3 proste kroki księgowe, które wykonałem, a które zmieniły sposób zarządzania moją firmą online

Szczęśliwego Nowego Roku!

Mogę to szczerze powiedzieć teraz, ale nie mogłem 3 lata temu.

3 lata temu moje książki były katastrofą.

Nie miałem księgowego. Z pewnością nie jestem księgowym. Ledwo mogę uporządkować listę rzeczy do zrobienia.

W styczniu każdego roku musiałem się trudzić, zbierając wszystko, czego potrzebował mój księgowy, żeby skompletować dokumenty podatkowe i złożyć deklaracje. To była niesamowita praca polegająca na śledzeniu każdej transakcji w ciągu ostatniego roku.

Mój księgowy w tamtym czasie nie udzielał wskazówek, jak poprawić sytuację, więc przez lata tarzałem się w finansowym bagnie.

W końcu zrobiło się tak źle, że zgłosiłem się późno i otrzymałem karę 6400 $.

Nie przeszkadza mi płacenie podatków, ale płacenie kar na dodatek było przysłowiową słomką.

Ostatecznie winni byliśmy zarówno ja, jak i mój księgowy. Nie, nie wymieniam nazwisk.

Potrzebowałem zmiany.

Zwolniłem biuro rachunkowe i zatrudniłem nowego.

Moja nowa firma księgowa chodzi po wodzie.

Na początku było ciężko, tak jak trudne jest rozpoczęcie programu ćwiczeń. Zmusili mnie do uporządkowania mojej strony.

3 proste kroki do księgowości zdrowego rozsądku

Moja nowa firma księgowa poinstruowała mnie, abym zrobił trzy proste rzeczy, które zrobiły wielką różnicę.

Najpierw pobierz i skonfiguruj Quickbooks. Na szczęście kosztuje tylko 10 dolarów miesięcznie. Niestety początkowa konfiguracja wymaga dużo pracy. Więcej o Quickbookach poniżej.

Po drugie , spłacaj kwartalne podatki, aby uniknąć odsetek i kar. Zmniejsza to również konieczność wymyślania większej sumy pieniędzy pod koniec roku. Tak, w minionych latach nie miałam pojęcia, jak spłacać raty, co powinnam i ile jestem winna. Skończyło się na tym, że zapłaciłem sporo odsetek i kar. Jak powiedziałem, nie miałem w tym czasie wskazówek od mojego księgowego.

UWAGA: możesz być zobowiązany do płacenia rat podatku lub nie. To zależy od Twojej jurysdykcji podatkowej. Tylko dlatego, że nie oznacza, że ​​powinieneś. Najlepiej to zweryfikować z doradcami podatkowymi.

Po trzecie , miałem wysyłać e-mailem wszystkie arkusze finansowe do mojego księgowego w firmie księgowej raz na kwartał, a nie na koniec roku. Na początku wzdragałem się przed tym, ale powiedzieli mi, że jest kilka korzyści z robienia tego w ten sposób, a mianowicie:

• Dzięki aktualizowanym przez cały rok zestawieniom zysków i strat mogłem podejmować rozsądniejsze decyzje finansowe.
• Księgowość kwartalna dostarcza mi aktualnych informacji o przybliżonych kwotach podatków, które w danym momencie jestem winien. W przeszłości szykowałem się po świętach Bożego Narodzenia, martwiąc się o to, ile jestem winien. Zawsze wstrzymywałem pieniądze, ale nigdy nie wiedziałem, czy to wystarczy. Teraz wiem, w małym zakresie, jak bardzo się powstrzymać. Właściwie teraz płacę raty podatku kwartalnie, więc wszystko jest spłacane do końca roku.
• Mniej pracy dla nas wszystkich pod koniec roku: Teraz, gdy moje książki są aktualizowane co kwartał, pod koniec roku nie jest to wcale dużo pracy. Po prostu zaokrąglam trzymiesięczne zestawienia/arkusze kalkulacyjne i kończę je przez lichwę księgowego.

