Perché il software di verifica dei clienti è il futuro per le agenzie

Pubblicato: 2022-07-08

Cosa vuoi dalla vita di agenzia? Se sei come me, vuoi creare un lavoro di cui essere orgoglioso e divertirti mentre lo fai. È quello che volevo quando ho iniziato la mia carriera in un'agenzia pubblicitaria.

Ma c'è un punto in ogni progetto in cui la fatica inizia a farsi sentire. E di solito è più o meno nel momento in cui condividi il tuo lavoro con il cliente per ricevere un feedback.

Improvvisamente, il divertimento e l'eccitazione che hai provato all'inizio vengono sostituiti da:

Frustrazione per quanto tempo impiegano i tuoi clienti per condividere il feedback
Disperazione per la quantità di tempo che dedichi alle riunioni
Pressione per creare il miglior lavoro possibile in un lasso di tempo in rapida contrazione

Alla fine dello scorso anno, Filestage ha intervistato oltre 250 professionisti della pubblicità e del marketing in merito alle loro esperienze di feedback e approvazione.

Ecco le tre cose principali che abbiamo appreso sul processo di proofing del cliente, oltre a informazioni dettagliate e su come il software di proofing online può essere d'aiuto.

1. Smetti di inseguire feedback, inizia a rispettare le tue scadenze

Le agenzie pubblicitarie e di marketing sprecano un'enorme quantità di tempo a caccia di feedback sul loro lavoro. Ma passando dall'e-mail a uno strumento di verifica dei clienti appositamente creato come Filestage, puoi risparmiare un giorno a persona, al mese per tutti coloro che partecipano al processo di revisione della creatività.

4 account manager su 5 ricevono feedback ritardati dalle parti interessate

Il nostro rapporto Year In Review ha rilevato che l'80% degli account manager ha ricevuto feedback ritardati dai propri clienti nell'ultimo anno. E se hai lavorato in un'agenzia per più di cinque minuti, probabilmente non rimarrai affatto sorpreso da questa cifra.

Ma i tuoi clienti sono davvero da biasimare? Con strumenti di comunicazione di base come l'e-mail, fornire feedback richiede un'enorme quantità di tempo. E per un motivo o per l'altro, è raramente in cima alla lista di qualcuno.

Ecco cosa ha rivelato il nostro rapporto sull'esperienza di fornire feedback ai professionisti del marketing:

Il 64% ha acquisito screenshot per fornire feedback sugli elementi visivi
Il 19% ha scritto codici temporali per fornire feedback sui video
Il 36% non sapeva dove trovare almeno un'opera
Il 17% ammette di non conoscere il metodo migliore per condividere il feedback

3 project manager su 5 perdono tempo a cercare feedback

C'è solo così tanto tempo che puoi aspettare per un feedback. Dopotutto, il termine di consegna finale è scolpito nella pietra. Alla fine, arriva un punto in cui devi iniziare a inseguire i tuoi clienti.

Che le email passive aggressive abbiano inizio!

Il nostro rapporto ha rilevato che il 62% dei project manager ha inseguito i clienti per un feedback sul proprio lavoro nel 2021. Questo processo può essere estremamente manuale e frustrante, poiché spesso richiede fogli di calcolo personalizzati per cercare di tenere traccia di chi ha approvato cosa.

Ma più tempo impiega il processo di verifica del cliente, più tempo ci sarà perché le cose vadano storte. Infatti, il nostro rapporto ha mostrato che:

Il 21% ha ricevuto feedback su una vecchia versione di un file
Il 18% ha perso le tracce di chi aveva approvato un'opera
L'11% ha pubblicato errori perché sono stati saltati importanti passaggi di revisione
L'8% ha annullato i progetti perché i file non sono stati approvati in tempo

Il software di verifica dei clienti consente alle agenzie di risparmiare un giorno per persona, al mese

Il nostro rapporto Year In Review ha confrontato il tempo dedicato alla gestione del feedback con l'e-mail e lo strumento di verifica dei clienti di Filestage. E sulla base di oltre 250 professionisti della pubblicità e del marketing, abbiamo scoperto che Filestage fa risparmiare un giorno a persona, al mese per tutti coloro che partecipano al processo di correzione, inclusi i tuoi clienti!

