Cara Membuat Kebijakan Media Sosial Untuk Penerima Waralaba

Ketika datang untuk membangun kehadiran media sosial, ada banyak hal tambahan yang perlu dipertimbangkan sebagai pemilik waralaba. Seiring dengan menetapkan nama merek Anda, Anda juga mendapat tugas mengelola profil sosial setiap pemegang waralaba yang bekerja untuk Anda.

Sebuah laporan oleh BIA/Kelsey Local Commerce Monitor mengungkapkan bahwa 51% franchisor membentuk kehadiran media sosial dari franchisee lokal mereka. Namun, begitu waralaba mereka tumbuh, mempertahankan tingkat kontrol ini bisa jadi sulit.

Di situlah pembuatan kebijakan media sosial yang komprehensif masuk. Dokumen tata kelola yang terperinci ini memungkinkan Anda untuk menjelaskan dengan tepat bagaimana pewaralaba Anda dan tim mereka harus menggunakan media sosial. Plus itu membantu Anda mengurangi risiko dan menghindari bencana PR untuk merek Anda juga.

Jika Anda belum memiliki kebijakan media sosial untuk waralaba Anda, teruslah membaca untuk mengetahui tujuan dokumen ini, mengapa dokumen ini berharga bagi pemilik waralaba dan setumpuk saran praktis tentang apa yang harus disertakan dalam kebijakan media sosial Anda.

Apa tujuan dari kebijakan media sosial ?

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. Kebijakan media sosial adalah dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan (seperti pemilik waralaba) yang menetapkan pedoman tentang bagaimana waralaba dan penerima waralaba mereka dapat menggunakan pemasaran media sosial.

Anggap saja sebagai kode etik perusahaan untuk apa yang dapat dan tidak dapat diterima untuk diposting sebagai karyawan atau penerima waralaba.

Di dalam, Anda akan menemukan serangkaian panduan menyeluruh yang menjelaskan:

• Saluran media sosial apa (dari halaman Facebook hingga profil Instagram) yang akan digunakan oleh franchise dan franchisee
  
• Siapa yang memiliki kepemilikan atas jenis konten yang dibuat dan dibagikan di media sosial
  
• Bagaimana franchisor dan franchisee dapat menggunakan media sosial
  
• Persyaratan standar untuk konvensi penamaan akun dan lainnya

Tujuan dari kebijakan media sosial sederhana: untuk menjaga reputasi pemilik waralaba atau bisnis.

Dengan menetapkan harapan sejak awal, manajer dan pemilik waralaba dapat yakin bahwa pemegang waralaba dan anggota tim mereka akan bertindak, berbicara, dan berperilaku sesuai dengan nilai-nilai perusahaan di platform media sosial.

Mengapa pemilik waralaba harus membuat kebijakan media sosial ?

Menyusun kebijakan media sosial adalah tentang mengurangi risiko untuk waralaba Anda. Tanpa pedoman yang jelas, pewaralaba dapat membagikan informasi rahasia yang berharga secara online atau tidak menyajikan pengalaman merek mereka secara konsisten di media sosial.

Ada setumpuk alasan mengapa pemilik waralaba global terkemuka membuat kebijakan media sosial, termasuk:

• Melindungi perusahaan dari pelanggaran hukum dan kepatuhan dan menurunkan kemungkinan denda atau tuntutan hukum yang besar dan mahal karena perilaku karyawan yang buruk di media sosial.
  
• Mencegah krisis PR dan memastikan semua orang di perusahaan Anda mengetahui jawaban atas pertanyaan ini: “apa konsekuensi dari melanggar kebijakan media sosial?”.
  
• Perjelas peran dan tanggung jawab terkait siapa yang membuat, menyetujui, membagikan, dan memoderasi konten media sosial perusahaan Anda.

Dengan seperangkat pedoman yang jelas, Anda dapat memastikan identitas dan reputasi merek Anda tetap terjaga bahkan saat waralaba Anda tumbuh dan berkembang.

