7 consejos ganadores para la gestión de relaciones con proveedores en 2023

¿Qué es SRM?

La gestión de relaciones con proveedores (SRM) es el proceso continuo de gestionar el trabajo con los proveedores que suministran materiales, bienes o servicios a su empresa.

SRM es un enfoque sistemático que recopila y analiza datos cuantitativos y habilidades cualitativas para establecer relaciones con los proveedores. Usted evalúa cada una de esas relaciones, determina los proveedores críticos e identifica áreas de mejora que son valiosas para sus operaciones comerciales.

A través de estas evaluaciones, puede encontrar una estrategia para mejorar la colaboración de los proveedores y reforzar su cadena de suministro. Un SRM efectivo puede ayudarlo a lograr mejores precios, una calidad de producto más confiable y más servicios de apoyo para responder a sus necesidades.

Ejemplos de gestión de relaciones con proveedores

Diferentes empresas tienen diferentes tipos de proveedores. Por ejemplo, suponga que es un fabricante de automóviles. Necesita un fabricante de aluminio para proporcionar materiales, un productor de llantas para suministrar llantas terminadas y un proveedor que suministre consumibles para los trabajadores, como guantes, overoles, lubricantes, etc.

Por otro lado, si es un minorista que vende prendas de vestir, sus proveedores pueden ser mayoristas de prendas de vestir, a quienes pedirá productos terminados, o incluso proveedores de materiales como telas, agujas, máquinas de coser y otros equipos si diseña y crea. tus prendas de vestir.

Las relaciones con esos proveedores son importantes y, por lo general, las maneja un equipo de adquisiciones para operar la cadena de suministro de la empresa.

Beneficios de SRM

Dado que los proveedores proporcionan los materiales y productos esenciales para su organización, juegan un papel importante en la eficiencia y el resultado final de su negocio. Tener un SRM fuerte devolverá muchos beneficios, tales como:

Impulse la eficiencia

Desarrollar una relación profunda con los proveedores lo ayuda a evitar problemas de falta de comunicación. Puede generar confianza, facilitar mejores condiciones de trabajo y reducir las interrupciones y los problemas en su cadena de suministro. Por lo tanto, puede disfrutar de una mayor eficiencia y resolver problemas más rápido si los hay.

Ahorre más costos

Los incentivos financieros son un factor importante en la construcción de relaciones con los proveedores. Los costos pueden ser elevados inicialmente, pero a medida que desarrolle relaciones a largo plazo, estará en la lista de prioridades del proveedor para adquirir más ofertas. Un sistema SRM sólido lo ayuda a reducir los problemas y las demoras y a ganar más poder de negociación para obtener el mejor precio y calidad.

Reducir la fluctuación de precios

Los precios en el mercado de materias primas pueden fluctuar mucho, como durante el Covid-19, debido a la interrupción de la cadena de suministro. Si tiene relaciones cercanas con sus proveedores, puede negociar con ellos para que los precios sean menos volátiles. Además, si firma un contrato a largo plazo, los proveedores pueden estar dispuestos a ofrecerle un programa de precios fijos, lo que le brinda una ventaja competitiva con los costos de los bienes vendidos.

Componentes de SRM

La gestión de las relaciones con los proveedores implica los 3 pasos principales:

1. Segmentación de proveedores

Primero, segmente su lista de proveedores en 3 grupos: proveedores estratégicos, tácticos y de cola. Cada grupo requerirá un enfoque diferente de SRM y recursos para optimizar el rendimiento de los proveedores.

• Proveedores estratégicos : estos son los proveedores críticos que aportan el mayor valor a su negocio. Puede gastar la mayor cantidad de dinero con ellos u obtener su innovación para crear sus productos.
• Proveedores tácticos : Son vendedores que compras con frecuencia pero con un presupuesto limitado. Tiene muchas opciones para los mismos productos y servicios dentro de este segmento.
• Proveedores de cola : este grupo contiene proveedores adicionales que no son críticos para su proceso de SRM.

