경비 관리 101: 경비 보고 가이드

비용 관리는 시간이 많이 걸리고 힘들고 오류가 발생하기 쉽고 좌절감을 주는 프로세스입니다. 그러나 이는 회사의 수익을 유지하는 데 중요한 역할을 합니다.

정의에 따르면 비용 관리는 비용 보고서, 승인 및 직원 상환을 처리하기 위해 배포된 조직 시스템입니다.

그러나 더 자세히 읽으면 경비 관리의 핵심 요소가 방치될 경우 규모에 관계없이 비즈니스를 어떻게 성사시키거나 파산시킬 수 있는지 알게 될 것입니다. 이 기사에서는 기업이 비용 관리와 그 이점에 더 주의를 기울여야 하는 이유에 대해 설명합니다.

비용 관리가 왜 중요한가요?

비용 관리는 이해 관계자에 따라 다른 의미를 갖습니다. 재무 팀의 주요 초점은 정확한 기록과 재무 계획을 유지하는 것입니다. 직원의 경우 마찰을 최소화하면서 더 빨리 환급을 받는 것입니다. 소유자 또는 경영진의 경우 성장, 생산성, 위험 관리, 비용 절감 및 직원 만족도에 관한 것입니다.

비용 관리에 주의를 기울이면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 비용 관리 프로세스가 원활하게 진행되면 조직의 재무 상태에 대한 정확한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 이는 경영진이 비용 절감 기회와 잠재적 위험을 식별하는 데 도움이 됩니다.
• 다음으로, 경비 직원 상환 주기가 짧을수록 직원 만족도와 신뢰가 높아집니다. 이는 직원 및 재무 생산성을 결정하는 데 중요한 역할을 합니다.
• 마지막으로 규정 준수를 유지하고 세부 기록을 유지하기 위해 노력하면 세금 혜택이 주어집니다. 따라서 잘 계획되고 구현된 비용 관리 시스템은 유형 및 무형의 이점이 있습니다.

비용 관리 프로세스는 어떻게 됩니까?

비용 관리 프로세스에는 다음이 포함됩니다.

• 직원의 사업비 보고
• 관리자/승인자에 의한 보고서 검증 및 검증
• 회계사/재무팀의 규정 준수를 위한 경비 보고서 감사
• 직원 비용 상환에 대한 지불 처리
• 외부감사를 위한 경비, 영수증, 기록의 보관

다음은 프로세스를 시각화하는 데 도움이 되는 순서도입니다.

아주 간단해 보이지만 실제로는 제대로 수행되지 않으면 비즈니스의 안정성과 성장에 심각한 위협이 되는 프로세스의 각 단계마다 문제가 있습니다. 따라서 효율적인 비용 관리 시스템을 구축하기 위해서는 이러한 과제를 이해하는 것이 필수적입니다.

여행 및 경비 관리 프로세스의 과제

시간이 많이 걸리고 노동 집약적일 뿐만 아니라 비용 관리 프로세스는 보험 정책을 수립할 때부터 상환이 처리될 때까지 많은 문제로 가득 차 있습니다. 그리고 몇 가지 더. 다음은 비용 관리에서 가장 일반적인 세 ​​가지 문제입니다.

1. 불분명한 여행 및 경비 정책

경비 보고의 주기는 직원들로부터 시작되며, 경비 정책이 불분명한 경우 첫 번째 단계는 문제가 시작되는 단계입니다. 특히 경비 보고는 항상 막바지 작업이고 모두가 두려워하는 일이기 때문입니다.

불분명한 출장 및 경비 정책으로 인해 직원이 직면하는 문제:

• 비용 정책과 범주를 기억하기 어려워집니다.
• 이로 인해 직원이 정책 외 비용을 청구하게 됩니다.
• 보고서는 재제출을 위해 직원에게 다시 전송되어 지급이 지연됩니다.
• 미준수 비용이 상환된 경우 비용 보고서 사기로 간주됩니다.
• 직원은 경비 보고서 사기의 결과를 완전히 인식하지 못할 수 있으므로 확인되지 않은 위반을 반복하려고 할 수 있습니다.

