10 funciones clave de CRM para personalizar las relaciones con los clientes

El mercado competitivo de hoy requiere que las empresas creen experiencias atractivas para los clientes para atraer clientes potenciales y guiarlos por el embudo.

Los clientes esperan el mismo nivel de compromiso personalizado de marcas de todos los tamaños. Ya sea que se trate de recomendaciones seleccionadas para programas de televisión, conversaciones personalizadas con un chatbot 24/7 o descuentos exclusivos en su bandeja de entrada, la personalización ahora es clave, independientemente del modelo comercial.

El software moderno de administración de relaciones con los clientes (CRM) puede ayudar con ese toque personal. Desde la identificación de clientes potenciales listos para la venta hasta la provisión de contexto para el compromiso personalizado y la obtención de sugerencias de inteligencia artificial para los siguientes mejores pasos, una plataforma de CRM moderna y fácil de usar es la necesidad del momento para cualquier negocio.

Pero primero, hablemos de qué es una herramienta de CRM.

¿Qué es el software CRM?

Si bien existen numerosas definiciones para una solución CRM, CRM ayuda a una empresa a mantener todas las interacciones con clientes potenciales o clientes y todos los acuerdos bajo un mismo techo. El software une a los equipos y reduce los errores al automatizar actividades y generar informes.

Si bien una herramienta de CRM moderna aumenta el rendimiento de su equipo y ayuda a alcanzar los objetivos de ventas, una mentalidad única no es la mejor manera de abordar el CRM. Entonces, ¿cómo personaliza el software CRM para resolver sus puntos débiles?

Vamos a averiguar.

10 funciones del software CRM

Para aprovechar al máximo las plataformas de CRM, considere algunas funciones clave.

1. Puntuación de contacto

Generar cables. Realice un seguimiento de sus interacciones con su negocio. calificarlos. Involúcrese con ellos. Repetir. ¡Uf!

El seguimiento manual de estos pasos es una pesadilla, ¿verdad? No solo es engorroso para sus representantes de ventas; en la mayoría de los casos, resulta en una tubería obstruida. Elegir una plataforma de CRM moderna puede reducir la carga de trabajo manual de sus representantes mediante modelos que automatizan la calificación de contactos. ¿Cómo?

La puntuación de clientes potenciales basada en IA identifica los contactos más adecuados para su negocio mediante el uso de señales positivas y negativas que establece en función de su perfil de cliente ideal. Asigna puntajes a los clientes potenciales al estudiar su compromiso con su negocio.

Usando el puntaje asignado, sus representantes encuentran clientes potenciales calificados y luego los nutren y los administran. De esta manera, te aseguras de que los clientes potenciales calificados no se pierdan en la canalización.

Lo bueno es que AI también puede sugerir la siguiente mejor acción con clientes potenciales para que los representantes puedan empujar a los prospectos listos para las ventas más abajo en el embudo de ventas un poco más rápido.

¿Están sus representantes fuera en un descanso para tomar café? Sin preocupaciones. AI puede automatizar conversaciones en su ausencia. La calificación de contactos permite a sus representantes cerrar tratos más rápido y reducir la rotación mientras sus clientes potenciales aún están activos.

2. Gestión de contactos

El uso de herramientas voluminosas como hojas de cálculo para almacenar detalles de sus clientes está pasado de moda. Por otro lado, ¡la función de gestión de contactos en su software CRM está basada!

La función de gestión de contactos dentro de CRM garantiza que tenga toda la información sobre sus clientes potenciales y clientes almacenada en una base de datos única y permanentemente accesible. Para obtener acceso completo a la información de su cliente, busque la vista de 360° dentro de su CRM. Esta visión global de un cliente reúne los datos presentados por varios equipos en una sola herramienta y evita los silos internos.

