7 consigli vincenti per la gestione delle relazioni con i fornitori nel 2023

Cos'è SRM?

La gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) è il processo continuo di gestione del lavoro con i fornitori che forniscono materiali, beni o servizi alla tua azienda.

SRM è un approccio sistematico che raccoglie e analizza sia i dati quantitativi sia le capacità qualitative di costruire relazioni con i fornitori. Valuti ciascuna di queste relazioni, determini i fornitori critici e identifichi le aree di miglioramento che sono preziose per le tue operazioni aziendali.

Attraverso queste valutazioni, puoi trovare una strategia per migliorare la collaborazione con i fornitori e rafforzare la tua supply chain. Un SRM efficace può aiutarti a ottenere prezzi migliori, una qualità del prodotto più affidabile e servizi più di supporto per rispondere alle tue esigenze.

Esempi di gestione delle relazioni con i fornitori

Diverse aziende hanno diversi tipi di fornitori. Ad esempio, supponi di essere un produttore di automobili. Hai bisogno di un produttore di alluminio per fornire materiali, un produttore di pneumatici per fornire pneumatici finiti e un fornitore che fornisca materiali di consumo per lavoratori come guanti, tute, lubrificanti, ecc.

D'altra parte, se sei un rivenditore che vende abbigliamento, i tuoi fornitori possono essere grossisti di abbigliamento, dai quali ordinerai prodotti finiti, o anche fornitori di materiali di tessuti, aghi, macchine da cucire e altre attrezzature se progetti e crei i tuoi capi d'abbigliamento

Le relazioni con questi fornitori sono importanti e solitamente gestite da un team di approvvigionamento per gestire la catena di approvvigionamento dell'azienda.

Vantaggi di SRM

Poiché i fornitori forniscono i materiali ei prodotti essenziali per la tua organizzazione, svolgono un ruolo importante nell'efficienza e nei profitti della tua azienda. Avere un forte SRM restituirà molti vantaggi, come:

Aumenta l'efficienza

Sviluppare un rapporto profondo con i fornitori ti aiuta a evitare problemi di comunicazione errata. Puoi creare fiducia, facilitare condizioni di lavoro migliori e ridurre interruzioni e problemi nella tua catena di fornitura. Quindi, puoi godere di una maggiore efficienza e risolvere i problemi più velocemente se ce ne sono.

Risparmia più costi

Gli incentivi finanziari sono un fattore significativo nella costruzione di relazioni con i fornitori. Inizialmente i costi possono essere elevati, ma man mano che svilupperai relazioni a lungo termine, sarai nell'elenco delle priorità del fornitore per acquisire più offerte. Un solido sistema SRM ti aiuta a ridurre problemi e ritardi e ad acquisire più potere contrattuale per ottenere il miglior prezzo e qualità.

Ridurre la fluttuazione dei prezzi

I prezzi nel mercato delle materie prime possono fluttuare molto, come durante il Covid-19, a causa dell'interruzione della catena di approvvigionamento. Se hai stretti rapporti con i tuoi fornitori, puoi trattare con loro per essere meno volatile nei prezzi. Inoltre, se firmi un contratto a lungo termine, i fornitori potrebbero essere disposti a offrire un programma di prezzi fissi, offrendoti un vantaggio competitivo con i costi delle merci vendute.

Componenti di SRM

La gestione dei rapporti con i fornitori prevede i 3 passaggi principali:

1. Segmentazione fornitori

Innanzitutto, segmenta la tua lista di fornitori in 3 gruppi: fornitori strategici, tattici e di coda. Ogni gruppo richiederà un approccio diverso all'SRM e alle risorse per ottimizzare le prestazioni dei fornitori.

• Fornitori strategici : questi sono i fornitori critici che apportano il massimo valore alla tua attività. Puoi spendere più soldi con loro o ottenere la loro innovazione per creare i tuoi prodotti.
• Fornitori tattici : sono fornitori che acquisti frequentemente ma con un budget limitato. Hai molte opzioni per gli stessi prodotti e servizi all'interno di questo segmento.
• Venditori di coda : questo gruppo contiene fornitori aggiuntivi che non sono fondamentali per il tuo processo SRM.

2. Sviluppare una strategia per i fornitori

Il passaggio successivo consiste nell'elaborare un piano su come lavorerai con ciascuna categoria di fornitori per garantire relazioni di successo e reciprocamente vantaggiose. La creazione di una strategia SRM formerà e favorirà la cooperazione tra la tua azienda e i fornitori. Porta vantaggi per entrambe le parti e, quindi, supporta anche la tua produzione per soddisfare la domanda dei clienti.

