Tout ce que vous devez savoir sur la façon de payer une nounou

Si vous n'avez jamais payé d'employé de maison auparavant, vous ne savez peut-être pas comment payer une nounou. Heureusement, payer votre nounou de manière légale est assez simple.

Dans cet article, nous vous montrerons comment mettre votre nounou dans les livres. Nous couvrirons tout, du paiement d'un salaire équitable à votre nounou à la discussion des taxes de nounou et si vous devez les payer. Nous passerons ensuite en revue le processus d'émission du paiement, de déclaration des impôts et de tout le reste. Continuez à lire pour en savoir plus sur le paiement de votre nounou.

Que sont les taxes de nounou et dois-je les payer ?

Dans la plupart des cas, une nounou est considérée comme une employée de maison. Selon l'IRS, un employé de maison est :

• Quelqu'un qui effectue des services dans ou autour de votre domicile
• Quelqu'un qui travaille pour vous, et vous contrôlez le travail qu'il fait et comment il est fait

Si votre nounou est une employée de maison, vous devrez généralement payer des taxes de nounou. Ces taxes comprennent les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie (FICA) et les taxes fédérales sur le chômage (FUTA).

Pour 2022, les ménages qui paient un employé de maison 2 400 $ ou plus au cours de l'année seront tenus de retenir et de payer les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Ces taxes sont égales à 15,3 % du salaire en espèces et sont réparties également entre vous (l'employeur) et votre nounou.

Les ménages employeurs qui paient un employé 1 000 $ ou plus au cours d'un trimestre civil seront tenus de payer la taxe FUTA. Vous pouvez également être tenu de payer des taxes de chômage de l'État. La taxe FUTA est de 6% des salaires en espèces. Cela s'applique aux premiers 7 000 $ de salaire gagnés au cours de l'année civile.

Il existe de rares cas où vous n'êtes pas tenu de payer des taxes de nounou. Vous n'êtes pas tenu de payer des taxes de nounou si votre nounou est :

• Votre conjoint
• Votre enfant de moins de 21 ans
• Un employé de moins de 18 ans qui ne fournit pas de services de nounou à titre principal
• Un employé de moins de 18 ans qui est étudiant

Si votre parent garde votre enfant, vous n'êtes pas tenu de payer la taxe de nounou si les deux conditions suivantes sont remplies :

• Votre enfant a moins de 18 ans OU a une condition physique ou mentale nécessitant des soins pendant au moins quatre semaines consécutives au cours d'un trimestre civil, ET
• Vous êtes divorcé(e) et ne vous êtes pas remarié(e), vous êtes veuf/veuve ou votre conjoint souffre d'un état physique ou mental qui l'empêche de s'occuper de l'enfant pendant au moins quatre semaines consécutives au cours d'un trimestre civil

Les avantages de payer une nounou légalement

Le temps et les dépenses supplémentaires associés au paiement d'une nounou peuvent sembler un fardeau, mais prendre le temps de faire les choses légalement vous offre également plusieurs avantages en tant qu'employeur familial. Voici pourquoi vous devriez payer votre nounou de manière légale.

Évitez les lourdes pénalités

L'IRS indique clairement que la plupart des ménages employeurs sont tenus de payer des charges sociales sur leurs employés de maison. Ne pas le faire peut entraîner des pénalités fiscales et des intérêts qui pourraient vous coûter des milliers de dollars, en plus de payer les impôts dus.

De plus, payer votre nounou sous la table pourrait entraîner des violations du droit du travail qui entraîneraient des sanctions financières supplémentaires et des problèmes juridiques potentiels. Par exemple, le fait de ne pas payer les heures supplémentaires ou de ne pas souscrire une assurance contre les accidents du travail pourrait entraîner des batailles juridiques coûteuses. Cela peut être évité en suivant les lois en matière de paiement de votre nounou.

Avantages pour votre nounou

Payer votre nounou légalement offre des avantages à votre aide ménagère. En tant qu'employée, votre nounou pourra à l'avenir recevoir des prestations telles que le chômage, l'assurance-maladie et la sécurité sociale. De plus, la retenue des charges sociales sur les chèques de paie de votre nounou l'empêchera d'avoir à faire face aux tracas de la déclaration en tant que travailleur indépendant - et peut potentiellement l'aider à éviter une grosse facture fiscale en avril.