Desde proporcionar información clave sobre un cliente hasta aspectos destacados de negocios en curso, la administración de contactos ayuda a los representantes con la información necesaria para cerrar negocios. Lo bueno es que la administración de contactos también ayuda a los representantes a tomar medidas desde la misma pantalla.

Programe seguimientos, establezca reuniones con clientes potenciales o realice un seguimiento de las interacciones tomando notas o grabando conversaciones. Algunas soluciones modernas de CRM para software como servicio también brindan puntajes de clientes potenciales calificados por productos para un compromiso más contextual.

3. Flujos de trabajo

Lavavajillas. ollas de cocción lenta. Roomba. Que tienen todos ellos en comun? Realizan tareas rutinarias por usted para que pueda concentrarse en otras tareas más importantes.

¿Sabía que su software de CRM podría hacer lo mismo por usted y su equipo mediante el uso de flujos de trabajo? Con los flujos de trabajo, puede automatizar tareas rutinarias, como correos electrónicos de bienvenida y registro, reduciendo las tareas manuales que los representantes deben realizar y aumentando la productividad. De hecho, la mayoría de las personas pasan menos del 25 % de su tiempo interactuando con los clientes.

Al crear flujos prediseñados para tareas rutinarias, su equipo de ventas se enfocará más en actividades que requieren un toque humano, como demostraciones y negociaciones. Los flujos de trabajo de CRM se pueden configurar en función de las acciones que determine.

Por ejemplo, si desea que se envíe un correo electrónico de bienvenida a los clientes potenciales al registrarse, seguido de un correo electrónico con recursos, los flujos de trabajo pueden manejarlo por usted.

4. Gestión de proyectos y acuerdos

Cuando sus representantes de ventas están haciendo malabarismos con múltiples tratos al mismo tiempo, es posible perder de vista algunos de ellos. ¿Qué pasaría si usted y sus representantes tuvieran una vista panorámica de todas las transacciones?

La gestión de proyectos y acuerdos es útil aquí. Una representación visual de los tratos en su tubería le da el poder de rastrear, optimizar y cerrar tratos más rápido. Una poderosa herramienta de CRM que brinda información sobre acuerdos ayuda a los representantes a detectar los que necesitan atención. A partir de ahí, su herramienta de CRM comparte las siguientes mejores acciones para convertir esos prospectos en clientes.

Con las canalizaciones, puede ver todo su proceso de ventas y dividirlo en pasos procesables.

5. Comunicación

Llame al cliente. Grabe la llamada en CRM. Grabar notas de la reunión. Envíe un correo electrónico a su cliente después de la reunión. Cambiar constantemente del teléfono a las notas, al correo electrónico y al software CRM es complicado, engorroso y propenso a errores.

¿Qué pasaría si su comunicación fuera tan fácil como 1, 2, 3? El uso de un CRM moderno para enviar correos electrónicos automatizados y personalizados a clientes potenciales y clientes seguramente obtendrá las recompensas para usted.

Hacer llamadas y grabar notas de reuniones en un solo lugar evita los saltos constantes entre múltiples aplicaciones y reduce la posibilidad de errores. Algunas herramientas de CRM también permiten que sus representantes graben llamadas telefónicas con clientes potenciales o clientes para que siempre puedan referirse a ellos más tarde. Al guardar los registros de llamadas, sus representantes también pueden realizar un seguimiento sin problemas.

¿Tiene una campaña de correo electrónico en curso? Una plataforma de CRM le permite enviar correos electrónicos personalizados utilizando flujos de trabajo y plantillas de correo electrónico; incluso puede realizar un seguimiento de su rendimiento. Habilitar una sincronización bidireccional garantiza que todos sus correos electrónicos existentes y nuevos se asignen a sus respectivos contactos.

6. Informes y previsión de ingresos

Siempre es bueno hacer un seguimiento de su rendimiento de ventas. Recopilar información sobre los datos y evaluarlos periódicamente enriquece el rendimiento empresarial. Tener un CRM intuitivo que genera informes hace que el análisis del rendimiento sea más claro y fácil.

