Tutto quello che devi sapere su come pagare una tata

Se non hai mai pagato un domestico prima, potresti essere confuso su come pagare una tata. Fortunatamente, pagare la tua tata in modo legale è piuttosto semplice.

In questo post, ti mostreremo come mettere la tua tata sui libri. Copriremo tutto, dal pagare alla tua tata uno stipendio equo, alla discussione delle tasse della tata e se devi pagarle. Passeremo quindi attraverso il processo di emissione del pagamento, dichiarazione delle tasse e tutto il resto. Continua a leggere per saperne di più su come pagare la tua tata.

Cosa sono le tasse della tata e devo pagarle?

Nella maggior parte dei casi, una tata è considerata una collaboratrice domestica. Secondo l'IRS, un dipendente domestico è:

• Qualcuno che esegue servizi dentro o intorno alla tua casa
• Qualcuno che lavora per te e tu controlli il lavoro che svolgono e come viene svolto

Se la tua tata è una collaboratrice domestica, in genere dovrai pagare le tasse della tata. Queste tasse includono la sicurezza sociale e le tasse Medicare (FICA) e le tasse federali sulla disoccupazione (FUTA).

Per il 2022, le famiglie che pagano un dipendente domestico di $ 2.400 o più durante l'anno dovranno trattenere e pagare le tasse di sicurezza sociale e Medicare. Queste tasse sono pari al 15,3% del salario in contanti e sono divise equamente tra te (il datore di lavoro) e la tua tata.

I datori di lavoro domestici che pagano un dipendente $ 1.000 o più in un trimestre solare saranno tenuti a pagare la tassa FUTA. Potrebbe anche essere richiesto di pagare le tasse statali sulla disoccupazione. La tassa FUTA è del 6% del salario in contanti. Questo vale per i primi $ 7.000 di stipendio guadagnati durante l'anno solare.

Ci sono alcuni rari casi in cui non sei tenuto a pagare le tasse della tata. Non sei tenuto a pagare le tasse della tata se la tua tata è:

• Il tuo coniuge
• Tuo figlio che ha meno di 21 anni
• Un dipendente di età inferiore ai 18 anni che non fornisce servizi di tata come occupazione principale
• Un dipendente di età inferiore ai 18 anni che è uno studente

Se i tuoi genitori si prendono cura di tuo figlio, non sei tenuto a pagare le tasse della tata se sono soddisfatte entrambe le seguenti condizioni:

• Suo figlio ha meno di 18 anni OPPURE ha una condizione fisica o mentale che richiede assistenza per almeno quattro settimane consecutive in un trimestre solare, E
• Sei divorziato e non ti sei risposato, sei vedovo/vedovo o il tuo coniuge ha una condizione fisica o mentale che impedisce loro di prendersi cura del bambino per almeno quattro settimane consecutive in un trimestre solare

I vantaggi di pagare una tata legalmente

Il tempo e le spese extra associati al pagamento di una tata possono sembrare un peso, ma prendersi il tempo per fare le cose legalmente offre anche diversi vantaggi a te come datore di lavoro domestico. Ecco perché dovresti pagare la tua tata in modo legale.

Evita pesanti sanzioni

L'IRS chiarisce che la maggior parte dei datori di lavoro domestici è tenuta a pagare le tasse sui salari dei propri dipendenti domestici. In caso contrario, potrebbero verificarsi sanzioni fiscali e interessi che potrebbero costarti migliaia di dollari, oltre al pagamento delle tasse dovute.

Inoltre, pagare la tata sottobanco potrebbe comportare violazioni del diritto del lavoro che si traducono in ulteriori sanzioni pecuniarie e potenziali problemi legali. Ad esempio, il mancato pagamento del salario straordinario o il mancato acquisto dell'assicurazione comp del lavoratore potrebbe portare a costose battaglie legali. Questo può essere evitato seguendo le leggi quando si tratta di pagare la tata.

Vantaggi per la tua tata

Pagare legalmente la tua tata offre vantaggi alla tua collaboratrice domestica. In qualità di dipendente, la tua tata sarà in grado di ricevere benefici tra cui disoccupazione, Medicare e sicurezza sociale in futuro. Inoltre, trattenere le tasse sui salari dagli stipendi della tua tata impedirà loro di dover affrontare le seccature di presentare la domanda come lavoratore autonomo e può potenzialmente aiutarli a evitare un grosso conto fiscale ad aprile.

