3 ขั้นตอนการทำบัญชีง่ายๆ ที่ฉันทำซึ่งสร้างความแตกต่างด้วยการจัดการธุรกิจออนไลน์ของฉัน

สวัสดีปีใหม่!

ฉันสามารถพูดได้อย่างจริงใจตอนนี้แต่เมื่อ 3 ปีที่แล้วไม่ได้

3 ปีที่แล้วหนังสือของฉันเป็นหายนะ

ฉันไม่มีคนทำบัญชี ฉันไม่ใช่คนทำบัญชีอย่างแน่นอน ฉันแทบจะไม่สามารถจัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำ

มาในเดือนมกราคมของทุกปี ฉันต้องแย่งชิงกันรวบรวมทุกอย่างที่นักบัญชีของฉันต้องการเพื่อรวบรวมเอกสารภาษีและยื่นแบบแสดงรายการ มันเป็นสัตว์ร้ายของงานที่ติดตามทุกธุรกรรมในปีที่ผ่านมา

นักบัญชีของฉันในเวลานั้นไม่ได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงสิ่งต่าง ๆ ดังนั้นฉันจึงหมกมุ่นอยู่กับโคลนทางการเงินเป็นเวลาหลายปี

ในที่สุดมันก็แย่มากที่ฉันยื่นฟ้องช้าและได้รับโทษ 6,400 ดอลลาร์

ฉันจ่ายภาษีได้ แต่การต้องเสียค่าปรับที่มากกว่านั้นคือฟางสุภาษิต

ท้ายที่สุดแล้ว ทั้งฉันและนักบัญชีต้องถูกตำหนิ ไม่ ฉันไม่ได้ตั้งชื่อ

ฉันต้องการการเปลี่ยนแปลง

ฉันไล่สำนักงานบัญชีออกและจ้างใหม่

สำนักงานบัญชีใหม่ของฉันเดินบนน้ำ

มันยากในตอนแรกเช่นเดียวกับการเริ่มต้นระบบการออกกำลังกายที่ยาก พวกเขาบังคับให้ฉันเข้าข้างฉันตามลำดับ

3 ขั้นตอนง่ายๆ ในการทำบัญชีอย่างมีสติ

สำนักงานบัญชีแห่งใหม่ของฉันสั่งให้ฉันทำสามสิ่งง่ายๆ ที่สร้างความแตกต่าง

ขั้นแรก รับและตั้งค่า Quickbooks โชคดีที่มีค่าใช้จ่ายเพียง 10 เหรียญต่อเดือน น่าเสียดายที่การตั้งค่าเริ่มต้นนั้นใช้งานหนักมาก เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Quickbooks ด้านล่าง

ประการที่สอง ชำระภาษีรายไตรมาสเพื่อหลีกเลี่ยงดอกเบี้ยและค่าปรับ นอกจากนี้ยังช่วยลดความจำเป็นในการหาเงินจำนวนมากในช่วงปลายปี ใช่ เมื่อหลายปีก่อน ฉันไม่รู้ว่าจะผ่อนจ่ายอย่างไร ควรจะจ่าย หรือเป็นหนี้เท่าไร ฉันลงเอยด้วยการจ่ายดอกเบี้ยและค่าปรับเล็กน้อย อย่างที่บอก ตอนนั้นฉันไม่ได้รับคำแนะนำจากนักบัญชี

หมายเหตุ: คุณอาจหรืออาจไม่ต้องจ่ายงวดภาษี ขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาลภาษีของคุณ เพียงเพราะฉันไม่ได้หมายความว่าคุณควร ทางที่ดีควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี

ประการที่สาม ฉันต้องส่งอีเมลสเปรดชีตทางการเงินทั้งหมดไปยังผู้ทำบัญชีของฉันที่สำนักงานบัญชีทุกไตรมาส แทนที่จะส่งในตอนสิ้นปี ทีแรกฉันก็ไม่เห็นด้วยกับสิ่งนี้ แต่พวกเขาบอกฉันว่ามีข้อดีหลายประการที่การทำเช่นนี้คือ:

• ด้วยงบกำไรขาดทุนที่อัปเดตตลอดทั้งปี ฉันสามารถตัดสินใจทางการเงินได้ดียิ่งขึ้น
• การทำบัญชีรายไตรมาสช่วยให้ฉันทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับภาษีที่ฉันค้างชำระในขณะนั้น ในอดีต ฉันจะค้ำจุนหลังคริสต์มาสโดยกังวลเกี่ยวกับหนี้ที่ค้างชำระ ฉันเก็บเงินไว้เสมอ แต่ฉันไม่เคยรู้เลยว่ามันเพียงพอหรือไม่ ตอนนี้ฉันรู้แล้วว่าต้องรั้งไว้แค่ไหน อันที่จริง ตอนนี้ฉันผ่อนภาษีเป็นรายไตรมาส ดังนั้นทุกอย่างจะจ่ายภายในสิ้นปี
• งานน้อยลงสำหรับพวกเราทุกคนในช่วงปลายปี: ตอนนี้หนังสือของฉันได้รับการอัปเดตทุกไตรมาส มาถึงสิ้นปีก็ไม่ค่อยมีงานเลย ฉันเพิ่งรวบรวมใบแจ้งยอด/สเปรดชีตสามเดือน และพวกเขาก็ทำเสร็จแล้วโดยผู้ทำบัญชี lickety-split

มาพูดถึง Quickbooks… ตัวเปลี่ยนเกมกันเถอะ

Quickbooks เป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับฉัน

มันเป็นงานมากมายในช่วงเริ่มต้น ฉันต้องซิงค์บัตรเครดิตของบริษัท บัญชีธนาคาร และบัญชี Paypal อันที่จริง สิ่งนี้ทำให้ Quickbooks มีประสิทธิภาพมาก... คุณสามารถซิงค์และนำเข้าธุรกรรมต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ มันช่วยประหยัดเวลาได้มาก ภูเขาแห่งการทำงานนั้นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น

จากนั้นฉันต้องตั้งค่าหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ปีแรก ฉันจัดหมวดหมู่ธุรกรรมจำนวนมากใน Quickbooks อันที่จริง หลังจากทำไปประมาณ 30 อันแล้ว ฉันก็ถามสำนักงานบัญชีว่าจะทำได้ไหม พวกเขาตอบว่าใช่ แต่จะมีค่าใช้จ่ายสูง ในทางกลับกัน พวกเขาบอกว่าเมื่อตั้งค่าหมวดหมู่ทั้งหมดแล้ว และคุ้นเคยกับค่าใช้จ่ายปกติของฉันแล้ว มันจะไปได้เร็วมากและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมาก

ค่าธรรมเนียมบัญชีครั้งแรกนั้นสูงมากเพราะต้องใช้เวลามากในการตั้งค่าทุกอย่าง

แต่ตอนนี้ค่าธรรมเนียมมีความสมเหตุสมผล สำนักงานบัญชีของฉันทำทั้งงานบัญชีและงานบัญชี มันไร้รอยต่อ ที่สำคัญที่สุด ตอนนี้ฉันใช้เวลา 6 ชั่วโมงต่อปีกับสิ่งนี้

ถ้าทำเองล่ะ?

หากคุณไม่อยู่ในฐานะที่จะจ้างผู้ทำบัญชีและ/หรือนักบัญชี ฉันยังขอแนะนำ Quickbooks แม้ว่าคุณจะต้องจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายและรายการอื่นๆ ของคุณ เมื่อระบบได้รับการตั้งค่าแล้ว ระบบจะดำเนินการอย่างรวดเร็ว คุณจะช่วยตัวเองให้เป็นภูเขาแห่งเวลา

ฉันยังแนะนำให้ทำเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาสแทนปีละครั้ง วิธีนี้คุณจะรู้ว่าคุณมีกำไรเท่าไรและสามารถตัดสินใจทางการเงินได้ว่าควรทำอย่างไร