Dovresti iniziare con il segmento dei fornitori critici per formulare un piano SRM incentrato sulla qualità e sulla collaborazione a lungo termine. Tuttavia, ricorda che tutti i fornitori svolgono un ruolo nel successo della tua attività. Quindi dovresti avere metodi strategici per lavorare con gli altri 2 segmenti.

Migliori sono i rapporti con i fornitori, maggiore sarà l'efficienza del processo di approvvigionamento, la qualità e la velocità di consegna. Inoltre, potresti trovare l'ispirazione per essere più competitivo rispetto ai tuoi concorrenti.

3. Eseguire la strategia del fornitore

L'ultimo componente di un SRM è l'esecuzione. Quando la strategia viene messa in atto, assicurati di disporre del piano per misurarne i progressi e gli effetti. Pertanto, è possibile monitorare le attività quotidiane sulla disciplina SRM e identificare carenze e potenziali problemi nella strategia o nell'esecuzione.

Organizza esami regolari del tuo SRM mentre interagisci con i fornitori. Concentrati su KPI come qualità, prestazioni, consegna e servizio per migliorare il tuo piano SRM. Condividi i dati e sii diretto riguardo alle aspettative dei tuoi fornitori per guidarli verso i tuoi obiettivi.

Suggerimenti per la gestione dei rapporti con i fornitori

La gestione delle relazioni con i fornitori implica una partnership vantaggiosa per tutti. Ecco 7 best practice per la gestione delle relazioni con i fornitori che puoi applicare per la tua azienda.

1. Scegli fornitori con gli stessi valori

Vorresti sviluppare relazioni intense con fornitori che si allineano con i tuoi valori fondamentali. È essenziale andare a lungo termine insieme. Considera la loro etica aziendale, il loro posizionamento e la loro reputazione. Una volta trovato un fornitore con le stesse convinzioni e valori, coltiva una relazione con loro. Ti avvantaggerà con prodotti e servizi clienti di migliore qualità a lungo termine.

2. Tratta i tuoi fornitori come partner

Ricorda che i tuoi fornitori sono i tuoi partner e dovresti costruire le tue relazioni basate su rispetto, fiducia e lealtà. Mantieni una mente aperta e sii disposto a collaborare per risolvere eventuali problemi.

Assicurati che i tuoi fornitori sentano il tuo riconoscimento per il loro contributo alla tua attività. È una relazione a doppio senso; quindi, dovresti ascoltare le loro preoccupazioni ed essere onesto con loro. Sii trasparente sui tuoi processi e rispetta le loro metodologie di lavoro. Supportarli quando necessario, ad esempio fornendo certificati assicurativi o procedendo con le pratiche burocratiche necessarie per collaborare.

3. Accordi contrattuali solidi e dettagliati

Per evitare sorprese durante l'esecuzione del fornitore, è necessario disporre di un solido processo di gestione dei contratti. Assicurati di coprire tutto nel contratto, poiché sarà la linea guida per determinare l'affidabilità quando le cose vanno male.

Metti giù tutto ciò che le parti si aspettano dalle partnership il più dettagliato possibile e firmato dal rappresentante autorizzato di entrambe le parti. Il contratto dovrebbe includere una descrizione del prodotto o del servizio, i prezzi, i termini di pagamento, la tempistica di consegna, la comunicazione e qualsiasi penale o indennizzo, a seconda della complessità.

Un accordo contrattuale dettagliato ridurrà al minimo la confusione e le controversie, oltre a supportare la gestione dei rischi dei fornitori. Inoltre, dovresti spiegare i punti chiave del contratto con la tua squadra, in modo che tutti siano chiari sulle proprie responsabilità e seguano facilmente il contratto.

4. Investire in un sistema di gestione delle relazioni con i fornitori

Software per la gestione dei fornitori

Il software SRM consente di tenere traccia delle prestazioni del fornitore, facilitare la comunicazione e riconoscere potenziali problemi. Lo strumento è essenziale per gestire le relazioni con i fornitori in modo più efficiente, soprattutto se si acquista da più fornitori con quantità di ordine minimo, tempi di consegna e prezzi diversi.

