Come creare una politica sui social media per gli affiliati

Pubblicato: 2022-01-27

Quando si tratta di costruire una presenza sui social media, c'è una pila di cose in più da considerare come franchisor. Oltre a stabilire il tuo marchio, hai anche il compito di gestire i profili social di ogni franchisee che lavora per te.

Un rapporto di BIA/Kelsey Local Commerce Monitor ha rivelato che il 51% dei franchisor modella la presenza sui social media dei propri franchisee locali. Tuttavia, una volta che il loro franchise cresce, mantenere questo livello di controllo può essere difficile.

È qui che entra in gioco la creazione di una politica globale sui social media. Questo documento di governance dettagliato ti consente di spiegare esattamente come i tuoi affiliati e i loro team dovrebbero utilizzare i social media. Inoltre, ti aiuta a ridurre i rischi ed evitare anche un disastro di pubbliche relazioni per il tuo marchio.

Se non disponi già di una politica sui social media per il tuo franchising, continua a leggere per scoprire lo scopo di questo documento, perché è prezioso per i proprietari di franchising e una serie di suggerimenti pratici su cosa includere nella tua politica sui social media.

Qual è lo scopo di una politica sui social media ?

Cominciamo con le basi. Una politica sui social media è un documento ufficiale creato da aziende (come i franchisor) che stabilisce le linee guida su come un franchising e il suo franchisee possono utilizzare il social media marketing.

Consideralo come un codice di condotta aziendale per ciò che è e non è accettabile pubblicare come dipendente o affiliato.

All'interno troverai una serie completa di linee guida che spiegano:

Quali canali di social media (dalle pagine Facebook ai profili Instagram) utilizzeranno il franchising e gli affiliati
Chi ha la proprietà dei tipi di contenuto creati e condivisi sui social media
Come franchisor e franchisee possono utilizzare i social media
Requisiti standardizzati per le convenzioni di denominazione degli account e altro ancora

L'obiettivo di una politica sui social media è semplice: salvaguardare la reputazione di un franchisor o di un'impresa.

Fissando le aspettative fin dall'inizio, manager e franchisor possono essere certi che i loro franchisee e membri del team agiranno, parleranno e si comporteranno in linea con i valori aziendali sulle piattaforme di social media.

Perché i franchisor dovrebbero creare una politica sui social media ?

Mettere insieme una politica sui social media significa ridurre i rischi per il tuo franchising. Senza linee guida chiare, gli affiliati possono condividere preziose informazioni riservate online o non presentare la propria esperienza di marca in modo coerente sui social media.

Ci sono molte ragioni per cui i principali franchisor globali creano politiche sui social media, tra cui:

Proteggere l'azienda da violazioni legali e di conformità e ridurre la possibilità di multe o azioni legali grandi e costose a causa del cattivo comportamento dei dipendenti sui social media.
Prevenire una crisi di PR e garantire che tutti nella tua azienda siano consapevoli della risposta a questa domanda: "quali sono le conseguenze della violazione di una politica sui social media?".
Chiarire ruoli e responsabilità quando si tratta di chi crea, approva, condivide e modera i contenuti dei social media della tua azienda.

Con una chiara serie di linee guida in atto, puoi garantire che l'identità e la reputazione del tuo marchio siano mantenute anche mentre il tuo franchising cresce e si espande.

Qual è la differenza tra una politica sui social media e i social media linee guida del marchio per gli affiliati?

Sebbene le linee guida del marchio sui social media e una politica sui social media possano sembrare simili, entrambe svolgono ruoli distinti e importanti nella tua strategia sui social media come franchisor.

In breve, le linee guida del marchio sui social media spiegano come mostrare il tuo marchio in modo coerente sui canali dei social media dell'affiliato. Il loro obiettivo principale è fornire una direzione creativa su come catturare l'identità visiva e il tono di voce desiderati.

Per fare ciò, le linee guida del marchio (a volte chiamate guida allo stile dei social media) spiegano:

I loghi del tuo marchio approvati e come utilizzarli in una vasta gamma di formati (da Instagram Stories a Reels fino alla grafica statica.
I colori e i caratteri del tuo marchio e come usarli in modo appropriato.
Il tono di voce desiderato e le istruzioni su come raggiungere questo obiettivo (di solito attraverso esempi e regole dello scrittore).

Inoltre, le linee guida del tuo marchio sui social media possono fare un ulteriore passo avanti per precisare:

Convenzioni di denominazione approvate per gli account dei social media dei tuoi affiliati.
Un elenco di hashtag di marca da aggiungere ai tuoi post sui social media.
Linee guida su come creare una biografia sui social media con il marchio e altro ancora.

