Mengapa perangkat lunak pemeriksaan klien adalah masa depan bagi agensi

Apa yang Anda inginkan dari kehidupan agensi? Jika Anda seperti saya, Anda ingin menciptakan pekerjaan yang Anda banggakan dan bersenang-senang saat melakukannya. Itulah yang saya inginkan ketika saya memulai karir saya di sebuah biro iklan.

Tapi ada titik di setiap proyek di mana kelelahan mulai muncul. Dan biasanya saat Anda membagikan pekerjaan Anda dengan klien untuk mendapatkan umpan balik.

Tiba-tiba, kesenangan dan kegembiraan yang Anda rasakan di awal diganti dengan:

• Frustrasi atas berapa lama waktu yang dibutuhkan klien Anda untuk berbagi umpan balik
• Putus asa karena banyaknya waktu yang Anda habiskan dalam rapat
• Tekanan untuk menciptakan pekerjaan sebaik mungkin dalam jangka waktu yang menyusut dengan cepat

Pada akhir tahun lalu, Filestage mensurvei 250+ profesional periklanan dan pemasaran tentang umpan balik dan pengalaman persetujuan mereka.

Berikut adalah tiga hal teratas yang kami pelajari tentang proses pemeriksaan klien – ditambah wawasan dan tentang bagaimana perangkat lunak pemeriksaan online dapat membantu.

1. Berhenti mengejar umpan balik, mulailah mencapai tenggat waktu Anda

Agen periklanan dan pemasaran membuang banyak waktu untuk mengejar umpan balik tentang pekerjaan mereka. Namun dengan beralih dari email ke alat pemeriksaan klien yang dibuat khusus seperti Filestage, Anda dapat menghemat satu hari per orang, per bulan untuk semua orang dalam proses peninjauan materi iklan Anda.

4 dari 5 manajer akun mendapatkan umpan balik tertunda dari pemangku kepentingan

Laporan Tahun Dalam Tinjauan kami menemukan bahwa 80% manajer akun menerima umpan balik tertunda dari klien mereka selama setahun terakhir. Dan jika Anda telah bekerja di sebuah agensi selama lebih dari lima menit, Anda mungkin tidak akan terkejut sama sekali dengan angka ini.

Tetapi apakah klien Anda benar-benar harus disalahkan? Dengan alat komunikasi dasar seperti email, memberikan umpan balik membutuhkan banyak waktu. Dan karena satu dan lain alasan, jarang ada di daftar teratas siapa pun.

Inilah yang diungkapkan laporan kami tentang pengalaman memberikan umpan balik untuk pemasar:

• 64% mengambil tangkapan layar untuk memberikan masukan tentang visual
• 19% menulis kode waktu untuk memberikan umpan balik tentang video
• 36% tidak tahu di mana menemukan setidaknya satu pekerjaan
• 17% mengaku tidak mengetahui metode terbaik untuk berbagi umpan balik

3 dari 5 manajer proyek membuang waktu untuk mengejar umpan balik

Hanya ada begitu lama Anda bisa menunggu umpan balik. Bagaimanapun, batas waktu pengiriman akhir sudah ditentukan. Akhirnya, ada titik di mana Anda harus mulai mengejar klien Anda.

Biarkan email agresif pasif dimulai!

Laporan kami menemukan bahwa 62% manajer proyek mengejar klien untuk mendapatkan umpan balik tentang pekerjaan mereka pada tahun 2021. Proses ini bisa sangat manual dan membuat frustrasi, seringkali membutuhkan spreadsheet khusus untuk mencoba dan melacak siapa yang disetujui apa.

Tetapi semakin lama proses pemeriksaan klien, semakin banyak waktu yang ada untuk kesalahan. Faktanya, laporan kami menunjukkan bahwa:

• 21% menerima umpan balik pada versi file lama
• 18% kehilangan jejak tentang siapa yang telah menyetujui suatu pekerjaan
• 11% kesalahan publikasi karena langkah peninjauan penting dilewati
• 8% proyek dibatalkan karena file tidak disetujui tepat waktu

Perangkat lunak pemeriksaan klien menghemat agensi satu hari per orang, per bulan

Laporan Tahun Dalam Tinjauan kami membandingkan waktu yang dihabiskan untuk mengelola umpan balik dengan email dan alat pemeriksaan klien Filestage. Dan berdasarkan 250+ profesional periklanan dan pemasaran, kami menemukan bahwa Filestage menghemat satu hari per orang, per bulan untuk semua orang dalam proses pemeriksaan Anda – termasuk klien Anda!

