Dlaczego oprogramowanie sprawdzające klienta to przyszłość dla agencji?

Czego chcesz od życia agencji? Jeśli jesteś podobny do mnie, chcesz tworzyć prace, z których jesteś dumny i dobrze się przy tym bawić. Właśnie tego chciałem, kiedy zaczynałem karierę w agencji reklamowej.

Ale w każdym projekcie jest punkt, w którym zaczyna się zmęczenie. I zwykle jest to mniej więcej w czasie, gdy dzielisz się swoją pracą z klientem w celu uzyskania informacji zwrotnej.

Nagle radość i podekscytowanie, które czułeś na początku, zostaje zastąpione:

• Frustracja związana z tym, jak długo Twoi klienci dzielą się opinią
• Rozpacz nad ilością czasu spędzaną na spotkaniach
• Presja, aby stworzyć najlepszą możliwą pracę w szybko kurczących się ramach czasowych

Pod koniec zeszłego roku firma Filestage przeprowadziła ankietę wśród ponad 250 specjalistów ds. reklamy i marketingu na temat ich opinii i akceptacji.

Oto trzy najważniejsze rzeczy, których dowiedzieliśmy się o procesie sprawdzania klienta – plus spostrzeżenia i informacje o tym, w jaki sposób oprogramowanie do sprawdzania online może pomóc.

1. Przestań gonić za opiniami, zacznij dotrzymywać terminów

Agencje reklamowe i marketingowe marnują ogromną ilość czasu, szukając informacji zwrotnych na temat swojej pracy. Ale przełączając się z poczty e-mail na specjalnie zaprojektowane narzędzie do sprawdzania poprawności klienta, takie jak Filestage, możesz zaoszczędzić jeden dzień na osobę miesięcznie dla każdego w procesie kreatywnego przeglądu.

4 na 5 menedżerów konta otrzymuje opóźnione informacje zwrotne od interesariuszy

Nasz raport z przeglądu rocznego wykazał, że 80% menedżerów konta otrzymało opóźnione informacje zwrotne od swoich klientów w ciągu ostatniego roku. A jeśli pracujesz w agencji dłużej niż pięć minut, prawdopodobnie wcale nie będziesz zaskoczony tą liczbą.

Ale czy twoi klienci naprawdę są winni? Dzięki podstawowym narzędziom komunikacyjnym, takim jak e-mail, przekazywanie opinii zajmuje dużo czasu. I z tego czy innego powodu rzadko znajduje się na szczycie czyjejś listy.

Oto, co nasz raport ujawnił na temat doświadczeń związanych z przekazywaniem opinii marketerom:

• 64% wykonało zrzuty ekranu, aby wyrazić opinię na temat wizualizacji
• 19% napisało kody czasowe, aby wyrazić opinię na temat filmów
• 36% nie wiedziało, gdzie znaleźć chociaż jedną pracę
• 17% przyznaje, że nie zna najlepszej metody dzielenia się opiniami

3 na 5 kierowników projektów marnuje czas na zdobywanie informacji zwrotnych

Tylko tyle czasu możesz czekać na informację zwrotną. W końcu ostateczny termin dostawy jest ustalony w kamieniu. W końcu nadchodzi moment, w którym musisz zacząć ścigać swoich klientów.

Niech zaczną się pasywne, agresywne e-maile!

Nasz raport wykazał, że 62% kierowników projektów szukało klientów w celu uzyskania informacji zwrotnych na temat ich pracy w 2021 r. Ten proces może być bardzo ręczny i frustrujący, często wymaga niestandardowych arkuszy kalkulacyjnych, aby spróbować śledzić, kto co zatwierdził.

Ale im dłużej trwa proces sprawdzania klienta, tym więcej czasu jest na to, by coś poszło nie tak. W rzeczywistości nasz raport wykazał, że:

• 21% otrzymało informację zwrotną na temat starej wersji pliku
• 18% straciło orientację, kto zatwierdził pracę
• 11% opublikowało błędy, ponieważ pominięto ważne etapy przeglądu
• 8% anulowało projekty, ponieważ pliki nie zostały zatwierdzone na czas

Oprogramowanie do sprawdzania klienta pozwala agencjom zaoszczędzić jeden dzień na osobę miesięcznie

Nasz raport Year In Review porównał czas poświęcony na zarządzanie opiniami za pomocą poczty e-mail i narzędzia sprawdzającego klienta Filestage. Opierając się na ponad 250 specjalistach od reklamy i marketingu, stwierdziliśmy, że Filestage oszczędza jeden dzień na osobę miesięcznie dla wszystkich w procesie sprawdzania — wliczając w to klientów!

