So erstellen Sie eine Social-Media-Richtlinie für Franchisenehmer

Wenn es um den Aufbau einer Social-Media-Präsenz geht, gibt es als Franchisegeber eine Menge zusätzlicher Dinge zu beachten. Neben der Etablierung Ihres Markennamens haben Sie auch die Aufgabe, die sozialen Profile jedes Franchisenehmers zu verwalten, der für Sie arbeitet.

Ein Bericht von BIA/Kelsey Local Commerce Monitor ergab, dass 51 % der Franchisegeber die Social-Media-Präsenz ihrer lokalen Franchisenehmer gestalten. Sobald ihr Franchise jedoch wächst, kann es schwierig sein, dieses Maß an Kontrolle zu behalten.

Hier kommt die Erstellung einer umfassenden Richtlinie für soziale Medien ins Spiel. Dieses detaillierte Governance-Dokument ermöglicht es Ihnen, genau festzulegen, wie Ihre Franchisenehmer und ihre Teams soziale Medien nutzen sollten. Außerdem hilft es Ihnen, Risiken zu reduzieren und ein PR-Desaster für Ihre Marke zu vermeiden.

Wenn Sie noch keine Social-Media-Richtlinie für Ihr Franchise haben, lesen Sie weiter, um den Zweck dieses Dokuments zu entdecken, warum es für Franchise-Inhaber wertvoll ist und eine Reihe praktischer Vorschläge, was Sie in Ihre Social-Media-Richtlinie aufnehmen sollten.

Was ist der Zweck einer Social-Media-Richtlinie ?

Beginnen wir mit den Grundlagen. Eine Social-Media-Richtlinie ist ein offizielles Dokument, das von Unternehmen (z. B. Franchisegebern) erstellt wurde und Richtlinien festlegt, wie ein Franchisenehmer und sein Franchisenehmer Social-Media-Marketing nutzen können.

Betrachten Sie es als einen Verhaltenskodex des Unternehmens für das, was als Mitarbeiter oder Franchisenehmer veröffentlicht werden darf und was nicht.

Darin finden Sie eine umfassende Reihe von Richtlinien, die Folgendes erläutern:

• Welche Social-Media-Kanäle (von Facebook-Seiten bis hin zu Instagram-Profilen) das Franchise und die Franchisenehmer nutzen werden
  
• Wem gehören die Arten von Inhalten, die in sozialen Medien erstellt und geteilt werden?
  
• Wie Franchisegeber und Franchisenehmer Social Media nutzen können
  
• Standardisierte Anforderungen für Namenskonventionen für Konten und mehr

Das Ziel einer Social-Media-Richtlinie ist einfach: den Ruf eines Franchisegebers oder Unternehmens zu schützen.

Indem sie von Anfang an Erwartungen setzen, können Manager und Franchisegeber sicher sein, dass ihre Franchisenehmer und Teammitglieder auf Social-Media-Plattformen im Einklang mit den Unternehmenswerten handeln, sprechen und sich verhalten werden.

Warum sollten Franchisegeber eine Richtlinie für soziale Medien erstellen ?

Bei der Zusammenstellung einer Social-Media-Richtlinie geht es darum, das Risiko für Ihr Franchise zu reduzieren. Ohne klare Richtlinien geben Franchisenehmer möglicherweise wertvolle vertrauliche Informationen online weiter oder präsentieren ihr Markenerlebnis nicht einheitlich in den sozialen Medien.

Es gibt unzählige Gründe, warum führende globale Franchisegeber Richtlinien für soziale Medien erstellen, darunter:

• Schutz des Unternehmens vor Rechts- und Compliance-Verstößen und Verringerung der Wahrscheinlichkeit hoher, kostspieliger Bußgelder oder Klagen aufgrund von schlechtem Verhalten der Mitarbeiter in den sozialen Medien.
  
• Vermeiden Sie eine PR-Krise und stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Unternehmen die Antwort auf diese Frage kennt: „Was sind die Folgen eines Verstoßes gegen eine Social-Media-Richtlinie?“.
  
• Klären Sie Rollen und Verantwortlichkeiten, wenn es darum geht, wer die Social-Media-Inhalte Ihres Unternehmens erstellt, genehmigt, teilt und moderiert.

Mit klaren Richtlinien können Sie sicherstellen, dass die Identität und der Ruf Ihrer Marke erhalten bleiben, auch wenn Ihr Franchise wächst und wächst.

Was ist der Unterschied zwischen einer Social-Media-Richtlinie und Social Media ? Markenrichtlinien für Franchisenehmer?

