Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Cara Membayar Nanny

Jika Anda belum pernah membayar pegawai rumah tangga sebelumnya, Anda mungkin bingung bagaimana cara membayar pengasuh. Untungnya, membayar pengasuh Anda dengan cara legal cukup sederhana.

Dalam posting ini, kami akan menunjukkan cara menempatkan pengasuh Anda di buku. Kami akan membahas semuanya mulai dari membayar pengasuh Anda dengan upah yang adil hingga membahas pajak pengasuh dan jika Anda harus membayarnya. Kami kemudian akan berjalan melalui proses penerbitan pembayaran, pengajuan pajak, dan segala sesuatu di antaranya. Teruslah membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang membayar pengasuh Anda.

Apa Itu Pajak Nanny & Apakah Saya Harus Membayarnya?

Dalam kebanyakan kasus, pengasuh dianggap sebagai pekerja rumah tangga. Menurut IRS, seorang pekerja rumah tangga adalah:

• Seseorang yang melakukan layanan di dalam atau di sekitar rumah Anda
• Seseorang yang bekerja untuk Anda, dan Anda mengontrol pekerjaan apa yang mereka lakukan dan bagaimana hal itu dilakukan

Jika pengasuh Anda adalah pegawai rumah tangga, Anda biasanya harus membayar pajak pengasuh. Pajak ini termasuk pajak jaminan sosial dan Medicare (FICA), dan Pajak Pengangguran Federal (FUTA).

Untuk tahun 2022, rumah tangga yang membayar pegawai rumah tangga $2.400 atau lebih selama tahun tersebut akan diminta untuk memotong dan membayar pajak jaminan sosial dan Medicare. Pajak ini sama dengan 15,3% dari upah tunai dan dibagi rata antara Anda (majikan) dan pengasuh Anda.

Majikan rumah tangga yang membayar karyawan $ 1.000 atau lebih dalam satu kuartal kalender akan diminta untuk membayar pajak FUTA. Anda mungkin juga diharuskan membayar pajak pengangguran negara bagian. Pajak FUTA adalah 6% dari upah tunai. Ini berlaku untuk $7.000 pertama dalam upah yang diperoleh selama tahun kalender.

Ada beberapa contoh langka di mana Anda tidak diharuskan membayar pajak pengasuh. Anda tidak diharuskan membayar pajak pengasuh jika pengasuh Anda:

• Pasangan Anda
• Anak Anda yang berusia di bawah 21 tahun
• Seorang karyawan di bawah usia 18 tahun yang tidak memberikan jasa pengasuh anak sebagai pekerjaan utama mereka
• Seorang karyawan di bawah usia 18 tahun yang merupakan pelajar

Jika orang tua Anda mengasuh anak Anda, Anda tidak diharuskan membayar pajak pengasuh jika kedua kondisi berikut terpenuhi:

• Anak Anda berusia di bawah 18 tahun ATAU memiliki kondisi fisik atau mental yang memerlukan perawatan setidaknya selama empat minggu berturut-turut dalam satu kuartal kalender, DAN
• Anda telah bercerai dan belum menikah lagi, Anda seorang janda/duda, atau pasangan Anda memiliki kondisi fisik atau mental yang menghalangi mereka untuk mengasuh anak setidaknya selama empat minggu berturut-turut dalam satu kuartal kalender

Manfaat Membayar Nanny Secara Legal

Waktu dan biaya ekstra yang terkait dengan membayar pengasuh mungkin tampak seperti beban, tetapi meluangkan waktu untuk melakukan sesuatu secara legal juga menawarkan beberapa manfaat bagi Anda sebagai majikan rumah tangga. Inilah mengapa Anda harus membayar pengasuh Anda dengan cara yang sah.

Hindari Penalti yang Besar

IRS memperjelas bahwa sebagian besar majikan rumah tangga diharuskan membayar pajak gaji untuk karyawan rumah tangga mereka. Kegagalan untuk melakukannya dapat mengakibatkan denda pajak dan bunga yang dapat dikenakan biaya ribuan dolar, selain membayar pajak yang terutang.