Oto kilka sposobów, w jakie narzędzia sprawdzające online pozwalają zaoszczędzić czas:

• Zbieraj i omawiaj opinie bezpośrednio nad treścią
• Ustaw terminy i wysyłaj automatyczne przypomnienia do recenzentów
• Udostępniaj i porównuj nowe wersje na tej samej platformie

Oprogramowanie sprawdzające klienta Filestage pomaga również w eliminowaniu szumu w wiadomościach e-mail. Jak mówi Rain Balares z GroupM: „Filestage zmniejszył codzienną skrzynkę e-mail naszego zespołu o około 25-30% – to naprawdę dużo. Ponieważ nasze skrzynki odbiorcze nie są już zasypywane wiadomościami e-mail o zatwierdzaniu treści, możemy skupić się na innych ważnych zadaniach na dany dzień”.

2. Mniej czasu na spotkaniach, więcej czasu na kreatywność

Na spotkaniach dyrektorzy spędzają średnio około 23 godzin tygodniowo. Jeśli jesteś kierownikiem projektu lub menedżerem konta, może to brzmieć dobrze. Dla projektantów, twórców i innych ról studyjnych to prawdopodobnie dużo mniej. Ale niezależnie od tego, w którym dziale siedzisz (lub stoisz), jestem pewien, że jest jedna rzecz, z którą wszyscy możemy się zgodzić.

Spotkania są do dupy!

44% twórców otrzymuje sprzeczne i niejasne opinie od swoich klientów

Gdy przeglądasz pracę twórczą za pośrednictwem poczty e-mail, otrzymanie opinii, która trafi do Twojej skrzynki odbiorczej, to tylko połowa sukcesu. Potem następuje wielkie rozplątanie.

Otwarte konflikty.

Nierozstrzygnięte spory.

Całkowicie niezrozumiałe komentarze.

Dyrektor ds. UX w Oddity, Marcel Martin, mówi o życiu przed Filestage: „Nasi kierownicy projektów byli bardzo zajęci przeglądaniem, podsumowywaniem i przygotowywaniem asynchronicznych informacji zwrotnych. Ten proces był czasochłonny, niesatysfakcjonujący i niestety często zawierał nieporozumienia”.

Z tego czy innego powodu klienci rzadko poświęcają czas na utrwalenie swoich opinii. Twoim zadaniem jest więc ułożyć układankę, ustalić, gdzie są wyrównane i wskazać, gdzie nie są.

W większości przypadków oznacza to zwołanie spotkania.

71% kierowników projektów organizuje spotkania w celu wyjaśnienia informacji zwrotnej

W agencjach kierownicy projektów są strażnikami kreatywnych zasobów i orędownikami rozliczalności. Co sprawia, że ​​spotkania dotyczące informacji zwrotnych są frustrującym i nieefektywnym cierniem w ich boku.

Oto kilka powodów, dla których spotkania są tak powszechne w procesie weryfikacji klienta:

• Pliki i opinie są oddzielone, więc klientom trudno jest dokładnie wyjaśnić, co mają na myśli
• Komentarze są udostępniane w różnych łańcuchach e-mail, więc nie ma przejrzystości między klientami
• Klienci zapominają o tym, co powiedzieli o poprzednich wersjach i ostatecznie zaprzeczają poprzednim komentarzom

Na szczęście odpowiednie oprogramowanie sprawdzające klienta może rozwiązać wszystkie te problemy i nie tylko.

Zespoły korzystające z oprogramowania sprawdzającego klienta Filestage odnotowują 28% redukcję liczby „niepotrzebnych spotkań” w porównaniu z pocztą e-mail

W Filestage uwielbiamy pomagać agencjom w oszczędzaniu czasu i wysiłku podczas całego procesu sprawdzania klienta. A zgodnie z naszym raportem Year In Review, nasze narzędzie do sprawdzania poprawności klienta pomaga także zespołom spędzać o 28% mniej czasu na niepotrzebnych spotkaniach.

Jak mówi dyrektor medyczny Publicis Health, Sarah Chen: „Filestage ułatwia życie. Komentarze wszystkich są jasne i znajdują się w tym samym miejscu, dzięki czemu agencja i klienci mogą bardziej współpracować.”

Oto kilka sposobów, w jakie Filestage sprawia, że ​​opinie klientów są jaśniejsze:

• Dotknij w dowolnym miejscu, aby utworzyć znaczniki i dodać komentarze na górze swojej pracy (nawet filmów)
• Zaznacz tekst lub narysuj adnotacje, aby opinie były bardziej przejrzyste
• Porównaj wersje i komentarze obok siebie, aby zobaczyć, co się zmieniło
• Dołącz odniesienia do komentarzy, aby nadać dodatkowy kontekst
• Otaguj inne osoby, aby uzyskać dostęp do tej samej strony w czasie rzeczywistym

3. Żegnaj nadgodziny, witaj lepsza praca

Kiedy zaczynałem pracę w agencji reklamowej, spodziewałem się bezpłatnych nadgodzin. I nie wyobrażam sobie, żeby wiele się zmieniło w ostatniej dekadzie. Ale będąc nieco bardziej produktywnym i efektywniej komunikując się, agencje mogą uwolnić czas poświęcony na tworzenie swoich najlepszych prac.

