Alles, was Sie über die Bezahlung eines Kindermädchens wissen müssen

Wenn Sie noch nie einen Haushaltsangestellten bezahlt haben, sind Sie vielleicht verwirrt, wie Sie ein Kindermädchen bezahlen sollen. Glücklicherweise ist es ziemlich einfach, Ihr Kindermädchen auf legale Weise zu bezahlen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Kindermädchen in die Bücher nehmen. Wir decken alles ab, von der Zahlung eines fairen Lohns für Ihre Nanny bis hin zur Besprechung der Nanny-Steuern und ob Sie diese zahlen müssen. Wir gehen dann durch den Prozess der Zahlung, Einreichung von Steuern und allem dazwischen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Bezahlung Ihres Kindermädchens zu erfahren.

Was sind Nanny-Steuern und muss ich sie bezahlen?

In den meisten Fällen gilt eine Nanny als Haushaltshilfe. Laut IRS ist ein Haushaltsangestellter:

• Jemand, der Dienstleistungen in oder um Ihr Zuhause erbringt
• Jemand, der für Sie arbeitet, und Sie kontrollieren, welche Arbeit er tut und wie sie ausgeführt wird

Wenn Ihr Kindermädchen im Haushalt angestellt ist, müssen Sie in der Regel Kindermädchensteuern zahlen. Diese Steuern umfassen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA) und Bundesarbeitslosensteuern (FUTA).

Für 2022 müssen Haushalte, die einem Haushaltsangestellten im Laufe des Jahres 2.400 USD oder mehr zahlen, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und zahlen. Diese Steuern entsprechen 15,3 % des Barlohns und werden zu gleichen Teilen zwischen Ihnen (dem Arbeitgeber) und Ihrem Kindermädchen aufgeteilt.

Haushaltsarbeitgeber, die einem Arbeitnehmer in einem Kalenderquartal 1.000 USD oder mehr zahlen, müssen die FUTA-Steuer zahlen. Möglicherweise müssen Sie auch staatliche Arbeitslosensteuern zahlen. Die FUTA-Steuer beträgt 6 % des Barlohns. Dies gilt für die ersten 7.000 USD an Löhnen, die während des Kalenderjahres verdient wurden.

Es gibt einige seltene Fälle, in denen Sie keine Nanny-Steuern zahlen müssen. Sie sind nicht verpflichtet, Nanny-Steuern zu zahlen, wenn Ihr Nanny:

• Ihr Ehepartner
• Ihr Kind unter 21 Jahren
• Ein Arbeitnehmer unter 18 Jahren, der nicht hauptberuflich Nanny-Dienstleistungen erbringt
• Ein Mitarbeiter unter 18 Jahren, der Student ist

Wenn Ihre Eltern Ihr Kind betreuen, müssen Sie keine Nanny-Steuer zahlen, wenn die beiden folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Ihr Kind ist jünger als 18 Jahre ODER hat einen körperlichen oder geistigen Zustand, der eine Pflege für mindestens vier aufeinanderfolgende Wochen in einem Kalenderquartal erfordert, UND
• Sie sind geschieden und haben nicht wieder geheiratet, Sie sind Witwe/Witwer, oder Ihr Ehepartner hat einen körperlichen oder geistigen Zustand, der ihn daran hindert, sich mindestens vier aufeinanderfolgende Wochen in einem Kalenderquartal um das Kind zu kümmern

Die Vorteile der legalen Bezahlung eines Kindermädchens

Die zusätzliche Zeit und die Kosten, die mit der Bezahlung eines Kindermädchens verbunden sind, mögen wie eine Belastung erscheinen, aber sich die Zeit zu nehmen, Dinge legal zu erledigen, bietet Ihnen als Haushaltsarbeitgeber auch mehrere Vorteile. Deshalb sollten Sie Ihr Kindermädchen auf legale Weise bezahlen.

Vermeiden Sie hohe Strafen

Der IRS macht deutlich, dass die meisten Haushaltsarbeitgeber verpflichtet sind, Lohnsteuern für ihre Haushaltsangestellten zu zahlen. Andernfalls kann es zu Steuerstrafen und Zinsen kommen, die Sie Tausende von Dollar kosten könnten, zusätzlich zur Zahlung der geschuldeten Steuern.

