3 pași simpli de contabilitate pe care i-am făcut și care au făcut toată diferența cu gestionarea afacerii mele online

An Nou Fericit!

Pot spune asta cu sinceritate acum, dar nu puteam acum 3 ani.

Acum 3 ani cărțile mele au fost un dezastru.

Nu am avut contabil. Cu siguranță nu sunt contabil. Abia reușesc să țin organizată o listă de lucruri de făcut.

În luna ianuarie a fiecărui an, ar trebui să mă grăbesc să strâng tot ce avea nevoie contabilul meu pentru a aduna documentele fiscale și a depune declarațiile. A fost o treabă grozavă să urmăresc fiecare tranzacție din ultimul an.

Contabilul meu de la acea vreme nu a oferit nicio îndrumare cu privire la cum să îmbunătățesc lucrurile, așa că m-am bătut în nenorocirea financiară ani de zile.

În cele din urmă, a devenit atât de rău încât am depus cu întârziere și am suferit o penalizare de 6.400 de dolari.

Sunt bine să plătesc taxe, dar să plătesc penalități pe deasupra a fost proverbiala pai.

La sfârșitul zilei, atât eu, cât și contabilul meu am fost de vină. Nu, nu dau nume.

Aveam nevoie de o schimbare.

Am concediat firma de contabilitate și am angajat una nouă.

Noua mea firmă de contabilitate merge pe apă.

A fost greu la început, așa cum este greu să începeți un regim de exerciții. M-au forțat să-mi fac ordine.

3 pași simpli pentru sănătatea contabilă

Noua mea firmă de contabilitate m-a instruit să fac trei lucruri simple care au făcut toată diferența.

Mai întâi , obțineți și configurați Quickbooks. Din fericire, costă doar 10 USD pe lună. Din păcate, configurarea inițială necesită multă muncă. Mai multe despre Quickbooks mai jos.

În al doilea rând , efectuați plăți fiscale trimestriale pentru a evita dobânzile și penalitățile. Acest lucru ușurează, de asemenea, nevoia de a veni cu o sumă mai mare de bani la sfârșitul anului. Da, în anii trecuți habar nu aveam cum să plătesc ratele, ce trebuia să o fac sau cât datoram. Am ajuns să plătesc destul de mult în dobânzi și penalități. După cum am spus, nu aveam îndrumări de la contabilul meu la momentul respectiv.

NOTĂ: este posibil să vi se solicite sau nu să plătiți rate de impozit. Asta depinde de jurisdicția ta fiscală. Doar pentru că o fac nu înseamnă că ar trebui. Cel mai bine este să verificați cu profesioniști în domeniul fiscal.

În al treilea rând , trebuia să trimit prin e-mail toate foile de calcul financiare contabilului meu de la firma de contabilitate trimestrial, nu la sfârșitul anului. La început, m-am renunțat la acest lucru, dar mi-au spus că există mai multe avantaje în a face acest lucru, care sunt:

• Cu situațiile de profit și pierderi actualizate pe tot parcursul anului, aș putea lua decizii financiare mai sănătoase.
• Contabilitatea trimestrială mă ține la curent cu aproximativ câte taxe datorez la momentul respectiv. În trecut, m-am pregătit după Crăciun, îngrijorându-mă cât datoram. Întotdeauna am reținut banii înapoi, dar nu am știut niciodată dacă sunt de ajuns. Acum știu într-un interval mic cât de mult să rețin. De fapt, acum plătesc rate de impozite trimestrial, așa că totul este plătit până la sfârșitul anului.
• Mai puțină muncă pentru noi toți la sfârșitul anului: acum că cărțile mele sunt actualizate trimestrial, la sfârșitul anului, nu este deloc multă muncă. Tocmai adun trei luni de declarații/fișe de calcul și sunt terminate de contabilul.

Să vorbim despre Quickbooks... care schimbă jocul

Quickbooks a schimbat jocul pentru mine.

A fost o tonă de muncă la început. A trebuit să-mi sincronizez cardul de credit al companiei, conturile bancare și contul Paypal. De fapt, acest lucru face ca Quickbooks să fie foarte puternic... faptul că puteți sincroniza și importa multe tranzacții automat. Este un mare economisire de timp. Muntele acela de muncă a fost doar începutul.

Apoi a trebuit să stabilesc categorii de cheltuieli. În primul an am clasificat o grămadă de tranzacții în Quickbooks. De fapt, după ce am făcut vreo 30 dintre ele, am întrebat firma mea de contabilitate dacă ar putea să o facă. Au spus că da, dar că ar fi costisitor. Pe de altă parte, ei au spus că odată ce vor avea toate categoriile configurate și vor fi familiarizați cu cheltuielile mele obișnuite, va merge foarte repede și nu va costa mult pe drum.

Acea primă taxă de contabilitate a fost uriașă pentru că s-a alocat mult timp pentru a pune totul în funcțiune.

Dar acum taxele sunt rezonabile. Firma mea de contabilitate se ocupă atât de evidență, cât și de contabilitate. Este fără sudură. Cel mai important, acum petrec 6 ore pe an cu chestiile astea.

Dacă o faci singur?

Dacă nu sunteți în măsură să angajați un contabil și/sau un contabil, vă recomand în continuare Quickbooks. Deși va trebui să vă clasificați cheltuielile și alte intrări, odată ce sistemul este configurat, merge foarte repede. Vă veți economisi un munte de timp.

De asemenea, recomand să o faceți lunar sau trimestrial în loc de o dată pe an. În acest fel, veți ști cât de mult profit aveți și puteți lua decizii financiare cu privire la ceea ce ar trebui să faceți.