Vantaggi fiscali per te

In qualità di datore di lavoro domestico, potresti essere in grado di richiedere crediti d'imposta e detrazioni per compensare le tue imposte sul reddito. Ad esempio, il credito d'imposta per l'assistenza ai figli e alle persone a carico può essere applicato allo stipendio della tata, offrendoti un'agevolazione fiscale fino a $ 1.200. Se sei iscritto a un conto di assistenza a carico, puoi risparmiare fino a circa $ 2.000 sulle tasse.

Ho bisogno di un numero EIN per pagare una tata?

Secondo l'IRS: "Chiunque svolga servizi per te è tuo dipendente se puoi controllare cosa verrà fatto e come verrà fatto". Dal momento che pagherai, fisserai gli orari e supervisionerai le responsabilità della tua tata, lui o lei è considerato un impiegato domestico.

Come datore di lavoro, ci sono requisiti fiscali specifici che ora si applicano a te. Ai fini dell'amministrazione fiscale, avrai bisogno di un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN).

Fortunatamente, richiedere e ricevere un EIN richiede solo pochi minuti sul sito web dell'IRS.

Imposta semplicemente la tua struttura legale come ditta individuale, seleziona il datore di lavoro domestico, quindi inserisci le informazioni personali tra cui il tuo nome legale e SSN o ITIN. Aggiungi il tuo indirizzo fisico e un indirizzo postale, seguito dal tuo stato, contea e data di assunzione.

Infine, selezionerai se desideri ricevere il tuo EIN istantaneamente via e-mail o per posta, la cui ricezione può richiedere fino a quattro settimane.

Come pagare una tata in 10 passaggi

Una volta che hai assunto la tua tata, è tempo di capire come pagarla correttamente. Ciò garantisce che vengano ricompensati per il loro duro lavoro, assicurandosi anche di rispettare le leggi sul lavoro e sulle tasse. Ecco come pagare una tata in dieci semplici passaggi.

Passaggio 1: ottieni un numero EIN

È possibile richiedere un EIN direttamente tramite il sito Web dell'IRS. L'applicazione online è semplice e veloce. Dovrai fornire informazioni all'IRS, inclusa la tua struttura legale (nella maggior parte dei casi, selezionerai il proprietario unico, quindi il datore di lavoro domestico), il tuo nome legale, il numero di previdenza sociale e l'indirizzo. Una volta che la tua domanda è stata inviata e approvata, hai la possibilità di ricevere il tuo EIN online immediatamente.

Passaggio 2: segnala la tua nuova assunzione

Dopo aver assunto la tua tata, dovrai denunciare questa nuova assunzione alle autorità statali. Queste informazioni vengono utilizzate dallo stato per l'applicazione del mantenimento dei figli, nonché per il controllo delle frodi per i programmi di assistenza sociale dello stato.

Le tempistiche per la segnalazione variano in base allo stato e vanno da 5 a 35 giorni, sebbene la maggior parte degli stati richieda di segnalare entro 20 giorni dall'assunzione del dipendente domestico. Come minimo, in genere è necessario presentare un W-4 all'agenzia statale appropriata. Tuttavia, alcuni stati richiedono informazioni aggiuntive, tra cui la data di nascita del dipendente, la data di assunzione e un numero di conto di disoccupazione statale.

Passaggio 3: determina lo stipendio della tua tata

Fai una piccola ricerca online per avere un'idea dello stipendio medio nella tua zona. Quindi, considera altri fattori che potrebbero influenzare la paga della tua tata, incluso il numero di bambini di cui sarà responsabile e il livello di esperienza della tata. Lo esploreremo ulteriormente più avanti in questo post.

Passaggio 4: invia alla tua tata un modulo W-4

La tua tata dovrà compilare un modulo W-4, certificato di ritenuta d'acconto del dipendente. Questo modulo può essere scaricato dal sito Web dell'IRS e richiede alla tata di fornire nome, indirizzo, numero di previdenza sociale, stato di deposito, persone a carico, adeguamenti e una firma. Una volta completato, la tata ti restituirà il modulo e lo utilizzerai per calcolare e trattenere accuratamente le tasse federali.

