10 principais funções de CRM para personalizar o relacionamento com o cliente

O mercado competitivo de hoje exige que as empresas criem experiências de cliente atraentes para atrair leads e orientá-los no funil.

Os clientes esperam o mesmo nível de envolvimento personalizado de marcas de todos os tamanhos. Quer se trate de recomendações selecionadas para programas de TV, conversas personalizadas com um chatbot 24 horas por dia, 7 dias por semana ou descontos exclusivos em sua caixa de entrada, a personalização agora é fundamental, independentemente do modelo de negócios.

O software moderno de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode ajudar com esse toque pessoal. Desde a identificação de leads prontos para vendas até o fornecimento de contexto para engajamento personalizado e a obtenção de sugestões de IA para as próximas melhores etapas, uma plataforma de CRM moderna e fácil de usar é a necessidade do momento para qualquer empresa.

Mas primeiro, vamos falar sobre o que é uma ferramenta de CRM.

O que é um software de CRM?

Embora existam inúmeras definições para uma solução de CRM, o CRM ajuda uma empresa a manter cada lead ou interação com o cliente e cada negócio sob o mesmo teto. O software aproxima equipes e reduz erros ao automatizar atividades e gerar relatórios.

Embora uma ferramenta de CRM moderna aumente a produção de sua equipe e ajude a definir as metas de vendas, uma mentalidade de tamanho único não é a melhor maneira de abordar o CRM. Então, como você personaliza o software de CRM para resolver seus pontos problemáticos?

Vamos descobrir.

10 funções do software de CRM

Para obter o melhor das plataformas de CRM, considere algumas funções importantes.

1. Pontuação de contato

Gerar leads. Acompanhe as interações deles com sua empresa. Qualifique-os. Envolva-se com eles. Repetir. Ufa!

Rastrear manualmente essas etapas é um pesadelo, certo? Não é complicado apenas para seus representantes de vendas; na maioria dos casos, isso resulta em um pipeline entupido. Escolher uma plataforma de CRM moderna pode reduzir a carga de trabalho manual de seus representantes usando modelos que automatizam a pontuação de contato. Como?

A pontuação de leads baseada em IA identifica os contatos mais adequados para o seu negócio, utilizando sinais positivos e negativos que você define com base no seu perfil de cliente ideal. Você atribui pontuações aos leads ao estudar o envolvimento deles com sua empresa.

Usando a pontuação atribuída, seus representantes encontram leads qualificados e os nutrem e gerenciam. Dessa forma, você garante que leads qualificados não sejam perdidos no pipeline.

O que é legal é que a IA também pode sugerir a próxima melhor ação com leads, para que os representantes possam empurrar os clientes em potencial prontos para vendas mais abaixo no funil de vendas um pouco mais rápido.

Seus representantes estão em uma pausa para o café? Sem problemas. A IA pode automatizar conversas na ausência deles. A pontuação de contato permite que seus representantes fechem negócios mais rapidamente e reduzam a rotatividade enquanto seus leads ainda estão quentes.

2. Gerenciamento de contatos

Usar ferramentas volumosas como planilhas para armazenar detalhes de seus clientes é passado. Por outro lado, o recurso de gerenciamento de contatos em seu software CRM é baseado!

A função de gerenciamento de contatos do CRM garante que você tenha todas as informações sobre seus prospects e clientes armazenados em um único banco de dados sempre acessível. Para ter acesso completo às informações do seu cliente, busque a visão 360° dentro do seu CRM. Essa visão global de um cliente reúne os dados gerados por várias equipes em uma única ferramenta e evita silos internos.

Desde o fornecimento de informações importantes sobre um cliente até os destaques de negócios em andamento, o gerenciamento de contatos ajuda os representantes com as informações necessárias para fechar negócios. O que é ótimo é que o gerenciamento de contatos também ajuda os representantes a agir na mesma tela.

Agende acompanhamentos, marque reuniões com clientes em potencial ou acompanhe as interações fazendo anotações ou gravando conversas. Algumas soluções modernas de CRM para software como serviço também fornecem pontuação de leads qualificada pelo produto para um envolvimento mais contextual.

