Все, что вам нужно знать о том, как платить няне

Если вы никогда раньше не платили домашнему работнику, вы можете не знать, как платить няне. К счастью, платить няне законным путем довольно просто.

В этом посте мы покажем вам, как поставить няню на учет. Мы покроем все, от справедливой оплаты вашей няни до обсуждения налогов на няню и того, должны ли вы их платить. Затем мы рассмотрим процесс выдачи платежа, подачи налогов и всего, что между ними. Продолжайте читать, чтобы узнать больше об оплате услуг няни.

Что такое налоги на няню и должен ли я их платить?

В большинстве случаев няня считается домашней прислугой. Согласно IRS, домашний работник:

• Кто-то, кто оказывает услуги в вашем доме или рядом с ним
• Кто-то, кто работает на вас, и вы контролируете, какую работу они выполняют и как она выполняется.

Если ваша няня является домашней прислугой, вам, как правило, придется платить налоги на няню. Эти налоги включают в себя налоги на социальное обеспечение и Medicare (FICA), а также федеральные налоги на безработицу (FUTA).

В 2022 году домохозяйства, которые платят домашнему работнику 2400 долларов США или более в течение года, должны будут удерживать и платить налоги на социальное обеспечение и Medicare. Эти налоги составляют 15,3% от денежной заработной платы и делятся поровну между вами (работодателем) и вашей няней.

Семейные работодатели, которые платят работнику 1000 долларов США или более в течение календарного квартала, должны будут платить налог FUTA. Вы также можете быть обязаны платить государственные налоги по безработице. Налог FUTA составляет 6% от денежной заработной платы. Это относится к первым $7000 заработной платы, полученной в течение календарного года.

Есть несколько редких случаев, когда вы не обязаны платить налоги на няню. Вы не обязаны платить налоги за няню, если ваша няня:

• Ваш супруг
• Ваш ребенок в возрасте до 21 года
• Сотрудник в возрасте до 18 лет, который не предоставляет услуги няни в качестве основного занятия.
• Сотрудник в возрасте до 18 лет, который является студентом

Если ваш родитель ухаживает за вашим ребенком, вы не обязаны платить налоги на няню, если выполняются оба следующих условия:

• Ваш ребенок моложе 18 лет ИЛИ имеет физическое или психическое заболевание, требующее ухода в течение как минимум четырех недель подряд в течение календарного квартала, И
• Вы разведены и не вступали в повторный брак, вы вдова/вдовец, или у вашего супруга есть физическое или психическое заболевание, которое не позволяет ему заботиться о ребенке в течение как минимум четырех недель подряд в течение календарного квартала.

Преимущества оплаты няни на законных основаниях

Дополнительное время и расходы, связанные с оплатой няни, могут показаться бременем, но время, потраченное на то, чтобы делать что-то на законных основаниях, также дает вам несколько преимуществ как домашнему работодателю. Вот почему вы должны платить няне законным путем.

Избегайте серьезных штрафов

IRS ясно дает понять, что большинство домашних работодателей обязаны платить налоги с заработной платы своих домашних работников. Невыполнение этого требования может привести к налоговым штрафам и процентам, которые могут стоить вам тысячи долларов, в дополнение к уплате причитающихся налогов.

Кроме того, оплата вашей няни из-под стола может привести к нарушению трудового законодательства, что приведет к дополнительным финансовым штрафам и потенциальным юридическим проблемам. Например, невыплата заработной платы за сверхурочную работу или невыплата страховки работника могут привести к дорогостоящим судебным тяжбам. Этого можно избежать, следуя законам об оплате услуг няни.

Преимущества для вашей няни

Плата за услуги няни на законных основаниях дает преимущества для помощи по дому. Как сотрудник, ваша няня сможет получать пособия, включая пособия по безработице, Medicare и Social Security в будущем. Кроме того, удержание налога на заработную плату из зарплаты вашей няни избавит ее от необходимости сталкиваться с проблемами подачи документов в качестве индивидуального предпринимателя — и потенциально может помочь им избежать большого налогового счета в апреле.