Selain itu, membayar pengasuh Anda di bawah meja dapat mengakibatkan pelanggaran hukum perburuhan yang mengakibatkan hukuman finansial tambahan dan potensi masalah hukum. Misalnya, kegagalan untuk membayar upah lembur atau tidak membeli asuransi perusahaan pekerja dapat menyebabkan pertempuran hukum yang mahal. Ini dapat dihindari dengan mengikuti undang-undang dalam hal membayar pengasuh Anda.

Manfaat Untuk Pengasuh Anda

Membayar pengasuh Anda secara legal menawarkan manfaat bagi bantuan rumah tangga Anda. Sebagai karyawan, pengasuh Anda akan dapat menerima tunjangan termasuk pengangguran, Medicare, dan Jaminan Sosial di masa depan. Selain itu, pemotongan pajak gaji dari gaji pengasuh Anda akan mencegah mereka dari harus berurusan dengan kerepotan pengarsipan sebagai wiraswasta – dan berpotensi dapat membantu mereka menghindari tagihan pajak besar pada bulan April.

Manfaat Pajak Untuk Anda

Sebagai majikan rumah tangga, Anda mungkin dapat mengklaim kredit pajak dan pengurangan untuk membantu mengimbangi pajak penghasilan Anda. Misalnya, Kredit Pajak Perawatan Anak dan Tanggungan dapat diterapkan ke gaji pengasuh Anda, memberi Anda potongan pajak hingga $1.200. Jika Anda terdaftar dalam Akun Dependent Care, Anda dapat menghemat hingga sekitar $2.000 untuk pajak Anda.

Apakah Saya Membutuhkan Nomor EIN Untuk Membayar Nanny?

Menurut IRS: "Siapa pun yang melakukan layanan untuk Anda adalah karyawan Anda jika Anda dapat mengontrol apa yang akan dilakukan dan bagaimana hal itu akan dilakukan." Karena Anda akan membayar, mengatur jam, dan mengawasi tanggung jawab pengasuh Anda, dia dianggap sebagai pegawai rumah tangga.

Sebagai pemberi kerja, ada persyaratan pajak khusus yang sekarang berlaku untuk Anda. Untuk keperluan administrasi pajak, Anda memerlukan Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN).

Untungnya, melamar dan menerima EIN hanya membutuhkan beberapa menit di situs web IRS.

Cukup atur struktur hukum Anda sebagai pemilik tunggal, pilih majikan rumah tangga, lalu masukkan informasi pribadi termasuk nama resmi dan SSN atau ITIN Anda. Tambahkan alamat fisik dan alamat surat Anda, diikuti dengan negara bagian, kabupaten, dan tanggal perekrutan Anda.

Terakhir, Anda akan memilih apakah Anda ingin menerima EIN Anda secara instan melalui email atau melalui surat, yang dapat memakan waktu hingga empat minggu untuk diterima.

Cara Membayar Pengasuh Dalam 10 Langkah

Setelah Anda mempekerjakan pengasuh Anda, inilah saatnya untuk mencari tahu cara membayar mereka dengan benar. Ini memastikan mereka mendapatkan kompensasi atas kerja keras mereka, sementara juga memastikan Anda mengikuti undang-undang tenaga kerja dan pajak. Inilah cara membayar pengasuh dalam sepuluh langkah mudah.

Langkah #1: Dapatkan Nomor EIN

Anda dapat mengajukan permohonan EIN secara langsung melalui situs web IRS. Aplikasi online cepat dan mudah. Anda perlu memberikan informasi kepada IRS termasuk struktur hukum Anda (dalam banyak kasus, Anda akan memilih Pemilik Tunggal, kemudian Majikan Rumah Tangga), nama resmi Anda, Nomor Jaminan Sosial, dan alamat. Setelah aplikasi Anda diajukan dan disetujui, Anda memiliki opsi untuk segera menerima EIN online.