2. 비효율적인 비용 승인 워크플로

출장 및 경비 정책의 경우와 마찬가지로 승인 워크플로가 제대로 정의되어 있지 않으면 경비 보고서가 적시에 적절한 사람에게 전달되지 않을 수 있습니다. 이로 인해 직원들이 귀하의 비즈니스를 위해 주머니에서 지출한 돈을 상환하는 데 좌절, 혼란 및 지연이 발생합니다.

비효율적인 승인 워크플로로 인해 직원과 재무 팀이 직면하는 문제:

• 직원과 승인자는 전체 상환 프로세스를 알지 못합니다.
• 그들은 어떤 보고서가 누구에게 전달되는지 이해하는 데 생산적인 시간을 낭비합니다.
• 승인자가 경비 보고서 이메일을 놓칠 가능성이 높습니다.
• 사기 또는 정책 위반 주장은 확인되지 않을 수 있습니다.
• 지속적이고 긴 앞뒤로 인해 상환이 지연됩니다.
• 경비 보고서의 모든 활동을 추적할 수 있는 곳은 없습니다.
• 재무 팀이 병목 현상과 규정 준수를 추적하는 것이 어려워집니다.
• 필연적으로 상세한 감사 추적이 없으면 비즈니스는 감사를 받게 됩니다.

3. 직원 경비 상환 지연

비용 상환은 길고 지루한 과정입니다. 직원과 재무 팀 간의 여러 차례 또는 엄청난 양의 수동 데이터 입력, 확인 및 처리 등 비용 보고를 좋아하는 사람은 아무도 없습니다.

또한 지연된 직원 비용 상환은 다음과 같은 결과를 초래합니다.

• 직원의 불만과 사기 저하.
• 직원들은 회사에 지출한 돈을 잃게 됩니다.
• 실제로 중요한 일에 집중할 시간이 충분하지 않습니다.
• 막판 승인으로 인해 정책 외 클레임이 승인될 수 있습니다.
• 재무 팀은 제 시간에 장부를 마감할 수 없습니다.

지연, 오류, 사기 및 고통스러운 감사는 전통적인 비용 관리의 특징입니다. 이것은 규모에 관계없이 기업이 비용을 보다 효과적으로 관리하는 방법으로 전환하는 것입니다.

전통적인 비용 관리란 무엇입니까?

전통적인 비용 관리 프로세스는 종이 기반 영수증과 기록에 의존합니다. 그림을 그리기 위해 전통적인 비용 관리 시스템은 다음과 같습니다.

• 직원은 모든 상환 주기가 시작될 때 경비 상환을 청구할 수 있도록 모든 사업 영수증을 안전하게 보관해야 합니다.
• 승인자는 경비 청구를 수동으로 확인하고 회사의 출장 및 경비 정책을 준수하는지 확인해야 합니다.
• 재무 팀은 승인된 모든 경비 영수증을 처리하기 전에 종이 내역으로 감사해야 합니다.
• 그런 다음 재무 팀은 향후 내부/외부 감사를 위해 모든 영수증과 기록을 조직적인 방식으로 저장해야 합니다.

기존 비용 관리의 과제

종이 기반 회계에서 업그레이드는 Excel 기반 회계였습니다. 그러나 두 시스템 모두 수동 데이터 입력 및 검증에만 의존하여 시간과 노동 집약적입니다. 다음은 기존 비용 관리의 몇 가지 문제와 제한 사항입니다.

• 높은 데이터 입력 오류 가능성: 기존의 비용 관리는 비용 보고, 승인 및 기록 보관을 위해 수동 데이터 입력에 의존합니다. 0이 추가되거나 누락되면 장부가 왜곡되어 감사 대상이 될 수 있습니다.
• 경비 보고서 사기의 높은 위험: 정책의 뉘앙스가 틈을 파고들어 경비 보고서 사기를 일으킬 가능성이 매우 높습니다. 이것은 기업에 많은 비용을 들이고 세무 당국과의 불쾌한 조회를 위해 달력을 차단할 수 있습니다.
• 직원 지출에 대한 가시성 부족: 재무 팀은 월말에 지출 보고서를 제출할 때까지 직원들이 다양한 프로젝트에 얼마나 지출하고 있는지 알 수 있는 방법이 없습니다. 이는 재무 생산성을 저해하고 회사의 수익에 심각한 위협이 될 수 있습니다.