Налоговые льготы для вас

Как домашний работодатель, вы можете претендовать на налоговые льготы и вычеты, чтобы компенсировать ваши подоходные налоги. Например, налоговая льгота по уходу за детьми и иждивенцами может быть применена к заработной плате вашей няни, что дает вам налоговую льготу в размере до 1200 долларов США. Если вы зарегистрированы в программе Dependent Care Account, вы можете сэкономить примерно до 2000 долларов США на налогах.

Нужен ли мне номер EIN для оплаты няни?

Согласно IRS: «Любой, кто оказывает вам услуги, является вашим сотрудником, если вы можете контролировать, что будет сделано и как это будет сделано». Поскольку вы будете платить, устанавливать часы и контролировать обязанности вашей няни, она считается домашним работником.

Как работодатель, к вам теперь применяются особые налоговые требования. Для целей налогового администрирования вам потребуется идентификационный номер работодателя (EIN).

К счастью, подача заявки и получение EIN на веб-сайте IRS занимает всего несколько минут.

Просто укажите свою юридическую структуру в качестве индивидуального предпринимателя, выберите домашнего работодателя, а затем введите личную информацию, включая ваше официальное имя и SSN или ITIN. Добавьте свой физический адрес и почтовый адрес, а затем укажите штат, округ и дату найма.

Наконец, вы выберете, хотите ли вы получить свой EIN немедленно по электронной почте или по почте, что может занять до четырех недель.

Как заплатить няне за 10 шагов

После того, как вы наняли няню, пришло время выяснить, как правильно ей платить. Это гарантирует, что они получат компенсацию за свою тяжелую работу, а также убедитесь, что вы соблюдаете трудовое и налоговое законодательство. Вот как заплатить няне за десять простых шагов.

Шаг № 1: Получите номер EIN

Вы можете подать заявку на EIN непосредственно через веб-сайт IRS. Онлайн-приложение быстро и легко. Вам нужно будет предоставить информацию в IRS, включая вашу юридическую структуру (в большинстве случаев вы выберете индивидуального предпринимателя, а затем домашнего работодателя), ваше официальное имя, номер социального страхования и адрес. После того, как ваша заявка будет отправлена ​​​​и одобрена, у вас есть возможность немедленно получить свой EIN онлайн.

Шаг № 2: Сообщите о новом найме

После того, как вы наймете няню, вам нужно будет сообщить о новом найме в государственные органы. Эта информация используется государством для взыскания алиментов, а также для борьбы с мошенничеством в рамках государственных программ социального обеспечения.

Сроки подачи отчетов различаются в зависимости от штата и составляют от 5 до 35 дней, хотя в большинстве штатов требуется, чтобы вы сообщали в течение 20 дней после найма домашнего работника. Как минимум, вам, как правило, необходимо подать форму W-4 в соответствующий государственный орган. Однако в некоторых штатах требуется дополнительная информация, включая дату рождения вашего сотрудника, дату найма и номер счета штата по безработице.

Шаг № 3: Определите зарплату вашей няни

Проведите небольшое исследование в Интернете, чтобы получить представление о средней зарплате в вашем регионе. Затем рассмотрите другие факторы, которые могут повлиять на оплату вашей няни, в том числе количество детей, за которых будет нести ответственность няня, и уровень опыта няни. Мы рассмотрим это подробнее позже в этом посте.

Шаг № 4: Отправьте няне форму W-4

Ваша няня должна будет заполнить форму W-4, свидетельство работника об удержании налогов. Эту форму можно загрузить с веб-сайта IRS, и ваша няня должна указать свое имя, адрес, номер социального страхования, статус подачи, иждивенцев, корректировки и подпись. После заполнения няня вернет вам форму, и вы будете использовать ее для точного расчета и удержания федеральных налогов.

