Wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak zapłacić niani

Jeśli nigdy wcześniej nie płaciłeś pracownikowi gospodarstwa domowego, możesz być zdezorientowany, jak zapłacić niani. Na szczęście płacenie niani w legalny sposób jest dość proste.

W tym poście pokażemy Ci, jak umieścić swoją nianię w książkach. Zajmiemy się wszystkim, od płacenia niani uczciwej pensji po omówienie podatków od niani i tego, czy musisz je zapłacić. Następnie przejdziemy przez proces dokonywania płatności, rozliczania podatków i wszystkiego pomiędzy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o płaceniu niani.

Czym są podatki od niani i czy muszę je płacić?

W większości przypadków niania jest uważana za pracownika domowego. Według IRS pracownikiem gospodarstwa domowego jest:

• Ktoś, kto świadczy usługi w Twoim domu lub wokół niego
• Ktoś, kto pracuje dla Ciebie, a Ty kontrolujesz, jaką pracę wykonuje i jak jest wykonywana

Jeśli Twoja niania jest pracownikiem domowym, zazwyczaj będziesz musiał płacić podatki od niani. Podatki te obejmują podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare (FICA) oraz federalne podatki od bezrobocia (FUTA).

W 2022 r. gospodarstwa domowe, które płacą pracownikowi gospodarstwa domowego 2400 USD lub więcej w ciągu roku, będą musiały potrącać i płacić podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare. Podatki te wynoszą 15,3% wynagrodzenia gotówkowego i są dzielone równo między Ciebie (pracodawcę) i Twoją nianię.

Pracodawcy gospodarstw domowych, którzy płacą pracownikowi 1000 USD lub więcej w kwartale kalendarzowym, będą musieli zapłacić podatek FUTA. Możesz być również zobowiązany do płacenia stanowych podatków od bezrobocia. Podatek FUTA wynosi 6% wynagrodzenia gotówkowego. Odnosi się to do pierwszych 7000 dolarów wynagrodzenia zarobionego w ciągu roku kalendarzowego.

W rzadkich przypadkach nie musisz płacić podatków od niań. Nie musisz płacić podatku od niań, jeśli Twoja niania:

• Twój małżonek
• Twoje dziecko, które nie ukończyło 21 lat
• Pracownik w wieku poniżej 18 lat, który nie świadczy usług niani jako głównego zajęcia
• Pracownik poniżej 18 roku życia będący studentem

Jeśli Twój rodzic opiekuje się Twoim dzieckiem, nie musisz płacić podatku od niani, jeśli spełnione są oba poniższe warunki:

• Twoje dziecko ma mniej niż 18 lat LUB jest w stanie fizycznym lub psychicznym, który wymaga opieki przez co najmniej cztery kolejne tygodnie w kwartale kalendarzowym ORAZ
• Jesteś rozwiedziony i nie ożeniłeś się ponownie, jesteś wdową/wdowcem lub twój współmałżonek ma stan fizyczny lub psychiczny, który uniemożliwia mu opiekę nad dzieckiem przez co najmniej cztery kolejne tygodnie w kwartale kalendarzowym

Korzyści z legalnego płacenia niani

Dodatkowy czas i wydatki związane z opłaceniem niani mogą wydawać się ciężarem, ale poświęcenie czasu na legalne robienie rzeczy oferuje również kilka korzyści dla Ciebie jako pracodawcy w gospodarstwie domowym. Oto dlaczego powinieneś zapłacić swojej niani w legalny sposób.

Unikaj wysokich kar

IRS wyjaśnia, że ​​większość pracodawców w gospodarstwach domowych jest zobowiązana do płacenia podatków od wynagrodzeń pracowników domowych. Niezastosowanie się do tego może skutkować karami podatkowymi i odsetkami, które mogą kosztować tysiące dolarów, oprócz zapłacenia należnych podatków.

Dodatkowo płacenie niani pod stołem może skutkować naruszeniami prawa pracy, co skutkuje dodatkowymi karami finansowymi i potencjalnymi problemami prawnymi. Na przykład niepłacenie wynagrodzenia za nadgodziny lub nie wykupienie ubezpieczenia pracowniczego może prowadzić do kosztownych batalii prawnych. Można tego uniknąć, przestrzegając przepisów, jeśli chodzi o płacenie niani.

Korzyści dla Twojej niani

Opłacenie niani legalnie oferuje korzyści dla Twojej pomocy domowej. Jako pracownik, Twoja niania będzie mogła w przyszłości otrzymywać świadczenia, w tym zasiłki dla bezrobotnych, Medicare i Social Security. Dodatkowo, potrącanie podatków od wynagrodzeń z wypłaty niani zapobiegnie problemom związanym z wypełnianiem dokumentów jako osoba samozatrudniona – i może potencjalnie pomóc im uniknąć dużego rachunku podatkowego w kwietniu.