Berikut adalah beberapa cara alat pemeriksaan online menghemat waktu Anda:

• Kumpulkan dan diskusikan umpan balik tepat di atas konten Anda
• Tetapkan tanggal jatuh tempo dan kirim pengingat otomatis ke pengulas
• Bagikan dan bandingkan versi baru dalam platform yang sama

Perangkat lunak pemeriksaan klien Filestage juga membantu mengatasi gangguan email. Seperti yang dikatakan Rain Balares dari GroupM, “Filestage telah mengurangi kotak masuk email harian tim kami sekitar 25-30% – yang sangat banyak. Karena kotak masuk kami tidak dibanjiri oleh email tentang persetujuan konten ini lagi, kami dapat fokus pada tugas penting lainnya untuk hari itu.”

2. Lebih sedikit waktu dalam rapat, lebih banyak waktu untuk berkreasi

Rata-rata, para eksekutif menghabiskan sekitar 23 jam per minggu untuk rapat. Jika Anda seorang manajer proyek atau akun, itu mungkin terdengar benar. Untuk desainer, kreatif, dan peran studio lainnya, mungkin jauh lebih sedikit. Tapi terlepas dari departemen mana Anda duduk (atau berdiri), saya yakin ada satu hal yang kita semua bisa sepakati.

Rapat menyebalkan!

44% materi iklan mendapatkan umpan balik yang bertentangan dan tidak jelas dari klien mereka

Saat Anda meninjau karya kreatif melalui email, mendapatkan umpan balik untuk mendarat di kotak masuk Anda hanyalah setengah dari perjuangan. Berikutnya adalah penguraian yang hebat.

Konflik terbuka.

Perbedaan pendapat yang tidak dibicarakan.

Komentar yang benar-benar tidak dapat dipahami.

Sebagai Direktur UX Oddity, Marcel Martin, mengatakan tentang kehidupan sebelum Filestage, “Manajer proyek kami sangat sibuk mencari, meringkas, dan menyiapkan umpan balik asinkron. Proses ini memakan waktu, tidak memuaskan, dan sayangnya sering menimbulkan kesalahpahaman.”

Untuk satu dan lain alasan, klien jarang meluangkan waktu untuk mengkonsolidasikan umpan balik mereka. Jadi tugas Anda untuk menyatukan teka-teki, mencari tahu di mana mereka sejajar, dan menunjukkan di mana mereka tidak.

Dalam kebanyakan kasus, itu berarti mengadakan rapat.

71% manajer proyek mengatur pertemuan untuk mengklarifikasi umpan balik

Di lembaga, manajer proyek adalah penjaga sumber daya kreatif dan juara tagihan. Yang membuat pertemuan tentang umpan balik menjadi duri yang membuat frustrasi dan tidak efisien di pihak mereka.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa rapat sangat umum dalam proses pemeriksaan klien:

• File dan umpan balik dipisahkan sehingga sulit bagi klien untuk menjelaskan dengan tepat apa yang mereka maksud
• Komentar dibagikan dalam rantai email yang berbeda sehingga tidak ada transparansi antar klien
• Klien lupa apa yang mereka katakan tentang versi sebelumnya dan akhirnya bertentangan dengan komentar sebelumnya

Untungnya, perangkat lunak pemeriksaan klien yang tepat dapat menyelesaikan semua masalah ini dan banyak lagi.

Tim yang menggunakan perangkat lunak pemeriksaan klien Filestage melihat pengurangan 28% dalam "rapat yang tidak perlu" vs. email

Di Filestage, kami senang membantu agensi menghemat waktu dan tenaga selama proses pemeriksaan klien. Dan menurut laporan Year In Review kami, alat pemeriksaan klien kami juga membantu tim menghabiskan 28% lebih sedikit waktu dalam rapat yang tidak perlu.

Seperti yang dikatakan oleh Direktur Medis Publicis Health, Sarah Chen, “Filestage membuat segalanya menjadi mudah. Komentar semua orang jelas dan di tempat yang sama sehingga agensi dan klien dapat bekerja lebih kolaboratif.”

Berikut adalah beberapa cara Filestage membuat umpan balik klien Anda lebih jelas:

• Ketuk di mana saja untuk membuat penanda dan menambahkan komentar di atas pekerjaan Anda (bahkan video)
• Sorot teks atau gambar anotasi untuk membuat umpan balik lebih jelas
• Bandingkan versi dan komentar secara berdampingan untuk melihat apa yang berubah
• Lampirkan referensi ke komentar untuk memberikan konteks tambahan
• Tag orang lain untuk masuk ke halaman yang sama secara real time

3. Selamat tinggal lembur, halo pekerjaan yang lebih baik

Ketika saya pertama kali mulai bekerja di sebuah biro iklan, diharapkan ada lembur yang tidak dibayar. Dan saya tidak bisa membayangkan banyak yang telah berubah dalam dekade terakhir. Namun dengan menjadi sedikit lebih produktif dan berkomunikasi secara lebih efektif, agensi dapat membebaskan waktu fokus yang mereka butuhkan untuk menciptakan karya terbaik mereka.

