เคล็ดลับ 7 ประการสำหรับการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ในปี 2566

SRM คืออะไร?

การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ (SRM) เป็นกระบวนการต่อเนื่องในการจัดการงานกับผู้ขายที่จัดหาวัสดุ สินค้า หรือบริการให้กับบริษัทของคุณ

SRM เป็นแนวทางที่เป็นระบบซึ่งรวบรวมและวิเคราะห์ทั้งข้อมูลเชิงปริมาณและทักษะการสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เชิงคุณภาพ คุณประเมินแต่ละความสัมพันธ์เหล่านั้น ระบุผู้ขายที่สำคัญ และระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงที่มีคุณค่าต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ

จากการประเมินเหล่านี้ คุณจะพบกลยุทธ์ในการปรับปรุงความร่วมมือกับผู้ขายและเสริมห่วงโซ่อุปทานของคุณ SRM ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้คุณได้รับราคาที่ดีขึ้น คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่น่าเชื่อถือมากขึ้น และบริการสนับสนุนที่มากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ

ตัวอย่างการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

ธุรกิจที่แตกต่างกันมีซัพพลายเออร์ประเภทต่างๆ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้ผลิตรถยนต์ คุณต้องมีผู้ผลิตอะลูมิเนียมเพื่อจัดหาวัสดุ ผู้ผลิตยางรถยนต์เพื่อจัดหายางสำเร็จรูป และผู้จำหน่ายที่จัดหาวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับคนงาน เช่น ถุงมือ ชุดคลุมตัว น้ำมันหล่อลื่น ฯลฯ

ในทางกลับกัน หากคุณเป็นผู้ค้าปลีกที่ขายเครื่องแต่งกาย ซัพพลายเออร์ของคุณอาจเป็นผู้ค้าส่งเสื้อผ้า ซึ่งคุณจะสั่งซื้อผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป หรือแม้แต่ซัพพลายเออร์วัสดุผ้า เข็ม จักรเย็บผ้า และอุปกรณ์อื่นๆ หากคุณออกแบบและสร้าง รายการเสื้อผ้าของคุณ

ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เหล่านั้นมีความสำคัญและมักจะจัดการโดยทีมจัดซื้อเพื่อดำเนินการซัพพลายเชนของบริษัท

ประโยชน์ของ SRM

เนื่องจากซัพพลายเออร์จัดหาวัสดุและผลิตภัณฑ์ที่จำเป็นต่อองค์กรของคุณ พวกเขาจึงมีบทบาทสำคัญในประสิทธิภาพและผลกำไรของธุรกิจของคุณ การมี SRM ที่แข็งแกร่งจะให้ผลตอบแทนมากมาย เช่น:

เพิ่มประสิทธิภาพ

การพัฒนาความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งกับซัพพลายเออร์ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ คุณสามารถสร้างความไว้วางใจ อำนวยความสะดวกในสภาพการทำงานที่ดีขึ้น และลดการหยุดชะงักและปัญหาในห่วงโซ่อุปทานของคุณ ดังนั้น คุณสามารถเพลิดเพลินกับประสิทธิภาพที่สูงขึ้นและแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้นหากมี

ประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น

สิ่งจูงใจทางการเงินเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย ค่าใช้จ่ายอาจสูงลิ่วในช่วงแรก แต่เมื่อคุณพัฒนาความสัมพันธ์ระยะยาว คุณจะอยู่ในรายชื่อลำดับความสำคัญของผู้ขายเพื่อรับข้อเสนอเพิ่มเติม ระบบ SRM ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณลดปัญหาและความล่าช้าและเพิ่มอำนาจต่อรองเพื่อให้ได้ราคาและคุณภาพที่ดีที่สุด

ลดความผันผวนของราคา

ราคาในตลาดสินค้าโภคภัณฑ์สามารถผันผวนได้มาก เช่น ในช่วงโควิด-19 เนื่องจากการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน หากคุณมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้ขาย คุณสามารถจัดการกับพวกเขาเพื่อให้ราคาผันผวนน้อยลง นอกจากนี้ หากคุณเซ็นสัญญาระยะยาว ผู้ขายอาจยินดีเสนอตารางราคาคงที่ ทำให้คุณได้เปรียบในการแข่งขันด้วยต้นทุนสินค้าที่ขาย

ส่วนประกอบของ SRM

การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เกี่ยวข้องกับ 3 ขั้นตอนหลัก:

1. การแบ่งส่วนซัพพลายเออร์

อันดับแรก แบ่งกลุ่มรายชื่อผู้ขายของคุณออกเป็น 3 กลุ่ม: ซัพพลายเออร์เชิงกลยุทธ์ ยุทธวิธี และหาง แต่ละกลุ่มจะต้องการแนวทางที่แตกต่างกันสำหรับ SRM และทรัพยากรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้ขาย

• ผู้ค้าเชิงกลยุทธ์ : เหล่านี้คือผู้ค้าที่สำคัญซึ่งสร้างมูลค่าสูงสุดให้กับธุรกิจของคุณ คุณอาจใช้จ่ายเงินมากที่สุดกับพวกเขาหรือรับนวัตกรรมเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ของคุณ
• ผู้จัดหายุทธวิธี : เป็นผู้จำหน่ายที่คุณซื้อบ่อยแต่มีงบประมาณจำกัด คุณมีตัวเลือกมากมายสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการเดียวกันภายในกลุ่มนี้
• ผู้จำหน่ายส่วนท้าย : กลุ่มนี้ประกอบด้วยซัพพลายเออร์เพิ่มเติมที่ไม่สำคัญต่อกระบวนการ SRM ของคุณ

2. พัฒนากลยุทธ์ซัพพลายเออร์

ขั้นตอนต่อไปคือการวางแผนว่าคุณจะทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์แต่ละประเภทอย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าความสัมพันธ์ที่ประสบความสำเร็จและเป็นประโยชน์ร่วมกัน การสร้างกลยุทธ์ SRM จะสร้างและส่งเสริมความร่วมมือระหว่างบริษัทของคุณกับผู้ขาย ก่อให้เกิดประโยชน์ทั้งสองฝ่ายและยังสนับสนุนการผลิตของคุณเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า

คุณควรเริ่มต้นด้วยกลุ่มผู้ขายที่สำคัญเพื่อกำหนดแผน SRM โดยเน้นที่คุณภาพและการทำงานร่วมกันในระยะยาว อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าผู้ขายทุกรายมีบทบาทในความสำเร็จของธุรกิจของคุณ ดังนั้นคุณควรมีวิธีเชิงกลยุทธ์เพื่อทำงานร่วมกับอีก 2 กลุ่มที่เหลือ

ยิ่งความสัมพันธ์ของคุณกับซัพพลายเออร์ดีขึ้น คุณจะเห็นประสิทธิภาพมากขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง คุณภาพ และความเร็วในการจัดส่ง นอกจากนี้ คุณอาจพบแรงบันดาลใจให้สามารถแข่งขันเหนือคู่แข่งได้มากขึ้น

3. ดำเนินกลยุทธ์ซัพพลายเออร์

องค์ประกอบสุดท้ายของ SRM คือการดำเนินการ เมื่อนำกลยุทธ์ไปใช้จริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะวัดความก้าวหน้าและผลกระทบของมัน ดังนั้น คุณสามารถตรวจสอบงานประจำวันเกี่ยวกับระเบียบวินัย SRM และระบุข้อบกพร่องและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกลยุทธ์หรือการดำเนินการ

จัดให้มีการตรวจสอบ SRM ของคุณเป็นประจำเมื่อคุณโต้ตอบกับซัพพลายเออร์ มุ่งเน้นไปที่ KPI เช่น คุณภาพ ประสิทธิภาพ การส่งมอบ และบริการเพื่อปรับปรุงแผน SRM ของคุณ แบ่งปันข้อมูลและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับความคาดหวังของซัพพลายเออร์ของคุณ เพื่อเป็นแนวทางให้พวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ

เคล็ดลับในการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายเกี่ยวข้องกับความร่วมมือแบบได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 7 ข้อในการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่คุณสามารถนำไปใช้กับธุรกิจของคุณได้มีดังนี้

1. เลือกซัพพลายเออร์ที่มีค่าเหมือนกัน

คุณต้องการพัฒนาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์ที่สอดคล้องกับค่านิยมหลักของคุณ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องก้าวไปด้วยกันในระยะยาว คำนึงถึงจริยธรรมทางธุรกิจ ตำแหน่ง และชื่อเสียงของพวกเขา เมื่อคุณพบผู้ขายที่มีความเชื่อและค่านิยมเดียวกันแล้ว ให้รักษาความสัมพันธ์กับพวกเขา มันจะเป็นประโยชน์ต่อคุณด้วยผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพและการบริการลูกค้าที่ดีขึ้นในระยะยาว