Darüber hinaus kann die Bezahlung Ihres Kindermädchens unter dem Tisch zu Verstößen gegen das Arbeitsrecht führen, die zu zusätzlichen Geldstrafen und potenziellen rechtlichen Problemen führen. Beispielsweise kann die Nichtzahlung von Überstundenlöhnen oder der Verzicht auf eine Berufsunfähigkeitsversicherung zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen. Dies kann vermieden werden, indem Sie die Gesetze befolgen, wenn es um die Bezahlung Ihres Kindermädchens geht.

Vorteile für Ihr Kindermädchen

Die gesetzliche Bezahlung Ihrer Nanny bietet Ihrer Haushaltshilfe Vorteile. Als Angestellte kann Ihr Kindermädchen in Zukunft Leistungen wie Arbeitslosigkeit, Medicare und Sozialversicherung erhalten. Darüber hinaus wird das Einbehalten von Lohnsteuern von den Gehaltsschecks Ihres Kindermädchens verhindern, dass es sich mit den Schwierigkeiten der Einreichung als Selbständige auseinandersetzen muss – und kann ihm möglicherweise helfen, eine große Steuerrechnung im April zu vermeiden.

Steuervorteile für Sie

Als Haushaltsarbeitgeber können Sie möglicherweise Steuergutschriften und -abzüge geltend machen, um Ihre Einkommenssteuern auszugleichen. Beispielsweise kann der Child and Dependent Care Tax Credit auf den Lohn Ihres Kindermädchens angerechnet werden, wodurch Sie eine Steuervergünstigung von bis zu 1.200 USD erhalten. Wenn Sie bei einem Pflegekonto angemeldet sind, können Sie bis zu 2.000 US-Dollar an Steuern sparen.

Benötige ich eine EIN-Nummer, um ein Kindermädchen zu bezahlen?

Laut IRS: „Jeder, der Dienstleistungen für Sie erbringt, ist Ihr Angestellter, wenn Sie kontrollieren können, was getan wird und wie es getan wird.“ Da Sie Ihr Kindermädchen bezahlen, Arbeitszeiten festlegen und die Aufgaben Ihres Kindermädchens überwachen, wird es als Haushaltsangestellter betrachtet.

Als Arbeitgeber gibt es jetzt bestimmte steuerliche Anforderungen, die für Sie gelten. Für die Steuerverwaltung benötigen Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN).

Glücklicherweise dauert die Beantragung und der Erhalt einer EIN auf der IRS-Website nur wenige Minuten.

Legen Sie einfach Ihre Rechtsform als Einzelunternehmer fest, wählen Sie einen Haushaltsarbeitgeber aus und geben Sie dann persönliche Informationen ein, einschließlich Ihres gesetzlichen Namens und Ihrer Sozialversicherungsnummer oder ITIN. Fügen Sie Ihre physische Adresse und eine Postanschrift hinzu, gefolgt von Ihrem Staat, Landkreis und Einstellungsdatum.

Schließlich wählen Sie aus, ob Sie Ihre EIN sofort per E-Mail oder per Post erhalten möchten, was bis zu vier Wochen dauern kann.

Wie man ein Kindermädchen in 10 Schritten bezahlt

Sobald Sie Ihr Kindermädchen eingestellt haben, ist es an der Zeit herauszufinden, wie Sie es richtig bezahlen. Dies stellt sicher, dass sie für ihre harte Arbeit entschädigt werden, und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie die Arbeits- und Steuergesetze einhalten. So bezahlen Sie ein Kindermädchen in zehn einfachen Schritten.

Schritt Nr. 1: Holen Sie sich eine EIN-Nummer

Sie können eine EIN direkt über die IRS-Website beantragen. Die Online-Bewerbung ist schnell und einfach. Sie müssen dem IRS Informationen zur Verfügung stellen, einschließlich Ihrer Rechtsform (in den meisten Fällen wählen Sie Einzelunternehmer, dann Haushaltsarbeitgeber), Ihren gesetzlichen Namen, Ihre Sozialversicherungsnummer und Ihre Adresse. Sobald Ihr Antrag eingereicht und genehmigt wurde, haben Sie die Möglichkeit, Ihre EIN sofort online zu erhalten.

Schritt Nr. 2: Melden Sie Ihren neuen Mitarbeiter

Nachdem Sie Ihr Kindermädchen eingestellt haben, müssen Sie diese Neueinstellung den staatlichen Behörden melden. Diese Informationen werden vom Staat zur Durchsetzung des Kindesunterhalts sowie zur Betrugsbekämpfung für staatliche Wohlfahrtsprogramme verwendet.