Apa perbedaan antara kebijakan media sosial dan media sosial? pedoman merek untuk franchisee?

Meskipun pedoman merek media sosial dan kebijakan media sosial mungkin terdengar serupa, keduanya memainkan peran yang berbeda dan penting dalam strategi media sosial Anda sebagai pemilik waralaba.

Singkatnya, pedoman merek media sosial menjelaskan cara menampilkan merek Anda secara konsisten di seluruh saluran media sosial penerima waralaba. Tujuan utama mereka adalah memberikan arahan kreatif tentang cara menangkap identitas visual dan nada suara yang Anda inginkan.

Untuk melakukan ini, pedoman merek (terkadang disebut panduan gaya media sosial) menjelaskan:

• Logo merek Anda yang disetujui dan cara menggunakannya dalam berbagai format (dari Instagram Stories hingga Reel hingga grafik statis.
  
• Warna dan font merek Anda dan cara menggunakannya dengan tepat.
  
• Nada suara yang Anda inginkan dan instruksi tentang cara mencapainya (biasanya melalui contoh dan aturan penulis).

Plus, pedoman merek media sosial Anda mungkin melangkah lebih jauh untuk menjelaskan:

• Konvensi penamaan yang disetujui untuk akun media sosial franchisee Anda.
• Daftar hashtag bermerek untuk ditambahkan ke posting media sosial Anda.
• Panduan tentang cara membuat bio media sosial bermerek dan banyak lagi.

Pada dasarnya, pedoman merek difokuskan untuk mempertahankan integritas identitas visual perusahaan Anda dan suara merek yang unik. Di sisi lain, kebijakan media sosial adalah jenis dokumen tata kelola untuk mengurangi risiko, menjaga reputasi Anda, dan menetapkan prosedur tentang cara mengelola konten media sosial pewaralaba Anda.

7 hal yang harus disertakan dalam kebijakan media sosial pemilik waralaba

Siap untuk menurunkan risiko bisnis Anda, meningkatkan strategi pemasaran Anda, dan meningkatkan alur kerja konten media sosial Anda? Berikut adalah tujuh hal utama untuk ditambahkan ke kebijakan media sosial waralaba Anda.

1. Cakupan jaringan sosial yang disetujui untuk pemegang waralaba Anda

Pertama, Anda perlu memutuskan platform media sosial mana yang paling cocok untuk franchisee Anda. Meskipun ada begitu banyak platform berbeda untuk dipilih, Anda perlu memastikan jaringan yang Anda pilih memberikan hasil yang nyata bagi pewaralaba lokal dan bisnis waralaba Anda secara luas.

Mulailah dengan menentukan tujuan, sasaran, dan metrik Anda untuk sukses saat muncul di media sosial:

• Apakah Anda ingin merekrut pemilik waralaba baru atau anggota tim?
• Apakah Anda ingin meningkatkan kesadaran merek dan masuk ke pasar baru?
• Apakah mengarahkan pelanggan potensial ke toko lokal Anda merupakan prioritas besar?
• Bagaimana dengan memiliki platform yang menarik untuk mempromosikan acara dan penawaran Anda yang akan datang?

Sekarang, saatnya untuk mencocokkan tujuan media sosial Anda dengan saluran media sosial yang tepat:

• Untuk perekrutan dan perluasan jaringan franchisee Anda: coba LinkedIn
• Untuk mempromosikan produk, penawaran, dan acara terbaru Anda: coba Facebook
• Untuk terhubung dan berinteraksi dengan penduduk lokal: coba Instagram

Setelah Anda mendarat di platform mana yang paling cocok untuk perusahaan Anda, pastikan untuk menguraikannya dengan jelas dalam kebijakan media sosial Anda.

Anda juga harus mempertimbangkan apakah Anda ingin setiap bisnis waralaba lokal untuk memulai profil media sosial mereka sendiri, atau jika Anda lebih memilih untuk tetap menggunakan satu akun waralaba yang dikelola oleh tim kantor pusat Anda.