Avantages fiscaux pour vous

En tant qu'employeur familial, vous pouvez peut-être demander des crédits d'impôt et des déductions pour vous aider à compenser vos impôts sur le revenu. Par exemple, le crédit d'impôt pour la garde d'enfants et de personnes à charge peut être appliqué au salaire de votre nounou, vous offrant un allégement fiscal pouvant atteindre 1 200 $. Si vous êtes inscrit à un compte pour personnes à charge, vous pouvez économiser jusqu'à environ 2 000 $ sur vos impôts.

Ai-je besoin d'un numéro EIN pour payer une nounou ?

Selon l'IRS : "Quiconque vous rend des services est votre employé si vous pouvez contrôler ce qui sera fait et comment cela sera fait." Étant donné que vous paierez, fixerez les heures et superviserez les responsabilités de votre nounou, elle est considérée comme un employé de maison.

En tant qu'employeur, des exigences fiscales spécifiques s'appliquent désormais à vous. À des fins d'administration fiscale, vous aurez besoin d'un numéro d'identification d'employeur (EIN).

Heureusement, demander et recevoir un EIN ne prend que quelques minutes sur le site Web de l'IRS.

Définissez simplement votre structure juridique en tant que propriétaire unique, sélectionnez l'employeur du ménage, puis entrez des informations personnelles, y compris votre nom légal et votre SSN ou ITIN. Ajoutez votre adresse physique et une adresse postale, suivies de votre état, du comté et de la date d'embauche.

Enfin, vous choisirez si vous souhaitez recevoir votre EIN instantanément par e-mail ou par courrier, ce qui peut prendre jusqu'à quatre semaines.

Comment payer une nounou en 10 étapes

Une fois que vous avez embauché votre nounou, il est temps de déterminer comment la payer correctement. Cela garantit qu'ils sont rémunérés pour leur travail acharné, tout en veillant à ce que vous respectiez les lois du travail et fiscales. Voici comment payer une nounou en dix étapes faciles.

Étape #1 : Obtenir un numéro EIN

Vous pouvez demander un EIN directement sur le site Web de l'IRS. L'application en ligne est simple et rapide. Vous devrez fournir des informations à l'IRS, y compris votre structure juridique (dans la plupart des cas, vous sélectionnerez Propriétaire unique, puis Employeur familial), votre nom légal, votre numéro de sécurité sociale et votre adresse. Une fois votre demande soumise et approuvée, vous avez la possibilité de recevoir votre EIN en ligne immédiatement.

Étape 2 : signalez votre nouvelle embauche

Après avoir embauché votre nounou, vous devrez signaler cette nouvelle embauche aux autorités de l'État. Ces informations sont utilisées par l'État pour l'exécution des pensions alimentaires pour enfants, ainsi que pour le contrôle de la fraude pour les programmes d'aide sociale de l'État.

Les délais de déclaration varient selon l'État et vont de 5 à 35 jours, bien que la plupart des États exigent que vous fassiez rapport dans les 20 jours suivant l'embauche de votre employé de maison. Au minimum, vous devez généralement soumettre un W-4 à votre agence d'État appropriée. Cependant, certains États exigent des informations supplémentaires, notamment la date de naissance de votre employé, la date d'embauche et un numéro de compte de chômage de l'État.

Étape #3 : Déterminez le salaire de votre nounou

Faites une petite recherche en ligne pour avoir une idée du salaire moyen dans votre région. Ensuite, considérez d'autres facteurs qui peuvent affecter le salaire de votre nounou, y compris le nombre d'enfants dont la nounou sera responsable et le niveau d'expérience de la nounou. Nous explorerons cela plus loin dans cet article.

Étape 4 : Envoyez à votre nounou un formulaire W-4

Votre nounou devra remplir un formulaire W-4, Certificat de retenue à la source de l'employé. Ce formulaire peut être téléchargé à partir du site Web de l'IRS et nécessite que votre nounou fournisse son nom, son adresse, son numéro de sécurité sociale, son statut de dépôt, ses personnes à charge, ses ajustements et sa signature. Une fois rempli, la nounou vous renverra le formulaire et vous l'utiliserez pour calculer et retenir avec précision les impôts fédéraux.