Кроме того, ваша няня также должна заполнить форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство». Эту форму можно получить на веб-сайте Службы гражданства и иммиграции США. Эта форма используется для проверки личности и разрешения на работу вашей няни. Ваша няня подтвердит их разрешение на работу, и вы также должны заполнить раздел, подтверждающий, что вы подтвердили их право на работу. Эту форму не нужно подавать в IRS или USCIS, но вы должны заполнить ее и получить у себя до первого рабочего дня вашей няни.

Шаг № 5: Отслеживание часов или расчет заработной платы за месяц

Многие домохозяйства предпочитают платить своим няням ежемесячно, поэтому вам нужно будет рассчитать заработную плату или отслеживать количество часов за месяц, чтобы платить своему домашнему работнику.

Если ваша няня получает оклад (это означает, что она получает фиксированную сумму денег независимо от отработанных часов), этот расчет прост. Просто разделите общую годовую зарплату вашей няни на 12. Это будет равно валовой месячной заработной плате няни до вычета федеральных налогов и налогов штата. Если зарплата вашей няни составляет 42 000 долларов в год, разделите это число на 12, чтобы определить, что месячная брутто-зарплата составляет 3 500 долларов.

Если вы платите няне по часам, расчеты могут быть немного сложнее. К счастью, существует множество бесплатных и платных программ и приложений для учета рабочего времени, которые позволяют вам легко отслеживать количество часов, отработанных вашей няней. После того, как вы отследили часы своей няни, просто сложите часы за месяц, а затем умножьте это число на почасовую ставку оплаты. Например, если ваша няня зарабатывает 15 долларов в час и отработала в общей сложности 162,5 часа в месяц, умножив эти числа вместе, вы получите 2437,50 долларов — валовую месячную заработную плату няни.

Конечно, вы можете платить няне по другому графику, например, еженедельно или два раза в месяц. В этих случаях обязательно скорректируйте свои расчеты по мере необходимости. И последнее, что следует отметить, это то, что вы также должны проверить правила вашего штата относительно частоты оплаты, чтобы убедиться, что вы соблюдаете трудовое законодательство в вашем регионе.

Шаг № 6: Удержание федеральных налогов и налогов штата

При расчете зарплаты вашей няни вы должны убедиться, что из каждого чека удерживаются федеральные налоги и налоги штата. Это включает:

• Доля работника в налогах на социальное обеспечение (6,2% от денежной заработной платы)
• Доля работника в налогах Medicare (1,45% от денежной заработной платы)

Ваша няня может также попросить вас удержать федеральный подоходный налог. Если вы согласны с этим и няня заполнит форму W-4, вы можете удержать эти налоги. Затем вы будете нести ответственность за уплату этих налогов в IRS. Настоящее соглашение может быть расторгнуто, если одна из сторон сделает это в письменной форме. Если вы удерживаете федеральный подоходный налог, вы можете определить удерживаемую сумму, используя информацию, представленную в форме W-4, и налоговые таблицы, содержащиеся в публикации IRS 15-T, Методы удержания федерального подоходного налога.

Все еще ломаете голову, когда дело доходит до налогов на заработную плату? Узнайте все, что вам нужно знать, прежде чем урезать свою первую зарплату, из «Полного руководства по налогам на заработную плату для малого бизнеса» .

Шаг № 7: Оплатите зарплату вашей няне

После расчета заработной платы вашей няни и вычета федеральных налогов и налогов штата вам нужно будет выдать няне зарплату. В платежном чеке и платежной квитанции должны содержаться несколько ключевых элементов информации, в том числе:

• Официальное имя и адрес вашей няни
• Ваше официальное имя и адрес
• Валовая заработная плата
• Удержания
• Чистая оплата

Самый простой способ создать чек и платежные квитанции — с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы. Это программное обеспечение не только упрощает оплату вашему домашнему работнику, но также может решать сложные налоговые расчеты, позволяет вам напрямую перечислять зарплату вашей няни, отслеживать часы и многое другое.