Ulgi podatkowe dla Ciebie

Jako pracodawca w gospodarstwie domowym możesz ubiegać się o ulgi podatkowe i odliczenia w celu wyrównania podatków dochodowych. Na przykład, ulga podatkowa dla dzieci i osób na utrzymaniu może zostać zastosowana do zarobków Twojej niani, dając Ci ulgę podatkową w wysokości do 1200 USD. Jeśli jesteś zapisany na konto opieki na utrzymaniu, możesz zaoszczędzić do około 2000 USD na podatkach.

Czy potrzebuję numeru EIN, aby zapłacić niani?

Według IRS: „Każdy, kto wykonuje dla ciebie usługi, jest twoim pracownikiem, jeśli możesz kontrolować, co zostanie zrobione i jak to będzie zrobione”. Ponieważ będziesz płacić, ustalać godziny i nadzorować obowiązki swojej niani, jest ona uważana za pracownika domowego.

Jako pracodawca obowiązują Cię teraz określone wymagania podatkowe. Do celów administracji podatkowej potrzebny będzie numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).

Na szczęście ubieganie się i otrzymanie numeru EIN na stronie IRS zajmuje tylko kilka minut.

Po prostu ustaw swoją strukturę prawną jako jednoosobowa firma, wybierz pracodawcę w gospodarstwie domowym, a następnie wprowadź dane osobowe, w tym swoje imię i nazwisko oraz numer SSN lub ITIN. Dodaj swój adres fizyczny i adres pocztowy, a następnie swój stan, hrabstwo i datę zatrudnienia.

Na koniec możesz wybrać, czy chcesz otrzymać swój EIN natychmiast za pośrednictwem poczty e-mail lub poczty, co może potrwać do czterech tygodni.

Jak zapłacić niani w 10 krokach

Po zatrudnieniu niani nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak prawidłowo im zapłacić. Gwarantuje to, że otrzymają wynagrodzenie za ciężką pracę, a jednocześnie zapewnią przestrzeganie przepisów prawa pracy i podatków. Oto jak zapłacić niani w dziesięciu prostych krokach.

Krok #1: Uzyskaj numer EIN

Możesz ubiegać się o EIN bezpośrednio na stronie IRS. Aplikacja online jest szybka i łatwa. Będziesz musiał podać informacje do IRS, w tym swoją strukturę prawną (w większości przypadków wybierzesz jednoosobową działalność gospodarczą, a następnie pracodawcę domowego), swoje imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego i adres. Po przesłaniu i zatwierdzeniu wniosku masz możliwość natychmiastowego otrzymania numeru EIN przez Internet.

Krok #2: Zgłoś swoją nową osobę zatrudnioną

Po zatrudnieniu niani będziesz musiał zgłosić to nowe zatrudnienie władzom stanowym. Informacje te są wykorzystywane przez państwo do egzekwowania alimentów, a także kontroli oszustw w ramach państwowych programów opieki społecznej.

Terminy zgłaszania różnią się w zależności od stanu i wynoszą od 5 do 35 dni, chociaż większość stanów wymaga zgłoszenia w ciągu 20 dni od zatrudnienia pracownika domowego. Co najmniej zazwyczaj musisz przesłać W-4 do odpowiedniej agencji stanowej. Jednak w niektórych stanach wymagane są dodatkowe informacje, w tym data urodzenia pracownika, data zatrudnienia i stanowy numer konta dla bezrobotnych.

Krok #3: Określ pensję swojej niani

Poszukaj informacji w Internecie, aby zorientować się w średniej pensji w Twojej okolicy. Następnie rozważ inne czynniki, które mogą mieć wpływ na wynagrodzenie Twojej niani, w tym liczbę dzieci, za które niania będzie odpowiedzialna i poziom doświadczenia niani. Omówimy to dalej w dalszej części tego postu.

Krok 4: Wyślij formularz W-4 swojej niani

Twoja niania będzie musiała wypełnić formularz W-4, zaświadczenie pracownika o potrąceniu podatku. Ten formularz można pobrać ze strony IRS i wymaga od niani podania imienia i nazwiska, adresu, numeru ubezpieczenia społecznego, statusu zgłoszenia, osób na utrzymaniu, korekt i podpisu. Po wypełnieniu niania zwróci Ci formularz, a Ty użyjesz go do dokładnego obliczenia i potrącenia podatków federalnych.

