Todo lo que necesitas saber sobre cómo pagar a una niñera

Si nunca antes le ha pagado a un empleado doméstico, es posible que no sepa cómo pagarle a una niñera. Afortunadamente, pagarle a su niñera de manera legal es bastante simple.

En esta publicación, le mostraremos cómo poner a su niñera en los libros. Cubriremos todo, desde pagarle a su niñera un salario justo hasta discutir los impuestos de niñera y si tiene que pagarlos. Luego, recorreremos el proceso de emisión de pagos, declaración de impuestos y todo lo demás. Siga leyendo para obtener más información sobre cómo pagarle a su niñera.

¿Qué son los impuestos de niñera y tengo que pagarlos?

En la mayoría de los casos, una niñera se considera una empleada doméstica. Según el IRS, un empleado doméstico es:

• Alguien que realiza servicios en o alrededor de su hogar
• Alguien que trabaja para usted y usted controla qué trabajo hace y cómo lo hace

Si su niñera es una empleada doméstica, normalmente tendrá que pagar impuestos de niñera. Estos impuestos incluyen los impuestos del seguro social y de Medicare (FICA) y los impuestos federales de desempleo (FUTA).

Para 2022, los hogares que paguen a un empleado doméstico $2,400 o más durante el año deberán retener y pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare. Estos impuestos equivalen al 15,3% de los salarios en efectivo y se dividen en partes iguales entre usted (el empleador) y su niñera.

Los empleadores domésticos que paguen a un empleado $1,000 o más en un trimestre calendario deberán pagar el impuesto FUTA. También es posible que deba pagar impuestos estatales de desempleo. El impuesto FUTA es del 6% de los salarios en efectivo. Esto se aplica a los primeros $7,000 en salarios ganados durante el año calendario.

Hay algunos casos raros en los que no está obligado a pagar impuestos de niñera. No está obligado a pagar impuestos de niñera si su niñera es:

• tu cónyuge
• Su hijo menor de 21 años
• Un empleado menor de 18 años que no proporciona servicios de niñera como su ocupación principal
• Un empleado menor de 18 años que sea estudiante

Si su padre está cuidando a su hijo, no está obligado a pagar impuestos de niñera si se cumplen las dos condiciones siguientes:

• Su hijo es menor de 18 años O tiene una condición física o mental que requiere atención durante al menos cuatro semanas consecutivas en un trimestre calendario, Y
• Está divorciado y no se ha vuelto a casar, es viudo/a, o su cónyuge tiene una condición física o mental que le impide cuidar al niño durante al menos cuatro semanas consecutivas en un trimestre calendario.

Los beneficios de pagar una niñera legalmente

El tiempo adicional y los gastos asociados con el pago de una niñera pueden parecer una carga, pero tomarse el tiempo para hacer las cosas legalmente también le ofrece varios beneficios como empleador doméstico. He aquí por qué debería pagarle a su niñera de manera legal.

Evite sanciones fuertes

El IRS deja en claro que la mayoría de los empleadores domésticos están obligados a pagar impuestos sobre la nómina de sus empleados domésticos. El no hacerlo puede resultar en sanciones fiscales e intereses que podrían costarle miles de dólares, además de pagar los impuestos adeudados.

Además, pagarle a su niñera por debajo de la mesa podría resultar en violaciones de la ley laboral que resultan en sanciones financieras adicionales y posibles problemas legales. Por ejemplo, la falta de pago de los salarios por horas extras o la no compra de un seguro de compensación laboral podría dar lugar a costosas batallas legales. Esto se puede evitar siguiendo las leyes cuando se trata de pagarle a su niñera.

Beneficios para su niñera

Pagar a tu niñera legalmente ofrece beneficios a tu ayuda doméstica. Como empleada, su niñera podrá recibir beneficios que incluyen desempleo, Medicare y Seguridad Social en el futuro. Además, la retención de impuestos sobre la nómina de los cheques de pago de su niñera evitará que tengan que lidiar con las molestias de presentar una declaración como trabajador por cuenta propia, y puede ayudarlos a evitar una gran factura de impuestos en abril.