Die Fristen für die Meldung variieren je nach Staat und reichen von 5 bis 35 Tagen, obwohl die meisten Staaten verlangen, dass Sie sich innerhalb von 20 Tagen nach Einstellung Ihres Haushaltsangestellten melden. Als Minimum müssen Sie im Allgemeinen ein W-4 bei Ihrer zuständigen staatlichen Behörde einreichen. Einige Staaten verlangen jedoch zusätzliche Informationen, einschließlich des Geburtsdatums Ihres Mitarbeiters, des Einstellungsdatums und einer staatlichen Arbeitslosenkontonummer.

Schritt Nr. 3: Bestimmen Sie das Gehalt Ihrer Nanny

Recherchiere online ein wenig, um eine Vorstellung vom durchschnittlichen Gehalt in deiner Gegend zu bekommen. Berücksichtigen Sie als Nächstes andere Faktoren, die sich auf die Bezahlung Ihres Kindermädchens auswirken können, einschließlich der Anzahl der Kinder, für die das Kindermädchen verantwortlich sein wird, und der Erfahrungsstufe des Kindermädchens. Wir werden dies später in diesem Beitrag weiter untersuchen.

Schritt Nr. 4: Senden Sie Ihrer Nanny ein W-4-Formular

Ihr Kindermädchen muss ein Formular W-4, Employee's Withholding Certificate, ausfüllen. Dieses Formular kann von der IRS-Website heruntergeladen werden und erfordert, dass Ihr Kindermädchen Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Anmeldestatus, Angehörige, Anpassungen und eine Unterschrift angibt. Nach dem Ausfüllen wird das Kindermädchen das Formular an Sie zurücksenden, und Sie werden es verwenden, um die Bundessteuern genau zu berechnen und einzubehalten.

Darüber hinaus sollte Ihr Kindermädchen auch das Formular I-9, Employment Eligibility Verification, ausfüllen. Dieses Formular ist auf der Website der US Citizenship and Immigration Services erhältlich. Dieses Formular dient der Überprüfung der Identität und Arbeitserlaubnis Ihrer Nanny. Ihr Kindermädchen bescheinigt ihre Beschäftigungserlaubnis, und Sie müssen auch einen Abschnitt ausfüllen, in dem Sie bestätigen, dass Sie ihre Beschäftigungsberechtigung überprüft haben. Dieses Formular muss nicht beim IRS oder USCIS eingereicht werden, aber Sie müssen es vor dem ersten Arbeitstag Ihres Kindermädchens ausgefüllt und in Ihrem Besitz haben.

Schritt Nr. 5: Verfolgen Sie die Stunden oder berechnen Sie die Gehälter für den Monat

Viele Haushalte entscheiden sich dafür, ihre Kindermädchen monatlich zu bezahlen, daher müssen Sie das Gehalt berechnen oder die Stunden für den Monat erfassen, um Ihren Haushaltsangestellten zu bezahlen.

Wenn Ihr Kindermädchen angestellt ist (d. h. unabhängig von der Arbeitszeit einen festen Geldbetrag erhält), ist diese Berechnung einfach. Teilen Sie einfach das gesamte Jahresgehalt Ihres Kindermädchens durch 12. Dies entspricht dem monatlichen Bruttogehalt des Kindermädchens vor Einbehalt von Bundes- und Landessteuern. Wenn das Gehalt Ihres Kindermädchens 42.000 US-Dollar pro Jahr beträgt, teilen Sie diese Zahl durch 12, um zu ermitteln, dass das monatliche Bruttogehalt 3.500 US-Dollar beträgt.

Wenn Sie Ihr Kindermädchen stundenweise bezahlen, können die Berechnungen etwas kniffliger sein. Glücklicherweise gibt es zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware und Apps, mit denen Sie ganz einfach die Arbeitszeiten Ihrer Nanny verfolgen können. Sobald Sie die Stunden Ihres Kindermädchens erfasst haben, addieren Sie einfach die Stunden für den Monat und multiplizieren Sie diese Zahl dann mit dem Stundenlohn. Wenn Ihr Kindermädchen beispielsweise 15 $ pro Stunde verdient und insgesamt 162,5 Stunden im Monat gearbeitet hat, erhalten Sie durch Multiplikation dieser Zahlen 2.437,50 $ — den Bruttomonatslohn des Kindermädchens.