Шаг № 8: Оплатите налоги на заработную плату и заполните налоговые формы на конец года

Помните те налоговые вычеты, которые вы удерживали из зарплаты вашей няни? Вы несете ответственность за то, чтобы эти платежи поступали в IRS. Кроме того, вам придется платить налоги из собственного кармана. Это включает:

• Ваша доля налогов на социальное обеспечение (6,2% от денежной заработной платы
• Ваша доля налогов Medicare (1,45% от денежной заработной платы)
• Налоги FUTA (6% от заработной платы за первые 7000 долларов, заработанные в календарном году)

Чтобы избежать штрафов за недоплату, многие работодатели, являющиеся домашними хозяйствами, подают форму IRS 1040-ES «Расчетный налог для физических лиц». Эта форма подается вместе с платежами по налогу на заработную плату каждый квартал. От вас также может потребоваться подавать налоги штата ежеквартально, но это зависит от штата.

Помимо ежеквартальных налоговых деклараций и платежей, вам нужно будет заполнить налоговые формы на конец года. Это включает в себя отправку копии формы W-2 вашей няне не позднее 31 января, а также подачу копии в IRS. Когда вы подаете годовую налоговую декларацию, подлежащую уплате в апреле, вам также необходимо заполнить и отправить форму W-3 «Передача деклараций о заработной плате и налогах», а также Приложение H «Налоги с занятости домашних хозяйств».

Время уплаты налогов может сбивать с толку новых домашних работодателей. Следите за налоговым сезоном с нашим контрольным списком заработной платы на конец года.

Шаг № 9: Ведите тщательный учет заработной платы

Если в вашей семье работает няня, важно вести тщательный учет заработной платы. Ведение учета заработной платы имеет важное значение в случае аудита IRS. Это также полезно, поскольку помогает отслеживать ваши расходы и даже может быть использовано при планировании следующего повышения вашей няни.

Самое главное, однако, ведение учета заработной платы является законом. В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы обязаны вести учет заработной платы в течение как минимум трех лет. Для некоторых записей, таких как налоговые декларации, вам может потребоваться хранить их еще дольше. Узнайте о том, как долго вы должны хранить записи о заработной плате для получения дополнительной информации.

Шаг № 10: Не забывайте об отчислениях из заработной платы

В некоторых случаях у вас могут быть дополнительные отчисления из заработной платы вашей няни. В дополнение к федеральным налогам и налогам штата могут применяться другие обязательные вычеты, в том числе штрафы за невыплаченные алименты или невыплаченный долг. Вы получите уведомление об этих вычетах, в том числе о том, сколько удерживать и куда отправлять платежи.

Хотите знать, сколько вы должны платить няне?

По данным Care.com, средняя заработная плата няни в 2022 году составляет 15,30 доллара в час. Однако это число может быть больше или меньше в зависимости от того, где вы живете. В городах, где стоимость жизни намного выше, зарплата няни может составлять в среднем 20 долларов и более в час.

При определении того, сколько платить няне, следует учитывать и другие факторы. Это включает в себя количество детей, о которых будет заботиться, уровень опыта вашей няни, сертификаты сердечно-легочной реанимации или оказания первой помощи, а также дополнительные домашние обязанности, такие как ведение домашнего хозяйства или выполнение поручений.

Итог о том, как платить няне в книгах

Легальная оплата услуг няни — это лучший способ убедиться, что вы соблюдаете налоговое и трудовое законодательство и правила. Это помогает предотвратить вас от наказания за неуплату налогов на вашего сотрудника в соответствии с требованиями. Кроме того, правильная оплата труда няни дает им определенные преимущества, такие как пособие по безработице, и гарантирует, что они всегда будут получать оплату вовремя.

Если вы новичок в начислении заработной платы или выплате заработной платы домашнему работнику, не беспокойтесь — есть множество доступных ресурсов, которые помогут убедиться, что вы все делаете правильно. Избавьтесь от догадок, ознакомившись с нашим выбором лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы няни. Программное обеспечение для расчета заработной платы няни предлагает множество преимуществ, от отслеживания времени и расчета налогов до хранения важных записей о заработной плате и обеспечения своевременной подачи и уплаты налогов, чтобы избежать огромных штрафов и процентов.

Часто задаваемые вопросы о том, как платить няне