Obwohl Social-Media-Markenrichtlinien und eine Social-Media-Richtlinie ähnlich klingen mögen, spielen beide eine unterschiedliche und wichtige Rolle in Ihrer Social-Media-Strategie als Franchisegeber.

Kurz gesagt, die Social-Media-Markenrichtlinien erklären, wie Sie Ihre Marke konsistent über die Social-Media-Kanäle des Franchisenehmers präsentieren können. Ihr Hauptziel ist es, kreative Anweisungen zu geben, wie Sie Ihre gewünschte visuelle Identität und Ihren gewünschten Tonfall erfassen können.

Um dies zu erreichen, erklären Markenrichtlinien (manchmal auch als Social Media Style Guide bezeichnet):

• Ihre genehmigten Markenlogos und wie man sie in einer Reihe von Formaten verwendet (von Instagram Stories über Reels bis hin zu statischen Grafiken).
  
• Ihre Markenfarben und Schriftarten und wie man sie richtig einsetzt.
  
• Ihr gewünschter Tonfall und Anweisungen, wie dies erreicht werden kann (normalerweise durch Beispiele und Schreibregeln).

Außerdem können Ihre Markenrichtlinien für soziale Medien noch einen Schritt weiter gehen, um Folgendes zu formulieren:

• Genehmigte Namenskonventionen für die Social-Media-Konten Ihrer Franchisenehmer.
• Eine Liste mit Marken-Hashtags, die Sie Ihren Social-Media-Beiträgen hinzufügen können.
• Richtlinien zur Erstellung einer Markenbiografie für soziale Medien und mehr.

Im Wesentlichen zielen Markenrichtlinien darauf ab, die Integrität der visuellen Identität und der einzigartigen Markenstimme Ihres Unternehmens zu bewahren. Auf der anderen Seite ist eine Social-Media-Richtlinie eine Art Governance-Dokument, um Risiken zu reduzieren, Ihren Ruf zu schützen und Verfahren für die Verwaltung der Social-Media-Inhalte Ihrer Franchisenehmer festzulegen.

7 Dinge, die in die Social-Media-Richtlinien eines Franchisegebers aufgenommen werden sollten

Sind Sie bereit, Ihr Geschäftsrisiko zu senken, Ihre Marketingstrategie zu verbessern und Ihre Content-Workflows für soziale Medien zu verbessern? Hier sind sieben wichtige Dinge, die Sie der Social-Media-Richtlinie Ihres Franchise hinzufügen sollten.

1. Der Umfang der zugelassenen sozialen Netzwerke für Ihre Franchisenehmer

Zunächst müssen Sie entscheiden, welche Social-Media-Plattformen am besten zu Ihren Franchisenehmern passen. Obwohl so viele verschiedene Plattformen zur Auswahl stehen, müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen ausgewählten Netzwerke greifbare Ergebnisse für Ihre lokalen Franchisenehmer und Ihr Franchiseunternehmen insgesamt liefern.

Beginnen Sie damit, Ihre Ziele und Erfolgsmetriken zu definieren, wenn Sie in sozialen Medien erscheinen:

• Suchen Sie neue Franchisenehmer oder Teammitglieder?
• Möchten Sie die Markenbekanntheit steigern und neue Märkte erschließen?
• Ist es eine große Priorität, potenzielle Kunden in Ihre lokalen Geschäfte zu locken?
• Wie wäre es mit einer ansprechenden Plattform, um für Ihre bevorstehenden Veranstaltungen und Angebote zu werben?

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Social-Media-Ziele mit den richtigen Social-Media-Kanälen abzugleichen:

• Für die Rekrutierung und Erweiterung Ihres Franchisenehmer-Netzwerks: Probieren Sie LinkedIn aus
• Um für Ihre neuesten Produkte, Angebote und Veranstaltungen zu werben: Probieren Sie Facebook aus
• Um mit Anwohnern in Kontakt zu treten und mit ihnen in Kontakt zu treten: Probieren Sie Instagram aus

Sobald Sie auf den richtigen Plattformen für Ihr Unternehmen gelandet sind, stellen Sie sicher, dass dies in Ihrer Social-Media-Richtlinie klar umrissen wird.

Sie sollten auch überlegen, ob Sie möchten, dass jedes lokale Franchise-Unternehmen seine eigenen Social-Media-Profile erstellt, oder ob Sie lieber bei einem Franchise-Konto bleiben möchten, das von Ihrem Hauptbüro-Team verwaltet wird.

2. Eine übersichtliche Liste mit Namenskonventionen für jeden Franchisenehmer

Nachdem Sie Ihre Social-Media-Plattformen ausgewählt haben, ist es an der Zeit, mit der Erstellung Ihrer Konten zu beginnen. Hier kommen klare Namenskonventionen ins Spiel.