2. Daftar konvensi penamaan yang jelas untuk setiap penerima waralaba

Dengan platform media sosial Anda dipilih, saatnya untuk mulai membuat akun Anda. Di situlah konvensi penamaan yang jelas ikut bermain.

Meskipun mungkin terdengar sederhana, memastikan semua bisnis waralaba Anda mengikuti konvensi penamaan yang sama memudahkan pelanggan menemukan bisnis Anda di media sosial. Plus memastikan perusahaan Anda disajikan secara konsisten antara lokasi bisnis lokal.

Beberapa konvensi penamaan yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• @[Nama Waralaba]_[Nama Pinggiran Kota]
• @[Nama Waralaba].[Nama Pinggiran Kota]
• @Nama Waralaba][Nama Pinggiran Kota]

3. Pedoman untuk tetap mematuhi peraturan dan ketentuan media sosial

Kebijakan media sosial Anda harus mendidik tim Anda tentang peraturan dan ketentuan penggunaan media sosial yang mungkin berlaku untuk konten mereka.

Dari menjalankan kompetisi hingga meluncurkan kampanye media sosial, setiap platform akan memiliki aturannya sendiri seputar perilaku apa yang boleh dan tidak boleh. Jika salah satu pewaralaba atau anggota tim Anda melanggar persyaratan ini, ada konsekuensinya (seperti dikunci dari akun media sosial Anda atau kehilangan fungsionalitas platform tertentu).

Selain itu, negara dan area bisnis lokal Anda cenderung memiliki undang-undang yang diberlakukan oleh negara bagian terkait iklan palsu, pencemaran nama baik, pelanggaran merek dagang, pelanggaran privasi, dan banyak lagi. Jadi, pastikan untuk mengobrol dengan pengacara atau penasihat hukum internal Anda untuk mengetahui aturan apa yang perlu Anda ikuti.

4. Garis besar siapa yang memiliki akun domain dan konten media sosial

Langkah selanjutnya ini adalah tentang menjelaskan aturan seputar siapa yang memiliki platform dan konten media sosial waralaba Anda.

Bergantung pada perjanjian waralaba yang Anda miliki dengan pemilik bisnis waralaba lokal, Anda dapat memutuskan untuk memberikan kepemilikan konten kepada masing-masing penerima waralaba. Namun, jika Anda ingin mempertahankan kendali atas kehadiran media sosial waralaba Anda (tidak peduli siapa yang memiliki setiap toko lokal), adalah langkah yang bijaksana untuk mempertahankan kepemilikan semua akun media sosial Anda.

Pastikan kebijakan media sosial Anda merinci pembagian kata sandi dan detail login. Selain itu, pastikan untuk menjelaskan apa yang terjadi pada setiap akun media sosial jika penerima waralaba memutuskan untuk meninggalkan bisnis juga.

5. Alur kerja peninjauan dan persetujuan konten

Memastikan setiap konten yang diposting bisnis waralaba Anda ke media sosial adalah bagian yang sangat penting untuk berhasil dengan pemasaran media sosial. Tetapi semakin besar waralaba Anda tumbuh, semakin sulit untuk menjaga kualitas konten Anda.

Itulah mengapa kebijakan media sosial Anda perlu menjelaskan:

• Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat gambar dan grafik untuk setiap lokasi waralaba
• Siapa yang akan menulis keterangan untuk posting media sosial Anda di setiap bisnis waralaba?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk meninjau dan memberikan umpan balik pada konten sebelum ditayangkan
• Siapa yang menerbitkan dan memoderasi konten media sosial Anda di setiap bisnis waralaba?

Menggunakan alat manajemen media sosial all-in-one (seperti Sked Social) dapat memberi waralaba Anda kekuatan untuk mengawasi semua konten yang keluar di seluruh bisnis Anda dari satu dasbor. Plus, itu dapat merampingkan proses peninjauan dan persetujuan konten Anda dan memastikan tidak ada posting di luar merek yang lolos.

