumsi apa-apa. Saya sudah berasumsi sebelumnya dan salah. Sekarang saya bertanya. Setiap kali saya menanyakan sesuatu kepada akuntan saya, itu ditambahkan ke tagihan, tapi itu menghabiskan uang dengan baik.
• Memiliki perusahaan itu mahal dan mungkin bukan struktur hukum terbaik untuk situasi Anda. Sebelum membuat korporasi, dapatkan dan nasihat hukum akuntansi. Persiapan pajak perusahaan mahal – jauh lebih mahal di Kanada daripada pengembalian pajak pribadi. Meskipun ada manfaatnya, itu tidak selalu merupakan pilihan optimal untuk semua situasi.
• Berikan apa yang diminta oleh akuntan/pembukuan Anda dengan cepat. Semakin cepat mereka memiliki apa yang mereka butuhkan, semakin besar kemungkinan mereka akan menyelesaikannya dengan waktu luang. Terus terang, saya kagum dengan betapa sedikitnya waktu yang didapat akuntan dari saat kami mendapatkan berbagai dokumen dari bank hingga batas waktu pengarsipan. Ini adalah waktu yang brutal bagi akuntan.

Empat kunci take-aways

1. Gunakan perangkat lunak pembukuan untuk menghemat banyak waktu dan membantu mengatur semuanya. Investasikan waktu untuk mengaturnya sebanyak mungkin. Upaya di muka akan membayar dividen selama bertahun-tahun.
2. Selalu perbarui buku Anda sepanjang tahun sehingga Anda tahu di mana Anda berdiri dan menghindari masalah/memperbaiki masalah sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
3. Lakukan yang terbaik untuk menahan pajak yang terutang dan/atau membayar dengan mencicil sehingga Anda tidak akan terutang lebih dari yang Anda miliki pada akhir tahun (atau mengkhawatirkan apakah Anda memiliki cukup uang). Ini berlaku untuk setiap perusahaan, LLC dan/atau pribadi. Ini tidak menyenangkan memulai tahun karena otoritas pajak untuk back-tax.
4. Bayar dan arsipkan tepat waktu untuk menghindari pemborosan bunga dan denda. Bunga dan denda atas pajak yang terutang adalah pemborosan uang yang sangat besar yang dapat digunakan dengan cara yang jauh lebih baik. Saya tahu dari pengalaman pribadi.