7 conseils gagnants pour la gestion de la relation fournisseur en 2023

Qu'est-ce que le SRM ?

La gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) est le processus continu de gestion du travail avec les fournisseurs qui fournissent des matériaux, des biens ou des services à votre entreprise.

Le SRM est une approche systématique qui collecte et analyse à la fois des données quantitatives et des compétences qualitatives en matière d'établissement de relations avec les fournisseurs. Vous évaluez chacune de ces relations, déterminez les fournisseurs critiques et identifiez les domaines à améliorer qui sont précieux pour vos opérations commerciales.

Grâce à ces évaluations, vous pouvez trouver une stratégie pour améliorer la collaboration avec les fournisseurs et renforcer votre chaîne d'approvisionnement. Un SRM efficace peut vous aider à obtenir de meilleurs prix, une qualité de produit plus fiable et davantage de services de soutien pour répondre à vos besoins.

Exemples de gestion de la relation fournisseur

Différentes entreprises ont différents types de fournisseurs. Par exemple, supposons que vous soyez un constructeur automobile. Vous avez besoin d'un fabricant d'aluminium pour fournir les matériaux, d'un producteur de pneus pour fournir les pneus finis et d'un fournisseur fournissant des consommables pour les travailleurs comme des gants, des combinaisons, des lubrifiants, etc.

D'un autre côté, si vous êtes un détaillant vendant des vêtements, vos fournisseurs peuvent être des grossistes de vêtements - auprès desquels vous commanderez des produits finis, ou même des fournisseurs de tissus, d'aiguilles, de machines à coudre et d'autres équipements si vous concevez et créez vos vêtements.

Les relations avec ces fournisseurs sont importantes et généralement gérées par une équipe d'approvisionnement pour gérer la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise.

Avantages du SRM

Étant donné que les fournisseurs fournissent les matériaux et les produits essentiels à votre organisation, ils jouent un rôle important dans l'efficacité et les résultats de votre entreprise. Avoir un SRM solide apportera de nombreux avantages, tels que :

Améliorez l'efficacité

Développer une relation profonde avec les fournisseurs vous aide à éviter les problèmes de mauvaise communication. Vous pouvez instaurer la confiance, faciliter de meilleures conditions de travail et réduire les perturbations et les problèmes dans votre chaîne d'approvisionnement. Par conséquent, vous pouvez profiter d'une plus grande efficacité et résoudre les problèmes plus rapidement, le cas échéant.

Économisez plus de coûts

Les incitations financières sont un facteur important dans l'établissement de relations avec les fournisseurs. Les coûts peuvent être élevés au départ, mais au fur et à mesure que vous développez des relations à long terme, vous serez sur la liste prioritaire du fournisseur pour acquérir plus d'offres. Un système SRM solide vous aide à réduire les problèmes et les retards et à gagner plus de pouvoir de négociation pour obtenir le meilleur prix et la meilleure qualité.

Réduire la fluctuation des prix

Les prix sur le marché des matières premières peuvent beaucoup fluctuer, comme pendant Covid-19, en raison de la perturbation de la chaîne d'approvisionnement. Si vous entretenez des relations étroites avec vos fournisseurs, vous pouvez traiter avec eux pour que les prix soient moins volatils. De plus, si vous signez un contrat à long terme, les vendeurs peuvent être disposés à proposer un barème de prix fixe, vous donnant un avantage concurrentiel par rapport aux coûts des marchandises vendues.

Composants du SRM

La gestion des relations avec les fournisseurs passe par 3 grandes étapes :

1. Segmentation des fournisseurs

Tout d'abord, segmentez votre liste de fournisseurs en 3 groupes : fournisseurs stratégiques, tactiques et de queue. Chaque groupe aura besoin d'une approche différente en matière de SRM et de ressources pour optimiser les performances des fournisseurs.

• Fournisseurs stratégiques : Ce sont les fournisseurs critiques qui apportent le plus de valeur à votre entreprise. Vous pouvez dépenser le plus d'argent avec eux ou obtenir leur innovation pour créer vos produits.
• Fournisseurs tactiques : Ce sont des fournisseurs que vous achetez fréquemment mais avec un budget limité. Vous avez de nombreuses options pour les mêmes produits et services dans ce segment.
• Fournisseurs de détail : ce groupe contient des fournisseurs supplémentaires qui ne sont pas critiques pour votre processus SRM.