73% staf agensi bekerja lebih dari jam kontrak mereka

Mengejutkan, tapi sayangnya benar. Laporan Year In Review kami menemukan bahwa hampir 3 dari 4 orang di agensi bekerja lebih dari jam kontrak mereka.

Dan saya mengerti. Terkadang nada yang menarik datang dan semuanya ada di dek. Jika Anda menang, itu akan menjadi akun yang membawa bisnis Anda (atau portofolio) ke tingkat berikutnya. Tetapi di terlalu banyak agensi, bekerja lembur adalah kejadian sehari-hari. Ada dua alasan besar untuk ini: tugas manual dan pengerjaan ulang.

Berikut adalah beberapa cara agensi secara teratur membuang waktu di area ini:

• Menambahkan semua pekerjaan Anda ke tayangan slide agar terlihat rapi untuk klien
• Mengunggah ulang dan berbagi konten dengan klien karena waktu tautan transfer habis
• Melacak apa yang telah dibagikan dan disetujui dalam spreadsheet
• Salin dan tempel umpan balik dari rantai email yang berbeda ke dalam satu dokumen
• Membatalkan seluruh putaran ulasan karena tim salah menafsirkan umpan balik
• Membatalkan seluruh proyek karena klien tidak menyetujuinya tepat waktu

90% manajer proyek dapat menghasilkan pekerjaan yang lebih baik jika mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola umpan balik

Seperti yang saya katakan di atas, jika Anda bekerja di agensi, Anda ingin menciptakan pekerjaan yang Anda banggakan dan bersenang-senang saat melakukannya.

Jadi, ketika 90% manajer proyek memberi tahu Anda bahwa ada cara untuk membantu mereka menghasilkan pekerjaan yang lebih baik, inilah saatnya untuk memperhatikan.

Dan jika itu bukan alasan yang cukup, 67% mengatakan mereka akan merasa lebih bahagia di tempat kerja jika mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola umpan balik.

Dengan mengotomatiskan proses ini dan menyiapkan proses pemeriksaan klien yang terpusat dan transparan, agensi dapat menikmati masa depan yang lebih cerah, lebih produktif, dan lebih menguntungkan.

Perangkat lunak pemeriksaan klien membagi dua waktu pengembangan kreatif sehingga agensi dapat fokus untuk memberikan pekerjaan terbaik mereka

Agensi yang berbasis di Barcelona dan LA, SLAPS, menggunakan Filestage untuk meninjau ratusan postingan sosial dengan klien mereka. Dengan beralih dari email dan WhatsApp ke alat pemeriksaan klien khusus, mereka memotong waktu desain mereka menjadi dua dan membebaskan lebih banyak waktu untuk kualitas dan keterlibatan sosial.

Pendiri dan Direktur Kreatif, Sebastien Vandecasteele, mengatakan, “Bekerja di media sosial, kami memiliki orang-orang baik dari sisi klien maupun agensi. Kami memiliki copywriter, manajer sosial, dan desainer – dan di sisi klien kami memiliki 2-3 orang dalam proses umpan balik. Filestage memberi kami tempat di mana setiap orang dapat dengan mudah berinteraksi satu sama lain dan memberikan umpan balik.”

Berikut adalah sembilan manfaat lagi dari pemeriksaan online untuk desainer grafis dan agensi:

1. Unggah semua desain dan versi Anda di satu tempat
2. Kumpulkan umpan balik tepat di atas materi iklan Anda
3. Diskusikan umpan balik secara langsung dengan pengulas
4. Centang komentar saat membuat versi berikutnya
5. Bandingkan versi secara berdampingan untuk memeriksa apa yang berubah
6. Setujui desain atau minta perubahan dalam satu klik
7. Undang pengulas internal dan eksternal untuk memberikan umpan balik
8. Tetapkan tanggal jatuh tempo untuk membuat tinjauan desain terus berjalan
9. Tinjau video, desain, gambar, dokumen, dan lainnya

Pikiran terakhir

Terima kasih telah membaca dua sen saya tentang pentingnya perangkat lunak pemeriksaan klien untuk agensi. Saya tahu agensi jarang berada di garis depan dalam hal teknologi dan perangkat lunak – tim saya masih menggunakan telepon kantor ketika saya pergi pada tahun 2018. Tapi dari tempat saya duduk, manajemen umpan balik adalah masalah yang harus diselesaikan.

Jika Anda ingin mendengar lebih banyak tentang Filestage atau ingin mencobanya dengan tim Anda, mintalah uji coba gratis di sini →