7 tips kemenangan untuk manajemen hubungan pemasok di tahun 2023

Apa itu SRM?

Manajemen hubungan pemasok (SRM) adalah proses berkelanjutan dalam mengelola pekerjaan dengan vendor yang memasok bahan, barang, atau layanan ke perusahaan Anda.

SRM adalah pendekatan sistematis yang mengumpulkan dan menganalisis data kuantitatif dan keterampilan membangun hubungan pemasok kualitatif. Anda mengevaluasi setiap hubungan tersebut, menentukan vendor penting, dan mengidentifikasi area untuk peningkatan yang berharga bagi operasi bisnis Anda.

Melalui penilaian ini, Anda dapat menemukan strategi untuk meningkatkan kolaborasi vendor dan mendukung rantai pasokan Anda. SRM yang efektif dapat membantu Anda mencapai harga yang lebih baik, kualitas produk yang lebih terpercaya, dan layanan yang lebih mendukung untuk menjawab kebutuhan Anda.

Contoh manajemen hubungan pemasok

Bisnis yang berbeda memiliki jenis pemasok yang berbeda. Misalnya, Anda adalah produsen mobil. Anda memerlukan pabrikan aluminium untuk menyediakan bahan, produsen ban untuk memasok ban jadi, dan vendor yang memasok bahan habis pakai untuk pekerja seperti sarung tangan, baju terusan, pelumas, dll.

Di sisi lain, jika Anda seorang pengecer yang menjual pakaian jadi, pemasok Anda bisa menjadi grosir pakaian – dari siapa Anda akan memesan produk jadi, atau bahkan pemasok bahan kain, jarum, mesin jahit, dan peralatan lainnya jika Anda merancang dan membuat item pakaian Anda.

Hubungan dengan pemasok tersebut penting dan biasanya ditangani oleh tim pengadaan untuk mengoperasikan rantai pasokan perusahaan.

Manfaat SRM

Karena pemasok menyediakan bahan dan produk yang penting bagi organisasi Anda, mereka memainkan peran penting dalam efisiensi dan keuntungan bisnis Anda. Memiliki SRM yang kuat akan memberikan banyak manfaat, seperti:

Tingkatkan efisiensi

Mengembangkan hubungan yang mendalam dengan pemasok membantu Anda menghindari masalah miskomunikasi. Anda dapat membangun kepercayaan, memfasilitasi kondisi kerja yang lebih baik, dan mengurangi gangguan dan masalah dalam rantai pasokan Anda. Karenanya, Anda dapat menikmati efisiensi yang lebih tinggi dan menyelesaikan masalah lebih cepat jika ada.

Lebih hemat biaya

Insentif keuangan merupakan faktor penting dalam membangun hubungan dengan vendor. Biayanya bisa mahal pada awalnya, tetapi saat Anda mengembangkan hubungan jangka panjang, Anda akan berada di daftar prioritas vendor untuk mendapatkan lebih banyak penawaran. Sistem SRM yang baik membantu Anda mengurangi masalah dan penundaan serta mendapatkan lebih banyak daya tawar untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.

Mengurangi fluktuasi harga

Harga di pasar komoditas bisa sangat berfluktuasi, seperti saat Covid-19, akibat gangguan rantai pasok. Jika Anda memiliki hubungan dekat dengan vendor Anda, Anda dapat berurusan dengan mereka agar harga tidak terlalu fluktuatif. Selain itu, jika Anda menandatangani kontrak jangka panjang, vendor mungkin bersedia menawarkan jadwal harga tetap, memberi Anda keunggulan kompetitif dengan harga pokok penjualan.

Komponen SRM

Mengelola hubungan dengan pemasok melibatkan 3 langkah utama:

1. Segmentasi pemasok

Pertama, bagi daftar vendor Anda menjadi 3 grup: pemasok strategis, taktis, dan ekor. Setiap grup akan membutuhkan pendekatan yang berbeda terhadap SRM dan sumber daya untuk mengoptimalkan kinerja vendor.

• Vendor strategis : Ini adalah vendor penting yang memberikan nilai paling besar bagi bisnis Anda. Anda dapat menghabiskan uang paling banyak dengan mereka, atau mendapatkan inovasi mereka untuk membuat produk Anda.
• Pemasok taktis : Mereka adalah vendor yang sering Anda beli tetapi dengan anggaran terbatas. Anda memiliki banyak pilihan untuk produk dan layanan yang sama dalam segmen ini.
• Vendor ekor : Grup ini berisi pemasok tambahan yang tidak penting untuk proses SRM Anda.