2. ปฏิบัติต่อซัพพลายเออร์ของคุณในฐานะหุ้นส่วน

โปรดจำไว้ว่าซัพพลายเออร์ของคุณคือหุ้นส่วนของคุณ และคุณควรสร้างความสัมพันธ์ของคุณบนพื้นฐานของความเคารพ ความไว้วางใจ และความภักดี เปิดใจและยินดีร่วมมือแก้ไขปัญหาต่างๆ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายของคุณรู้สึกว่าคุณได้รับการยอมรับจากการมีส่วนร่วมในธุรกิจของคุณ มันเป็นความสัมพันธ์สองทาง ดังนั้นคุณควรรับฟังข้อกังวลของพวกเขาและให้ความเป็นธรรมกับพวกเขา มีความโปร่งใสเกี่ยวกับกระบวนการของคุณและเคารพวิธีการทำงานของพวกเขา สนับสนุนพวกเขาเมื่อจำเป็น เช่น ให้ใบรับรองการประกันภัยหรือดำเนินการเอกสารที่จำเป็นเพื่อทำงานร่วมกัน

3. ข้อตกลงสัญญาที่ชัดเจนและละเอียด

เพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจระหว่างการดำเนินการกับผู้ขาย คุณต้องมีกระบวนการจัดการสัญญาที่มั่นคง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกอย่างในสัญญา เนื่องจากจะเป็นแนวทางในการกำหนดความน่าเชื่อถือเมื่อเกิดข้อผิดพลาด

ลงรายละเอียดทุกอย่างที่ฝ่ายต่างๆ คาดหวังจากการเป็นหุ้นส่วนให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และลงนามโดยตัวแทนผู้มีอำนาจของทั้งสองฝ่าย สัญญาควรประกอบด้วยคำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการ การกำหนดราคา เงื่อนไขการชำระเงิน ลำดับเวลาการส่งมอบ การสื่อสาร และความเสียหายหรือการชดใช้ค่าเสียหายใด ๆ ที่ชำระแล้ว ขึ้นอยู่กับความซับซ้อน

ข้อตกลงในสัญญาโดยละเอียดจะลดความสับสนและข้อพิพาท รวมถึงสนับสนุนการจัดการความเสี่ยงของซัพพลายเออร์ของคุณ นอกจากนี้ คุณควรอธิบายประเด็นสำคัญในสัญญากับทีมของคุณ เพื่อให้ทุกคนชัดเจนในความรับผิดชอบและปฏิบัติตามสัญญาได้ง่าย

4. ลงทุนในระบบการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

ซอฟต์แวร์การจัดการซัพพลายเออร์

ซอฟต์แวร์ SRM ช่วยให้คุณสามารถติดตามประสิทธิภาพของผู้ขาย อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร และรับรู้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เครื่องมือนี้จำเป็นต่อการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณซื้อจากผู้จำหน่ายหลายรายที่มีปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ ระยะเวลาดำเนินการ และราคาที่แตกต่างกัน

ซอฟต์แวร์การจัดการร้านค้าปลีก เช่น Magestore สามารถช่วยคุณเพิ่มความสัมพันธ์กับผู้ขายด้วยคุณสมบัติต่างๆ:

• ฐานข้อมูลกลางเพื่อเก็บข้อมูลซัพพลายเออร์ทั้งหมด รวมถึงชื่อ ผู้ติดต่อ แค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีให้ และสัญญาก่อนหน้านี้
• คุณลักษณะการจัดการสัญญาเพื่อสร้าง ลงนาม และจัดเก็บสัญญา
• การติดตามสถานะคำสั่งซื้อ: ดูสถานะคำสั่งซื้อทันที ติดตามความเร็วในการจัดส่ง และรับการแจ้งเตือนหากคำสั่งซื้อล่าช้า
• การจัดการสินค้าคงคลัง: ดูระดับสินค้าคงคลังตามเวลาจริง แจ้งเตือนสินค้าคงคลังต่ำ และคาดการณ์ความต้องการเพื่อสร้างใบสั่งซื้อสำหรับผู้ขาย
• การจัดการประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์: ประเมินประสิทธิภาพของผู้ขายผ่านหน้าต่างสรุปเพื่อติดตาม KPI ของพวกเขาและตรวจสอบว่าพวกเขาตอบสนองความคาดหวังของคุณหรือไม่ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถระบุนักแสดงที่ดีที่สุดและแย่ที่สุดเพื่อให้การสนับสนุนที่เหมาะสม
• มีการรวมเครื่องมือทางบัญชีเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ วัดต้นทุนสินค้าที่ขาย และจัดการกระแสเงินสด

5. รักษาการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

การสื่อสารที่ซื่อสัตย์ เปิดเผย และบ่อยครั้งมีความสำคัญต่อการรักษาความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์ เคล็ดลับสำหรับกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้