6. Rencana tindakan dalam krisis keamanan atau hubungan masyarakat

Plus, kebijakan media sosial Anda perlu menjelaskan apa yang terjadi jika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Baik itu masalah eksternal, karyawan yang nakal di media sosial atau akun yang diretas, kebijakan Anda perlu menyertakan rencana manajemen krisis untuk skenario umum ini.

Pastikan rencana tindakan ini menjelaskan:

• Rincian kontak setiap anggota tim penting yang perlu dihubungi jika terjadi pelanggaran keamanan atau krisis PR
  
• Kerangka kerja untuk mengidentifikasi sejauh mana masalah (dan tindakan terbaik)
  
• Sebuah rencana tindakan untuk bagaimana mengomunikasikan masalah ini secara internal
  
• Rencana bagaimana menanggapi masalah ini secara publik

Semakin teliti perencanaan Anda sekarang, semakin mudah untuk menavigasi melalui titik-titik krisis ini jika muncul.

Apa yang harus disertakan oleh pemilik waralaba di media sosial mereka? pedoman merek untuk franchisee?

Selain itu, penting juga untuk menyusun serangkaian pedoman merek yang disesuaikan untuk pemasaran media sosial di seluruh jaringan franchisee Anda. Berikut adalah beberapa informasi penting untuk disertakan dalam pedoman media sosial ini.

Pedoman nada suara

Bagaimana merek waralaba Anda berbicara secara online di seluruh pemasaran digital Anda harus konsisten antara bisnis waralaba lokal dan kantor pusat Anda. Dan di situlah nada suara perusahaan Anda masuk.

Dengan seperangkat pedoman suara merek yang jelas, Anda akan menjelaskan:

• Seberapa formal atau santai suara merek Anda seharusnya
• Kata dan frasa apa yang disetujui dan sesuai merek?
• Karakteristik apa yang paling menggambarkan suara merek Anda?
• Contoh cara mencapai nada suara yang Anda inginkan di media sosial
• Poin pesan merek utama untuk digunakan dalam konten media sosial Anda

Dengan begitu banyak orang dan anggota tim yang berbeda menulis konten untuk perusahaan Anda, memastikan suara merek Anda dipertahankan dan diterapkan secara konsisten adalah kunci untuk menonjol dalam upaya pemasaran waralaba Anda di media sosial.

pedoman visual

Selain itu, grafik dan citra yang dibagikan franchisee Anda di media sosial harus selaras dengan identitas visual perusahaan Anda.

Itu berarti pedoman merek sosial Anda perlu menjelaskan:

• Warna dan font apa yang digunakan dalam grafik media sosial
• Bagaimana menerapkan logo Anda secara konsisten di seluruh konten Anda
• Apa gaya fotografi on-brand vs. off-brand
• Filter atau teknik pengeditan apa yang harus digunakan pada citra Anda

Daftar hashtag yang disetujui

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, adalah ini: strategi hashtag waralaba Anda. Pedoman merek media sosial Anda juga harus menjelaskan tagar apa yang harus digunakan pewaralaba Anda di setiap platform media sosial.

Meskipun hashtag dapat menjadi alat yang ampuh untuk meningkatkan visibilitas dan jangkauan di media sosial, hashtag harus dipilih dengan cermat untuk memastikan relevansinya dengan merek dan industri Anda.

Baik itu tagar bermerek, tagar khusus kampanye, atau tagar industri, bagikan setumpuk tagar yang disetujui yang dapat dipasang dan dimainkan oleh tim Anda di pos mereka dengan mudah.

Dan itu bungkus! Dalam hal sukses di media sosial sebagai pemilik waralaba, memberi tim Anda kebijakan media sosial yang jelas akan memungkinkan Anda untuk mempertahankan kendali atas perusahaan Anda (bahkan saat Anda tumbuh dan berkembang). Perjelas tentang apa yang Anda lakukan dan tidak ingin lihat dari pemilik waralaba Anda, miliki rencana krisis dan berikan kerangka kerja untuk memastikan setiap halaman lokal selaras dengan identitas merek yang Anda inginkan.