2. Desarrollar una estrategia de proveedores

El siguiente paso es diseñar un plan sobre cómo trabajará con cada categoría de proveedores para garantizar relaciones exitosas y mutuamente beneficiosas. La creación de una estrategia SRM formará y fomentará la cooperación entre su empresa y los proveedores. Brinda beneficios para ambas partes y, por lo tanto, también respalda su fabricación para satisfacer la demanda del cliente.

Debe comenzar con el segmento de proveedores críticos para formular un plan de SRM centrado en la calidad y la colaboración a largo plazo. Sin embargo, recuerde que todos los proveedores juegan un papel en el éxito de su negocio. Por lo tanto, debe tener métodos estratégicos para trabajar con los otros 2 segmentos.

Cuanto mejores sean sus relaciones con los proveedores, más eficiencia verá en el proceso de adquisición, la calidad y la velocidad de entrega. Además, puede encontrar inspiración para ser más competitivo frente a sus competidores.

3. Ejecutar la estrategia de proveedores

El último componente de un SRM es la ejecución. Cuando la estrategia se ponga en marcha, asegúrese de tener el plan para medir su progreso y efectos. Por lo tanto, puede monitorear las tareas del día a día en la disciplina SRM e identificar deficiencias y problemas potenciales en la estrategia o la ejecución.

Organice exámenes regulares de su SRM a medida que interactúa con los proveedores. Concéntrese en KPI como calidad, rendimiento, entrega y servicio para mejorar su plan SRM. Comparta datos y sea directo sobre las expectativas de sus proveedores para guiarlos hacia sus objetivos.

Consejos para gestionar las relaciones con los proveedores

La gestión de las relaciones con los proveedores implica una asociación en la que todos ganan. Aquí hay 7 mejores prácticas de gestión de relaciones con proveedores que puede aplicar para su negocio.

1. Elige proveedores con los mismos valores

Le gustaría desarrollar relaciones intensas con proveedores que se alineen con sus valores fundamentales. Es fundamental ir juntos a largo plazo. Considere su ética comercial, posicionamiento y reputación. Una vez que encuentre un proveedor con las mismas creencias y valores, fomente una relación con él. Lo beneficiará con productos de mejor calidad y servicios al cliente a largo plazo.

2. Trata a tus proveedores como socios

Recuerda que tus proveedores son tus socios y debes construir tus relaciones basadas en el respeto, la confianza y la lealtad. Mantenga una mente abierta y esté dispuesto a cooperar para resolver cualquier problema.

Asegúrese de que sus proveedores sientan su reconocimiento por su contribución a su negocio. Es una relación de dos vías; por lo tanto, debe escuchar sus preocupaciones y ser justo con ellos. Sea transparente sobre sus procesos y respete sus metodologías de trabajo. Apóyalos cuando lo necesiten, como proporcionando certificados de seguros o tramitando los trámites necesarios para colaborar.

3. Acuerdos de contrato fuertes y detallados

Para evitar sorpresas durante la ejecución del proveedor, debe tener un sólido proceso de gestión de contratos. Asegúrese de cubrir todo en el contrato, ya que será la guía para determinar la confiabilidad cuando las cosas salgan mal.

Anote todo lo que las partes esperan de las sociedades lo más detallado posible y firmado por el representante autorizado de ambas partes. El contrato debe incluir una descripción del producto o servicio, el precio, las condiciones de pago, el plazo de entrega, la comunicación y cualquier indemnización o daños liquidados, según la complejidad.

Un acuerdo de contrato detallado minimizará la confusión y las disputas, además de respaldar la gestión de riesgos de su proveedor. Además, debe explicar los puntos clave del contrato con su equipo, para que todos tengan claras sus responsabilidades y sigan fácilmente el contrato.

4. Invertir en un sistema de gestión de relaciones con proveedores

Software de gestión de proveedores

El software SRM le permite realizar un seguimiento del rendimiento del proveedor, facilitar la comunicación y reconocer posibles problemas. La herramienta es esencial para administrar las relaciones con los proveedores de manera más eficiente, especialmente si compra a varios proveedores con diferentes cantidades mínimas de pedido, plazos de entrega y precios.

