10 Fungsi Utama CRM untuk Mempersonalisasikan Hubungan Pelanggan

Pasar yang kompetitif saat ini mengharuskan bisnis untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang menarik untuk menarik prospek dan membimbing mereka ke saluran.

Pelanggan mengharapkan tingkat keterlibatan yang dipersonalisasi yang sama dari merek dengan berbagai ukuran. Baik itu rekomendasi pilihan untuk acara TV, percakapan yang disesuaikan dengan chatbot 24/7, atau diskon eksklusif di kotak masuk mereka, personalisasi kini menjadi kunci, apa pun model bisnisnya.

Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) modern dapat membantu dengan sentuhan pribadi tersebut. Dari mengidentifikasi prospek yang siap untuk penjualan hingga menyediakan konteks untuk keterlibatan yang dipersonalisasi hingga mendapatkan saran AI untuk langkah terbaik berikutnya, platform CRM yang mudah digunakan dan modern adalah kebutuhan saat ini untuk bisnis apa pun.

Tapi pertama-tama, mari kita bicara tentang apa itu alat CRM.

Apa itu perangkat lunak CRM?

Meskipun ada banyak definisi untuk solusi CRM, CRM membantu bisnis mempertahankan setiap prospek atau interaksi pelanggan dan setiap kesepakatan di bawah satu atap. Perangkat lunak menyatukan tim dan mengurangi kesalahan dengan mengotomatiskan aktivitas dan membuat laporan.

Sementara alat CRM modern meningkatkan hasil tim Anda dan membantu mencapai target penjualan, pola pikir satu ukuran untuk semua bukanlah cara terbaik untuk mendekati CRM. Jadi, bagaimana Anda menyesuaikan perangkat lunak CRM untuk menyelesaikan masalah Anda?

Ayo cari tahu.

10 fungsi perangkat lunak CRM

Untuk mendapatkan yang terbaik dari platform CRM, pertimbangkan beberapa fungsi utama.

1. Penilaian kontak

Hasilkan prospek. Lacak interaksi mereka dengan bisnis Anda. Kualifikasi mereka. Terlibat dengan mereka. Ulang. Fiuh!

Melacak langkah-langkah ini secara manual adalah mimpi buruk, bukan? Ini tidak hanya merepotkan tenaga penjualan Anda; dalam banyak kasus, ini menghasilkan saluran pipa yang tersumbat. Memilih platform CRM modern dapat mengurangi beban kerja manual perwakilan Anda menggunakan model yang mengotomatiskan penilaian kontak. Bagaimana?

Penilaian prospek berbasis AI mengidentifikasi kontak yang paling cocok untuk bisnis Anda dengan memanfaatkan sinyal positif dan negatif yang Anda tetapkan berdasarkan profil pelanggan ideal Anda. Anda menetapkan skor untuk prospek dengan mempelajari keterlibatan mereka dengan bisnis Anda.

Dengan menggunakan skor yang ditetapkan, perwakilan Anda menemukan prospek yang memenuhi syarat, lalu memelihara dan mengelolanya. Dengan cara ini, Anda memastikan prospek yang memenuhi syarat tidak hilang dalam alur.

Apa yang rapi adalah bahwa AI juga dapat menyarankan tindakan terbaik berikutnya dengan prospek sehingga perwakilan dapat mendorong prospek yang siap untuk penjualan lebih jauh ke corong penjualan sedikit lebih cepat.

Apakah perwakilan Anda pergi untuk rehat kopi? Jangan khawatir. AI dapat mengotomatiskan percakapan saat mereka tidak ada. Penilaian kontak memungkinkan perwakilan Anda menutup transaksi lebih cepat dan mengurangi churn saat prospek Anda masih hangat.

2. Manajemen kontak

Menggunakan alat besar seperti spreadsheet untuk menyimpan detail klien Anda sudah ketinggalan zaman. Di sisi lain, fitur manajemen kontak di perangkat lunak CRM Anda berbasis!

Fungsi manajemen kontak dalam CRM memastikan bahwa Anda memiliki semua informasi tentang prospek dan pelanggan Anda yang disimpan dalam satu basis data yang selalu dapat diakses. Untuk mendapatkan akses lengkap ke informasi pelanggan Anda, cari tampilan 360° dalam CRM Anda. Pandangan global pelanggan ini membawa data yang ditampilkan oleh berbagai tim ke dalam satu alat dan mencegah silo internal.

Mulai dari memberikan informasi penting tentang klien hingga menyoroti transaksi yang sedang berlangsung, manajemen kontak membantu perwakilan dengan informasi yang diperlukan untuk menutup transaksi. Hebatnya, manajemen kontak juga membantu perwakilan mengambil tindakan dari dalam layar yang sama.

Jadwalkan tindak lanjut, atur rapat dengan prospek, atau lacak interaksi dengan membuat catatan atau merekam percakapan. Beberapa solusi CRM modern untuk software-as-a-service juga memberikan skor prospek yang memenuhi syarat produk untuk keterlibatan yang lebih kontekstual.