Langkah #2: Laporkan Karyawan Baru Anda

Setelah Anda mempekerjakan pengasuh Anda, Anda harus melaporkan pekerja baru ini kepada otoritas negara bagian. Informasi ini digunakan oleh negara untuk penegakan tunjangan anak, serta kontrol penipuan untuk program kesejahteraan negara.

Batas waktu pelaporan bervariasi menurut negara bagian dan berkisar antara 5 hingga 35 hari, meskipun sebagian besar negara bagian mengharuskan Anda untuk melapor dalam waktu 20 hari setelah mempekerjakan karyawan rumah tangga Anda. Minimal, Anda biasanya harus menyerahkan W-4 ke lembaga negara bagian yang sesuai. Namun, beberapa negara bagian memerlukan informasi tambahan, termasuk tanggal lahir karyawan Anda, tanggal perekrutan, dan nomor rekening pengangguran negara bagian.

Langkah #3: Tentukan Gaji Nanny Anda

Lakukan sedikit riset online untuk mendapatkan gambaran tentang gaji rata-rata di wilayah Anda. Selanjutnya, pertimbangkan faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi gaji pengasuh Anda, termasuk jumlah anak yang akan menjadi tanggung jawab pengasuh dan tingkat pengalaman pengasuh. Kami akan mengeksplorasi ini lebih lanjut nanti di posting ini.

Langkah #4: Kirim Formulir W-4 Nanny Anda

Pengasuh Anda harus mengisi Formulir W-4, Sertifikat Pemotongan Karyawan. Formulir ini dapat diunduh dari situs web IRS dan mengharuskan pengasuh Anda untuk memberikan nama, alamat, Nomor Jaminan Sosial, status pengarsipan, tanggungan, penyesuaian, dan tanda tangan mereka. Setelah selesai, pengasuh akan mengembalikan formulir tersebut kepada Anda, dan Anda akan menggunakannya untuk menghitung dan memotong pajak federal secara akurat.

Selain itu, pengasuh Anda juga harus mengisi Formulir I-9, Verifikasi Kelayakan Kerja. Formulir ini dapat diperoleh dari situs web Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi AS. Formulir ini digunakan untuk memverifikasi identitas dan izin kerja pengasuh Anda. Pengasuh Anda akan membuktikan otorisasi kerja mereka, dan Anda juga harus melengkapi bagian yang membuktikan bahwa Anda telah memverifikasi kelayakan pekerjaan mereka. Formulir ini tidak perlu diserahkan ke IRS atau USCIS, tetapi Anda harus melengkapinya dan berada di tangan Anda sebelum hari pertama kerja pengasuh Anda.

Langkah #5: Lacak Jam Atau Hitung Upah Gaji Untuk Bulan Ini

Banyak rumah tangga memilih untuk membayar pengasuh mereka setiap bulan, jadi Anda perlu menghitung upah gaji atau melacak jam kerja bulan itu untuk membayar karyawan rumah tangga Anda.

Jika pengasuh Anda digaji (artinya mereka menerima jumlah uang tetap terlepas dari jam kerja), perhitungan ini mudah. Cukup bagi total gaji tahunan pengasuh Anda dengan 12. Ini akan sama dengan gaji bulanan kotor pengasuh sebelum pajak federal dan negara bagian dipotong. Jika gaji pengasuh Anda adalah $42.000 per tahun, bagilah angka ini dengan 12 untuk menentukan bahwa gaji kotor bulanan adalah $3.500.

Jika Anda membayar pengasuh Anda per jam, perhitungannya bisa sedikit lebih rumit. Untungnya, ada banyak perangkat lunak dan aplikasi pelacakan waktu gratis dan berbayar yang memungkinkan Anda dengan mudah mengikuti jam kerja pengasuh Anda. Setelah Anda melacak jam kerja pengasuh Anda, cukup tambahkan jam kerja untuk bulan tersebut, lalu kalikan jumlah itu dengan tarif pembayaran per jam. Misalnya, jika pengasuh Anda menghasilkan $15 per jam dan bekerja total 162,5 jam selama sebulan, mengalikan angka-angka ini bersama-sama memberi Anda $2.437,50 — upah kotor bulanan pengasuh.