자동화된 비용 관리란 무엇입니까?

자동화된 비용 관리 소프트웨어는 재무 보고와 관련된 모든 일상적인 작업을 제거하도록 특별히 설계된 기능을 사용합니다. 이렇게 하면 수동 비용 보고 뒤에 있는 좌절감을 제거하는 데 도움이 됩니다.

비용 보고 및 추적을 쉽게 만드는 것 외에도 자동화된 비용 관리가 제공하는 몇 가지 다른 이점이 있습니다.

• 직원이 선택한 모든 장치에서 비용을 추적하고 보고할 수 있는 쉬운 방법을 제공합니다.
• 정책 준수를 보장하기 위해 보고되기 전에도 모든 비용 청구에 대해 실시간 정책 확인을 실행합니다.
• 승인 워크플로와 은행 및 기업 신용 카드 조정을 사용자 지정하고 자동화할 수 있습니다.
• 다른 회계, ERP 및 HRMS 소프트웨어와 통합하여 모든 직원과 출장 및 경비 관리 데이터가 중앙 집중화되도록 합니다.

자동화된 비용 관리로 전환할 때의 이점

종이 및 Excel 기반 비용 보고에서 디지털로의 전환은 기업에 중대한 변화가 될 수 있습니다. 다음은 자동화된 비용 관리가 기존 비용 관리에 비해 제공하는 몇 가지 이점입니다.

• 직원들은 경비 보고서를 작성하고 제출하는 데 더 적은 시간을 할애합니다.
• 승인자는 경비 보고서를 확인하고 승인하는 데 더 적은 시간을 할애합니다.
• 규정 준수는 비용 관리 소프트웨어에 의해 처리됩니다.
• 추가적인 수작업 없이 감사 준비가 보장됩니다.
• 재무 팀은 직원 비용에 대한 지속적인 가시성을 확보합니다.

자동화된 비용 관리로 전환하면 오류가 발생하기 쉽고 시간이 많이 소요되는 수동 작업을 대신하여 기업이 재무 성과, 직원 생산성을 높이고 예산 관리를 최적화하는 데 도움이 됩니다.

비용 관리 소프트웨어란 무엇입니까?

경비 관리 소프트웨어는 경비 보고, 승인, 상환 및 여행 예약을 포함한 출장 및 경비 관리 관련 프로세스를 자동화하도록 설계되었습니다. 자동화된 비용 관리 프로세스는 일반적으로 기존 비용 관리의 특징인 위험을 최소화합니다. 이해 관계자가 구성한 비용 관리 소프트웨어를 사용하면 몇 가지 이점이 있습니다.

직원을 위해 다음을 제공합니다.

효율적인 영수증 추적 및 보고

대부분의 경비 관리 소프트웨어는 직원이 경비 보고에 투자하는 시간과 노력을 줄이기 위해 손쉬운 비즈니스 영수증 추적 옵션을 제공합니다. 가장 두드러진 경비 보고 기능은 거의 모든 경비 관리 모바일 애플리케이션에서 볼 수 있는 OCR(광학 문자 인식) 스캐너입니다.

이 기능을 사용하면 직원이 OCR 스캐너를 사용하여 종이 영수증을 간단히 사진으로 찍을 수 있습니다. 그런 다음 소프트웨어는 캡처된 이미지에서 비용 세부 정보를 자동으로 채우고 모두 보고할 수 있습니다. 이를 통해 지루한 수동 경비 보고 프로세스를 원클릭 경험으로 대체할 수 있습니다.

더 빠른 비용 상환

자동화된 출장 및 경비 관리 소프트웨어를 사용하면 직원이 규정 준수 경비 보고서를 쉽게 제출할 수 있습니다. 또한 적시에 경비 보고서 제출, 승인 및 직원 경비 상환을 보장하기 위해 이해 관계자 간의 끊임없는 교류가 필요하지 않습니다.

승인자의 경우 다음을 제공합니다.