3. Alur kerja

Pencuci piring. Pemasak lambat. Roombas. Apa kesamaan mereka semua? Mereka melakukan tugas rutin untuk Anda sehingga Anda dapat fokus pada tugas lain yang lebih penting.

Tahukah Anda bahwa perangkat lunak CRM Anda dapat melakukan hal yang sama untuk Anda dan tim Anda dengan menggunakan alur kerja? Dengan alur kerja, Anda dapat mengotomatiskan tugas rutin, seperti email selamat datang dan pendaftaran, menurunkan tugas manual yang harus dilakukan perwakilan, dan meningkatkan produktivitas. Faktanya, kebanyakan orang menghabiskan kurang dari 25% waktunya untuk berinteraksi dengan pelanggan.

Dengan membuat alur pradesain untuk tugas rutin, tim penjualan Anda akan lebih fokus pada aktivitas yang memerlukan sentuhan manusia, seperti demo dan negosiasi. Alur kerja CRM dapat dikonfigurasi berdasarkan tindakan yang Anda tentukan.

Misalnya, jika Anda ingin email selamat datang dikirim ke prospek saat mendaftar, diikuti dengan email dengan sumber daya, alur kerja dapat menanganinya untuk Anda.

4. Pipeline dan manajemen kesepakatan

Saat perwakilan penjualan Anda menyulap beberapa transaksi pada saat yang sama, mungkin saja Anda melupakan beberapa di antaranya. Bagaimana jika Anda dan perwakilan Anda memiliki pandangan luas tentang semua transaksi?

Pipeline dan manajemen kesepakatan sangat berguna di sini. Representasi visual dari transaksi di saluran Anda memberi Anda kekuatan untuk melacak, mengoptimalkan, dan menutup transaksi lebih cepat. Alat CRM canggih yang memberikan wawasan kesepakatan membantu perwakilan menemukan hal-hal yang memerlukan perhatian. Dari sana, alat CRM Anda membagikan tindakan terbaik berikutnya untuk mengubah prospek tersebut menjadi klien.

Dengan pipeline, Anda dapat melihat keseluruhan proses penjualan dan memecahnya menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti.

5. Komunikasi

Panggil klien. Rekam panggilan di CRM. Rekam catatan rapat. Email klien Anda setelah rapat. Terus-menerus beralih dari telepon ke catatan ke email ke perangkat lunak CRM itu rumit, tidak praktis, dan rentan terhadap kesalahan.

Bagaimana jika komunikasi Anda semudah 1, 2, 3? Menggunakan CRM modern untuk mengirim email otomatis yang dipersonalisasi ke prospek dan klien pasti akan menuai hasilnya untuk Anda.

Membuat panggilan dan merekam catatan rapat di satu tempat mencegah lompatan konstan antara beberapa aplikasi dan mengurangi ruang untuk kesalahan. Beberapa alat CRM juga memungkinkan perwakilan Anda merekam panggilan telepon dengan prospek atau pelanggan sehingga mereka selalu dapat merujuknya nanti. Dengan menyimpan log panggilan, perwakilan Anda juga dapat menindaklanjuti dengan lancar.

Punya kampanye email yang sedang berlangsung? Platform CRM memungkinkan Anda mengirim email yang dipersonalisasi menggunakan alur kerja dan template email; Anda bahkan dapat melacak kinerja mereka. Mengaktifkan sinkronisasi dua arah memastikan bahwa semua email Anda yang ada dan yang baru dipetakan ke kontak masing-masing.

6. Laporan dan perkiraan pendapatan

Itu selalu baik untuk melacak kinerja penjualan Anda. Mengumpulkan wawasan data dan mengevaluasinya secara rutin akan memperkaya kinerja bisnis. Memiliki CRM intuitif yang menghasilkan laporan membuat analisis kinerja menjadi lebih jelas dan mudah.

CRM yang membuat laporan khusus memungkinkan Anda mengarahkan sumber daya ke proses dan tim yang menghasilkan lebih banyak pendapatan. Mulai dari menganalisis tren hingga memberikan gambaran menyeluruh tentang performa, laporan membantu memperkirakan pendapatan Anda dan merencanakan kampanye di masa mendatang.

7. Dokumentasi

Lewatlah sudah hari-hari ketika tumpukan besar dokumen, mulai dari profil klien hingga perjanjian penjualan, memenuhi meja perwakilan. Dengan segala sesuatu yang mengambil rute digital di abad ke-21, dokumentasi juga mengalami perubahan.

Meningkatkan agenda tanpa kertas, platform CRM dengan fungsi configure, price, quote (CPQ) menangani dokumentasi dengan mudah. Dari memungkinkan perwakilan penjualan untuk menghasilkan perjanjian dan kontrak penjualan hingga katalog harga dan faktur dalam perangkat lunak, solusi CRM akan membuat perwakilan Anda membuat dan berbagi dokumen dengan klien dalam hitungan menit, menghemat waktu berharga yang dihabiskan untuk dokumen.