De plus, votre nounou doit également remplir le formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi. Ce formulaire peut être obtenu sur le site Web des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis. Ce formulaire sert à vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi de votre nounou. Votre nounou attestera de son autorisation d'emploi, et vous devez également remplir une section attestant que vous avez vérifié son admissibilité à l'emploi. Ce formulaire n'a pas besoin d'être soumis à l'IRS ou à l'USCIS, mais vous devez l'avoir rempli et en votre possession avant le premier jour de travail de votre nounou.

Étape #5 : Suivez les heures ou calculez les salaires pour le mois

De nombreux ménages choisissent de payer leurs nounous mensuellement, vous devrez donc calculer les salaires ou suivre les heures pour le mois afin de payer votre employé de maison.

Si votre nounou est salariée (c'est-à-dire qu'elle reçoit une somme d'argent fixe quelles que soient les heures travaillées), ce calcul est facile. Divisez simplement le salaire annuel total de votre nounou par 12. Cela équivaudra au salaire mensuel brut de la nounou avant que les impôts fédéraux et d'État ne soient retenus. Si le salaire de votre nounou est de 42 000 $ par an, divisez ce nombre par 12 pour déterminer que le salaire brut mensuel est de 3 500 $.

Si vous payez votre nounou à l'heure, les calculs peuvent être un peu plus délicats. Heureusement, il existe de nombreux logiciels et applications de suivi du temps gratuits et payants qui vous permettent de suivre facilement les heures de travail de votre nounou. Une fois que vous avez suivi les heures de votre nounou, additionnez simplement les heures du mois, puis multipliez ce nombre par le taux de rémunération horaire. Par exemple, si votre nounou gagne 15 $ de l'heure et a travaillé un total de 162,5 heures pour le mois, la multiplication de ces chiffres vous donne 2 437,50 $ - le salaire mensuel brut de la nounou.

Bien sûr, vous pouvez choisir de payer votre nounou selon un calendrier différent, par exemple une fois par semaine ou deux fois par mois. Dans ces cas, assurez-vous d'ajuster vos calculs au besoin. Une dernière chose à noter est que vous devez également vous assurer de vérifier les réglementations de votre État concernant la fréquence de paie pour vous assurer que vous respectez les lois du travail dans votre région.

Étape 6 : Retenez les taxes fédérales et d'État

Lors du calcul du chèque de paie de votre nounou, vous devez vous assurer que les taxes fédérales et étatiques sont retenues sur chaque chèque. Ceci comprend:

• Part salariale des cotisations de sécurité sociale (6,2 % des salaires en espèces)
• Part de l'employé dans les taxes Medicare (1,45 % des salaires en espèces)

Votre nounou peut également vous demander de retenir l'impôt fédéral sur le revenu. Si vous acceptez cela et faites remplir un W-4 par la nounou, vous pouvez procéder à la retenue de ces taxes. Il sera alors de votre responsabilité de payer ces taxes à l'IRS. Cet accord peut être résilié si l'une des parties le met par écrit. Si vous retenez l'impôt fédéral sur le revenu, vous pouvez déterminer le montant de la retenue à la source en utilisant les informations fournies sur le W-4 et les tables fiscales trouvées dans la publication IRS 15-T, Federal Income Tax Withholding Methods.

Vous vous grattez toujours la tête en matière de charges sociales ? Découvrez tout ce que vous devez savoir avant de réduire votre premier chèque de paie avec Le guide ultime des charges sociales pour les petites entreprises .

Étape #7 : Payez le chèque de paie de votre nounou

Après avoir calculé le salaire de votre nounou et déduit les impôts fédéraux et d'État, vous devrez lui remettre un chèque de paie. Le chèque de paie et le talon de paie doivent inclure plusieurs informations clés, notamment :

• Le nom légal et l'adresse de votre nounou
• Votre nom légal et votre adresse
• Salaires bruts
• Retenues
• Salaire net

Le moyen le plus simple de créer un chèque de paie et des fiches de paie consiste à utiliser un logiciel de paie. Ce logiciel simplifie non seulement le paiement de votre employé de maison, mais il peut également s'attaquer à des calculs fiscaux compliqués, vous permettre de déposer directement le salaire de votre nounou, de suivre les heures, etc.