73% pracowników agencji pracuje dłużej niż kontraktowe godziny

Szokujące, ale niestety prawdziwe. Nasz raport z przeglądu rocznego wykazał, że prawie 3 na 4 osoby w agencjach pracują dłużej niż ich umowne godziny.

I rozumiem. Czasami pojawia się ekscytująca prezentacja i wszystko leży na pokładzie. Jeśli wygrasz, będzie to konto, które przeniesie Twój biznes (lub portfel) na wyższy poziom. Ale w zbyt wielu agencjach praca do późna to codzienność. Są ku temu dwa ważne powody: zadania ręczne i przeróbki.

Oto kilka sposobów, w jakie agencje regularnie marnują czas w tych obszarach:

• Dodanie całej swojej pracy do pokazu slajdów, aby wyglądał dobrze dla klienta
• Ponowne przesyłanie i udostępnianie treści klientowi z powodu przekroczenia limitu czasu łącza transferu
• Śledzenie tego, co zostało udostępnione i zatwierdzone w arkuszu kalkulacyjnym
• Skopiuj i wklej opinie z różnych łańcuchów e-mail do jednego dokumentu
• Złomowanie całej rundy recenzji, ponieważ zespół źle zinterpretował informacje zwrotne
• Anulowanie całego projektu, ponieważ klient nie zatwierdził go na czas

90% kierowników projektów mogłoby wykonać lepszą pracę, gdyby poświęcili mniej czasu na zarządzanie informacjami zwrotnymi

Jak powiedziałem na górze, jeśli pracujesz w agencji, chcesz tworzyć prace, z których jesteś dumny i dobrze się przy tym bawić.

Więc kiedy 90% kierowników projektów mówi, że istnieje sposób, aby pomóc im w lepszej pracy, nadszedł czas, aby to zauważyć.

A jeśli to nie wystarcza, 67% twierdzi, że czuliby się szczęśliwsi w pracy, gdyby poświęcili mniej czasu na zarządzanie informacjami zwrotnymi.

Automatyzując te procesy i ustanawiając scentralizowany i przejrzysty proces weryfikacji klienta, agencje mogą cieszyć się jaśniejszą, bardziej produktywną i zyskowną przyszłością.

Oprogramowanie do sprawdzania klienta skraca o połowę czas tworzenia kreatywności, dzięki czemu agencje mogą skoncentrować się na dostarczaniu najlepszej pracy

Agencja SLAPS z siedzibą w Barcelonie i Los Angeles używa Filestage do przeglądania setek postów społecznościowych ze swoimi klientami. Przechodząc z poczty e-mail i WhatsApp na dedykowane narzędzie do sprawdzania poprawności dla klientów, skrócili czas projektowania o połowę i więcej czasu na jakość i zaangażowanie społeczne.

Założyciel i dyrektor kreatywny, Sebastien Vandecasteele, mówi: „Pracując w mediach społecznościowych, mamy ludzi zarówno po stronie klienta, jak i agencji. Mamy copywritera, social managera i projektanta – a po stronie klienta mamy 2-3 osoby w procesie feedbacku. Filestage daje nam miejsce, w którym każdy może z łatwością komunikować się ze sobą i przekazywać informacje zwrotne.”

Oto dziewięć dodatkowych korzyści z korekty online dla grafików i agencji:

1. Prześlij wszystkie swoje projekty i wersje w jednym miejscu
2. Zbieraj opinie bezpośrednio nad swoją kreacją
3. Omów opinię bezpośrednio z recenzentami
4. Zaznacz komentarze podczas tworzenia kolejnej wersji
5. Porównaj wersje obok siebie, aby sprawdzić, co się zmieniło
6. Zatwierdź projekty lub zażądaj zmian jednym kliknięciem
7. Zaproś recenzentów wewnętrznych i zewnętrznych do wyrażenia opinii
8. Ustaw terminy, aby recenzje projektów posuwały się naprzód
9. Przeglądaj filmy, projekty, obrazy, dokumenty i nie tylko

Końcowe przemyślenia

Dziękuję za przeczytanie moich dwóch centów na temat znaczenia oprogramowania sprawdzającego klienta dla agencji. Wiem, że agencje rzadko są w czołówce, jeśli chodzi o technologię i oprogramowanie – mój zespół nadal używał telefonów stacjonarnych, kiedy odszedłem w 2018 roku. Ale z miejsca, w którym siedzę, zarządzanie opiniami to problem, który aż domaga się rozwiązania.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Filestage lub wypróbować go ze swoim zespołem, zamów bezpłatny okres próbny tutaj →