Dodatkowo Twoja niania powinna również wypełnić formularz I-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia. Formularz ten można pobrać ze strony internetowej US Citizenship and Immigration Services. Ten formularz służy do weryfikacji tożsamości i upoważnienia do zatrudnienia Twojej niani. Twoja niania poświadczy jej upoważnienie do zatrudnienia, a Ty musisz również wypełnić sekcję potwierdzającą, że zweryfikowałeś jej uprawnienia do zatrudnienia. Formularza tego nie trzeba składać w IRS ani USCIS, ale należy go wypełnić i mieć w posiadaniu przed pierwszym dniem pracy niani.

Krok 5: Śledź godziny lub oblicz pensje za miesiąc

Wiele gospodarstw domowych decyduje się płacić nianiom co miesiąc, więc aby zapłacić pracownikowi domowemu, musisz obliczyć pensje lub śledzić godziny w miesiącu.

Jeśli Twoja niania ma pensję (co oznacza, że ​​otrzymuje stałą kwotę pieniędzy niezależnie od przepracowanych godzin), ta kalkulacja jest łatwa. Po prostu podziel całkowitą roczną pensję swojej niani przez 12. Będzie to równe miesięcznym zarobkom brutto niani przed potrąceniem podatków federalnych i stanowych. Jeśli pensja Twojej niani wynosi 42 000 USD rocznie, podziel tę liczbę przez 12, aby ustalić, że miesięczne wynagrodzenie brutto wynosi 3500 USD.

Jeśli płacisz niani za godzinę, obliczenia mogą być nieco trudniejsze. Na szczęście istnieje wiele darmowych i płatnych programów i aplikacji do śledzenia czasu, które pozwalają łatwo nadążyć za godzinami pracy Twojej niani. Po prześledzeniu godzin pracy niani po prostu zsumuj godziny w miesiącu, a następnie pomnóż tę liczbę przez stawkę godzinową. Na przykład, jeśli Twoja niania zarabia 15 USD na godzinę i przepracowała łącznie 162,5 godziny w miesiącu, pomnożenie tych liczb razem daje 2437,50 USD — miesięczne wynagrodzenie brutto niani.

Oczywiście możesz zdecydować się na płacenie niani według innego harmonogramu, na przykład co tydzień lub dwa razy w miesiącu. W takich przypadkach należy odpowiednio dostosować obliczenia. Ostatnią rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że powinieneś również sprawdzić przepisy stanowe dotyczące częstotliwości wypłat, aby upewnić się, że przestrzegasz przepisów prawa pracy w Twojej okolicy.

Krok #6: Wstrzymaj podatki federalne i stanowe

Przy obliczaniu wypłaty niani należy upewnić się, że podatki federalne i stanowe są potrącane z każdego czeku. To zawiera:

• Udział pracownika w podatkach na ubezpieczenie społeczne (6,2% wynagrodzenia gotówkowego)
• Udział pracownika w podatkach Medicare (1,45% wynagrodzenia gotówkowego)

Twoja niania może również poprosić Cię o potrącenie federalnych podatków dochodowych. Jeśli zgodzisz się na to i złożysz W-4 wypełniony przez nianię, możesz przystąpić do potrącania tych podatków. Następnie Twoim obowiązkiem będzie zapłacenie tych podatków do IRS. Niniejsza umowa może zostać rozwiązana, jeśli którakolwiek ze stron złoży to na piśmie. Jeśli potrącasz federalny podatek dochodowy, możesz określić kwotę potrącenia, korzystając z informacji podanych w formularzu W-4 oraz tabel podatkowych znajdujących się w publikacji IRS 15-T, Federalne metody potrącania podatku dochodowego.

Nadal drapiesz się po głowie, jeśli chodzi o podatki od wynagrodzeń? Dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć, zanim obniżysz swoją pierwszą wypłatę, z The Ultimate Payroll Taxes Guide dla małych firm .

Krok 7: Zapłać wypłatę swojej niani

Po obliczeniu zarobków niani i odliczeniu podatków federalnych i stanowych, będziesz musiał wystawić niani czek. Wypłata i odcinek wypłaty powinny zawierać kilka kluczowych informacji, w tym:

• Imię i nazwisko oraz adres Twojej niani
• Twoje imię i nazwisko oraz adres
• Płace brutto
• Zaliczki
• Płaca netto

Najłatwiejszym sposobem utworzenia czeku i odcinków wypłaty jest oprogramowanie do listy płac. To oprogramowanie nie tylko ułatwia płacenie pracownikowi domowemu, ale może nawet radzić sobie ze skomplikowanymi obliczeniami podatkowymi, umożliwia bezpośrednie zdeponowanie wynagrodzenia niani, śledzenie godzin i wiele więcej.