맞춤형 자동 승인 워크플로

비용 관리 소프트웨어를 사용하면 관리자나 승인자가 "적절한 사람을 알려주세요" 이메일에 응답할 필요가 없습니다. 워크플로가 시스템 및 정책 세트에 입력되면 자동 보고서 제출 알림을 설정하고 보고서를 자동 승인하고 경비 승인 프로세스의 병목 현상을 완전히 제거할 수도 있습니다.

효과적인 비용 정책 시행

관리자, 부서장 또는 재무 부서는 정책에 대한 비용 청구를 확인하는 것보다 더 중요하고 더 나은 일을 해야 합니다. 비용 관리 소프트웨어는 정책 확인을 자동화하고 위반 사항에 대해 경고합니다. 이를 통해 검증에 생산적인 시간을 낭비하지 않고 적절한 조치를 취할 수 있습니다.

재무 팀의 경우 다음을 제공합니다.

기업 신용 카드 자동 조정

얼마 전 법인 카드가 대세였을 때 비즈니스 비용 관리의 궁극적인 솔루션처럼 느껴졌습니다. 재무 팀만이 신용 카드 명세서를 청구서와 일치시킨 다음 규정 준수를 감사하는 어려움을 알고 있습니다.

비용 관리 소프트웨어는 신용 카드 조정과 관련하여 실질적인 도움이 될 수 있습니다. 소프트웨어는 비용, 영수증 및 거래를 자동으로 일치시켜 방정식에서 수동 개입을 지웁니다. 또한 비용 관리 대시보드에서 직접 피드를 얻기 위해 신용 카드 제공업체와 통합됩니다. 이를 통해 재무 팀은 지출이 발생하는 정보 대신 지출이 정확히 어디에서 발생하는지 실시간으로 파악할 수 있습니다.

지속적인 규정 준수를 위한 디지털 감사 추적

비용 관리 소프트웨어는 각 비용 및 모든 이해 관계자의 해당 조치에 대한 상세한 디지털 감사 추적을 유지 관리합니다. 이를 통해 재무 팀은 환급을 처리하기 전에 경비 보고서를 쉽게 감사할 수 있습니다. 이렇게 하면 종이 영수증 더미를 보관할 필요가 없고 보관에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

더 빠른 결제 처리

비용 관리 소프트웨어는 기존 ERP, 회계, HRMS 시스템 및 은행 포털을 통합합니다. 이를 통해 모든 직원 및 비용 데이터를 단일 플랫폼으로 가져오고 비용 관리 대시보드에서 바로 지불을 시작할 수 있습니다. 또한 결제 진행 상황을 추적할 수 있어 항상 상황을 파악할 수 있습니다.

경비 영수증을 위한 안전한 클라우드 스토리지

경비 청구에 첨부된 모든 경비 영수증은 안전하고 검색 가능한 클라우드에 저장됩니다. 따라서 재무 팀은 필터를 사용하여 비용, 영수증 또는 보고서를 쉽게 검색할 수 있습니다. 다음에 감사를 받기 위해 앉아 있을 때 감사가 요청한 보고서를 찾기 위해 많은 보고서를 분류하는 동안 귀하와 감사 사이에는 어색한 침묵이 한 시간도 남지 않을 것입니다.

비용 데이터 분석에 대한 실시간 통찰력

비용 관리 소프트웨어는 조직 또는 여러 조직 전반의 직원 지출에 대한 실시간 가시성과 통찰력을 제공합니다. 이러한 통찰력은 비용 관리 대시보드에서 사용할 수 있으며, 여기에서 부서, 프로젝트, 범주 등의 지출을 볼 수 있습니다.

실시간 비용 데이터 통찰력은 필요할 때 언제 어디서나 지출을 최적화하는 데 도움이 됩니다. 또한 예측/할당된 예산을 준수하는지 확인합니다. 또한 과거 데이터에 대한 통찰력을 통해 조직의 재정 요구 사항을 더 잘 분석하여 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

데이터 보안

데이터 보안은 소프트웨어와 관련된 모든 것에 대한 큰 관심사입니다. 우수한 비즈니스 비용 관리 소프트웨어는 업계 표준 보안 조치를 준수하여 데이터를 항상 안전하게 보호합니다. 또한 역할 기반 액세스, IP 기반 액세스 및 감사자 액세스와 같은 기능을 제공하여 역할이 다른 다양한 이해 관계자가 귀하가 보기로 결정한 데이터에만 액세스할 수 있도록 합니다.