3. Fluxos de trabalho

Lava-louças. Fogões lentos. Roombas. O que todos eles têm em comum? Eles executam tarefas rotineiras para você, para que você possa se concentrar em outras tarefas mais importantes.

Você sabia que seu software de CRM pode fazer o mesmo por você e sua equipe usando fluxos de trabalho? Com fluxos de trabalho, você pode automatizar tarefas rotineiras, como e-mails de boas-vindas e de inscrição, diminuindo as tarefas manuais que os representantes precisam realizar e aumentando a produtividade. Na verdade, a maioria das pessoas gasta menos de 25% do tempo interagindo com os clientes.

Ao criar fluxos pré-definidos para tarefas rotineiras, sua equipe de vendas se concentrará mais em atividades que exigem um toque humano, como demonstrações e negociações. Os fluxos de trabalho do CRM podem ser configurados com base nas ações que você determinar.

Por exemplo, se você deseja que um e-mail de boas-vindas seja enviado aos leads após a inscrição, seguido de um e-mail com recursos, os fluxos de trabalho podem cuidar disso para você.

4. Gerenciamento de pipeline e negócios

Quando seus representantes de vendas estão fazendo malabarismos com vários negócios ao mesmo tempo, é possível perder alguns deles de vista. E se você e seus representantes tivessem uma visão panorâmica de todos os negócios?

O gerenciamento de pipeline e negócios é útil aqui. Uma representação visual dos negócios em seu pipeline lhe dá o poder de rastrear, otimizar e fechar negócios mais rapidamente. Uma poderosa ferramenta de CRM que fornece insights de negócios ajuda os representantes a identificar aqueles que precisam de atenção. A partir daí, sua ferramenta de CRM compartilha as próximas melhores ações para transformar esses prospects em clientes.

Com os pipelines, você pode ver todo o seu processo de vendas e dividi-lo em etapas acionáveis.

5. Comunicação

Ligue para o cliente. Grave a chamada no CRM. Registre as anotações da reunião. Envie um e-mail ao seu cliente após a reunião. Mudar constantemente de telefone para notas para e-mail para software de CRM é complicado, complicado e sujeito a erros.

E se sua comunicação fosse tão fácil quanto 1, 2, 3? Usar um CRM moderno para enviar e-mails automatizados e personalizados para leads e clientes certamente colherá os frutos para você.

Fazer chamadas e gravar anotações de reuniões em um só lugar evita o salto constante entre vários aplicativos e reduz o espaço para erros. Algumas ferramentas de CRM também permitem que seus representantes gravem chamadas telefônicas com leads ou clientes para que possam sempre consultá-los mais tarde. Ao salvar os registros de chamadas, seus representantes também podem acompanhar sem problemas.

Tem uma campanha de e-mail em andamento? Uma plataforma de CRM permite enviar e-mails personalizados usando fluxos de trabalho e modelos de e-mail; você pode até acompanhar o desempenho deles. Habilitar uma sincronização bidirecional garante que todos os seus e-mails novos e existentes sejam mapeados para seus respectivos contatos.

6. Relatórios e previsão de receita

É sempre bom acompanhar o desempenho das suas vendas. Coletar insights de dados e avaliá-los regularmente enriquece o desempenho dos negócios. Ter um CRM intuitivo que gera relatórios torna a análise de desempenho mais clara e fácil.

Um CRM que cria relatórios personalizados permite que você direcione seus recursos para os processos e equipes que geram mais receita. Da análise de tendências ao fornecimento de uma visão holística do desempenho, os relatórios ajudam a prever sua receita e planejar campanhas futuras.

7. Documentação

Longe vão os dias em que enormes pilhas de documentos, variando de perfis de clientes a contratos de vendas, cobriam a mesa de um representante. Com tudo seguindo a rota digital no século 21, a documentação também passou por uma reformulação.

Elevando a agenda sem papel, uma plataforma de CRM com função de configuração, preço e cotação (CPQ) cuida da documentação facilmente. Desde permitir que os representantes de vendas gerem acordos e contratos de vendas até catálogos de preços e faturas dentro do software, uma solução de CRM fará com que seus representantes criem e compartilhem documentos com clientes em minutos, economizando tempo precioso gasto com papelada.

