7 zwycięskich wskazówek dotyczących zarządzania relacjami z dostawcami w 2023 roku

Co to jest SRM?

Zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM) to ciągły proces zarządzania pracą z dostawcami, którzy dostarczają materiały, towary lub usługi do Twojej firmy.

SRM to systematyczne podejście, które gromadzi i analizuje zarówno dane ilościowe, jak i jakościowe umiejętności budowania relacji z dostawcami. Oceniasz każdą z tych relacji, określasz kluczowych dostawców i identyfikujesz obszary wymagające poprawy, które są cenne dla Twojej działalności biznesowej.

Dzięki tym ocenom możesz znaleźć strategię usprawnienia współpracy z dostawcami i wzmocnienia łańcucha dostaw. Skuteczny SRM może pomóc Ci osiągnąć lepsze ceny, bardziej godną zaufania jakość produktów i więcej usług wspierających, aby odpowiedzieć na Twoje potrzeby.

Przykłady zarządzania relacjami z dostawcami

Różne firmy mają różnych dostawców. Załóżmy na przykład, że jesteś producentem samochodów. Potrzebujesz producenta aluminium, który dostarczy materiały, producenta opon, który dostarczy gotowe opony, oraz dostawcy materiałów eksploatacyjnych dla pracowników, takich jak rękawice, kombinezony, smary itp.

Z drugiej strony, jeśli jesteś detalistą sprzedającym odzież, Twoimi dostawcami mogą być hurtownicy odzieży – od których będziesz zamawiać gotowe produkty, a nawet dostawcy materiałów, tkanin, igieł, maszyn do szycia i innego sprzętu, jeśli projektujesz i tworzysz swoje elementy garderoby.

Relacje z tymi dostawcami są ważne i zwykle są obsługiwane przez zespół zaopatrzeniowy obsługujący łańcuch dostaw firmy.

Korzyści z SRM

Ponieważ dostawcy dostarczają materiały i produkty niezbędne dla Twojej organizacji, odgrywają ważną rolę w wydajności i wynikach finansowych Twojej firmy. Posiadanie silnego SRM przyniesie wiele korzyści, takich jak:

Zwiększ wydajność

Rozwijanie głębokich relacji z dostawcami pomaga uniknąć nieporozumień w komunikacji. Możesz budować zaufanie, zapewniać lepsze warunki pracy oraz ograniczać zakłócenia i problemy w łańcuchu dostaw. Dzięki temu możesz cieszyć się wyższą wydajnością i szybciej rozwiązywać ewentualne problemy.

Zaoszczędź więcej kosztów

Zachęty finansowe są istotnym czynnikiem budowania relacji z dostawcami. Koszty mogą początkowo być wysokie, ale w miarę rozwijania długoterminowych relacji będziesz na liście priorytetów dostawcy, aby uzyskać więcej ofert. Solidny system SRM pomaga zredukować problemy i opóźnienia oraz zyskać większą siłę przetargową, aby uzyskać najlepszą cenę i jakość.

Ogranicz wahania cen

Ceny na rynku towarowym mogą ulegać dużym wahaniom, na przykład podczas Covid-19, z powodu zakłóceń w łańcuchu dostaw. Jeśli masz bliskie relacje ze swoimi dostawcami, możesz sobie z nimi radzić, aby być mniej zmiennym w cenach. Ponadto, jeśli podpiszesz długoterminową umowę, sprzedawcy mogą być skłonni zaoferować stały harmonogram cen, co daje przewagę konkurencyjną kosztem sprzedanych towarów.

Składniki SRM

Zarządzanie relacjami z dostawcami obejmuje 3 główne kroki:

1. Segmentacja dostawców

Najpierw podziel listę dostawców na 3 grupy: dostawców strategicznych, taktycznych i ogonowych. Każda grupa będzie wymagać innego podejścia do SRM i zasobów, aby zoptymalizować wydajność dostawców.

• Dostawcy strategiczni : to najważniejsi dostawcy, którzy wnoszą największą wartość do Twojej firmy. Możesz u nich wydać najwięcej pieniędzy lub pozyskać ich innowacje do tworzenia swoich produktów.
• Dostawcy taktyczni : to dostawcy, których często kupujesz, ale mają ograniczony budżet. Masz wiele opcji dla tych samych produktów i usług w tym segmencie.
• Dostawcy ogonowi : ta grupa zawiera dodatkowych dostawców, którzy nie są krytyczni dla procesu SRM.

2. Opracuj strategię dostawcy

Następnym krokiem jest opracowanie planu współpracy z każdą kategorią dostawców w celu zapewnienia udanych i wzajemnie korzystnych relacji. Stworzenie strategii SRM ukształtuje i wzmocni współpracę między Twoją firmą a dostawcami. Przynosi korzyści obu stronom, a tym samym wspiera również produkcję w celu zaspokojenia potrzeb klientów.