ตัวอย่างเช่น และทุกเขตอำนาจศาลนั้นแตกต่างกัน แต่ในเขตอำนาจศาลของฉัน หากผลกำไรของบริษัทเกินจำนวนหนึ่ง อัตราภาษีนิติบุคคลก็จะเพิ่มขึ้นเกือบสองเท่า นั่นหมายความว่า หากเป็นไปได้ ควรรักษาผลกำไรให้ต่ำกว่าจำนวนที่กำหนด ถ้าฉันรอนานเกินไป ฉันมีตัวเลือกน้อยหรือไม่มีเลยในการควบคุมระดับกำไร

โชคดีที่ในสายงานนี้ ฉันสามารถใช้จ่ายกับเนื้อหาได้เสมอ ซึ่งจะเป็นค่าใช้จ่ายในการลดผลกำไร

หากคุณรักษา Quickbooks ของคุณให้อยู่ในสภาพดีตลอดทั้งปี การจ้างนักบัญชีเพื่อส่งคืนสินค้าให้เสร็จจะไม่เสียค่าใช้จ่ายมากนัก พวกเขาเพียงแค่เสียบข้อมูลลงในซอฟต์แวร์เตรียมภาษีและแสดงผลลัพธ์ โอกาสที่คุณสามารถซื้อซอฟต์แวร์ที่คล้ายกันและทำเองได้

แต่ทั้งหมดนี้เกิดจาก Quickbooks ซึ่งทำให้กระบวนการทั้งหมดง่ายขึ้นมาก ไม่ว่าคุณจะเตรียมเอกสารภาษีอย่างไร

แล้วการจ้างผู้ทำบัญชีแยกต่างหากจากสำนักงานบัญชีของคุณล่ะ

นี่เป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้ นอกจากนี้ ผู้ทำบัญชีอิสระมักจะคิดค่าธรรมเนียมต่อชั่วโมงน้อยกว่าบริษัทบัญชีที่เรียกเก็บจากผู้ทำบัญชีภายในบริษัทมาก อย่างไรก็ตาม ฉันเลือกที่จะใช้ผู้ทำบัญชีภายในบริษัท เพราะฉันคิดว่าการประหยัดเวลานั้นทำได้ราบรื่นกว่า

ฉันได้ว่าจ้างผู้ทำบัญชีโดยไม่ขึ้นกับสำนักงานบัญชีของฉันเมื่อหลายปีก่อน และมันก็เป็นเรื่องที่น่ารำคาญ ฉันใช้เวลามากมายในการส่งอีเมลไปมา ฉันไม่ได้จับอะไรเลย ตอนนี้ทุกอย่างได้รับการจัดการภายใต้หลังคาเดียวกัน ฉันมีผู้ติดต่อเพียงคนเดียว และทุกอย่างได้รับการอัปเดตอย่างราบรื่นภายในระบบของพวกเขา

ที่กล่าวว่าหากคุณสามารถหาผู้ทำบัญชีอิสระเพื่อประสานงานกับนักบัญชีของคุณ นั่นอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะสมมติว่าพวกเขาทำงานประสานกันจริง ๆ อีกครั้ง Quickbooks อาจช่วยคุณได้

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์อื่นที่ไม่ใช่ Quickbooks ได้หรือไม่

ฉันสงสัยว่าคุณสามารถ ฉันได้รับคำสั่งให้ซื้อ Quickbooks ดังนั้นฉันจึงไม่ต้องมองหาตัวเลือกอื่นๆ นี่เป็นคำถามสำหรับนักบัญชีของคุณ ฉันจะเลือกสิ่งที่ดีที่สุดกับระบบของพวกเขา เพราะคุณใช้ Quickbooks เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ เร็วขึ้นและทำให้คุณเสียค่าธรรมเนียมบัญชีน้อยลง หากคุณทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ให้เลือกซอฟต์แวร์การทำบัญชีที่คุณคิดว่าจะตอบสนองความต้องการของคุณจาก A ถึง Z ได้ดีที่สุด