El software de administración minorista como Magestore puede ayudarlo a impulsar su relación con el proveedor con varias funciones:

• Una base de datos central para mantener todos los datos de los proveedores, incluidos el nombre, los contactos, el catálogo de productos o los servicios prestados y los contratos anteriores.
• Función de gestión de contratos para crear, firmar y almacenar los contratos
• Seguimiento del estado del pedido de compra: vea el estado del pedido de inmediato, realice un seguimiento de la velocidad de entrega y reciba una notificación si un pedido se retrasa
• Gestión de inventario: vea los niveles de inventario en tiempo real, alerte sobre existencias bajas y pronostique la demanda para generar órdenes de compra para los proveedores.
• Gestión del rendimiento de los proveedores: evalúe el rendimiento de los proveedores a través de cuadros de mando para realizar un seguimiento de sus KPI y controlar si cumplen con sus expectativas. De esta manera, puede identificar los mejores y los peores para brindar el soporte adecuado.
• Las herramientas de contabilidad están integradas para crear facturas, medir el costo de los bienes vendidos y administrar el flujo de caja.

5. Mantén una comunicación regular

La comunicación honesta, abierta y frecuente es vital para mantener relaciones sólidas con los proveedores. Aquí hay algunos consejos para una estrategia de comunicación efectiva:

• Mantenga a los proveedores actualizados regularmente sobre sus planes y acciones para que entiendan su posición y trabajen en sus requisitos y objetivos.
• Evite establecer plazos poco realistas o cambiar sus planes en el último minuto. Creará estrés y frustración para ambas partes.
• Si ocurre algún problema, actúe rápido. Llame al proveedor de inmediato para discutir los problemas. Ser proactivo lo ayudará a abordar los problemas pequeños antes de que se conviertan en grandes.
• Hágales saber si aprecia su trabajo o si se debe cambiar algo. La retroalimentación es esencial para animar a sus proveedores a continuar su trabajo con más mejoras.

6. Asegúrate de pagar a tiempo

El flujo de efectivo es fundamental para cualquier negocio; por lo tanto, el pago puntual es necesario para que sus proveedores se queden con usted. Pagar a sus proveedores a tiempo es una forma de mostrarles su respeto y apoyo. Demuestra que eres un cliente confiable y fácil de trabajar.

Si hay algunas razones por las que no puede liberar el pago a tiempo, infórmele a su pareja lo antes posible y avísele cuándo puede esperar el dinero o sugiera un plan de pago. La comunicación abierta sobre el motivo ayudará a su proveedor a comprender y reducir la frustración.

7. Recompensa el buen servicio con lealtad

Si su proveedor se ha desempeñado bien y ha mostrado una excelente atención al cliente, recompénselo con lealtad. Aunque el precio es crucial para elegir un proveedor, la calidad y el soporte son los factores clave a largo plazo. Por lo tanto, no se apresure a contratar a ningún nuevo proveedor con precios más bajos, ya que es posible que no conozcan su forma de trabajar y no ofrezcan el mismo soporte que su proveedor actual.

Una relación comercial saludable requiere el compromiso de ambas partes y una comprensión de cómo cada parte puede aportar valor a la otra.

La gestión de proveedores es un proceso fundamental para crear asociaciones a largo plazo con sus proveedores. Esperamos que con los 7 consejos anteriores, pueda comenzar a trazar su estrategia de gestión de relaciones con los proveedores y nutrir sus relaciones con los proveedores, lo que crea una cadena de suministro sostenible y aumenta su ventaja competitiva en el mercado.

1. ¿Cuáles son los tres componentes básicos de la gestión de relaciones con los proveedores?

Hay 3 elementos principales de la gestión de relaciones con proveedores: segmentación de proveedores, desarrollo de estrategias de proveedores y ejecución de estrategias de proveedores.

2. ¿Cuáles son las funciones de la gestión de relaciones con proveedores?

SRM tiene como objetivo crear asociaciones positivas entre usted y los proveedores, así como determinar la estrategia para interactuar con cada proveedor. Se enfoca en establecer y mantener una relación mutuamente beneficiosa con los proveedores para promover la eficiencia, la calidad, la innovación y otros beneficios.