In sostanza, le linee guida del marchio si concentrano sul mantenimento dell'integrità dell'identità visiva della tua azienda e della voce unica del marchio. D'altra parte, una politica sui social media è un tipo di documento di governance per ridurre i rischi, salvaguardare la tua reputazione e definire procedure su come gestire i contenuti dei social media dei tuoi affiliati.

7 cose da includere nella politica sui social media di un franchisor

Pronto a ridurre il rischio aziendale, potenziare la tua strategia di marketing e migliorare i flussi di lavoro dei tuoi contenuti sui social media? Ecco sette elementi chiave da aggiungere alla politica sui social media del tuo franchising.

1. L'ambito dei social network approvati per i tuoi affiliati

Per prima cosa, devi decidere quali piattaforme di social media sono più adatte ai tuoi franchisee. Sebbene ci siano così tante piattaforme diverse tra cui scegliere, devi assicurarti che le reti che scegli forniscano risultati tangibili per i tuoi franchisee locali e la tua attività in franchising in generale.

Inizia definendo i tuoi obiettivi, obiettivi e metriche per il successo quando ti presenti sui social media:

Stai cercando di reclutare nuovi proprietari di franchising o membri del team?
Vuoi aumentare la consapevolezza del marchio e sfondare in nuovi mercati?
Attirare potenziali clienti nei tuoi negozi locali è una grande priorità?
Che ne dici di avere una piattaforma coinvolgente per promuovere i tuoi prossimi eventi e offerte?

Ora è il momento di abbinare i tuoi obiettivi sui social media ai giusti canali di social media:

Per reclutare ed espandere la tua rete di franchisee: prova LinkedIn
Per promuovere i tuoi ultimi prodotti, offerte ed eventi: prova Facebook
Per entrare in contatto e interagire con i residenti locali: prova Instagram

Una volta che sei arrivato su quali piattaforme sono adatte alla tua azienda, assicurati di delinearlo chiaramente nella tua politica sui social media.

Dovresti anche considerare se desideri che ogni attività in franchising locale avvii i propri profili sui social media o se preferisci attenersi a un account in franchising gestito dal team della tua sede centrale.

2. Un chiaro elenco di convenzioni di denominazione per ogni affiliato

Con le tue piattaforme di social media selezionate, è ora di iniziare a creare i tuoi account. È qui che entrano in gioco le convenzioni di denominazione chiare.

Anche se può sembrare semplice, assicurarti che tutte le tue attività in franchising seguano le stesse convenzioni di denominazione rende più facile per i clienti trovare la tua attività sui social media. Inoltre, garantisce che la tua azienda sia presentata in modo coerente tra le sedi di attività commerciali locali.

Alcune convenzioni di denominazione da considerare includono:

@[Nome franchising]_[Nome periferia]
@[Nome franchising].[Nome periferia]
@Nome franchising][Nome sobborgo]

3. Linee guida per rimanere conformi ai regolamenti e ai termini dei social media

La tua politica sui social media dovrebbe istruire il tuo team su quali regolamenti e termini di utilizzo dei social media potrebbero essere applicati ai loro contenuti.

Dall'organizzazione di concorsi al lancio di campagne sui social media, ogni piattaforma avrà le proprie regole su quale comportamento è e non è accettabile. Se uno dei tuoi affiliati o un membro del team viola questi termini, potrebbero esserci delle conseguenze (come il blocco dei tuoi account sui social media o la perdita di alcune funzionalità della piattaforma).

Inoltre, è probabile che il tuo paese e le aree commerciali locali abbiano leggi imposte dallo stato in merito a pubblicità ingannevole, diffamazione, violazioni dei marchi, violazioni della privacy e altro ancora. Quindi, assicurati di chattare con un avvocato o il tuo consulente legale interno per scoprire quali regole devi seguire.

4. Cenni su chi possiede account di dominio e contenuti sui social media

Questo passaggio successivo consiste nello spiegare le regole su chi possiede le piattaforme e i contenuti dei social media del tuo franchising.

A seconda degli accordi di franchising che hai stipulato con i proprietari di attività in franchising locali, potresti decidere di concedere la proprietà del contenuto a ogni singolo franchisee. Tuttavia, se vuoi mantenere il controllo sulla presenza sui social media del tuo franchising (indipendentemente da chi possiede ogni negozio locale), è una mossa saggia mantenere la proprietà di tutti i tuoi account sui social media.

Assicurati che la tua politica sui social media indichi la condivisione di password e dettagli di accesso. Inoltre, assicurati di spiegare cosa succede a ciascun account di social media se anche un franchisee decide di lasciare l'attività.