Inoltre, la tua tata dovrebbe anche compilare il modulo I-9, Verifica dell'idoneità al lavoro. Questo modulo può essere ottenuto dal sito Web dei servizi di cittadinanza e immigrazione degli Stati Uniti. Questo modulo viene utilizzato per verificare l'identità e l'autorizzazione al lavoro della tua tata. La tua tata attesterà la sua autorizzazione al lavoro e devi anche completare una sezione che attesti che hai verificato la loro idoneità al lavoro. Questo modulo non deve essere inviato all'IRS o all'USCIS, ma devi averlo compilato e in tuo possesso prima del primo giorno di lavoro della tua tata.

Passaggio 5: traccia le ore o calcola lo stipendio per il mese

Molte famiglie scelgono di pagare le tate mensilmente, quindi dovrai calcolare lo stipendio o tenere traccia delle ore per il mese per pagare il tuo dipendente domestico.

Se la tua tata è stipendiata (il che significa che riceve un importo fisso di denaro indipendentemente dalle ore lavorate), questo calcolo è facile. Dividi semplicemente lo stipendio annuale totale della tua tata per 12. Questo sarà uguale allo stipendio mensile lordo della tata prima che le tasse federali e statali vengano trattenute. Se lo stipendio della tua tata è di $ 42.000 all'anno, dividi questo numero per 12 per determinare che lo stipendio lordo mensile è di $ 3.500.

Se paghi la tua tata a ore, i calcoli possono essere un po' più complicati. Fortunatamente, ci sono numerosi software e app di monitoraggio del tempo gratuiti ea pagamento che ti consentono di tenere facilmente il passo con le ore di lavoro di tua tata. Dopo aver monitorato le ore della tua tata, somma semplicemente le ore del mese, quindi moltiplica quel numero per la tariffa oraria. Ad esempio, se la tua tata guadagna $ 15 all'ora e lavora per un totale di 162,5 ore al mese, moltiplicando questi numeri insieme ottieni $ 2.437,50 - lo stipendio mensile lordo della tata.

Naturalmente, puoi scegliere di pagare la tua tata con un programma diverso, ad esempio settimanale o due volte al mese. In questi casi, assicurati di modificare i tuoi calcoli secondo necessità. Un'ultima cosa da notare è che dovresti anche assicurarti di controllare le normative statali sulla frequenza delle retribuzioni per assicurarti di seguire le leggi sul lavoro nella tua zona.

Passaggio 6: trattenere le tasse federali e statali

Quando calcoli lo stipendio della tua tata, devi assicurarti che le tasse federali e statali siano trattenute da ogni assegno. Ciò comprende:

• Quota dei dipendenti delle tasse di sicurezza sociale (6,2% degli stipendi in contanti)
• Quota dei dipendenti delle tasse Medicare (1,45% del salario in contanti)

La tua tata potrebbe anche chiederti di trattenere le tasse federali sul reddito. Se accetti questo e fai completare un W-4 dalla tata, puoi procedere a trattenere queste tasse. Sarà quindi tua responsabilità pagare queste tasse all'IRS. Il presente contratto può essere risolto se una delle parti lo mette per iscritto. Se si trattengono le imposte sul reddito federali, è possibile determinare l'importo della ritenuta utilizzando le informazioni fornite sul W-4 e le tabelle delle imposte presenti nella pubblicazione IRS 15-T, Metodi di ritenuta alla fonte dell'imposta sul reddito federale.

Ti stai ancora grattando la testa quando si tratta di tasse sui salari? Scopri tutto ciò che devi sapere prima di tagliare il tuo primo stipendio con The Ultimate Payroll Taxes Guide for Small Businesses .

Passaggio 7: paga lo stipendio della tua tata

Dopo aver calcolato lo stipendio della tua tata e aver dedotto le tasse federali e statali, dovrai emettere una busta paga alla tua tata. La busta paga e la busta paga dovrebbero includere diverse informazioni chiave, tra cui:

• Nome legale e indirizzo della tua tata
• Il tuo nome legale e indirizzo
• Salari lordi
• Ritenute
• Retribuzione netta

Il modo più semplice per creare una busta paga e buste paga è con il software per le buste paga. Questo software non solo semplifica il pagamento del tuo dipendente domestico, ma può anche affrontare complicati calcoli fiscali, permetterti di depositare direttamente la paga della tua tata, tenere traccia delle ore e altro ancora.

