3 semplici passaggi di contabilità che ho fatto che hanno fatto la differenza nella gestione della mia attività online

Buon Anno!

Posso dirlo sinceramente ora ma non potevo 3 anni fa.

3 anni fa i miei libri erano un disastro.

Non avevo un contabile. Di certo non sono un contabile. Riesco a malapena a tenere organizzata una lista di cose da fare.

A gennaio di ogni anno, dovevo affrettarmi a raccogliere tutto ciò di cui il mio commercialista aveva bisogno per mettere insieme i documenti fiscali e presentare le dichiarazioni. È stato un lavoro da favola rintracciare ogni transazione dell'ultimo anno.

Il mio contabile all'epoca non forniva indicazioni su come migliorare le cose, quindi mi crogiolai nel fango finanziario per anni.

Alla fine, è andata così male che ho presentato la domanda in ritardo e ho subito una penalità di $ 6.400.

Sto bene a pagare le tasse, ma pagare le sanzioni per di più è stata la proverbiale goccia.

Alla fine della giornata, sia io che il mio contabile eravamo da biasimare. No, non sto facendo nomi.

Avevo bisogno di un cambiamento.

Ho licenziato lo studio contabile e ne ho assunto uno nuovo.

La mia nuova società di contabilità cammina sull'acqua.

All'inizio è stato difficile, proprio come è difficile iniziare un regime di esercizi. Mi hanno costretto a mettere ordine dalla mia parte.

3 semplici passi per mantenere la sanità mentale

La mia nuova società di contabilità mi ha incaricato di fare tre semplici cose che hanno fatto la differenza.

Per prima cosa, procurati e configura Quickbooks. Fortunatamente, costa solo $ 10 al mese. Sfortunatamente, la configurazione iniziale richiede molto lavoro. Maggiori informazioni su Quickbook di seguito.

In secondo luogo , effettuare pagamenti fiscali trimestrali per evitare interessi e sanzioni. Ciò allevia anche la necessità di trovare una somma di denaro maggiore alla fine dell'anno. Sì, negli anni passati non avevo idea di come pagare le rate, che dovevo o quanto dovevo. Ho finito per pagare un bel po' di interessi e sanzioni. Come ho detto, all'epoca non avevo indicazioni dal mio contabile.

NOTA: potrebbe essere o meno richiesto il pagamento delle rate delle tasse. Dipende dalla tua giurisdizione fiscale. Solo perché lo faccio non significa che dovresti. È meglio verificare con professionisti fiscali.

Terzo , dovevo inviare via email tutti i fogli di calcolo finanziari al mio contabile presso la società di contabilità ogni trimestre invece che alla fine dell'anno. All'inizio mi sono opposto a questo, ma mi hanno detto che c'erano diversi vantaggi nel farlo in questo modo, che sono:

• Con i rendiconti profitti e perdite aggiornati durante tutto l'anno, potrei prendere decisioni finanziarie più solide.
• La contabilità trimestrale mi tiene aggiornato con approssimativamente quante tasse devo in quel momento. In passato, dopo Natale mi preparavo a preoccuparmi di quanto dovevo. Ho sempre trattenuto i soldi, ma non ho mai saputo se fossero abbastanza. Ora so in un piccolo intervallo quanto trattenere. A dire il vero, ora pago le rate delle tasse trimestrali, quindi tutto viene pagato entro fine anno.
• Meno lavoro per tutti noi a fine anno: ora che i miei libri vengono aggiornati trimestralmente, a fine anno non c'è molto lavoro. Ho appena arrotondato tre mesi di estratti conto/fogli di calcolo e sono finiti dal contabile lickety-split.

Parliamo di Quickbooks... il punto di svolta

Quickbooks è stato un punto di svolta per me.

All'inizio era un sacco di lavoro. Ho dovuto sincronizzare la mia carta di credito aziendale, i conti bancari e il conto Paypal. In realtà, questo rende Quickbooks molto potente... il fatto che puoi sincronizzare e importare molte transazioni automaticamente. È un enorme risparmio di tempo. Quella montagna di lavoro era solo l'inizio.

Poi ho dovuto impostare delle categorie di spesa. Il primo anno ho classificato una pila di transazioni in Quickbooks. In realtà, dopo averne fatti circa 30, ho chiesto al mio studio di contabilità se potevano farlo. Hanno detto di sì, ma che sarebbe stato costoso. D'altra parte, hanno detto che una volta impostate tutte le categorie e familiarizzato con le mie solite spese, sarebbe andato molto veloce e non sarebbe costato molto lungo la strada.

Quella prima commissione di contabilità era enorme perché molto tempo è stato dedicato all'impostazione di tutto.

Ma ora le tasse sono ragionevoli. Il mio studio contabile si occupa sia della contabilità che del lavoro di contabilità. È senza soluzione di continuità. Soprattutto, ora trascorro forse 6 ore all'anno su queste cose.

E se lo facessi da solo?

Se non sei in grado di assumere un contabile e/o contabile, ti consiglio comunque vivamente Quickbooks. Mentre dovrai classificare le tue spese e altre voci, una volta che il sistema è impostato, va molto veloce. Ti risparmierai una montagna di tempo.