Ecco alcuni modi in cui gli strumenti di correzione online ti fanno risparmiare tempo:

Raccogli e discuti il feedback proprio sopra i tuoi contenuti
Imposta le scadenze e invia promemoria automatici ai revisori
Condividi e confronta le nuove versioni all'interno della stessa piattaforma

Il software di correzione dei client di Filestage aiuta anche con il rumore delle e-mail. Come afferma Rain Balares di GroupM, “Filestage ha ridotto la casella di posta elettronica giornaliera del nostro team di circa il 25-30%, il che è davvero molto. Dal momento che le nostre caselle di posta non sono più invase da queste e-mail sull'approvazione dei contenuti, possiamo concentrarci su altre attività importanti della giornata".

2. Meno tempo per le riunioni, più tempo per essere creativi

In media, i dirigenti trascorrono circa 23 ore a settimana nelle riunioni. Se sei un project manager o un account manager, potrebbe sembrare giusto. Per designer, creativi e altri ruoli in studio, probabilmente è molto meno. Ma indipendentemente dal dipartimento in cui ti siedi (o ti trovi), sono sicuro che c'è una cosa su cui tutti possiamo essere d'accordo.

Le riunioni fanno schifo!

Il 44% dei creativi riceve feedback contrastanti e poco chiari dai propri clienti

Quando esamini il lavoro creativo tramite e-mail, ricevere il feedback nella tua casella di posta è solo metà della battaglia. Poi arriva il grande districarsi.

Conflitti aperti.

Disaccordi indiscussi.

Commenti assolutamente incomprensibili.

Come dice Marcel Martin, UX Director di Oddity sulla vita prima di Filestage, “I nostri project manager erano molto impegnati a esaminare, riassumere e preparare feedback asincroni. Questo processo è stato dispendioso in termini di tempo, insoddisfacente e, purtroppo, spesso includeva malintesi".

Per un motivo o per l'altro, i clienti raramente si prendono il tempo per consolidare il loro feedback. Quindi è tuo compito mettere insieme il puzzle, capire dove sono allineati e indicare dove non lo sono.

Nella maggior parte dei casi, ciò significa convocare una riunione.

Il 71% dei project manager organizza riunioni per chiarire il feedback

Nelle agenzie, i project manager sono i guardiani delle risorse creative e i campioni della fatturabilità. Il che rende le riunioni sul feedback una spina nel fianco frustrante e inefficiente.

Ecco alcuni motivi per cui le riunioni sono così comuni nel processo di verifica del cliente:

File e feedback sono separati, quindi è difficile per i clienti spiegare esattamente cosa significano
I commenti sono condivisi in diverse catene di posta elettronica, quindi non c'è trasparenza tra i client
I clienti dimenticano ciò che hanno detto sulle versioni precedenti e finiscono per contraddire i commenti precedenti

Fortunatamente, il giusto software di correzione dei client può risolvere tutti questi problemi e altro ancora.

I team che utilizzano il software di correzione dei client di Filestage vedono una riduzione del 28% delle "riunioni non necessarie" rispetto alle e-mail

In Filestage, amiamo aiutare le agenzie a risparmiare tempo e fatica durante il processo di proofing del cliente. E secondo il nostro rapporto Year In Review, il nostro strumento di verifica dei clienti aiuta anche i team a dedicare il 28% in meno di tempo a riunioni non necessarie.

Come dice Sarah Chen, Direttore medico di Publicis Health, “Filestage rende le cose facili. I commenti di tutti sono chiari e nello stesso posto in modo che l'agenzia e i clienti possano lavorare in modo più collaborativo".

Ecco alcuni modi in cui Filestage rende più chiaro il feedback dei tuoi clienti:

Tocca un punto qualsiasi per creare marcatori e aggiungere commenti al tuo lavoro (anche video)
Evidenzia il testo o disegna annotazioni per rendere più chiaro il feedback
Confronta versioni e commenti fianco a fianco per vedere cosa è cambiato
Allega riferimenti ai commenti per fornire un contesto aggiuntivo
Tagga altre persone per accedere alla stessa pagina in tempo reale

3. Addio straordinari, ciao lavoro migliore

Quando ho iniziato a lavorare in un'agenzia pubblicitaria, erano previsti straordinari non pagati. E non riesco a immaginare che sia cambiato molto nell'ultimo decennio. Ma essendo un po' più produttive e comunicando in modo più efficace, le agenzie possono liberare il tempo necessario per creare il proprio lavoro migliore.