Natürlich können Sie sich auch dafür entscheiden, Ihr Kindermädchen nach einem anderen Zeitplan zu bezahlen, z. B. wöchentlich oder zweimal pro Monat. Stellen Sie in diesen Fällen sicher, dass Sie Ihre Berechnungen nach Bedarf anpassen. Eine letzte Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass Sie auch Ihre staatlichen Vorschriften zur Häufigkeit der Bezahlung überprüfen sollten, um sicherzustellen, dass Sie die Arbeitsgesetze in Ihrer Region befolgen.

Schritt Nr. 6: Bundes- und Landessteuern einbehalten

Bei der Berechnung des Gehaltsschecks Ihres Kindermädchens müssen Sie sicherstellen, dass Bundes- und Landessteuern von jedem Scheck einbehalten werden. Das beinhaltet:

• Anteil der Arbeitnehmer an den Sozialabgaben (6,2 % des Barlohns)
• Anteil der Arbeitnehmer an den Medicare-Steuern (1,45 % des Barlohns)

Ihr Kindermädchen kann Sie auch auffordern, Bundeseinkommenssteuern einzubehalten. Wenn Sie damit einverstanden sind und ein W-4 vom Kindermädchen ausgefüllt haben, können Sie diese Steuern einbehalten. Es liegt dann in Ihrer Verantwortung, diese Steuern an das IRS zu zahlen. Diese Vereinbarung kann gekündigt werden, wenn eine der Parteien dies schriftlich erklärt. Wenn Sie bundesstaatliche Einkommenssteuern einbehalten, können Sie den Quellensteuerbetrag anhand der Informationen im W-4 und der Steuertabellen in der IRS-Veröffentlichung 15-T, Federal Income Tax Withholding Methods, ermitteln.

Kratzen Sie sich immer noch am Kopf, wenn es um die Lohnsteuer geht? Finden Sie alles heraus, was Sie wissen müssen, bevor Sie Ihren ersten Gehaltsscheck kürzen, mit dem ultimativen Lohnsteuer-Leitfaden für kleine Unternehmen .

Schritt Nr. 7: Bezahlen Sie den Gehaltsscheck Ihrer Nanny

Nachdem Sie den Lohn Ihres Kindermädchens berechnet und Bundes- und Landessteuern abgezogen haben, müssen Sie Ihrem Kindermädchen einen Gehaltsscheck ausstellen. Der Gehaltsscheck und die Gehaltsabrechnung sollten mehrere wichtige Informationen enthalten, darunter:

• Der offizielle Name und die Adresse Ihres Kindermädchens
• Ihr rechtlicher Name und Ihre Adresse
• Bruttolöhne
• Einbehalte
• Nettogehalt

Der einfachste Weg, einen Gehaltsscheck und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, ist mit einer Gehaltsabrechnungssoftware. Diese Software vereinfacht nicht nur die Bezahlung Ihres Haushaltsangestellten, sondern kann auch komplizierte Steuerberechnungen bewältigen, Ihnen die direkte Überweisung des Gehalts Ihres Kindermädchens ermöglichen, Stunden erfassen und vieles mehr.

Schritt Nr. 8: Zahlen Sie Ihre Lohnsteuern und füllen Sie die Steuerformulare zum Jahresende aus

Erinnern Sie sich an die Steuerabzüge, die Sie von den Gehaltsschecks Ihres Kindermädchens einbehalten haben? Es liegt in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass diese Zahlungen beim IRS eingehen. Außerdem müssen Sie Steuern aus Ihrer eigenen Tasche zahlen. Das beinhaltet:

• Ihr Anteil an Sozialversicherungssteuern (6,2 % des Barlohns
• Ihr Anteil an Medicare-Steuern (1,45 % des Barlohns)
• FUTA-Steuern (6 % des Lohns für die ersten 7.000 USD, die in einem Kalenderjahr verdient werden)

Um Unterzahlungsstrafen zu vermeiden, reichen viele Haushaltsarbeitgeber das IRS-Formular 1040-ES, Estimated Tax for Individuals, ein. Dieses Formular wird zusammen mit den Lohnsteuerzahlungen jedes Quartal eingereicht. Möglicherweise müssen Sie auch vierteljährlich staatliche Steuern einreichen, dies ist jedoch von Staat zu Staat unterschiedlich.