Beneficios fiscales para usted

Como empleador doméstico, es posible que pueda reclamar créditos y deducciones fiscales para ayudar a compensar sus impuestos sobre la renta. Por ejemplo, el crédito fiscal para el cuidado de niños y dependientes se puede aplicar al salario de su niñera, lo que le brinda una exención fiscal de hasta $1,200. Si está inscrito en una cuenta para el cuidado de dependientes, puede ahorrar hasta aproximadamente $2,000 en sus impuestos.

¿Necesito un número EIN para pagar una niñera?

Según el IRS: “Cualquiera que preste servicios para usted es su empleado si puede controlar lo que se hará y cómo se hará”. Dado que usted pagará, establecerá horarios y supervisará las responsabilidades de su niñera, él o ella se considera un empleado doméstico.

Como empleador, existen requisitos fiscales específicos que ahora se aplican a usted. Para fines de administración tributaria, necesitará un Número de identificación de empleador (EIN).

Afortunadamente, solicitar y recibir un EIN toma solo unos minutos en el sitio web del IRS.

Simplemente configure su estructura legal como propietario único, seleccione el empleador del hogar y luego ingrese la información personal, incluido su nombre legal y SSN o ITIN. Agregue su dirección física y una dirección postal, seguidas de su estado, condado y fecha de contratación.

Finalmente, seleccionará si desea recibir su EIN instantáneamente por correo electrónico o por correo, lo que puede demorar hasta cuatro semanas en recibirse.

Cómo pagar una niñera en 10 pasos

Una vez que haya contratado a su niñera, es hora de descubrir cómo pagarle adecuadamente. Esto garantiza que reciban una compensación por su arduo trabajo, al mismo tiempo que se asegura de que cumpla con las leyes laborales y fiscales. Aquí le mostramos cómo pagarle a una niñera en diez sencillos pasos.

Paso #1: Obtenga un número EIN

Puede solicitar un EIN directamente a través del sitio web del IRS. La solicitud en línea es rápida y fácil. Deberá proporcionar información al IRS, incluida su estructura legal (en la mayoría de los casos, seleccionará Propietario único, luego Empleador doméstico), su nombre legal, Número de Seguro Social y dirección. Una vez que su solicitud se envía y se aprueba, tiene la opción de recibir su EIN en línea de inmediato.

Paso #2: Informe a su nuevo empleado

Después de contratar a su niñera, deberá informar esta nueva contratación a las autoridades estatales. El estado utiliza esta información para hacer cumplir la manutención de los hijos, así como para controlar el fraude en los programas estatales de bienestar.

Los plazos para informar varían según el estado y oscilan entre 5 y 35 días, aunque la mayoría de los estados requieren que informe dentro de los 20 días posteriores a la contratación de su empleado doméstico. Como mínimo, generalmente debe enviar un W-4 a la agencia estatal correspondiente. Sin embargo, algunos estados requieren información adicional, incluida la fecha de nacimiento de su empleado, la fecha de contratación y un número de cuenta de desempleo estatal.

Paso #3: Determine el salario de su niñera

Investigue un poco en línea para tener una idea del salario promedio en su área. A continuación, considere otros factores que pueden afectar el salario de su niñera, incluida la cantidad de niños de los que la niñera será responsable y el nivel de experiencia de la niñera. Exploraremos esto más adelante en esta publicación.

Paso #4: Envíe a su niñera un formulario W-4

Su niñera deberá completar un Formulario W-4, Certificado de retención del empleado. Este formulario se puede descargar del sitio web del IRS y requiere que su niñera proporcione su nombre, dirección, número de seguro social, estado civil, dependientes, ajustes y una firma. Una vez completado, la niñera le devolverá el formulario y usted lo utilizará para calcular y retener con precisión los impuestos federales.