Étape 8 : Payez vos charges sociales et remplissez les formulaires fiscaux de fin d'année

Vous souvenez-vous de ces déductions fiscales que vous avez retenues sur les chèques de paie de votre nounou ? Il est de votre responsabilité de vous assurer que ces paiements parviennent à l'IRS. De plus, vous devrez également payer des impôts de votre propre poche. Ceci comprend:

• Votre part des charges sociales (6,2% du salaire en espèces
• Votre part des taxes Medicare (1,45 % des salaires en espèces)
• Impôts FUTA (6 % du salaire pour les premiers 7 000 $ gagnés au cours d'une année civile)

Pour éviter les pénalités pour sous-paiement, de nombreux ménages employeurs déposent le formulaire IRS 1040-ES, Estimation de l'impôt pour les particuliers. Ce formulaire est déposé avec les paiements des charges sociales chaque trimestre. Vous pouvez également être tenu de déposer des impôts d'État sur une base trimestrielle, mais cela varie selon l'État.

En plus des déclarations de revenus et des paiements trimestriels, vous aurez des formulaires fiscaux de fin d'année à remplir. Cela comprend l'envoi d'une copie du formulaire W-2 à votre nounou au plus tard le 31 janvier, ainsi que la soumission d'une copie à l'IRS. Lorsque vous produisez votre déclaration de revenus annuelle due en avril, vous devrez également remplir et soumettre le formulaire W-3, Transmission des déclarations de salaires et d'impôts, ainsi que l'annexe H, Impôts sur l'emploi des ménages.

Le moment des impôts peut être source de confusion pour les nouveaux ménages employeurs. Restez sur la bonne voie pour la saison des impôts grâce à notre liste de vérification de la paie de fin d'année.

Étape #9 : Tenez des registres de paie soignés

Si votre ménage emploie une nounou, il est important de conserver des registres de paie soignés. La tenue des registres de paie est essentielle en cas d'audit de l'IRS. Il est également utile pour vous aider à suivre vos dépenses et peut même être utilisé lors de la planification de la prochaine augmentation de votre nounou.

Plus important encore, cependant, la tenue des registres de paie est la loi. En vertu de la Fair Labor Standards Act, vous êtes tenu de conserver les registres de paie pendant au moins trois ans. Pour certains documents, tels que les déclarations de revenus, vous devrez peut-être les conserver encore plus longtemps. Découvrez combien de temps vous devez conserver les registres de paie pour plus d'informations.

Étape #10 : N'oubliez pas les retenues sur la paie

Dans certaines circonstances, vous pouvez avoir des retenues salariales supplémentaires à prélever sur le salaire de votre nounou. En plus des taxes fédérales et étatiques, il existe d'autres déductions obligatoires qui peuvent s'appliquer, y compris les saisies-arrêts pour pension alimentaire impayée ou dette impayée. Vous recevrez une notification concernant ces déductions, y compris le montant à retenir et où soumettre les paiements.

Vous vous demandez combien devriez-vous payer une nounou ?

Selon Care.com, le salaire moyen d'une nounou en 2022 est de 15,30 $ de l'heure. Cependant, ce nombre peut être supérieur ou inférieur en fonction de votre lieu de résidence. Dans les villes où le coût de la vie est beaucoup plus élevé, les salaires des nounou peuvent atteindre en moyenne 20 $ ou plus par heure.

D'autres facteurs doivent être pris en compte pour déterminer le montant à payer à une nounou. Cela inclut le nombre d'enfants qui seront pris en charge, le niveau d'expérience de votre nounou, les certifications en RCR ou en secourisme, et les responsabilités ménagères supplémentaires, telles que l'entretien ménager ou les courses.

L'essentiel sur la façon de payer une nounou sur les livres

Payer une nounou légalement est le meilleur moyen de vous assurer que vous respectez les lois et réglementations fiscales et du travail. Cela vous permet d'éviter d'être pénalisé si vous ne payez pas les impôts de votre employé comme il se doit. De plus, payer votre nounou de la bonne manière lui offre des avantages - tels que des allocations de chômage - et permet de s'assurer qu'elle est payée à temps, à chaque fois.

Si vous débutez dans la paie ou si vous payez un employé de maison, ne vous inquiétez pas, de nombreuses ressources sont disponibles pour vous aider à bien faire les choses. Réduisez les conjectures en consultant nos choix pour le meilleur logiciel de paie de nounou. Le logiciel de paie Nanny offre de nombreux avantages, du suivi du temps et des calculs fiscaux au stockage des registres de paie cruciaux et en s'assurant que vous produisez et payez vos impôts à temps pour éviter de lourdes pénalités et intérêts.

FAQ sur la façon de payer une nounou