2. Mengembangkan strategi pemasok

Langkah selanjutnya adalah menyusun rencana bagaimana Anda akan bekerja dengan setiap kategori pemasok untuk memastikan hubungan yang sukses dan saling menguntungkan. Membuat strategi SRM akan membentuk dan mendorong kerja sama antara perusahaan Anda dan vendor. Ini membawa manfaat bagi kedua belah pihak, dan dengan demikian, juga mendukung produksi Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Anda harus mulai dengan segmen vendor kritis untuk merumuskan rencana SRM yang berfokus pada kualitas dan kolaborasi jangka panjang. Namun, ingatlah bahwa semua vendor berperan dalam kesuksesan bisnis Anda. Jadi Anda harus memiliki metode strategis untuk bekerja dengan 2 segmen lainnya.

Semakin baik hubungan Anda dengan pemasok, semakin efisien Anda akan melihat proses pengadaan, kualitas, dan kecepatan pengiriman. Selain itu, Anda mungkin menemukan inspirasi untuk menjadi lebih kompetitif dibandingkan pesaing Anda.

3. Jalankan strategi pemasok

Komponen terakhir dari SRM adalah eksekusi. Saat strategi diterapkan, pastikan Anda memiliki rencana untuk mengukur kemajuan dan dampaknya. Oleh karena itu, Anda dapat memantau tugas sehari-hari pada disiplin SRM dan mengidentifikasi kekurangan dan potensi masalah dalam strategi atau pelaksanaannya.

Atur pemeriksaan rutin SRM Anda saat Anda berinteraksi dengan pemasok. Fokus pada KPI seperti kualitas, kinerja, pengiriman, dan layanan untuk meningkatkan rencana SRM Anda. Bagikan data dan jujurlah tentang ekspektasi pemasok Anda untuk memandu mereka mencapai tujuan Anda.

Kiat untuk mengelola hubungan pemasok

Mengelola hubungan vendor melibatkan kemitraan yang saling menguntungkan. Inilah 7 praktik terbaik manajemen hubungan pemasok yang dapat Anda terapkan untuk bisnis Anda.

1. Pilih pemasok dengan nilai yang sama

Anda ingin mengembangkan hubungan yang intens dengan pemasok yang selaras dengan nilai inti Anda. Sangat penting untuk pergi bersama dalam jangka panjang. Pertimbangkan etika bisnis, posisi, dan reputasi mereka. Setelah Anda menemukan vendor dengan keyakinan dan nilai yang sama, peliharalah hubungan dengan mereka. Ini akan menguntungkan Anda dengan kualitas produk dan layanan pelanggan yang lebih baik dalam jangka panjang.

2. Perlakukan pemasok Anda sebagai mitra

Ingatlah bahwa pemasok Anda adalah mitra Anda, dan Anda harus membangun hubungan berdasarkan rasa hormat, kepercayaan, dan kesetiaan. Tetap berpikiran terbuka dan bersedia bekerja sama untuk menyelesaikan masalah apa pun.

Pastikan vendor Anda merasakan pengakuan Anda atas kontribusi mereka terhadap bisnis Anda. Ini adalah hubungan dua arah; dengan demikian, Anda harus mendengarkan kekhawatiran mereka dan bersikap adil terhadap mereka. Bersikap transparan tentang proses Anda, dan hormati metodologi kerja mereka. Dukung mereka saat dibutuhkan, seperti dengan memberikan sertifikat asuransi atau melanjutkan dengan dokumen yang diperlukan untuk berkolaborasi.

3. Perjanjian kontrak yang kuat dan detail

Untuk menghindari kejutan selama eksekusi vendor, Anda harus memiliki proses manajemen kontrak yang solid. Pastikan Anda mencakup semua yang ada dalam kontrak, karena ini akan menjadi pedoman untuk menentukan keandalan saat terjadi kesalahan.

Cantumkan semua yang diharapkan para pihak dari kemitraan sedetail mungkin dan ditandatangani oleh perwakilan resmi kedua belah pihak. Kontrak harus mencakup deskripsi produk atau layanan, harga, ketentuan pembayaran, jadwal pengiriman, komunikasi, dan ganti rugi atau ganti rugi, tergantung pada kerumitannya.

Perjanjian kontrak yang terperinci akan meminimalkan kebingungan dan perselisihan, serta mendukung manajemen risiko pemasok Anda. Selain itu, Anda harus menjelaskan poin-poin penting dalam kontrak dengan tim Anda, sehingga setiap orang memiliki tanggung jawab yang jelas dan mudah mengikuti kontrak.

4. Berinvestasi dalam sistem manajemen hubungan pemasok

perangkat lunak manajemen pemasok

Perangkat lunak SRM memungkinkan Anda melacak kinerja vendor, memfasilitasi komunikasi, dan mengenali potensi masalah. Alat ini penting untuk mengelola hubungan dengan pemasok secara lebih efisien, terutama jika Anda membeli dari banyak vendor dengan jumlah pesanan minimum, waktu tunggu, dan harga yang berbeda.