Además, su niñera también debe completar el Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo. Este formulario se puede obtener en el sitio web de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. Este formulario se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de su niñera. Su niñera dará fe de su autorización de empleo y usted también debe completar una sección que acredite que ha verificado su elegibilidad para el empleo. No es necesario enviar este formulario al IRS o al USCIS, pero debe tenerlo completo y en su posesión antes del primer día de trabajo de su niñera.

Paso #5: Rastree las horas o calcule los salarios del mes

Muchos hogares optan por pagar a sus niñeras mensualmente, por lo que deberá calcular los salarios o realizar un seguimiento de las horas del mes para pagar a su empleado doméstico.

Si su niñera es asalariada (lo que significa que recibe una cantidad fija de dinero independientemente de las horas trabajadas), este cálculo es fácil. Simplemente divida el salario anual total de su niñera entre 12. Esto será igual al salario mensual bruto de la niñera antes de que se retengan los impuestos federales y estatales. Si el salario de tu niñera es de $42,000 por año, divide este número por 12 para determinar que el salario bruto mensual es de $3,500.

Si le paga a su niñera por hora, los cálculos pueden ser un poco más complicados. Afortunadamente, existen numerosos software y aplicaciones de seguimiento de tiempo gratuitos y de pago que le permiten mantenerse al día fácilmente con las horas que ha trabajado su niñera. Una vez que haya realizado un seguimiento de las horas de su niñera, simplemente sume las horas del mes y luego multiplique ese número por la tarifa de pago por hora. Por ejemplo, si su niñera gana $15 por hora y trabajó un total de 162,5 horas al mes, al multiplicar estos números obtendrá $2437,50, el salario bruto mensual de la niñera.

Por supuesto, puede optar por pagarle a su niñera en un horario diferente, como semanalmente o dos veces al mes. En esos casos, asegúrese de ajustar sus cálculos según sea necesario. Una última cosa a tener en cuenta es que también debe asegurarse de verificar las regulaciones de su estado con respecto a la frecuencia de pago para asegurarse de que está siguiendo las leyes laborales en su área.

Paso #6: Retener impuestos federales y estatales

Al calcular el cheque de pago de su niñera, debe asegurarse de que los impuestos federales y estatales se retengan de cada cheque. Esto incluye:

• Participación del empleado en los impuestos de seguridad social (6,2% de los salarios en efectivo)
• Participación del empleado en los impuestos de Medicare (1,45 % de los salarios en efectivo)

Su niñera también puede solicitarle que retenga impuestos federales sobre la renta. Si está de acuerdo con esto y tiene un W-4 completado por la niñera, puede proceder a retener estos impuestos. Entonces será su responsabilidad pagar estos impuestos al IRS. Este acuerdo puede ser rescindido si cualquiera de las partes lo pone por escrito. Si retiene impuestos federales sobre la renta, puede determinar el monto de la retención utilizando la información provista en el W-4 y las tablas de impuestos que se encuentran en la Publicación 15-T del IRS, Métodos de retención de impuestos federales sobre la renta.

¿Todavía te estás rascando la cabeza cuando se trata de impuestos sobre la nómina? Descubra todo lo que necesita saber antes de recortar su primer cheque de pago con la Guía definitiva de impuestos sobre la nómina para pequeñas empresas .

Paso #7: Pague el cheque de pago de su niñera

Después de calcular los salarios de su niñera y deducir los impuestos federales y estatales, deberá emitirle un cheque de pago a su niñera. El cheque de pago y el talón de pago deben incluir varios datos clave, que incluyen:

• El nombre legal y la dirección de su niñera
• Su nombre legal y dirección
• Salario Bruto
• retenciones
• Salario neto

La forma más fácil de crear un cheque de pago y talones de pago es con el software de nómina. Este software no solo simplifica el pago de su empleado doméstico, sino que también puede abordar cálculos de impuestos complicados, permitirle depositar directamente el pago de su niñera, realizar un seguimiento de las horas y más.