2. Développer une stratégie fournisseur

L'étape suivante consiste à élaborer un plan sur la façon dont vous travaillerez avec chaque catégorie de fournisseurs pour assurer des relations fructueuses et mutuellement bénéfiques. La création d'une stratégie SRM formera et favorisera la coopération entre votre entreprise et les fournisseurs. Il apporte des avantages aux deux parties et, par conséquent, prend également en charge votre fabrication pour répondre à la demande des clients.

Vous devez commencer par le segment des fournisseurs critiques pour formuler un plan SRM axé sur la qualité et la collaboration à long terme. Cependant, n'oubliez pas que tous les fournisseurs jouent un rôle dans la réussite de votre entreprise. Ainsi, vous devriez avoir des méthodes stratégiques pour travailler avec les 2 autres segments.

Plus vos relations avec les fournisseurs sont bonnes, plus vous constaterez d'efficacité dans le processus d'approvisionnement, la qualité et la rapidité de livraison. De plus, vous pouvez trouver l'inspiration pour être plus compétitif par rapport à vos concurrents.

3. Exécuter la stratégie fournisseur

Le dernier composant d'un SRM est l'exécution. Lorsque la stratégie est mise en action, assurez-vous d'avoir le plan pour mesurer ses progrès et ses effets. Par conséquent, vous pouvez surveiller les tâches quotidiennes de la discipline SRM et identifier les lacunes et les problèmes potentiels dans la stratégie ou l'exécution.

Organisez des examens réguliers de votre SRM lorsque vous interagissez avec les fournisseurs. Concentrez-vous sur les KPI tels que la qualité, les performances, la livraison et le service pour améliorer votre plan SRM. Partagez des données et soyez clair sur les attentes de vos fournisseurs pour les guider vers vos objectifs.

Conseils pour gérer les relations avec les fournisseurs

La gestion des relations avec les fournisseurs implique un partenariat gagnant-gagnant. Voici 7 meilleures pratiques de gestion des relations avec les fournisseurs que vous pouvez appliquer pour votre entreprise.

1. Choisissez des fournisseurs avec les mêmes valeurs

Vous voudriez développer des relations intenses avec des fournisseurs qui s'alignent sur vos valeurs fondamentales. C'est essentiel d'aller ensemble sur le long terme. Tenez compte de leur éthique commerciale, de leur positionnement et de leur réputation. Une fois que vous avez trouvé un fournisseur partageant les mêmes convictions et valeurs, entretenez une relation avec lui. Cela vous apportera des produits et des services clients de meilleure qualité à long terme.

2. Traitez vos fournisseurs comme des partenaires

N'oubliez pas que vos fournisseurs sont vos partenaires et que vous devez bâtir vos relations sur la base du respect, de la confiance et de la loyauté. Gardez l'esprit ouvert et soyez prêt à coopérer pour résoudre tout problème.

Assurez-vous que vos fournisseurs ressentent votre reconnaissance pour leur contribution à votre entreprise. C'est une relation à double sens; ainsi, vous devez écouter leurs préoccupations et être juste avec eux. Soyez transparent sur vos processus et respectez leurs méthodologies de travail. Soutenez-les en cas de besoin, par exemple en fournissant des certificats d'assurance ou en procédant aux formalités administratives nécessaires pour collaborer.

3. Des accords contractuels solides et détaillés

Pour éviter les surprises lors de l'exécution du fournisseur, vous devez disposer d'un processus de gestion des contrats solide. Assurez-vous de tout couvrir dans le contrat, car ce sera la ligne directrice pour déterminer la fiabilité en cas de problème.

Notez tout ce que les parties attendent des partenariats aussi détaillé que possible et signé par le représentant autorisé des deux parties. Le contrat doit inclure une description du produit ou du service, la tarification, les conditions de paiement, le délai de livraison, la communication et tout dommage ou indemnité forfaitaire, en fonction de la complexité.

Un accord contractuel détaillé minimisera la confusion et les litiges, tout en soutenant la gestion des risques de votre fournisseur. De plus, vous devez expliquer les points clés du contrat avec votre équipe, afin que chacun soit clair sur ses responsabilités et suive facilement le contrat.

4. Investissez dans un système de gestion des relations avec les fournisseurs

Logiciel de gestion des fournisseurs

Le logiciel SRM vous permet de suivre les performances des fournisseurs, de faciliter la communication et de reconnaître les problèmes potentiels. L'outil est essentiel pour gérer plus efficacement les relations avec les fournisseurs, en particulier si vous achetez auprès de plusieurs fournisseurs avec des quantités minimales de commande, des délais et des prix différents.