Zusätzlich zu den vierteljährlichen Steuererklärungen und -zahlungen müssen Sie Steuerformulare zum Jahresende ausfüllen. Dazu gehört das Senden einer Kopie des Formulars W-2 an Ihr Kindermädchen bis zum 31. Januar sowie das Einreichen einer Kopie beim IRS. Wenn Sie Ihre im April fällige jährliche Steuererklärung einreichen, müssen Sie auch das Formular W-3, Übermittlung von Lohn- und Steuererklärungen, sowie Anhang H, Haushaltssteuern, ausfüllen und einreichen.

Die Steuerzeit kann für neue Haushaltsarbeitgeber verwirrend sein. Bleiben Sie mit unserer Gehaltsabrechnungs-Checkliste zum Jahresende auf dem richtigen Weg für die Steuersaison.

Schritt Nr. 9: Führen Sie sorgfältige Gehaltsabrechnungen

Wenn Ihr Haushalt ein Kindermädchen beschäftigt, ist es wichtig, sorgfältige Gehaltsabrechnungen zu führen. Die Führung von Gehaltsabrechnungen ist im Falle einer IRS-Prüfung unerlässlich. Es hilft Ihnen auch dabei, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten, und kann sogar bei der Planung der nächsten Gehaltserhöhung Ihres Kindermädchens verwendet werden.

Am wichtigsten ist jedoch, dass die Führung von Gehaltsabrechnungen gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach dem Gesetz über faire Arbeitsnormen sind Sie verpflichtet, Lohnabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Bei einigen Aufzeichnungen, wie z. B. Steuererklärungen, müssen Sie diese möglicherweise sogar noch länger aufbewahren. Erfahren Sie mehr darüber, wie lange Sie Gehaltsabrechnungen aufbewahren sollten, um weitere Informationen zu erhalten.

Schritt Nr. 10: Vergessen Sie nicht die Lohnabzüge

Unter bestimmten Umständen müssen Sie möglicherweise zusätzliche Gehaltsabzüge vom Gehaltsscheck Ihres Kindermädchens abziehen. Zusätzlich zu den Bundes- und Landessteuern gibt es andere obligatorische Abzüge, die gelten können, einschließlich Pfändungen für unbezahlten Kindesunterhalt oder unbezahlte Schulden. Sie erhalten eine Benachrichtigung über diese Abzüge, einschließlich darüber, wie viel einzubehalten ist und wo Zahlungen einzureichen sind.

Sie fragen sich, wie viel Sie einem Kindermädchen zahlen sollten?

Laut Care.com beträgt der durchschnittliche Lohn für ein Kindermädchen im Jahr 2022 15,30 USD pro Stunde. Diese Zahl kann jedoch je nach Wohnort höher oder niedriger sein. In Städten, in denen die Lebenshaltungskosten viel höher sind, können die Gehälter der Nanny durchschnittlich 20 $ oder mehr pro Stunde betragen.

Bei der Bestimmung, wie viel ein Kindermädchen zu zahlen ist, sollten andere Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören die Anzahl der zu betreuenden Kinder, die Erfahrung Ihres Kindermädchens, CPR- oder Erste-Hilfe-Zertifizierungen und zusätzliche Haushaltspflichten wie Haushalt oder Besorgungen.

Das Endergebnis, wie man ein Kindermädchen für die Bücher bezahlt

Die legale Bezahlung eines Kindermädchens ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie die Steuer- und Arbeitsgesetze und -vorschriften einhalten. Dies hilft zu verhindern, dass Sie bestraft werden, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter nicht wie vorgeschrieben Steuern zahlen. Darüber hinaus bietet die richtige Bezahlung Ihrer Nanny Vorteile für sie – wie Arbeitslosengeld – und hilft sicherzustellen, dass sie jedes Mal pünktlich bezahlt werden.

Wenn Sie neu in der Gehaltsabrechnung sind oder einen Haushaltsangestellten bezahlen, machen Sie sich keine Sorgen – es stehen zahlreiche Ressourcen zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie es richtig machen. Machen Sie Schluss mit dem Rätselraten, indem Sie sich unsere Tipps für die beste Gehaltsabrechnungssoftware für Kindermädchen ansehen. Nanny-Gehaltsabrechnungssoftware bietet zahlreiche Vorteile, von Zeiterfassung und Steuerberechnungen bis hin zur Speicherung wichtiger Gehaltsabrechnungen und der Sicherstellung, dass Sie Ihre Steuern rechtzeitig einreichen und bezahlen, um hohe Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen zur Bezahlung eines Kindermädchens