De exemplu, și fiecare jurisdicție este diferită, dar în jurisdicția mea, dacă profiturile companiei depășesc o anumită sumă, rata impozitului pe profit aproape se dublează. Aceasta înseamnă că, dacă este posibil, este o idee bună să mențineți profiturile sub o anumită sumă. Dacă aștept prea mult, am mai puține opțiuni sau nu am opțiuni pentru a controla nivelul profitului.

Din fericire, în această linie de lucru pot întotdeauna cheltui pe conținut, care va fi apoi o cheltuială pentru reducerea profiturilor.

Dacă vă păstrați Quickbook-urile într-o formă bună pe tot parcursul anului, angajarea unui contabil pentru a finaliza returnările nu va costa mult. Pur și simplu conectează informațiile în software-ul de pregătire a impozitelor și scuipă rezultatele. Sunt șanse să puteți cumpăra software similar și să faceți-l singur.

Dar totul provine din Quickbooks, ceea ce face întregul proces mult mai ușor, indiferent de modul în care procedați cu pregătirea documentelor fiscale.

Ce zici de angajarea unui contabil separat de firma ta de contabilitate?

Aceasta este o opțiune viabilă. De asemenea, contabilii independenți au tendința de a percepe mult mai puțin pe oră decât percep firmele de contabilitate pentru contabilii lor interni. În ciuda acestui fapt, am optat să folosesc contabilii interni, deoarece cred că se economisește timp, deoarece este mai ușor.

Angajasem cu ani în urmă un contabil independent de firma mea de contabilitate și a fost o pacoste. Am petrecut o mulțime de timp trimițând e-mailuri înainte și înapoi. Nu m-am ocupat de nimic. Acum că totul este gestionat sub un singur acoperiș, am un contact și totul este perfect actualizat în sistemele lor.

Acestea fiind spuse, dacă puteți obține un contabil independent să se sincronizeze cu contabilul dvs., acesta ar putea fi cel mai bun mod de a merge presupunând că de fapt lucrează în sincronizare. Din nou, Quickbooks va ajuta probabil în acest sens.

Puteți folosi alt software decât Quickbooks?

Bănuiesc că poți. Mi s-a spus să iau Quickbooks, așa că nu m-am obosit să caut alte opțiuni. Aceasta este o întrebare pentru contabilul dvs. Aș merge cu ceea ce funcționează cel mai bine cu sistemele lor. La urma urmei, folosești Quickbooks pentru a face lucrurile să meargă mai repede și să te coste mai puțin în comisioane contabile. Dacă faceți totul singur, atunci alegeți un software de contabilitate despre care credeți că vă va satisface cel mai bine nevoile de la A la Z.

Cheia în alegerea unui software de contabilitate este că se sincronizează cu toate conturile dvs., astfel încât tranzacțiile să fie importate automat. Apoi, software-ul trebuie să se sincronizeze cu software-ul de pregătire a documentelor fiscale. Dacă poate face toate acestea, probabil că este în regulă.

Sfaturi suplimentare

• Merită să plătiți un contabil pentru sfaturi pe lângă serviciile de pregătire a impozitelor.
• A greșit de partea prudenței în revendicarea cheltuielilor. Dacă este aproape îndoielnic, întreb. Prefer să nu pretind o cheltuială legitimă decât să pretind ceva ce nu ar trebui să am, care apoi declanșează un audit sau mai rău.
• Nu presupune nimic. Am mai presupus și am greșit. Acum intreb. De fiecare dată când îmi întreb ceva contabilul, se adaugă la factură, dar sunt bani bine cheltuiți.
• Deținerea unei corporații este costisitoare și poate să nu fie cea mai bună structură juridică pentru situația ta. Înainte de a crea o corporație, obțineți și consultanță juridică contabilă. Pregătirea impozitului corporativ este costisitoare – mult mai costisitoare în Canada decât declarațiile fiscale personale. Deși există beneficii, nu este întotdeauna opțiunea optimă pentru toate situațiile.
• Furnizați rapid ceea ce vă cere contabilul/contabilul. Cu cât au mai repede ceea ce au nevoie, cu atât sunt mai multe șanse să o facă cu timp liber. Sincer, sunt uimit de cât de puțin timp petrec contabilii când primim diverse documente de la bănci până la termenul limită de depunere. Este o perioadă brutală pentru contabili.

Patru lucruri cheie

1. Utilizați software-ul de contabilitate pentru a vă economisi o mulțime de timp și pentru a vă ajuta să organizați totul. Investește timp pentru a-l configura cât mai mult posibil. Efortul inițial va aduce dividende ani de zile.
2. Păstrați-vă cărțile la zi pe tot parcursul anului, astfel încât să știți unde vă aflați și să evitați orice problemă/remediați probleme înainte ca acestea să devină probleme mai mari.
3. Faceți tot posibilul să rețineți orice taxe datorate și/sau să plătiți în rate, astfel încât să nu ajungeți să datorați mai mult decât aveți la îndemână la sfârșitul anului (sau să vă faceți griji dacă aveți suficiente la îndemână). Acest lucru se aplică oricărei companii, SRL și/sau personal. Nu este distractiv să începi anul să dai autorităților fiscale taxe înapoi.
4. Plătiți și depuneți la timp pentru a evita dobânzi și penalități risipitoare. Dobânzile și penalitățile la impozitele datorate reprezintă o uriașă risipă de bani care poate fi folosită în moduri mult mai bune. Stiu din experienta personala.