3 простых шага по ведению бухгалтерского учета, которые помогли мне в управлении моим онлайн-бизнесом

С Новым Годом!

Я могу сказать это искренне сейчас, но не мог 3 года назад.

3 года назад мои книги были катастрофой.

У меня не было бухгалтера. Я конечно не бухгалтер. Я едва могу составить список дел.

Каждый год в январе мне приходилось изо всех сил собирать все, что нужно моему бухгалтеру для составления налоговых документов и подачи деклараций. Это была чудовищная работа по отслеживанию каждой транзакции за последний год.

Мой бухгалтер в то время не дал никаких советов, как улучшить ситуацию, поэтому я годами барахтался в финансовой жиже.

В конце концов, все стало настолько плохо, что я подал заявление с опозданием и получил штраф в размере 6400 долларов.

Я в порядке, плачу налоги, но платить штрафы вдобавок к этому было пресловутой соломинкой.

В конце концов, и я, и мой бухгалтер были виноваты. Нет, я не называю имен.

Мне нужна была перемена.

Я уволил бухгалтерскую фирму и нанял новую.

Моя новая бухгалтерская фирма ходит по воде.

Поначалу было тяжело, как сложно начинать тренировки. Они заставили меня привести свою сторону в порядок.

3 простых шага к бухгалтерскому здравомыслию

Моя новая бухгалтерская фирма поручила мне сделать три простых вещи, которые изменили все.

Во- первых , получите и настройте Quickbooks. К счастью, это стоит всего 10 долларов в месяц. К сожалению, первоначальная настройка требует много работы. Подробнее о Quickbooks ниже.

Во- вторых , вносите ежеквартальные налоговые платежи, чтобы избежать процентов и штрафов. Это также избавляет от необходимости придумывать большую сумму денег в конце года. Да, в прошлые годы я понятия не имел, как платить в рассрочку, что я должен был или сколько я должен. В итоге я заплатил довольно много процентов и штрафов. Как я уже сказал, в то время у меня не было указаний от моего бухгалтера.

ПРИМЕЧАНИЕ: вы можете быть обязаны или не обязаны платить налоговые взносы. Это зависит от вашей налоговой юрисдикции. То, что я это делаю, не означает, что вы должны. Лучше уточнить у налоговиков.

В- третьих , я должен был отправлять по электронной почте все финансовые таблицы моему бухгалтеру в бухгалтерскую фирму ежеквартально, а не в конце года. Сначала я возражал против этого, но мне сказали, что у этого способа есть несколько преимуществ, а именно:

• Благодаря обновленным отчетам о прибылях и убытках в течение года я мог принимать более обоснованные финансовые решения.
• Ежеквартальная бухгалтерия держит меня в курсе приблизительной суммы налогов, которые я должен в данный момент. В прошлом я готовился после Рождества, беспокоясь о том, сколько я должен. Я всегда держал деньги, но никогда не знал, достаточно ли их. Теперь я знаю в небольшом диапазоне, сколько нужно сдерживаться. На самом деле, теперь я плачу налоги ежеквартально, так что к концу года все уплачивается.
• Меньше работы для всех нас в конце года: теперь, когда мои книги обновляются ежеквартально, в конце года работы совсем не много. Я только что собрал отчеты/электронные таблицы за три месяца, и бухгалтер быстро их закончил.

Давайте поговорим о Quickbooks… изменив правила игры

Quickbooks изменил правила игры для меня.

Это была тонна работы в начале. Мне пришлось синхронизировать кредитную карту моей компании, банковские счета и учетную запись Paypal. На самом деле это делает Quickbooks очень мощным… тот факт, что вы можете автоматически синхронизировать и импортировать многие транзакции. Это огромная экономия времени. Эта гора работы была только началом.

Затем мне нужно было настроить категории расходов. В первый год я классифицировал кучу транзакций в Quickbooks. На самом деле, проделав около 30 из них, я спросил свою бухгалтерскую фирму, могут ли они это сделать. Сказали да, но это будет дорого. С другой стороны, они сказали, что как только они настроят все категории и будут знакомы с моими обычными расходами, все пойдет очень быстро и не будет стоить много в будущем.

Та первая плата за бухгалтерию была огромной, потому что много времени было потрачено на настройку всего.

Но сейчас цены приемлемые. Моя бухгалтерская фирма занимается как бухгалтерией, так и бухгалтерской работой. Это бесшовно. Самое главное, что сейчас я трачу на это около 6 часов в год.

А если сделать это самому?

Если вы не в состоянии нанять бухгалтера и/или бухгалтера, я настоятельно рекомендую Quickbooks. Хотя вам придется классифицировать свои расходы и другие записи, как только система настроена, она работает очень быстро. Вы сэкономите себе гору времени.

Я также рекомендую делать это ежемесячно или ежеквартально, а не раз в год. Таким образом, вы будете знать, сколько у вас прибыли, и сможете принимать финансовые решения относительно того, что вам следует делать.