Porozmawiajmy o Quickbooks… zmieniaczu gry

Quickbooks był dla mnie przełomem.

Na początku było mnóstwo pracy. Musiałem zsynchronizować moją firmową kartę kredytową, konta bankowe i konto Paypal. W rzeczywistości sprawia to, że Quickbooks jest bardzo potężny… fakt, że możesz automatycznie synchronizować i importować wiele transakcji. To ogromna oszczędność czasu. Ta góra pracy to dopiero początek.

Potem musiałem ustawić kategorie wydatków. W pierwszym roku skategoryzowałem stos transakcji w Quickbooks. Właściwie, po wykonaniu około 30 z nich, zapytałem moją firmę księgową, czy mogą to zrobić. Powiedzieli, że tak, ale to będzie kosztowne. Z drugiej strony powiedzieli, że gdy już mają ustawione wszystkie kategorie i znają moje zwykłe wydatki, to pójdzie bardzo szybko i nie będzie dużo kosztować.

Ta pierwsza opłata księgowa była ogromna, ponieważ dużo czasu poświęcono na ustawienie wszystkiego.

Ale teraz opłaty są rozsądne. Moja firma księgowa zajmuje się zarówno księgowością, jak i księgowością. Jest bezproblemowy. Co najważniejsze, teraz spędzam na tym jakieś 6 godzin rocznie.

A jeśli zrobisz to sam?

Jeśli nie jesteś w stanie zatrudnić księgowego i/lub księgowego, nadal gorąco polecam Quickbooks. Podczas gdy będziesz musiał kategoryzować swoje wydatki i inne wpisy, po skonfigurowaniu systemu działa bardzo szybko. Zaoszczędzisz sobie górę czasu.

Polecam też robić to co miesiąc lub kwartalnie zamiast raz w roku. W ten sposób dowiesz się, jaki masz zysk, a następnie będziesz mógł podejmować decyzje finansowe, co powinieneś zrobić.

Na przykład każda jurysdykcja jest inna, ale w mojej jurysdykcji, jeśli zyski firmy przekraczają pewną kwotę, stawka podatku od osób prawnych prawie się podwaja. Oznacza to, że jeśli to w ogóle możliwe, dobrym pomysłem jest utrzymywanie zysków poniżej określonej kwoty. Jeśli czekam zbyt długo, mam mniej lub nie mam możliwości kontrolowania poziomów zysku.

Na szczęście w tym zawodzie zawsze mogę przeznaczyć na treści, które będą wtedy kosztem zmniejszenia zysków.

Jeśli utrzymasz swoje Quickbooki w dobrej kondycji przez cały rok, zatrudnienie księgowego, który zakończy rozliczenia, nie będzie dużo kosztować. Po prostu podłączają informacje do oprogramowania do rozliczania podatków i wypluwają wyniki. Są szanse, że możesz kupić podobne oprogramowanie i zrobić to sam.

Ale to wszystko wynika z Quickbooks, co znacznie ułatwia cały proces, niezależnie od tego, jak przygotowujesz dokument podatkowy.

A co z zatrudnieniem księgowego niezależnie od firmy księgowej?

To realna opcja. Ponadto księgowi-freelancerzy zwykle pobierają znacznie mniej za godzinę niż firmy księgowe pobierają opłaty za swoich wewnętrznych księgowych. Mimo to zdecydowałem się skorzystać z usług wewnętrznych księgowych, ponieważ uważam, że dzięki temu, że jest to bardziej płynne, można zaoszczędzić czas.

Wiele lat temu zatrudniłem księgowego niezależnie od mojej firmy księgowej i było to uciążliwe. Spędziłem mnóstwo czasu na e-mailach tam iz powrotem. Niczego nie rozumiałem. Teraz, gdy wszystko jest obsługiwane pod jednym dachem, mam jeden kontakt i wszystko jest bezproblemowo aktualizowane w ich systemach.