Perangkat lunak manajemen ritel seperti Magestore dapat membantu Anda meningkatkan hubungan vendor dengan berbagai fitur:

• Database pusat untuk menyimpan semua data pemasok, termasuk nama, kontak, katalog produk atau layanan yang diberikan, dan kontrak sebelumnya
• Fitur manajemen kontrak untuk membuat, menandatangani, dan menyimpan kontrak
• Melacak status pesanan pembelian: Lihat status pesanan segera, lacak kecepatan pengiriman, dan dapatkan pemberitahuan jika pesanan tertunda
• Manajemen inventaris: Lihat tingkat inventaris waktu nyata, waspadai stok rendah, dan perkiraan permintaan untuk menghasilkan pesanan pembelian untuk vendor
• Manajemen kinerja pemasok: Mengevaluasi kinerja vendor melalui kartu skor untuk melacak KPI mereka dan memantau apakah mereka memenuhi harapan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat mengidentifikasi kinerja terbaik dan terburuk untuk memberikan dukungan yang sesuai.
• Alat akuntansi terintegrasi untuk membuat faktur, mengukur harga pokok penjualan, dan mengelola arus kas.

5. Menjaga komunikasi secara teratur

Komunikasi yang jujur, terbuka, dan sering sangat penting untuk menjaga hubungan pemasok yang kuat. Berikut adalah beberapa tip untuk strategi komunikasi yang efektif:

• Perbarui vendor secara teratur tentang rencana dan tindakan Anda sehingga mereka memahami posisi mereka dan mengerjakan kebutuhan dan tujuan Anda
• Hindari menetapkan tenggat waktu yang tidak realistis atau mengubah rencana Anda pada menit terakhir. Ini akan menciptakan stres dan frustrasi bagi kedua belah pihak.
• Jika ada masalah terjadi, bertindak cepat. Hubungi vendor segera untuk membahas masalah tersebut. Menjadi proaktif akan membantu Anda mengatasi masalah kecil lebih awal sebelum menjadi besar.
• Beri tahu mereka jika Anda menghargai pekerjaan mereka, atau jika ada yang perlu diubah. Umpan balik sangat penting untuk mendorong pemasok Anda melanjutkan pekerjaan mereka dengan peningkatan lebih lanjut.

6. Pastikan Anda membayar tepat waktu

Arus kas sangat penting untuk bisnis apa pun; dengan demikian, pembayaran tepat waktu diperlukan agar pemasok Anda tetap bersama Anda. Membayar vendor Anda tepat waktu adalah cara untuk menunjukkan rasa hormat dan dukungan Anda kepada mereka. Ini membuktikan bahwa Anda adalah klien yang andal dan mudah diajak bekerja sama.

Jika ada beberapa alasan mengapa Anda tidak dapat melunasi pembayaran tepat waktu, beri tahu mitra Anda sesegera mungkin dan beri tahu kapan mereka dapat mengharapkan uang atau menyarankan rencana pembayaran. Komunikasi terbuka tentang alasannya akan membantu pemasok Anda memahami dan mengurangi frustrasi.

7. Hadiahi layanan yang baik dengan loyalitas

Jika pemasok Anda berkinerja baik dan menunjukkan dukungan pelanggan yang luar biasa, beri mereka penghargaan dengan loyalitas. Meskipun harga sangat penting dalam memilih pemasok, kualitas dan dukungan merupakan faktor kunci dalam jangka panjang. Oleh karena itu, jangan terburu-buru mencari pemasok baru dengan harga lebih rendah, karena mereka mungkin tidak mengetahui cara kerja Anda dan tidak menawarkan dukungan yang sama seperti pemasok Anda saat ini.

Hubungan bisnis yang sehat membutuhkan komitmen dari kedua belah pihak dan pemahaman tentang bagaimana masing-masing pihak dapat memberikan nilai bagi pihak lainnya.

Manajemen vendor adalah proses penting untuk membangun kemitraan jangka panjang dengan vendor Anda. Kami berharap dengan 7 tips di atas, Anda dapat mulai memetakan strategi manajemen hubungan pemasok Anda dan membina hubungan pemasok Anda – yang menciptakan rantai pasokan berkelanjutan dan meningkatkan keunggulan kompetitif Anda di pasar.

1. Apa tiga komponen dasar manajemen hubungan pemasok?

Ada 3 elemen utama manajemen hubungan pemasok: segmentasi pemasok, pengembangan strategi pemasok, dan eksekusi strategi pemasok.

2. Apa fungsi manajemen hubungan pemasok?

SRM bertujuan untuk menciptakan kemitraan positif antara Anda dan pemasok, serta menentukan strategi untuk terlibat dengan setiap vendor. Ini berfokus pada membangun dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok untuk mempromosikan efisiensi, kualitas, inovasi, dan manfaat lainnya.