Il 73% del personale dell'agenzia lavora più dell'orario contrattuale

Scioccante, ma purtroppo vero. Il nostro rapporto Year In Review ha rilevato che quasi 3 persone su 4 nelle agenzie lavorano più dell'orario contrattuale.

E lo capisco. A volte arriva un lancio eccitante ed è tutto in mano. Se vinci, sarà l'account che porterà la tua attività (o portafoglio) al livello successivo. Ma in troppe agenzie, lavorare fino a tardi è un fatto quotidiano. Ci sono due grandi ragioni per questo: attività manuali e rilavorazione.

Ecco alcuni dei modi in cui le agenzie perdono regolarmente tempo in queste aree:

Aggiungere tutto il tuo lavoro a una presentazione per renderlo presentabile per il cliente
Ricaricare e condividere il contenuto con il client perché il collegamento di trasferimento è scaduto
Tenere traccia di ciò che è stato condiviso e approvato in un foglio di calcolo
Copia e incolla il feedback da diverse catene di posta elettronica in un unico documento
Rottamare un intero round di revisione perché il team ha interpretato erroneamente il feedback
Annullamento di un intero progetto perché il cliente non lo ha approvato in tempo

Il 90% dei project manager potrebbe produrre un lavoro migliore se dedicasse meno tempo alla gestione del feedback

Come ho detto in alto, se lavori in un'agenzia, vuoi creare un lavoro di cui essere orgoglioso e divertirti mentre lo fai.

Quindi, quando il 90% dei project manager ti dice che c'è un modo in cui puoi aiutarli a produrre un lavoro migliore, è tempo di prenderne atto.

E se questo non è un motivo sufficiente, il 67% afferma che si sentirebbe più felice sul lavoro se dedicasse meno tempo alla gestione del feedback.

Automatizzando questi processi e impostando un processo di verifica dei clienti centralizzato e trasparente, le agenzie possono godere di un futuro più luminoso, più produttivo e più redditizio.

Il software di verifica dei clienti dimezza i tempi di sviluppo creativo in modo che le agenzie possano concentrarsi sulla realizzazione del proprio lavoro migliore

L'agenzia SLAPS, con sede a Barcellona e Los Angeles, utilizza Filestage per rivedere centinaia di post sui social con i propri clienti. Passando da e-mail e WhatsApp a uno strumento di verifica dei clienti dedicato, hanno dimezzato i tempi di progettazione e liberato più tempo per la qualità e il coinvolgimento sociale.

Il fondatore e direttore creativo, Sebastien Vandecastereele, afferma: "Lavorando sui social media, abbiamo persone sia dal lato del cliente che dell'agenzia. Abbiamo un copywriter, un social manager e un designer e dal lato cliente abbiamo 2-3 persone nel processo di feedback. Filestage ci offre un luogo in cui tutti possono interagire facilmente tra loro e fornire feedback".

Ecco altri nove vantaggi delle prove colore online per grafici e agenzie:

Carica tutti i tuoi design e versioni in un unico posto
Raccogli feedback direttamente sopra la tua creatività
Discutere il feedback direttamente con i revisori
Spunta i commenti durante la creazione della versione successiva
Confronta le versioni fianco a fianco per verificare cosa è cambiato
Approva progetti o richiedi modifiche in un clic
Invita revisori interni ed esterni a fornire feedback
Imposta le date di scadenza per far avanzare le revisioni del design
Rivedi video, design, immagini, documenti e altro ancora

Pensieri finali

Grazie per aver letto i miei due centesimi sull'importanza del software di verifica dei clienti per le agenzie. So che le agenzie raramente sono all'avanguardia quando si tratta di tecnologia e software: il mio team utilizzava ancora i telefoni fissi quando me ne sono andato nel 2018. Ma da dove sono seduto, la gestione del feedback è un problema che richiede disperatamente di essere risolto.

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