Passaggio 8: paga le tasse sui salari e compila i moduli fiscali di fine anno

Ricordi quelle detrazioni fiscali che hai trattenuto dagli stipendi della tua tata? È tua responsabilità assicurarti che questi pagamenti arrivino all'IRS. Inoltre, dovrai anche pagare le tasse di tasca tua. Ciò comprende:

• La tua quota di tasse di sicurezza sociale (6,2% degli stipendi in contanti
• La tua quota di tasse Medicare (1,45% del salario in contanti)
• Tasse FUTA (6% del salario per i primi $ 7.000 guadagnati in un anno solare)

Per evitare sanzioni per mancato pagamento, molti datori di lavoro domestici presentano il modulo IRS 1040-ES, imposta stimata per gli individui. Questo modulo viene archiviato insieme ai pagamenti delle imposte sui salari ogni trimestre. Potrebbe anche essere richiesto di presentare le tasse statali su base trimestrale, ma questo varia a seconda dello stato.

Oltre alle dichiarazioni fiscali e ai pagamenti trimestrali, dovrai compilare i moduli fiscali di fine anno. Ciò include l'invio di una copia del modulo W-2 alla tata entro il 31 gennaio, nonché l'invio di una copia all'IRS. Quando si presenta la dichiarazione dei redditi annuale in scadenza ad aprile, è inoltre necessario compilare e inviare il modulo W-3, Trasmissione delle dichiarazioni salariali e fiscali, nonché l'allegato H, Tasse sul lavoro domestico.

Il tempo di imposta può essere fonte di confusione per i nuovi datori di lavoro domestici. Rimani in pista per la stagione fiscale con la nostra lista di controllo delle buste paga di fine anno.

Passaggio n. 9: mantenere un'accurata registrazione degli stipendi

Se la tua famiglia impiega una tata, è importante tenere un registro stipendi attento. Tenere i registri delle buste paga è essenziale in caso di un audit IRS. È anche utile per aiutarti a tenere traccia delle tue spese e può anche essere utilizzato quando pianifichi il prossimo aumento della tua tata.

La cosa più importante, però, è la legge che tiene i registri delle buste paga. Ai sensi del Fair Labor Standards Act, è necessario conservare i registri delle buste paga per un minimo di tre anni. Per alcuni documenti, come le dichiarazioni dei redditi, potrebbe essere necessario conservarli ancora più a lungo. Scopri per quanto tempo dovresti conservare i registri delle buste paga per ulteriori informazioni.

Passaggio n. 10: non dimenticare le detrazioni sui salari

In alcune circostanze, potresti avere ulteriori detrazioni sul salario da prelevare dalla busta paga della tua tata. Oltre alle tasse federali e statali, possono essere applicate altre detrazioni obbligatorie, inclusi i pignoramenti per il mantenimento dei figli non pagati o il debito non pagato. Riceverai una notifica in merito a queste detrazioni, incluso quanto trattenere e dove inviare i pagamenti.

Ti chiedi quanto dovresti pagare una tata?

Secondo Care.com, il salario medio per una tata nel 2022 è di $ 15,30 l'ora. Tuttavia, questo numero può essere più alto o più basso in base a dove vivi. Nelle città in cui il costo della vita è molto più alto, gli stipendi delle tate possono essere in media di $ 20 o più all'ora.

Altri fattori dovrebbero essere considerati quando si determina quanto pagare una tata. Ciò include il numero di bambini che verranno accuditi, il livello di esperienza della tua tata, le certificazioni di RCP o di primo soccorso e ulteriori responsabilità domestiche, come le pulizie o le commissioni.

La linea di fondo su come pagare una tata sui libri

Pagare una tata legalmente è il modo migliore per assicurarti di rispettare le leggi e i regolamenti fiscali e del lavoro. Questo ti aiuta a evitare di essere penalizzato per il mancato pagamento delle tasse sul tuo dipendente come richiesto. Inoltre, pagare la tata nel modo giusto offre loro vantaggi, come l'indennità di disoccupazione, e aiuta a garantire che vengano pagati in tempo, ogni volta.

Se sei nuovo a libro paga o paga un dipendente domestico, non preoccuparti: ci sono molte risorse disponibili per assicurarti di farlo bene. Riduci le congetture controllando le nostre scelte per il miglior software per le buste paga della tata. Il software Nanny Payroll offre un sacco di vantaggi, dal monitoraggio del tempo e dal calcolo delle tasse all'archiviazione dei record cruciali delle buste paga e alla garanzia di presentare e pagare le tasse in tempo per evitare sanzioni e interessi pesanti.

Domande frequenti su come pagare una tata