Например, каждая юрисдикция отличается, но в моей юрисдикции, если прибыль компании превышает определенную сумму, ставка корпоративного налога почти удваивается. Это означает, что, если это вообще возможно, хорошей идеей будет удерживать прибыль ниже определенной суммы. Если я буду ждать слишком долго, у меня будет меньше или совсем нет возможностей контролировать уровень прибыли.

К счастью, в этой сфере деятельности я всегда могу потратиться на контент, который затем приведет к снижению прибыли.

Если вы будете поддерживать свои Quickbooks в хорошем состоянии в течение года, найм бухгалтера для завершения отчетов не будет стоить дорого. Они просто вводят информацию в программное обеспечение для расчета налогов и выдают результаты. Скорее всего, вы можете купить подобное программное обеспечение и сделать это самостоятельно.

Но все это связано с Quickbooks, который значительно упрощает весь процесс, независимо от того, как вы подходите к подготовке налоговых документов.

Как насчет найма бухгалтера отдельно от вашей бухгалтерской фирмы?

Это жизнеспособный вариант. Кроме того, внештатные бухгалтеры, как правило, берут за час гораздо меньше, чем бухгалтерские фирмы берут за своих штатных бухгалтеров. Несмотря на это, я решил использовать внутренних бухгалтеров, потому что я думаю, что это экономит время, поскольку это более удобно.

Несколько лет назад я нанял бухгалтера независимо от моей бухгалтерской фирмы, и это было неприятно. Я потратил массу времени на переписку по электронной почте туда и обратно. Я ничего не понял. Теперь, когда все обрабатывается под одной крышей, у меня есть одно контактное лицо, и в их системах все легко обновляется.

Тем не менее, если вы можете нанять независимого бухгалтера для синхронизации с вашим бухгалтером, это может быть лучшим способом, предполагая, что они действительно работают синхронно. Опять же, Quickbooks, вероятно, поможет с этим.

Можно ли использовать программное обеспечение, отличное от Quickbooks?

Я подозреваю, что вы можете. Мне сказали приобрести Quickbooks, поэтому я не стал искать другие варианты. Это вопрос к вашему бухгалтеру. Я бы выбрал то, что лучше всего работает с их системами. В конце концов, вы используете Quickbooks, чтобы ускорить работу и снизить затраты на бухгалтерские услуги. Если вы делаете все это самостоятельно, выберите бухгалтерское программное обеспечение, которое, по вашему мнению, лучше всего удовлетворит ваши потребности от А до Я.

Ключевым моментом при выборе программного обеспечения для бухгалтерского учета является то, что оно синхронизируется со всеми вашими учетными записями, поэтому транзакции импортируются автоматически. Затем программное обеспечение необходимо синхронизировать с программным обеспечением для подготовки налоговых документов. Если он может сделать все это, это, вероятно, хорошо.

Дополнительные советы

• Стоит заплатить бухгалтеру за консультацию помимо услуг по составлению налогов.
• Ошибайтесь на стороне благоразумия в требовании расходов. Если где-нибудь рядом с сомнительным, я спрашиваю. Я бы предпочел не требовать законных расходов, чем требовать чего-то, чего у меня не должно быть, что затем вызовет аудит или что-то похуже.
• Ничего не предполагай. Я предполагал раньше и ошибался. Теперь я спрашиваю. Каждый раз, когда я что-то спрашиваю у своего бухгалтера, это добавляется к счету, но эти деньги потрачены не зря.
• Владение корпорацией стоит дорого, и это может быть не лучшая юридическая структура для вашей ситуации. Прежде чем создать корпорацию, получите бухгалтерскую и юридическую консультацию. Подготовка корпоративной налоговой отчетности обходится дорого — в Канаде она обходится намного дороже, чем налоговая декларация физических лиц. Хотя есть преимущества, это не всегда оптимальный вариант для всех ситуаций.
• Обеспечьте то, что ваш бухгалтер просит быстро. Чем быстрее они получают то, что им нужно, тем больше вероятность того, что они сделают это в свободное время. Честно говоря, я поражен тем, как мало времени уходит у бухгалтеров с момента получения различных документов из банков до окончания срока подачи. Это жестокое время для бухгалтеров.

Четыре ключевых вывода

1. Используйте бухгалтерское программное обеспечение, чтобы сэкономить массу времени и помочь все организовать. Потратьте время, чтобы настроить его как можно больше. Предварительные усилия окупятся годами.
2. Обновляйте свои книги в течение всего года, чтобы вы знали, где находитесь, и избегали любых проблем / устраняли проблемы до того, как они станут более серьезными проблемами.
3. Делайте все возможное, чтобы удерживать любые причитающиеся налоги и / или платить в рассрочку, чтобы в конце года вы не оказались должны больше, чем у вас есть на руках (или не беспокоясь о том, достаточно ли у вас на руках). Это относится к любой компании, ООО и/или личному. Не весело начинать год с долга перед налоговой службой за невыплаченные налоги.
4. Платите и подавайте вовремя, чтобы избежать расточительных процентов и штрафов. Проценты и штрафы по уплаченным налогам — это огромная трата денег, которую можно использовать гораздо лучше. Я знаю из личного опыта.