• อัปเดตผู้ขายเป็นประจำเกี่ยวกับแผนและการดำเนินการของคุณ เพื่อให้พวกเขาเข้าใจตำแหน่งของพวกเขาและทำงานตามความต้องการและวัตถุประสงค์ของคุณ
• หลีกเลี่ยงการกำหนดเส้นตายที่ไม่สมจริงหรือเปลี่ยนแผนในนาทีสุดท้าย มันจะสร้างความเครียดและความยุ่งยากให้กับทั้งสองฝ่าย
• หากเกิดปัญหาใด ๆ ให้ดำเนินการอย่างรวดเร็ว โทรหาผู้ขายทันทีเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหา การทำงานเชิงรุกจะช่วยให้คุณจัดการกับปัญหาเล็กๆ ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาใหญ่
• แจ้งให้พวกเขาทราบหากคุณชื่นชมผลงานของพวกเขา หรือหากมีสิ่งใดควรเปลี่ยนแปลง คำติชมเป็นสิ่งสำคัญในการกระตุ้นให้ซัพพลายเออร์ของคุณทำงานต่อไปด้วยการปรับปรุงเพิ่มเติม

6. ชำระเงินตรงเวลา

กระแสเงินสดมีความสำคัญต่อธุรกิจ ดังนั้น การชำระเงินตรงเวลาจึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ซัพพลายเออร์ของคุณอยู่กับคุณ การจ่ายเงินให้ผู้ขายตรงเวลาเป็นวิธีแสดงความเคารพและสนับสนุนพวกเขา เป็นการพิสูจน์ว่าคุณเป็นลูกค้าที่น่าเชื่อถือและทำงานด้วยได้ง่าย

หากมีเหตุผลบางอย่างที่คุณไม่สามารถปล่อยการชำระเงินได้ทันเวลา ให้แจ้งคู่ของคุณโดยเร็วที่สุด และแจ้งให้ทราบว่าพวกเขาสามารถคาดหวังเงินได้เมื่อใด หรือแนะนำแผนการชำระเงิน การสื่อสารอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับเหตุผลจะช่วยให้ซัพพลายเออร์ของคุณเข้าใจและลดความยุ่งยาก

7. ตอบแทนการบริการที่ดีด้วยความภักดี

หากซัพพลายเออร์ของคุณทำงานได้ดีและแสดงการสนับสนุนลูกค้าที่โดดเด่น ให้รางวัลพวกเขาด้วยความภักดี แม้ว่าราคาจะมีความสำคัญในการเลือกซัพพลายเออร์ แต่คุณภาพและการสนับสนุนเป็นปัจจัยสำคัญในระยะยาว ดังนั้น อย่ารีบหาซัพพลายเออร์รายใหม่ที่มีราคาต่ำกว่า เนื่องจากพวกเขาอาจไม่รู้จักวิธีการทำงานของคุณและไม่ได้ให้การสนับสนุนเช่นเดียวกับซัพพลายเออร์ปัจจุบันของคุณ

ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีต้องมีความมุ่งมั่นจากทั้งสองฝ่ายและความเข้าใจว่าแต่ละฝ่ายสามารถสร้างคุณค่าให้กับอีกฝ่ายได้อย่างไร

การจัดการผู้ขายเป็นกระบวนการที่สำคัญในการสร้างพันธมิตรระยะยาวกับผู้ขายของคุณ เราหวังว่าเคล็ดลับ 7 ข้อข้างต้นจะช่วยให้คุณเริ่มวางแผนกลยุทธ์การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และรักษาความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ได้ ซึ่งจะสร้างห่วงโซ่อุปทานที่ยั่งยืนและเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาด

1. องค์ประกอบพื้นฐานสามประการของการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์คืออะไร?

มีองค์ประกอบหลัก 3 ประการในการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์: การแบ่งส่วนซัพพลายเออร์ การพัฒนากลยุทธ์ซัพพลายเออร์ และการดำเนินการตามกลยุทธ์ซัพพลายเออร์

2. หน้าที่ของการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์คืออะไร?

SRM มีเป้าหมายเพื่อสร้างความร่วมมือเชิงบวกระหว่างคุณและซัพพลายเออร์ ตลอดจนกำหนดกลยุทธ์ในการมีส่วนร่วมกับผู้ขายแต่ละราย เน้นการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ที่เป็นประโยชน์ร่วมกันกับซัพพลายเออร์เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพ คุณภาพ นวัตกรรม และผลประโยชน์อื่นๆ