Consiglio anche di farlo mensilmente o trimestralmente invece di una volta all'anno. In questo modo saprai quanto profitto hai e potrai quindi prendere decisioni finanziarie su cosa dovresti fare.

Ad esempio, e ogni giurisdizione è diversa, ma nella mia giurisdizione, se i profitti aziendali superano un determinato importo, l'aliquota dell'imposta sulle società quasi raddoppia. Ciò significa che, se possibile, è una buona idea mantenere i profitti al di sotto di un certo importo. Se aspetto troppo a lungo ho meno o nessuna opzione per controllare i livelli di profitto.

Fortunatamente in questa linea di lavoro posso sempre spendere in contenuti che poi saranno una spesa per ridurre i profitti.

Se mantieni i tuoi Quickbook in buone condizioni durante tutto l'anno, assumere un contabile per completare i resi non costerà molto. Collegano semplicemente le informazioni al software di preparazione delle tasse e sputano i risultati. È probabile che tu possa acquistare un software simile e farlo da solo.

Ma tutto deriva da Quickbooks che rende l'intero processo molto più semplice indipendentemente da come si procede alla preparazione dei documenti fiscali.

Che ne dici di assumere un contabile separatamente dalla tua società di contabilità?

Questa è un'opzione praticabile. Inoltre, i contabili freelance tendono a pagare molto meno all'ora di quanto le società di contabilità addebitano ai loro contabili interni. Nonostante ciò, ho scelto di utilizzare i contabili interni perché penso che ci sia un risparmio di tempo in quanto è più semplice.

Avevo assunto un contabile indipendentemente dalla mia società di contabilità anni fa ed era una seccatura. Ho passato un sacco di tempo a inviare e-mail avanti e indietro. Non ho capito niente. Ora che tutto è gestito sotto lo stesso tetto, ho un contatto e tutto è perfettamente aggiornato all'interno dei loro sistemi.

Detto questo, se riesci a convincere un contabile indipendente a sincronizzarsi con il tuo commercialista, questo potrebbe essere il modo migliore per andare supponendo che funzionino effettivamente in sincronia. Ancora una volta, Quickbooks probabilmente aiuterà in questo.

Puoi usare un software diverso da Quickbooks?

Sospetto che tu possa. Mi è stato detto di prendere Quickbooks, quindi non mi sono preoccupato di esaminare altre opzioni. Questa è una domanda per il tuo commercialista. Andrei con quello che funziona meglio con i loro sistemi. Dopotutto, usi Quickbooks per rendere le cose più veloci e costare meno in spese contabili. Se fai tutto da solo, scegli un software di contabilità che ritieni soddisferà al meglio le tue esigenze dalla A alla Z.

La chiave nella scelta del software di contabilità è che si sincronizza con tutti i tuoi account in modo che le transazioni vengano importate automaticamente. Quindi il software deve sincronizzarsi con il software di preparazione dei documenti fiscali. Se può fare tutto questo, probabilmente va bene.

Suggerimenti aggiuntivi

• Vale la pena pagare un contabile per una consulenza in aggiunta ai servizi di preparazione delle tasse.
• Err dal lato della prudenza nel richiedere le spese. Se da qualche parte vicino a discutibile, chiedo. Preferirei non rivendicare una spesa legittima piuttosto che rivendicare qualcosa che non dovrei avere che quindi innesca un audit o peggio.
• Non dare per scontato nulla. Ho supposto prima e mi sbagliavo. Ora chiedo. Ogni volta che chiedo qualcosa al mio commercialista, viene aggiunto al conto, ma sono soldi ben spesi.
• Possedere una società è costoso e potrebbe non essere la migliore struttura legale per la tua situazione. Prima di creare una società, ottenere e consulenza legale contabile. La preparazione dell'imposta sulle società è costosa, molto più costosa in Canada delle dichiarazioni dei redditi personali. Sebbene ci siano dei vantaggi, non è sempre l'opzione ottimale per tutte le situazioni.
• Fornisci rapidamente ciò che il tuo commercialista/contabile chiede. Più velocemente hanno ciò di cui hanno bisogno, più è probabile che lo facciano con il tempo libero. Francamente, sono stupito di quanto poco tempo abbiano i contabili da quando riceviamo vari documenti dalle banche alla scadenza del deposito. È un periodo brutale per i contabili.

Quattro punti chiave da asporto

1. Usa il software di contabilità per farti risparmiare un sacco di tempo e per organizzare tutto. Investi il ​​tempo per configurarlo il più possibile. Lo sforzo iniziale pagherà i dividendi per anni.
2. Tieni i tuoi libri aggiornati durante tutto l'anno in modo da sapere dove ti trovi ed evitare qualsiasi problema/risolvere i problemi prima che diventino problemi più grandi.
3. Fai del tuo meglio per trattenere le tasse dovute e/o pagare a rate in modo da non dover pagare più di quanto hai a disposizione alla fine dell'anno (o preoccuparti se hai abbastanza a portata di mano). Questo vale per qualsiasi azienda, LLC e/o personale. Non è divertente iniziare l'anno a dover pagare le tasse arretrate alle autorità fiscali.
4. Paga e archivia in tempo per evitare interessi e sanzioni dispendiose. Gli interessi e le sanzioni sulle tasse dovute sono un enorme spreco di denaro che può essere utilizzato in modi molto migliori. Lo so per esperienza personale.