Un software di gestione della vendita al dettaglio come Magestore può aiutarti a rafforzare la tua relazione con il fornitore con varie funzionalità:

• Un database centrale per conservare tutti i dati dei fornitori, inclusi nome, contatti, catalogo prodotti o servizi forniti e contratti precedenti
• Funzionalità di gestione dei contratti per creare, firmare e archiviare i contratti
• Monitoraggio dello stato dell'ordine di acquisto: visualizza immediatamente lo stato dell'ordine, monitora la velocità di consegna e ricevi una notifica se un ordine è in ritardo
• Gestione dell'inventario: visualizza i livelli di inventario in tempo reale, avvisa le scorte in esaurimento e prevedi la domanda per generare ordini di acquisto per i fornitori
• Gestione delle prestazioni dei fornitori: valuta le prestazioni dei fornitori tramite scorecard per tenere traccia dei loro KPI e monitorare se soddisfano le tue aspettative. In questo modo, puoi identificare i migliori e i peggiori performer per fornire un supporto adeguato.
• Gli strumenti contabili sono integrati per creare fatture, misurare il costo delle merci vendute e gestire il flusso di cassa.

5. Mantenere una comunicazione regolare

Una comunicazione onesta, aperta e frequente è fondamentale per mantenere solide relazioni con i fornitori. Ecco alcuni suggerimenti per una strategia di comunicazione efficace:

• Mantieni i fornitori aggiornati regolarmente sui tuoi piani e azioni in modo che comprendano la loro posizione e lavorino sui tuoi requisiti e obiettivi
• Evita di fissare scadenze irrealistiche o di modificare i tuoi piani all'ultimo minuto. Creerà stress e frustrazione per entrambe le parti.
• Se si verificano problemi, agire in fretta. Chiama immediatamente il venditore per discutere i problemi. Essere proattivi ti aiuterà ad affrontare i piccoli problemi prima che diventino grandi.
• Fai sapere loro se apprezzi il loro lavoro o se qualcosa dovrebbe essere cambiato. Il feedback è essenziale per incoraggiare i tuoi fornitori a continuare il loro lavoro con ulteriori miglioramenti.

6. Assicurati di pagare in tempo

Il flusso di cassa è fondamentale per qualsiasi attività commerciale; quindi, il pagamento puntuale è necessario affinché i tuoi fornitori rimangano con te. Pagare i fornitori in tempo è un modo per mostrare loro rispetto e supporto. Dimostra che sei un cliente affidabile e con cui è facile lavorare.

Se ci sono motivi per cui non puoi rilasciare il pagamento tempestivamente, informa il tuo partner il prima possibile e avvisa quando può aspettarsi il denaro o suggerisci un piano di pagamento. Una comunicazione aperta sul motivo aiuterà il tuo fornitore a capire e a ridurre la frustrazione.

7. Ricompensa il buon servizio con la lealtà

Se il tuo fornitore si è comportato bene e ha mostrato un'assistenza clienti eccezionale, ricompensali con la lealtà. Sebbene il prezzo sia cruciale nella scelta di un fornitore, la qualità e il supporto sono i fattori chiave per andare a lungo termine. Pertanto, non affrettarti a trovare nuovi fornitori con prezzi più bassi, poiché potrebbero non conoscere il tuo modo di lavorare e non offrire lo stesso supporto del tuo attuale fornitore.

Un sano rapporto d'affari richiede l'impegno di entrambe le parti e la comprensione di come ciascuna parte può apportare valore all'altra.

La gestione dei fornitori è un processo fondamentale per costruire partnership a lungo termine con i tuoi fornitori. Ci auguriamo che con i 7 suggerimenti di cui sopra, tu possa iniziare a delineare la tua strategia di gestione delle relazioni con i fornitori e coltivare le tue relazioni con i fornitori, il che crea una catena di approvvigionamento sostenibile e aumenta il tuo vantaggio competitivo sul mercato.

1. Quali sono le tre componenti fondamentali della gestione delle relazioni con i fornitori?

Esistono 3 elementi principali della gestione delle relazioni con i fornitori: segmentazione dei fornitori, sviluppo della strategia dei fornitori ed esecuzione della strategia dei fornitori.

2. Quali sono le funzioni della gestione dei rapporti con i fornitori?

SRM mira a creare partnership positive tra te e i fornitori, nonché a determinare la strategia per interagire con ciascun fornitore. Si concentra sullo stabilire e mantenere una relazione reciprocamente vantaggiosa con i fornitori per promuovere l'efficienza, la qualità, l'innovazione e altri vantaggi.