Es mag einfach klingen, aber sicherzustellen, dass alle Ihre Franchise-Unternehmen denselben Namenskonventionen folgen, macht es für Kunden einfacher, Ihr Unternehmen in sozialen Medien zu finden. Außerdem stellt es sicher, dass Ihr Unternehmen zwischen den lokalen Geschäftsstandorten einheitlich präsentiert wird.

Einige zu beachtende Namenskonventionen sind:

• @[Franchisename]_[Vorortname]
• @[Name des Franchise].[Name des Vorortes]
• @Franchisename][Vorortname]

3. Richtlinien zur Einhaltung der Vorschriften und Bedingungen für soziale Medien

Ihre Social-Media-Richtlinie sollte Ihr Team darüber aufklären, welche Social-Media-Vorschriften und Nutzungsbedingungen für deren Inhalte gelten können.

Von der Durchführung von Wettbewerben bis hin zum Start von Social-Media-Kampagnen hat jede Plattform ihre eigenen Regeln darüber, welches Verhalten akzeptabel ist und welches nicht. Wenn einer Ihrer Franchisenehmer oder ein Teammitglied gegen diese Bedingungen verstößt, kann dies Konsequenzen haben (z. B. Sperrung Ihrer Social-Media-Konten oder Verlust bestimmter Plattformfunktionen).

Außerdem haben Ihr Land und Ihre lokalen Geschäftsbereiche wahrscheinlich staatlich auferlegte Gesetze in Bezug auf falsche Werbung, Verleumdung, Markenverletzungen, Datenschutzverletzungen und mehr. Sprechen Sie also unbedingt mit einem Anwalt oder Ihrem internen Rechtsberater, um herauszufinden, welche Regeln Sie befolgen müssen.

4. Umrisse darüber, wem Domänenkonten und Social-Media- Inhalte gehören

In diesem nächsten Schritt geht es darum, die Regeln darüber zu erklären, wem die Social-Media-Plattformen und Inhalte Ihres Franchise gehören.

Abhängig von den Franchisevereinbarungen, die Sie mit Ihren lokalen Franchise-Geschäftsinhabern abgeschlossen haben, können Sie sich entscheiden, das Eigentum an den Inhalten jedem einzelnen Franchisenehmer zu übertragen. Wenn Sie jedoch die Kontrolle über die Social-Media-Präsenz Ihres Franchise-Unternehmens behalten möchten (egal, wem jedes lokale Geschäft gehört), ist es ein kluger Schachzug, das Eigentum an allen Ihren Social-Media-Konten zu behalten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie für soziale Medien die Weitergabe von Passwörtern und Anmeldedaten vorschreibt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie erklären, was mit jedem Social-Media-Konto passiert, wenn ein Franchisenehmer beschließt, das Unternehmen ebenfalls zu verlassen.

5. Arbeitsabläufe zur Überprüfung und Genehmigung von Inhalten

Sicherzustellen, dass alle Inhalte, die Ihre Franchise-Unternehmen in den sozialen Medien veröffentlichen, ein unglaublich wichtiger Teil des Erfolgs im Social-Media-Marketing sind. Aber je größer Ihr Franchise wird, desto schwieriger kann es sein, die Qualität Ihrer Inhalte zu gewährleisten.

Aus diesem Grund muss Ihre Social-Media-Richtlinie Folgendes erläutern:

• Wer ist für die Erstellung von Bildern und Grafiken für jeden Franchise-Standort verantwortlich?
• Wer wird die Bildunterschriften für Ihre Social-Media-Beiträge in jedem Franchise-Unternehmen schreiben?
• Wer ist für die Überprüfung und Bereitstellung von Feedback zu den Inhalten verantwortlich, bevor sie live gehen?
• Wer veröffentlicht und moderiert Ihre Social-Media-Inhalte bei jedem Franchise-Unternehmen?

Die Verwendung eines All-in-One-Social-Media-Management-Tools (wie Sked Social) kann Ihrem Franchise-Unternehmen die Möglichkeit geben, alle Inhalte, die in Ihrem Unternehmen verbreitet werden, von einem einzigen Dashboard aus zu überwachen. Außerdem kann es Ihre Content-Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse rationalisieren und sicherstellen, dass keine markenfremden Beiträge durchs Raster fallen.