Powinieneś zacząć od segmentu kluczowych dostawców, aby sformułować plan SRM skupiający się na jakości i długoterminowej współpracy. Pamiętaj jednak, że wszyscy dostawcy odgrywają rolę w sukcesie Twojej firmy. Dlatego powinieneś mieć strategiczne metody pracy z pozostałymi 2 segmentami.

Im lepsze masz relacje z dostawcami, tym większą wydajność zobaczysz w procesie zaopatrzenia, jakości i szybkości dostaw. Ponadto możesz znaleźć inspirację, aby być bardziej konkurencyjnym w stosunku do swoich konkurentów.

3. Realizuj strategię dostawcy

Ostatnim elementem SRM jest realizacja. Gdy strategia zostanie wprowadzona w życie, upewnij się, że masz plan mierzenia jej postępów i efektów. Dzięki temu możesz monitorować codzienne zadania w dyscyplinie SRM oraz identyfikować braki i potencjalne problemy w strategii lub jej realizacji.

Organizuj regularne badania swojego SRM podczas interakcji z dostawcami. Skoncentruj się na kluczowych wskaźnikach wydajności, takich jak jakość, wydajność, dostawa i obsługa, aby udoskonalić swój plan SRM. Udostępniaj dane i mów otwarcie o oczekiwaniach swoich dostawców, aby poprowadzić ich do realizacji Twoich celów.

Wskazówki dotyczące zarządzania relacjami z dostawcami

Zarządzanie relacjami z dostawcami obejmuje partnerstwo, w którym wszyscy wygrywają. Oto 7 najlepszych praktyk zarządzania relacjami z dostawcami, które możesz zastosować w swojej firmie.

1. Wybierz dostawców o tych samych wartościach

Chciałbyś rozwijać intensywne relacje z dostawcami, którzy są zgodni z Twoimi podstawowymi wartościami. Ważne jest, aby iść razem na dłuższą metę. Weź pod uwagę ich etykę biznesową, pozycję i reputację. Gdy już znajdziesz dostawcę wyznającego te same przekonania i wartości, pielęgnuj z nim relacje. W dłuższej perspektywie przyniesie to korzyści w postaci lepszej jakości produktów i obsługi klienta.

2. Traktuj swoich dostawców jak partnerów

Pamiętaj, że Twoi dostawcy są Twoimi partnerami, a relacje powinieneś budować w oparciu o szacunek, zaufanie i lojalność. Zachowaj otwarty umysł i bądź chętny do współpracy w celu rozwiązania wszelkich problemów.

Upewnij się, że Twoi dostawcy odczują Twoje uznanie za ich wkład w Twój biznes. To relacja dwustronna; dlatego powinieneś słuchać ich obaw i być wobec nich uczciwy. Zachowaj przejrzystość swoich procesów i szanuj ich metodologie pracy. W razie potrzeby wspieraj ich, na przykład dostarczając zaświadczenia o ubezpieczeniu lub wypełniając niezbędne dokumenty do współpracy.

3. Silne i szczegółowe umowy kontraktowe

Aby uniknąć niespodzianek podczas realizacji umowy z dostawcą, musisz mieć solidny proces zarządzania umowami. Upewnij się, że uwzględniłeś wszystko w umowie, ponieważ będzie to wskazówka do określenia niezawodności, gdy coś pójdzie nie tak.

Zapisz wszystko, czego strony oczekują od spółek, jak najbardziej szczegółowo i podpisane przez upoważnionego przedstawiciela obu stron. Umowa powinna zawierać opis produktu lub usługi, ceny, warunki płatności, harmonogram dostaw, komunikację oraz wszelkie kary umowne lub odszkodowania, w zależności od złożoności.

Szczegółowa umowa kontraktowa zminimalizuje zamieszanie i spory, a także wesprze zarządzanie ryzykiem dostawcy. Poza tym powinieneś wyjaśnić kluczowe punkty umowy ze swoim zespołem, aby każdy miał jasność co do swoich obowiązków i łatwo przestrzegał umowy.

4. Zainwestuj w system zarządzania relacjami z dostawcami

Oprogramowanie do zarządzania dostawcami

Oprogramowanie SRM umożliwia śledzenie wydajności dostawcy, ułatwia komunikację i rozpoznaje potencjalne problemy. Narzędzie to jest niezbędne do wydajniejszego zarządzania relacjami z dostawcami, zwłaszcza w przypadku zakupów od wielu dostawców o różnych minimalnych ilościach zamówień, czasach realizacji i cenach.