Quer saber outra coisa legal? Uma solução de CRM que permite a assinatura eletrônica de arrastar e soltar pode fazer o CPQ funcionar como um encanto. Além disso, usar o CRM moderno para documentação também garante a consistência entre os modelos e evita a necessidade de redigir contratos manualmente.

8. Integração

Então você finalmente tem uma solução de CRM. Mas não funciona tão bem com outros aplicativos, então está de volta à estaca zero para você. Ter um software de CRM que não oferece suporte a outros aplicativos é tão irritante quanto alternar entre várias ferramentas.

Tempo é dinheiro. Uma plataforma de CRM fácil de usar que se integra a outros aplicativos e ferramentas economizará um tempo precioso para você e sua equipe. Integrando ferramentas que permitem conversas contínuas, como Zoom, Skype e Teams, seus representantes podem entrar em contato com clientes e leads de dentro do software de CRM. Precisa ter um 1:1 com seu cliente? Você pode configurar um quase instantaneamente.

Da mesma forma, uma solução de CRM que se integra ao seu Google Agenda mantém você e sua equipe informados sobre todas as chamadas e tarefas diárias.

9. CRM Móvel

Uma poderosa plataforma de CRM que só pode ser acessada de um desktop ou laptop pode ser desajeitada e dificultar a produtividade. Ninguém quer ficar acorrentado à mesa o dia todo.

Você e sua equipe podem rastrear negócios em qualquer lugar com uma ferramenta móvel de CRM. Entre em contato com leads e clientes, acesse informações, realize demonstrações e atualize negócios em movimento. Sua solução móvel de CRM ajudará você a fechar negócios a qualquer hora e em qualquer lugar.

10. Facilidade de uso e escalabilidade

Ter uma plataforma de CRM que atenda às suas necessidades atuais não é suficiente. Ele precisa se adaptar, crescer e escalar com o seu negócio.

A ferramenta de CRM que você escolher deve ser fácil de implementar e fácil de usar. Mais importante ainda, deve ser capaz de resolver seus pontos problemáticos. Uma plataforma personalizável garante que todos os seus representantes tenham confiança nas vendas virtuais.

Uma solução de CRM moderna com módulos personalizados pode ser adaptada para resolver seus pontos problemáticos e fornecer soluções inteligentes. Módulos personalizados eficientes e econômicos ajudam a expandir seus negócios. Escolha um software de CRM que se adapte às suas necessidades e objetivos.

Por exemplo, uma ferramenta de CRM personalizável pode se adaptar a diferentes setores. Assim, se for uma ferramenta de CRM para um hospital, você pode adaptar a exibição de negócios em andamento para refletir casos e cirurgias em andamento. Da mesma forma, o resumo do contato pode refletir as informações básicas do paciente, histórico médico e consultas anteriores.

Para necessidades educacionais, seu software de CRM pode criar cursos como um novo módulo para armazenar informações sobre os vários cursos que sua empresa de educação oferece

Pergunte a si mesmo: isso é para nós?

Escolher uma solução de CRM não é tão simples quanto “eu vejo, eu gosto, eu quero, eu entendi”. Muitas considerações influenciam nessa decisão: orçamento, necessidades de negócios e metas, para citar alguns. Mais importante ainda, você deve determinar as funções que o software de CRM oferece explicitamente ao seu negócio.

Escolha as funções que se adequam ao seu negócio. Faça a si mesmo estas perguntas ao considerar as funções de CRM:

• A ferramenta de CRM será dimensionada com o crescimento do meu negócio nos próximos cinco anos?
• É fácil de implementar?
• Vem com custos ocultos?
• Meus representantes de vendas podem se adaptar facilmente à plataforma ou preciso contratar pessoas para operá-la?

As funções do CRM atenderão às minhas necessidades de negócios?

Escolha uma solução de CRM que ajude você a gerenciar e expandir seus negócios sem problemas. Lembre-se de que o papel do CRM moderno é fazer com que os representantes fechem negócios mais rapidamente, identificando leads de qualidade, aumentando a produtividade e facilitando a vida de todos.

As funções do CRM não terminam aqui. Dê um passo à frente e explore as integrações de CRM para aproveitar ao máximo o relacionamento com os clientes.