Tentu saja, Anda dapat memilih untuk membayar pengasuh Anda pada jadwal yang berbeda, seperti mingguan atau dua kali per bulan. Dalam kasus tersebut, pastikan untuk menyesuaikan perhitungan Anda sesuai kebutuhan. Satu hal terakhir yang perlu diperhatikan adalah Anda juga harus memastikan untuk memeriksa peraturan negara bagian Anda mengenai frekuensi pembayaran untuk memastikan Anda mengikuti undang-undang perburuhan di wilayah Anda.

Langkah #6: Pemotongan Pajak Federal & Negara Bagian

Saat menghitung gaji pengasuh Anda, Anda perlu memastikan bahwa pajak federal dan negara bagian dipotong dari setiap cek. Ini termasuk:

• Bagian karyawan dari pajak jaminan sosial (6,2% dari upah tunai)
• Bagian karyawan dari pajak Medicare (1,45% dari upah tunai)

Pengasuh Anda juga dapat meminta Anda untuk memotong pajak penghasilan federal. Jika Anda menyetujui ini dan memiliki W-4 yang diselesaikan oleh pengasuh, Anda dapat melanjutkan untuk memotong pajak ini. Kemudian Anda akan bertanggung jawab untuk membayar pajak ini ke IRS. Perjanjian ini dapat diakhiri jika salah satu pihak menyatakannya secara tertulis. Jika Anda melakukan pemotongan pajak penghasilan federal, Anda dapat menentukan jumlah pemotongan dengan menggunakan informasi yang diberikan di W-4 dan tabel pajak yang ditemukan di Publikasi IRS 15-T, Metode Pemotongan Pajak Penghasilan Federal.

Masih menggaruk-garuk kepala ketika datang ke pajak gaji? Cari tahu semua yang perlu Anda ketahui sebelum memotong gaji pertama Anda dengan Panduan Pajak Penggajian Utama Untuk Usaha Kecil .

Langkah #7: Bayar Gaji Nanny Anda

Setelah menghitung gaji pengasuh Anda dan mengurangi pajak federal dan negara bagian, Anda perlu mengeluarkan gaji pengasuh Anda. Gaji dan slip gaji harus mencakup beberapa informasi penting, termasuk:

• Nama dan alamat resmi pengasuh Anda
• Nama dan alamat resmi Anda
• Upah kotor
• Pemotongan
• Gaji bersih

Cara termudah untuk membuat gaji dan slip gaji adalah dengan perangkat lunak penggajian. Perangkat lunak ini tidak hanya menyederhanakan pembayaran karyawan rumah tangga Anda, tetapi juga bahkan dapat menangani perhitungan pajak yang rumit, memungkinkan Anda menyetorkan gaji pengasuh Anda, melacak jam kerja, dan banyak lagi.

Langkah #8: Bayar Pajak Gaji Anda & Lengkapi Formulir Pajak Akhir Tahun

Ingat potongan pajak yang Anda potong dari gaji pengasuh Anda? Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pembayaran ini sampai ke IRS. Selain itu, Anda juga harus membayar pajak dari kantong Anda sendiri. Ini termasuk:

• Bagian Anda dari pajak jaminan sosial (6,2% dari upah tunai
• Bagian Anda dari pajak Medicare (1,45% dari upah tunai)
• Pajak FUTA (6% dari upah untuk $7.000 pertama yang diperoleh dalam satu tahun kalender)

Untuk menghindari hukuman kurang bayar, banyak majikan rumah tangga mengajukan Formulir IRS 1040-ES, Taksiran Pajak untuk Perorangan. Formulir ini diajukan bersama dengan pembayaran pajak gaji setiap kuartal. Anda mungkin juga diminta untuk mengajukan pajak negara bagian setiap tiga bulan, tetapi ini berbeda di setiap negara bagian.