Paso #8: Pague sus impuestos sobre la nómina y complete los formularios de impuestos de fin de año

¿Recuerdas esas deducciones de impuestos que retuviste de los cheques de pago de tu niñera? Es su responsabilidad asegurarse de que estos pagos lleguen al IRS. Además, también tendrás que pagar impuestos de tu propio bolsillo. Esto incluye:

• Su parte de los impuestos de seguridad social (6.2% de los salarios en efectivo
• Su parte de los impuestos de Medicare (1.45% de los salarios en efectivo)
• Impuestos FUTA (6% de los salarios por los primeros $7,000 ganados en un año calendario)

Para evitar multas por pago insuficiente, muchos empleadores domésticos presentan el Formulario 1040-ES del IRS, Impuesto estimado para individuos. Este formulario se presenta junto con los pagos de impuestos sobre la nómina cada trimestre. También es posible que deba presentar impuestos estatales trimestralmente, pero esto varía según el estado.

Además de las declaraciones y pagos de impuestos trimestrales, tendrá que completar formularios de impuestos de fin de año. Esto incluye enviar una copia del formulario W-2 a su niñera el 31 de enero o antes, así como enviar una copia al IRS. Cuando presente su declaración de impuestos anual que vence en abril, también deberá completar y enviar el Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos, así como el Anexo H, Impuestos sobre el empleo doméstico.

La temporada de impuestos puede ser confusa para los nuevos empleadores domésticos. Manténgase al día para la temporada de impuestos con nuestra lista de verificación de nómina de fin de año.

Paso #9: Mantenga registros de nómina cuidadosos

Si su hogar emplea a una niñera, es importante mantener registros de nómina cuidadosos. Mantener registros de nómina es esencial en caso de una auditoría del IRS. También es útil para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus gastos e incluso puede usarse cuando planifique el próximo aumento de sueldo de su niñera.

Sin embargo, lo más importante es que mantener registros de nómina es la ley. De acuerdo con la Ley de normas laborales justas, debe mantener registros de nómina durante un mínimo de tres años. Para algunos registros, como las declaraciones de impuestos, es posible que deba conservarlos por más tiempo. Conozca cuánto tiempo debe conservar los registros de nómina para obtener más información.

Paso #10: No se olvide de las deducciones de nómina

En algunas circunstancias, es posible que tenga deducciones de nómina adicionales para tomar del cheque de pago de su niñera. Además de los impuestos federales y estatales, existen otras deducciones obligatorias que pueden aplicarse, incluidos los embargos por manutención infantil impaga o deudas impagas. Recibirá una notificación sobre estas deducciones, incluido cuánto retener y dónde enviar los pagos.

¿Se pregunta cuánto debería pagarle a una niñera?

Según Care.com, el salario promedio de una niñera en 2022 es de $15.30 por hora. Sin embargo, este número puede ser mayor o menor según el lugar donde viva. En ciudades donde el costo de vida es mucho más alto, los salarios de las niñeras pueden promediar $20 o más por hora.

Se deben considerar otros factores al determinar cuánto pagar a una niñera. Esto incluye la cantidad de niños que se cuidarán, el nivel de experiencia de su niñera, las certificaciones de primeros auxilios o resucitación cardiopulmonar y las responsabilidades domésticas adicionales, como las tareas del hogar o hacer recados.

El resultado final sobre cómo pagar a una niñera en los libros

Pagar a una niñera legalmente es la mejor manera de asegurarse de cumplir con las leyes y regulaciones fiscales y laborales. Esto ayuda a evitar que lo sancionen por no pagar los impuestos de su empleado según lo requerido. Además, pagarle a su niñera de la manera correcta les ofrece ventajas, como beneficios de desempleo, y ayuda a garantizar que se les pague a tiempo, siempre.

Si es nuevo en la nómina o le paga a un empleado doméstico, no se preocupe, hay muchos recursos disponibles para asegurarse de que lo haga bien. Elimine las conjeturas consultando nuestras selecciones del mejor software de nómina para niñeras. El software de nómina de niñera ofrece muchos beneficios, desde el seguimiento del tiempo y los cálculos de impuestos hasta el almacenamiento de registros de nómina cruciales y se asegura de que presente y pague sus impuestos a tiempo para evitar fuertes multas e intereses.

Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a una niñera