Un logiciel de gestion de vente au détail comme Magestore peut vous aider à dynamiser votre relation avec les fournisseurs grâce à diverses fonctionnalités :

• Une base de données centrale pour conserver toutes les données des fournisseurs, y compris le nom, les contacts, le catalogue de produits ou les services fournis et les contrats précédents
• Fonction de gestion des contrats pour créer, signer et stocker les contrats
• Suivi de l'état de la commande : affichez immédiatement l'état de la commande, suivez la vitesse de livraison et soyez averti si une commande est retardée
• Gestion des stocks : affichez les niveaux de stock en temps réel, alertez les stocks faibles et prévoyez la demande pour générer des bons de commande pour les fournisseurs
• Gestion des performances des fournisseurs : évaluez les performances des fournisseurs via des tableaux de bord pour suivre leurs indicateurs de performance clés et vérifier s'ils répondent à vos attentes. De cette façon, vous pouvez identifier les meilleurs et les moins performants pour fournir un support adapté.
• Des outils de comptabilité sont intégrés pour créer des factures, mesurer le coût des marchandises vendues et gérer les flux de trésorerie.

5. Maintenir une communication régulière

Une communication honnête, ouverte et fréquente est essentielle pour maintenir de solides relations avec les fournisseurs. Voici quelques conseils pour une stratégie de communication efficace :

• Tenez les fournisseurs régulièrement informés de vos plans et actions afin qu'ils comprennent leur position et travaillent sur vos exigences et vos objectifs
• Évitez de fixer des délais irréalistes ou de modifier vos plans à la dernière minute. Cela créera du stress et de la frustration des deux côtés.
• Si des problèmes surviennent, agissez rapidement. Appelez immédiatement le fournisseur pour discuter des problèmes. Être proactif vous aidera à résoudre les petits problèmes tôt avant qu'ils ne deviennent gros.
• Faites-leur savoir si vous appréciez leur travail ou si quelque chose doit être changé. Les commentaires sont essentiels pour encourager vos fournisseurs à poursuivre leur travail avec de nouvelles améliorations.

6. Assurez-vous de payer à temps

Les flux de trésorerie sont essentiels à toute entreprise ; ainsi, un paiement ponctuel est nécessaire pour que vos fournisseurs restent avec vous. Payer vos fournisseurs à temps est une façon de leur montrer votre respect et votre soutien. Cela prouve que vous êtes un client fiable et qu'il est facile de travailler avec lui.

S'il y a des raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas débloquer le paiement en temps opportun, informez votre partenaire dès que possible et indiquez-lui quand il peut attendre l'argent ou suggérez un plan de paiement. Une communication ouverte sur la raison aidera votre fournisseur à comprendre et à réduire la frustration.

7. Récompensez un bon service par la fidélité

Si votre fournisseur s'est bien comporté et a fait preuve d'un service client exceptionnel, récompensez-le par sa fidélité. Bien que le prix soit crucial dans le choix d'un fournisseur, la qualité et l'accompagnement sont les facteurs clés pour y aller sur le long terme. Par conséquent, ne vous précipitez pas vers un nouveau fournisseur avec des prix plus bas, car il pourrait ne pas connaître votre façon de travailler et ne pas offrir le même support que votre fournisseur actuel.

Une relation commerciale saine nécessite un engagement des deux parties et une compréhension de la manière dont chacune peut apporter de la valeur à l'autre.

La gestion des fournisseurs est un processus essentiel pour établir des partenariats à long terme avec vos fournisseurs. Nous espérons qu'avec les 7 conseils ci-dessus, vous pourrez commencer à élaborer votre stratégie de gestion des relations avec les fournisseurs et à entretenir vos relations avec les fournisseurs, ce qui créera une chaîne d'approvisionnement durable et augmentera votre avantage concurrentiel sur le marché.

1. Quels sont les trois composants de base de la gestion des relations avec les fournisseurs ?

Il existe 3 éléments principaux de la gestion des relations avec les fournisseurs : la segmentation des fournisseurs, le développement de la stratégie des fournisseurs et l'exécution de la stratégie des fournisseurs.

2. Quelles sont les fonctions de la gestion de la relation fournisseur ?

SRM vise à créer des partenariats positifs entre vous et les fournisseurs, ainsi qu'à déterminer la stratégie à adopter avec chaque fournisseur. Il se concentre sur l'établissement et le maintien d'une relation mutuellement bénéfique avec les fournisseurs afin de promouvoir l'efficacité, la qualité, l'innovation et d'autres avantages.