To powiedziawszy, jeśli możesz uzyskać niezależnego księgowego, aby zsynchronizował się z twoim księgowym, może to być najlepszy sposób, zakładając, że faktycznie pracują zsynchronizowane. Ponownie, Quickbooks prawdopodobnie w tym pomoże.

Czy możesz używać oprogramowania innego niż Quickbooks?

Podejrzewam, że możesz. Powiedziano mi, żebym kupił Quickbooks, więc nie zawracałem sobie głowy szukaniem innych opcji. To jest pytanie do twojego księgowego. Pójdę z tym, co najlepiej działa z ich systemami. W końcu używasz Quickbooks, aby wszystko przebiegało szybciej i kosztuje mniej opłat księgowych. Jeśli robisz to wszystko sam, wybierz oprogramowanie księgowe, które Twoim zdaniem najlepiej spełni Twoje potrzeby od A do Z.

Kluczem w wyborze oprogramowania księgowego jest jego synchronizacja ze wszystkimi kontami, dzięki czemu transakcje importują się automatycznie. Następnie oprogramowanie musi zsynchronizować się z oprogramowaniem do przygotowywania dokumentów podatkowych. Jeśli potrafi to wszystko, prawdopodobnie jest w porządku.

Dodatkowe wskazówki

• Warto zapłacić księgowemu za doradztwo poza przygotowaniem podatkowym.
• Błądź po stronie roztropności w dochodzeniu wydatków. Jeśli jest blisko wątpliwe, pytam. Wolałbym nie żądać uzasadnionego wydatku niż żądać czegoś, czego nie powinienem mieć, co powoduje audyt lub gorzej.
• Niczego nie zakładaj. Założyłem wcześniej i się myliłem. Teraz pytam. Za każdym razem, gdy o coś pytam mojego księgowego, jest to doliczane do rachunku, ale to dobrze wydane pieniądze.
• Posiadanie korporacji jest kosztowne i może nie być najlepszą strukturą prawną w Twojej sytuacji. Przed utworzeniem korporacji zasięgnij porady prawnej i księgowej. Przygotowanie podatku dochodowego od osób prawnych jest kosztowne – znacznie droższe w Kanadzie niż deklaracje podatkowe dla osób fizycznych. Chociaż istnieją korzyści, nie zawsze jest to optymalna opcja dla wszystkich sytuacji.
• Podaj szybko, o co prosi Twój księgowy/księgowy. Im szybciej mają to, czego potrzebują, tym większe prawdopodobieństwo, że załatwią to w wolnym czasie. Szczerze mówiąc, jestem zdumiony, jak mało czasu mają księgowi od otrzymania różnych dokumentów z banków do terminu ich złożenia. To brutalny czas dla księgowych.

Cztery kluczowe dania na wynos

1. Korzystaj z oprogramowania księgowego, aby zaoszczędzić mnóstwo czasu i zorganizować wszystko. Zainwestuj czas, aby skonfigurować go tak dużo, jak to możliwe. Wysiłek z góry przyniesie zyski przez lata.
2. Utrzymuj swoje książki na bieżąco przez cały rok, abyś wiedział, na czym stoisz i unikaj wszelkich problemów/naprawiaj problemy, zanim staną się większymi problemami.
3. Postaraj się zatrzymać wszelkie należne podatki i/lub spłacać je w ratach, aby na koniec roku nie spłacić więcej niż masz pod ręką (lub martw się, czy masz wystarczająco dużo pod ręką). Dotyczy to każdej firmy, LLC i/lub osobistej. Rozpoczęcie roku nie jest zabawne, gdy jest się winnym urzędom podatkowym zaległych podatków.
4. Płać i składaj dokumenty na czas, aby uniknąć marnowania odsetek i kar. Odsetki i kary od należnych podatków to ogromna strata pieniędzy, które można wykorzystać w znacznie lepszy sposób. Wiem z własnego doświadczenia.