กุญแจสำคัญในการเลือกซอฟต์แวร์การทำบัญชีคือการซิงค์กับบัญชีทั้งหมดของคุณเพื่อนำเข้าธุรกรรมโดยอัตโนมัติ จากนั้นซอฟต์แวร์จะต้องซิงค์กับซอฟต์แวร์เตรียมเอกสารภาษี ถ้าทำได้ทั้งหมดนี้ก็คงดี

คำแนะนำเพิ่มเติม

• คุณควรจ่ายเงินให้นักบัญชีเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับบริการจัดเตรียมภาษี
• ผิดพลาดในด้านของความรอบคอบในการเรียกร้องค่าใช้จ่าย ถ้าใกล้จะน่าสงสัยก็ถามครับ ฉันไม่ต้องการเรียกร้องค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องตามกฎหมายมากกว่าการเรียกร้องในสิ่งที่ฉันไม่ควรมีที่เรียกการตรวจสอบหรือแย่กว่านั้น
• อย่าถือสาอะไร ฉันเคยสันนิษฐานมาก่อนและผิด ตอนนี้ฉันถาม ทุกครั้งที่ฉันถามนักบัญชีของฉันบางอย่าง จะถูกเพิ่มเข้าไปในบิล แต่นั่นเป็นเงินที่ใช้ไปอย่างดี
• การเป็นเจ้าของบริษัทนั้นมีราคาแพงและอาจไม่ใช่โครงสร้างทางกฎหมายที่ดีที่สุดสำหรับสถานการณ์ของคุณ ก่อนก่อตั้งบริษัท ขอคำแนะนำด้านกฎหมายและบัญชีก่อน การเตรียมภาษีนิติบุคคลมีค่าใช้จ่ายสูง – ในแคนาดามีราคาแพงกว่าการคืนภาษีส่วนบุคคลมาก แม้ว่าจะมีประโยชน์ แต่ก็ไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทุกสถานการณ์เสมอไป
• ระบุสิ่งที่นักบัญชี/ผู้ทำบัญชีขออย่างรวดเร็ว ยิ่งพวกเขามีสิ่งที่ต้องการได้เร็วเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสมากเท่านั้นที่พวกเขาจะทำสำเร็จโดยมีเวลาเหลือเฟือ พูดตามตรง ฉันประหลาดใจที่เวลาน้อยที่นักบัญชีได้รับจากเวลาที่เราได้รับเอกสารต่างๆ จากธนาคารไปจนถึงวันครบกำหนดในการยื่นเอกสาร มันเป็นช่วงเวลาที่โหดร้ายสำหรับนักบัญชี

กุญแจสำคัญสี่ประการ

1. ใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชีเพื่อประหยัดเวลาและช่วยจัดระเบียบทุกอย่าง ลงทุนเวลาในการตั้งค่าให้มากที่สุด ความพยายามล่วงหน้าจะจ่ายเงินปันผลเป็นเวลาหลายปี
2. ปรับปรุงหนังสือของคุณให้ทันสมัยตลอดทั้งปี เพื่อให้คุณรู้ว่าคุณอยู่ตรงไหนและหลีกเลี่ยงปัญหา/แก้ไขปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่
3. พยายามอย่างเต็มที่ที่จะระงับภาษีที่เป็นหนี้ค้างชำระและ/หรือชำระเป็นงวดๆ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องหมดหนี้เกินกว่าที่คุณมีในตอนสิ้นปี (หรือกังวลว่าคุณมีเพียงพอในมือหรือไม่) สิ่งนี้ใช้กับบริษัทใดๆ LLC และ/หรือส่วนบุคคล การเริ่มต้นปีไม่ใช่เรื่องสนุกเพราะหน่วยงานด้านภาษีสำหรับภาษีย้อนหลัง
4. จ่ายและยื่นตรงเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงดอกเบี้ยและบทลงโทษที่สิ้นเปลือง ดอกเบี้ยและบทลงโทษสำหรับภาษีอันเนื่องมาจากการเสียเงินจำนวนมากที่สามารถนำมาใช้ในทางที่ดีขึ้นมาก ฉันรู้จากประสบการณ์ส่วนตัว