비용 관리 소프트웨어는 전체 비용 관리 시스템을 자동화하고 시간과 비용을 절약하는 데 도움이 됩니다. 또한 직원의 사기와 전반적인 수익성을 높이는 동시에 위험과 사기를 줄이는 데 도움이 됩니다. 비용 관리 소프트웨어의 ROI를 엄격하게 돈 측면에서 확인하려면 사용할 수 있는 무료 ROI 계산기가 있습니다.

비즈니스를 위한 비용 관리 소프트웨어를 선택하는 방법

방금 이야기한 ROI 계산기를 사용했다면 비용 관리 소프트웨어가 투자 가치가 있다고 확신할 것입니다.

그러나 비용 보고를 자동화하는 것은 단순한 ROI 그 이상입니다. 비즈니스 요구에 맞는 경비 보고서 소프트웨어를 선택해야 합니다. 프로세스를 진행하는 데 도움이 되도록 비즈니스에 가장 적합한 비용 소프트웨어 옵션을 선택하는 데 도움이 되는 편리한 체크리스트를 작성했습니다.

필수 경비 관리 기능 확인

선택한 비용 관리 소프트웨어 공급업체는 비용 관리 프로세스의 모든 단일 단계를 자동화할 수 있도록 다음 기능을 제공해야 합니다.

• 직원을 위한 간편한 비용 추적 옵션이 있는 모바일 앱.
• 완전히 사용자 정의 가능한 비용 승인 워크플로.
• 강력한 비즈니스 규칙 엔진(여행 및 경비 정책 자동화)
• 자동 은행 및 신용 카드 조정 기능.
• 심층적인 실시간 비용 데이터 분석.
• 포괄적인 비용 관리 대시보드.
• 출장 데스크, ERP, 회계 및 HRMS 소프트웨어와의 통합.
• API 통합으로 강력하고 쉽게 ERP 시스템을 구현할 수 있습니다.

고객 지원 요구 사항 이해

공급업체를 선정하기 전에 조직의 고객 지원 요구 사항을 이해해야 합니다. 출장이 잦은 직원이 있는 경우 빠른 응답, 활발한 실시간 채팅 및 시기 적절한 고객 지원을 제공하는 높은 평가를 받은 공급업체가 필요할 수 있습니다.

자세한 방법 비디오, 문서 및 기타 리소스를 선호하는 경우 공급업체에서 이러한 리소스에 팀이 쉽게 액세스할 수 있도록 하십시오. 이를 통해 최신 기술을 더 빠르고 쉽게 채택할 수 있습니다.

신뢰할 수 있는 플랫폼에서 사용자 리뷰 확인

소프트웨어를 사용하는 고객의 리뷰는 구현 후 경험에 대한 통찰력을 제공합니다. 이러한 리뷰는 특정 소프트웨어가 귀하의 비즈니스에 적합한 제품인지 여부를 이해하는 데 중요한 역할을 합니다.

G2와 같은 소프트웨어 리뷰 플랫폼은 다양한 플랫폼에서 실제 사용자 리뷰를 기반으로 소프트웨어를 평가하여 프로세스를 단순화하고 단축합니다. 그들은 사용 용이성, 지원 품질, 구현 용이성 등과 같은 다양한 기준에 따라 소프트웨어를 평가합니다. 이것은 원하는 비즈니스 목표를 달성하기 위해 최고의 경비 보고서 소프트웨어를 얻을 수 있는 신뢰할 수 있는 지름길을 제공합니다.

미래에 대비한 수익

조직의 성공을 위한 주요 요소는 재무 및 직원 생산성이 지속적으로 향상되는 팀 간의 원활한 협업입니다. 이는 비용 관리 프로세스를 간소화하여 시간과 노력을 절약하고 정확성과 보안을 보장하고 귀중한 비용 데이터 통찰력을 제공함으로써 달성할 수 있습니다.