Krok #8: Zapłać podatki od wynagrodzeń i wypełnij roczne formularze podatkowe

Pamiętasz te potrącenia podatkowe, które wstrzymałeś z wypłaty swojej niani? Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że te płatności trafiają do IRS. Dodatkowo będziesz musiał także płacić podatki z własnej kieszeni. To zawiera:

• Twój udział w podatkach na ubezpieczenie społeczne (6,2% wynagrodzenia gotówkowego)
• Twój udział w podatkach Medicare (1,45% wynagrodzenia gotówkowego)
• Podatki FUTA (6% wynagrodzenia za pierwsze 7000 USD zarobione w roku kalendarzowym)

Aby uniknąć kar za niedopłaty, wielu pracodawców w gospodarstwach domowych składa formularz IRS 1040-ES, szacowany podatek dla osób fizycznych. Formularz ten jest składany co kwartał wraz z płatnościami podatku od wynagrodzeń. Możesz być również zobowiązany do rozliczania podatków stanowych co kwartał, ale zależy to od stanu.

Oprócz kwartalnych rozliczeń podatkowych i płatności musisz wypełnić roczne formularze podatkowe. Obejmuje to wysłanie kopii formularza W-2 do niani do 31 stycznia lub przed tą datą, a także przesłanie kopii do IRS. Kiedy składasz roczne zeznanie podatkowe należne w kwietniu, będziesz również musiał wypełnić i złożyć formularz W-3, Przekazywanie zeznań płacowych i podatkowych, a także Załącznik H, Podatki od zatrudnienia w gospodarstwie domowym.

Czas podatkowy może być mylący dla nowych pracodawców w gospodarstwie domowym. Bądź na bieżąco z sezonem podatkowym dzięki naszej liście kontrolnej listy płac na koniec roku.

Krok 9: Prowadź ostrożne rejestry płac

Jeśli Twoje gospodarstwo domowe zatrudnia nianię, ważne jest, aby prowadzić dokładne rejestry płac. Prowadzenie ewidencji płac jest niezbędne w przypadku audytu IRS. Przydaje się również do śledzenia wydatków, a nawet może być wykorzystany podczas planowania następnej podwyżki dla niani.

Co jednak najważniejsze, prowadzenie ewidencji płac jest prawem. Zgodnie z ustawą o uczciwych standardach pracy, masz obowiązek przechowywać dokumentację płacową przez co najmniej trzy lata. W przypadku niektórych dokumentów, takich jak deklaracje podatkowe, konieczne może być trzymanie ich jeszcze dłużej. Dowiedz się, jak długo należy przechowywać rejestry płac, aby uzyskać więcej informacji.

Krok #10: Nie zapomnij o odliczeniach od wynagrodzeń

W niektórych okolicznościach możesz mieć dodatkowe potrącenia z wynagrodzenia do pobrania z wypłaty swojej niani. Oprócz podatków federalnych i stanowych mogą obowiązywać inne obowiązkowe potrącenia, w tym zajęcie niezapłaconych alimentów na dziecko lub niespłacony dług. Otrzymasz powiadomienie dotyczące tych potrąceń, w tym ile potrącić i gdzie przekazywać płatności.

Zastanawiasz się, ile należy zapłacić niani?

Według Care.com średnia płaca dla niani w 2022 roku wynosi 15,30 USD za godzinę. Jednak liczba ta może być wyższa lub niższa w zależności od miejsca zamieszkania. W miastach, w których koszty utrzymania są znacznie wyższe, pensje niani mogą wynosić średnio 20 USD lub więcej za godzinę.

Przy ustalaniu, ile zapłacić niani, należy wziąć pod uwagę inne czynniki. Obejmuje to liczbę dzieci, które będą pod opieką, poziom doświadczenia Twojej niani, certyfikaty CPR lub pierwszej pomocy oraz dodatkowe obowiązki domowe, takie jak sprzątanie lub załatwianie sprawunków.

Podsumowanie tego, jak zapłacić niani za książki

Legalne płacenie niani to najlepszy sposób na upewnienie się, że przestrzegasz przepisów i regulacji podatkowych i dotyczących pracy. Dzięki temu nie zostaniesz ukarany za niepłacenie wymaganych podatków od pracownika. Ponadto płacenie niani we właściwy sposób zapewnia im korzyści — takie jak zasiłek dla bezrobotnych — i pomaga zapewnić, że za każdym razem otrzymają wypłatę na czas.

Jeśli dopiero zaczynasz płace lub płacisz pracownikowi gospodarstwa domowego, nie martw się — dostępnych jest wiele zasobów, które pomogą Ci upewnić się, że zrobisz to dobrze. Pozbądź się zgadywania, sprawdzając nasze typy najlepszego oprogramowania do rozliczania niani. Oprogramowanie do obsługi płac Niania oferuje mnóstwo korzyści, od śledzenia czasu i obliczeń podatkowych po przechowywanie kluczowych rejestrów płacowych i terminowe rozliczanie i płacenie podatków, aby uniknąć wysokich kar i odsetek.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące sposobu zapłaty niani