Oprogramowanie do zarządzania sprzedażą detaliczną, takie jak Magestore, może pomóc w poprawie relacji z dostawcami dzięki różnym funkcjom:

• Centralna baza danych do przechowywania wszystkich danych dostawców, w tym nazwiska, kontaktów, katalogu produktów lub świadczonych usług oraz wcześniejszych umów
• Funkcja zarządzania umowami do tworzenia, podpisywania i przechowywania umów
• Śledzenie statusu zamówienia: natychmiast wyświetlaj status zamówienia, śledź szybkość dostawy i otrzymuj powiadomienia, jeśli zamówienie jest opóźnione
• Zarządzanie zapasami: wyświetlaj poziomy zapasów w czasie rzeczywistym, ostrzegaj o niskim stanie zapasów i prognozuj popyt, aby generować zamówienia zakupu dla dostawców
• Zarządzanie wydajnością dostawców: oceniaj wydajność dostawców za pomocą kart wyników, aby śledzić ich KPI i monitorować, czy spełniają Twoje oczekiwania. W ten sposób możesz zidentyfikować najlepszych i najgorszych wykonawców, aby zapewnić odpowiednie wsparcie.
• Narzędzia księgowe są zintegrowane w celu tworzenia faktur, mierzenia kosztu sprzedanych towarów i zarządzania przepływami pieniężnymi.

5. Utrzymuj regularną komunikację

Uczciwa, otwarta i częsta komunikacja jest niezbędna do utrzymania silnych relacji z dostawcami. Oto kilka wskazówek dotyczących skutecznej strategii komunikacji:

• Regularnie informuj dostawców o swoich planach i działaniach, aby rozumieli swoje stanowisko i pracowali nad Twoimi wymaganiami i celami
• Unikaj wyznaczania nierealistycznych terminów lub zmieniania planów w ostatniej chwili. Spowoduje to stres i frustrację po obu stronach.
• Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy, działaj szybko. Zadzwoń natychmiast do dostawcy, aby omówić problemy. Bycie proaktywnym pomoże ci rozwiązać małe problemy na wczesnym etapie, zanim staną się one dużymi.
• Daj im znać, jeśli doceniasz ich pracę lub czy coś powinno zostać zmienione. Informacje zwrotne są niezbędne, aby zachęcić dostawców do kontynuowania pracy z dalszymi ulepszeniami.

6. Upewnij się, że płacisz na czas

Przepływy pieniężne mają kluczowe znaczenie dla każdej firmy; w związku z tym terminowe płatności są niezbędne, aby Twoi dostawcy pozostali z Tobą. Terminowe płacenie dostawcom to sposób na okazanie im szacunku i wsparcia. Dowodzi to, że jesteś niezawodnym klientem i łatwo się z nim pracuje.

Jeśli istnieją powody, dla których nie możesz zwolnić płatności w terminie, poinformuj o tym swojego partnera tak szybko, jak to możliwe, i poinformuj, kiedy może spodziewać się pieniędzy lub zaproponuj plan płatności. Otwarta komunikacja na temat przyczyny pomoże Twojemu dostawcy zrozumieć i zmniejszyć frustrację.

7. Nagradzaj dobrą obsługę lojalnością

Jeśli twój dostawca dobrze się spisał i okazał znakomitą obsługę klienta, nagradzaj go lojalnością. Chociaż cena ma kluczowe znaczenie przy wyborze dostawcy, jakość i wsparcie są kluczowymi czynnikami w dłuższej perspektywie. Dlatego nie spiesz się z żadnym nowym dostawcą z niższymi cenami, ponieważ może on nie znać Twojego sposobu pracy i nie oferować takiego samego wsparcia jak obecny dostawca.

Zdrowe relacje biznesowe wymagają zaangażowania obu stron i zrozumienia, w jaki sposób każda ze stron może wnieść wartość do drugiej.

Zarządzanie dostawcami to krytyczny proces budowania długoterminowych relacji partnerskich z dostawcami. Mamy nadzieję, że dzięki powyższym 7 wskazówkom możesz zacząć opracowywać strategię zarządzania relacjami z dostawcami i pielęgnować relacje z dostawcami – co tworzy zrównoważony łańcuch dostaw i zwiększa Twoją przewagę konkurencyjną na rynku.

1. Jakie są trzy podstawowe elementy zarządzania relacjami z dostawcami?

Istnieją 3 główne elementy zarządzania relacjami z dostawcami: segmentacja dostawców, rozwój strategii dostawców i realizacja strategii dostawców.

2. Jakie są funkcje zarządzania relacjami z dostawcami?

SRM ma na celu stworzenie pozytywnych partnerstw między Tobą a dostawcami, a także określenie strategii współpracy z każdym dostawcą. Koncentruje się na nawiązywaniu i utrzymywaniu wzajemnie korzystnych relacji z dostawcami w celu promowania wydajności, jakości, innowacji i innych korzyści.