5. Flussi di lavoro di revisione e approvazione dei contenuti

Garantire che ogni contenuto che le tue attività in franchising pubblicano sui social media è una parte incredibilmente importante per avere successo con il social media marketing. Ma più grande cresce il tuo franchise, più difficile può essere salvaguardare la qualità dei tuoi contenuti.

Ecco perché la tua politica sui social media deve spiegare:

Chi è responsabile della creazione di immagini e grafica per ciascuna sede in franchising
Chi scriverà le didascalie per i tuoi post sui social media in ogni attività in franchising
Chi è responsabile della revisione e della fornitura di feedback sul contenuto prima che venga pubblicato
Chi sta pubblicando e moderando i tuoi contenuti sui social media in ogni attività in franchising

L'utilizzo di uno strumento di gestione dei social media all-in-one (come Sked Social) può dare al tuo franchising il potere di supervisionare tutti i contenuti che escono dalla tua attività da un'unica dashboard. Inoltre, può semplificare i processi di revisione e approvazione dei contenuti e garantire che i post fuori marchio non sfuggano alle crepe.

6. Piano d'azione in caso di crisi di sicurezza o di pubbliche relazioni

Inoltre, la tua politica sui social media deve spiegare cosa succede se le cose non vanno secondo i piani. Che si tratti di un problema esterno, di un dipendente che diventa canaglia sui social media o di un account violato, la tua politica deve includere un piano di gestione delle crisi per questi scenari comuni.

Assicurati che questo piano d'azione spieghi:

I dettagli di contatto di ogni membro critico del team che deve essere contattato in caso di violazione della sicurezza o crisi di pubbliche relazioni
Un quadro per identificare l'entità del problema (e la migliore linea d'azione)
Un piano d'azione su come comunicare internamente questo problema
Un piano su come rispondere pubblicamente a questo problema

Più completa è la tua pianificazione ora, più facile sarà navigare attraverso questi punti di crisi se si presentano.

Cosa dovrebbero includere i franchisor nei loro social media linee guida del marchio per gli affiliati?

Inoltre, è anche importante mettere insieme una serie di linee guida del marchio su misura per il social media marketing nella tua rete di franchisee. Ecco alcune informazioni chiave da includere in queste linee guida sui social media.

Linee guida sul tono di voce

Il modo in cui il tuo marchio in franchising parla online nel tuo marketing digitale dovrebbe essere coerente tra le tue attività in franchising locali e la sede centrale. Ed è qui che entra in gioco il tono di voce della tua azienda.

Con una chiara serie di linee guida vocali del marchio, spiegherai:

Quanto dovrebbe essere formale o informale la tua voce di marca
Quali parole e frasi sono approvate e sul marchio
Quali caratteristiche descrivono meglio la voce del tuo marchio
Esempi di come ottenere il tono di voce desiderato sui social media
Punti chiave della messaggistica del marchio su cui colpire i tuoi contenuti sui social media

Con così tante persone e membri del team diversi che scrivono contenuti per la tua azienda, garantire che la voce del tuo marchio venga mantenuta e applicata in modo coerente è la chiave per distinguerti nei tuoi sforzi di marketing in franchising sui social media.

Linee guida visive

Inoltre, la grafica e le immagini condivise dai tuoi affiliati sui social media dovrebbero essere in linea con l'identità visiva della tua azienda.

Ciò significa che le linee guida del tuo marchio sociale devono esplicitare:

Quali colori e caratteri utilizzare nella grafica dei social media
Come applicare il tuo logo in modo coerente in tutto il tuo contenuto
Quale stile di fotografia è on-brand e off-brand
Quali filtri o tecniche di modifica dovrebbero essere utilizzati sulle tue immagini

Elenchi di hashtag approvati

Ultimo, ma non meno importante, è questo: la tua strategia di hashtag in franchising. Le linee guida del tuo marchio sui social media dovrebbero anche precisare quali hashtag dovrebbero utilizzare i tuoi franchisee su ciascuna piattaforma di social media.

Sebbene gli hashtag possano essere un potente strumento per aumentare la rilevabilità e la copertura sui social media, devono essere accuratamente selezionati per garantire che siano rilevanti per il tuo marchio e il tuo settore.

Che si tratti di hashtag di marca, hashtag specifici della campagna o hashtag del settore, condividi una pila di hashtag approvati che il tuo team può inserire e riprodurre nei propri post con facilità.

E questo è un involucro! Quando si tratta di avere successo sui social media come franchisor, dare al tuo team una chiara politica sui social media ti consentirà di mantenere il controllo sulla tua azienda (anche mentre cresci e cresci). Sii chiaro su ciò che fai e non vuoi vedere dai proprietari del tuo franchising, avere un piano di crisi e fornire strutture per garantire che ogni pagina locale si allinei con l'identità del marchio desiderata.