Selain pengajuan dan pembayaran pajak triwulanan, Anda akan memiliki formulir pajak akhir tahun untuk diisi. Ini termasuk mengirimkan salinan Formulir W-2 ke pengasuh Anda pada atau sebelum 31 Januari, serta mengirimkan salinannya ke IRS. Saat Anda mengajukan pengembalian pajak tahunan yang jatuh tempo pada bulan April, Anda juga harus mengisi dan menyerahkan Formulir W-3, Pengiriman Laporan Upah dan Pajak, serta Jadwal H, Pajak Pekerjaan Rumah Tangga.

Waktu pajak dapat membingungkan bagi majikan rumah tangga baru. Tetap di jalur untuk musim pajak dengan daftar periksa penggajian akhir tahun kami.

Langkah #9: Simpan Catatan Penggajian dengan Hati-hati

Jika rumah tangga Anda mempekerjakan seorang pengasuh, penting untuk menyimpan catatan penggajian dengan hati-hati. Menyimpan catatan penggajian sangat penting dalam hal audit IRS. Ini juga berguna dalam membantu Anda melacak pengeluaran Anda dan bahkan dapat digunakan saat merencanakan kenaikan gaji pengasuh Anda berikutnya.

Namun, yang paling penting, menyimpan catatan penggajian adalah hukum. Di bawah Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil, Anda diharuskan menyimpan catatan penggajian selama minimal tiga tahun. Untuk beberapa catatan, seperti pengembalian pajak, Anda mungkin diminta untuk menyimpannya lebih lama lagi. Pelajari tentang berapa lama Anda harus menyimpan catatan penggajian untuk informasi lebih lanjut.

Langkah #10: Jangan Lupa Tentang Potongan Gaji

Dalam beberapa keadaan, Anda mungkin memiliki potongan gaji tambahan untuk diambil dari gaji pengasuh Anda. Selain pajak federal dan negara bagian, ada pengurangan wajib lainnya yang mungkin berlaku, termasuk garnishments untuk tunjangan anak yang belum dibayar atau utang yang belum dibayar. Anda akan menerima pemberitahuan mengenai pemotongan ini, termasuk berapa banyak yang harus ditahan dan ke mana harus mengirimkan pembayaran.

Bertanya-tanya Berapa Banyak yang Harus Anda Bayar Seorang Nanny?

Menurut Care.com, upah rata-rata untuk pengasuh pada tahun 2022 adalah $15,30 per jam. Namun, jumlah ini mungkin lebih tinggi atau lebih rendah berdasarkan tempat tinggal Anda. Di kota-kota di mana biaya hidup jauh lebih tinggi, gaji pengasuh mungkin rata-rata $20 atau lebih per jam.

Faktor-faktor lain harus dipertimbangkan ketika menentukan berapa banyak untuk membayar pengasuh. Ini termasuk jumlah anak yang akan dirawat, tingkat pengalaman pengasuh Anda, sertifikasi CPR atau pertolongan pertama, dan tanggung jawab rumah tangga tambahan, seperti mengurus rumah atau menjalankan tugas.

Intinya Tentang Cara Membayar Nanny On The Books

Membayar pengasuh secara legal adalah cara terbaik untuk memastikan Anda mematuhi undang-undang dan peraturan pajak dan tenaga kerja. Ini membantu mencegah Anda dari hukuman karena kegagalan membayar pajak pada karyawan Anda seperti yang dipersyaratkan. Selain itu, membayar pengasuh Anda dengan cara yang benar menawarkan keuntungan bagi mereka — seperti tunjangan pengangguran — dan membantu memastikan mereka dibayar tepat waktu, setiap saat.

Jika Anda baru mengenal penggajian atau membayar pegawai rumah tangga, jangan khawatir — ada banyak sumber daya yang tersedia untuk membantu memastikan Anda melakukannya dengan benar. Hilangkan dugaan dengan memeriksa pilihan kami untuk perangkat lunak penggajian pengasuh terbaik. Perangkat lunak penggajian pengasuh menawarkan banyak manfaat, mulai dari pelacakan waktu dan perhitungan pajak hingga menyimpan catatan penggajian yang penting dan memastikan Anda mengajukan dan membayar pajak tepat waktu untuk menghindari denda dan bunga yang besar.

FAQ Tentang Cara Membayar Nanny