Ingin tahu hal lain yang keren? Solusi CRM yang memungkinkan tanda tangan elektronik drag-and-drop dapat membuat CPQ berfungsi dengan sangat baik. Selanjutnya, menggunakan CRM modern untuk dokumentasi juga memastikan konsistensi di seluruh template dan mencegah kebutuhan untuk menyusun kontrak secara manual.

8. Integrasi

Jadi, Anda akhirnya memiliki solusi CRM. Tapi itu tidak bekerja dengan baik dengan aplikasi lain, Jadi kembali ke titik awal untuk Anda. Memiliki perangkat lunak CRM yang tidak mendukung aplikasi lain sama menyebalkannya dengan beralih di antara banyak alat.

Waktu adalah uang. Platform CRM yang mudah digunakan yang terintegrasi dengan aplikasi dan alat lain akan menghemat waktu Anda dan tim Anda yang berharga. Mengintegrasikan alat yang memungkinkan percakapan tanpa hambatan, seperti Zoom, Skype, dan Teams, perwakilan Anda dapat menghubungi klien dan prospek dari dalam perangkat lunak CRM. Perlu memiliki 1:1 dengan klien Anda? Anda dapat mengaturnya hampir secara instan.

Demikian pula, solusi CRM yang terintegrasi dengan Kalender Google Anda membuat Anda dan tim Anda tetap di atas semua panggilan dan tugas harian.

9. CRM Seluler

Platform CRM yang kuat yang hanya dapat diakses dari desktop atau laptop dapat menjadi kikuk dan menghambat produktivitas. Tidak ada yang ingin dirantai ke meja mereka sepanjang hari.

Anda dan tim Anda dapat melacak transaksi saat bepergian dengan alat CRM seluler. Hubungi prospek dan klien, akses informasi, lakukan demo, dan perbarui penawaran saat bepergian. Solusi CRM seluler Anda akan membantu Anda menutup transaksi kapan saja dan di mana saja.

10. Kemudahan penggunaan dan skalabilitas

Memiliki platform CRM yang memenuhi kebutuhan Anda saat ini tidaklah cukup. Itu perlu beradaptasi, tumbuh, dan berkembang dengan bisnis Anda.

Alat CRM yang Anda pilih harus mudah diterapkan dan mudah digunakan. Yang terpenting, itu harus bisa menyelesaikan poin rasa sakit Anda. Platform yang dapat disesuaikan memastikan bahwa semua perwakilan Anda percaya diri dalam penjualan virtual.

Solusi CRM modern dengan modul khusus dapat disesuaikan untuk mengatasi masalah Anda dan memberikan solusi cerdas. Modul khusus yang efisien dan hemat biaya membantu menskalakan bisnis Anda. Pilih perangkat lunak CRM yang menyesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan Anda.

Misalnya, alat CRM yang dapat disesuaikan dapat beradaptasi dengan berbagai industri. Jadi, jika ini adalah alat CRM untuk rumah sakit, Anda dapat mengadaptasi tampilan penawaran yang sedang berlangsung untuk mencerminkan kasus dan operasi yang sedang berlangsung. Demikian pula, ringkasan kontak dapat mencerminkan informasi dasar pasien, riwayat medis, dan janji sebelumnya.

Untuk kebutuhan pendidikan, perangkat lunak CRM Anda dapat membuat kursus sebagai modul baru untuk menyimpan informasi tentang berbagai kursus yang ditawarkan perusahaan pendidikan Anda

Tanyakan pada diri Anda: Apakah ini untuk kami?

Memilih solusi CRM tidak sesederhana, "Saya melihatnya, saya menyukainya, saya menginginkannya, saya mendapatkannya." Banyak faktor pertimbangan dalam keputusan ini: anggaran, kebutuhan bisnis, dan tujuan, untuk beberapa nama. Yang terpenting, Anda harus menentukan fungsi perangkat lunak CRM yang secara eksplisit menawarkan bisnis Anda.

Pilih dan pilih fungsi yang sesuai dengan bisnis Anda. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini sambil mempertimbangkan fungsi CRM:

• Apakah alat CRM akan disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis saya selama lima tahun ke depan?
• Apakah mudah untuk diterapkan?
• Apakah itu datang dengan biaya tersembunyi?
• Bisakah perwakilan penjualan saya beradaptasi dengan platform dengan mudah, atau apakah saya perlu mempekerjakan orang untuk mengoperasikannya?

Apakah fungsi di CRM sesuai dengan kebutuhan bisnis saya?

Pilih solusi CRM yang membantu Anda mengelola dan mengembangkan bisnis Anda dengan mulus. Ingat, peran CRM modern adalah membuat perwakilan menutup transaksi lebih cepat dengan mengidentifikasi prospek berkualitas, meningkatkan produktivitas, dan membuat hidup semua orang lebih mudah.

Fungsi CRM tidak berakhir di sini. Selangkah lebih maju dan jelajahi integrasi CRM untuk memaksimalkan hubungan pelanggan Anda.