6. Aktionsplan in einer Sicherheits- oder PR - Krise

Außerdem muss Ihre Social-Media-Richtlinie erklären, was passiert, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen. Ganz gleich, ob es sich um ein externes Problem, einen Mitarbeiter, der sich in den sozialen Medien abtrünnig macht, oder um ein gehacktes Konto handelt, Ihre Richtlinie muss einen Krisenmanagementplan für diese häufigen Szenarien enthalten.

Stellen Sie sicher, dass dieser Aktionsplan Folgendes erklärt:

• Die Kontaktdaten aller kritischen Teammitglieder, die im Falle eines Sicherheitsverstoßes oder einer PR-Krise kontaktiert werden müssen
  
• Ein Rahmen zur Identifizierung des Ausmaßes des Problems (und der besten Vorgehensweise)
  
• Ein Aktionsplan, wie dieses Problem intern kommuniziert werden kann
  
• Ein Plan, wie man öffentlich auf dieses Problem reagieren kann

Je gründlicher Ihre Planung jetzt ist, desto einfacher wird es sein, durch diese Krisenpunkte zu navigieren, wenn sie auftreten.

Was sollten Franchisegeber in ihre sozialen Medien aufnehmen? Markenrichtlinien für Franchisenehmer?

Außerdem ist es wichtig, eine Reihe von Markenrichtlinien zusammenzustellen, die auf das Social-Media-Marketing in Ihrem Franchisenehmer-Netzwerk zugeschnitten sind. Hier sind einige wichtige Informationen, die in diese Social-Media-Richtlinien aufgenommen werden sollten.

Tone-of-Voice-Richtlinien

Wie Ihre Franchise-Marke online über Ihr digitales Marketing spricht, sollte zwischen Ihren lokalen Franchise-Unternehmen und der Zentrale übereinstimmen. Und hier kommt der Tonfall Ihres Unternehmens ins Spiel.

Mit einem klaren Satz von Markenstimme-Richtlinien erklären Sie:

• Wie formell oder lässig Ihre Markenstimme sein sollte
• Welche Wörter und Sätze sind genehmigt und markenkonform
• Welche Eigenschaften beschreiben Ihre Markenstimme am besten?
• Beispiele, wie Sie Ihren gewünschten Tone of Voice in den sozialen Medien erreichen
• Wichtige Markenbotschaftspunkte, die Sie in Ihren Social-Media-Inhalten treffen sollten

Bei so vielen verschiedenen Personen und Teammitgliedern, die Inhalte für Ihr Unternehmen schreiben, ist es entscheidend, sicherzustellen, dass Ihre Markenstimme erhalten bleibt und konsistent angewendet wird, um sich in Ihren Franchise-Marketingbemühungen in den sozialen Medien abzuheben.

Visuelle Richtlinien

Außerdem sollten die Grafiken und Bilder, die Ihre Franchisenehmer in den sozialen Medien teilen, mit der visuellen Identität Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Das bedeutet, dass Ihre Richtlinien für soziale Marken Folgendes enthalten müssen:

• Welche Farben und Schriftarten sollten in Social-Media-Grafiken verwendet werden?
• So wenden Sie Ihr Logo konsistent auf Ihren gesamten Inhalt an
• Welcher Stil der Fotografie ist markenintern oder markenunabhängig?
• Welche Filter oder Bearbeitungstechniken sollten für Ihre Bilder verwendet werden?

Genehmigte Hashtag- Listen

Last, but not least: Ihre Franchise-Hashtag-Strategie. Ihre Social-Media-Markenrichtlinien sollten auch darlegen, welche Hashtags Ihre Franchisenehmer auf jeder Social-Media-Plattform verwenden sollten.

Während Hashtags ein mächtiges Werkzeug sein können, um die Auffindbarkeit und Reichweite in sozialen Medien zu steigern, müssen sie sorgfältig ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass sie für Ihre Marke und Branche relevant sind.

Ganz gleich, ob es sich um Marken-Hashtags, kampagnenspezifische Hashtags oder Branchen-Hashtags handelt, teilen Sie einen Stapel genehmigter Hashtags, die Ihr Team problemlos in seine Posts einfügen und wiedergeben kann.

Und das ist ein Wrap! Wenn es darum geht, als Franchisegeber in den sozialen Medien erfolgreich zu sein, können Sie Ihrem Team eine klare Richtlinie für soziale Medien geben, damit Sie die Kontrolle über Ihr Unternehmen behalten (auch wenn Sie wachsen und skalieren). Machen Sie sich klar, was Sie von Ihren Franchisenehmern sehen und was nicht, haben Sie einen Krisenplan und geben Sie Rahmenbedingungen vor, um sicherzustellen, dass jede lokale Seite mit Ihrer gewünschten Markenidentität übereinstimmt.