Un CRM que crea informes personalizados le permite dirigir sus recursos a aquellos procesos y equipos que generan más ingresos. Desde el análisis de tendencias hasta el suministro de una visión holística del rendimiento, los informes ayudan a pronosticar sus ingresos y planificar futuras campañas.

7. Documentación

Atrás quedaron los días en que enormes pilas de documentos, desde perfiles de clientes hasta acuerdos de venta, cubrían el escritorio de un representante. Con todo tomando la ruta digital en el siglo XXI, la documentación también se ha renovado.

Elevando la agenda sin papel, una plataforma de CRM con función de configuración, precio, cotización (CPQ) se encarga de la documentación fácilmente. Desde permitir que los representantes de ventas generen acuerdos y contratos de ventas hasta cotizar catálogos y facturas dentro del software, una solución de CRM hará que sus representantes creen y compartan documentos con los clientes en minutos, ahorrando un valioso tiempo dedicado al papeleo.

¿Quieres saber algo más genial? Una solución de CRM que permite la firma electrónica de arrastrar y soltar puede hacer que CPQ funcione a la perfección. Además, el uso de CRM moderno para la documentación también garantiza la coherencia entre las plantillas y evita la necesidad de redactar contratos manualmente.

8. Integración

Así que finalmente tiene una solución CRM. Pero no funciona tan bien con otras aplicaciones, así que vuelve al punto de partida para ti. Tener un software de CRM que no es compatible con otras aplicaciones es tan molesto como alternar entre varias herramientas.

El tiempo es dinero. Una plataforma CRM fácil de usar que se integra con otras aplicaciones y herramientas le ahorrará a usted y a su equipo un tiempo precioso. Al integrar herramientas que permiten conversaciones fluidas, como Zoom, Skype y Teams, sus representantes pueden comunicarse con clientes y clientes potenciales desde el software de CRM. ¿Necesitas tener un 1:1 con tu cliente? Puede configurar uno casi al instante.

Del mismo modo, una solución de CRM que se integra con Google Calendar te mantiene a ti y a tu equipo al tanto de todas las llamadas y tareas diarias.

9. CRM móvil

Una poderosa plataforma de CRM a la que solo se puede acceder desde una computadora de escritorio o portátil puede ser torpe y obstaculizar la productividad. Nadie quiere estar encadenado a su escritorio todo el día.

Usted y su equipo pueden realizar un seguimiento de las ofertas sobre la marcha con una herramienta de CRM móvil. Póngase en contacto con clientes potenciales y clientes, acceda a información, realice demostraciones y actualice acuerdos sobre la marcha. Su solución de CRM móvil lo ayudará a cerrar tratos en cualquier momento y en cualquier lugar.

10. Facilidad de uso y escalabilidad

Tener una plataforma de CRM que satisfaga sus necesidades actuales no es suficiente. Necesita adaptarse, crecer y escalar con su negocio.

La herramienta de CRM que elija debe ser fácil de implementar y fácil de usar. Lo más importante, debería ser capaz de resolver sus puntos débiles. Una plataforma personalizable garantiza que todos sus representantes confíen en las ventas virtuales.

Se puede adaptar una solución CRM moderna con módulos personalizados para resolver sus puntos débiles y brindar soluciones inteligentes. Los módulos personalizados eficientes y rentables ayudan a escalar su negocio. Elija el software CRM que se adapte a sus necesidades y objetivos.

Por ejemplo, una herramienta de CRM personalizable puede adaptarse a diferentes industrias. Por lo tanto, si se trata de una herramienta de CRM para un hospital, puede adaptar la vista de acuerdos en curso para reflejar los casos y las cirugías en curso. De manera similar, el resumen de contactos puede reflejar la información básica, el historial médico y las citas anteriores de un paciente.

Para las necesidades educativas, su software CRM puede crear cursos como un nuevo módulo para almacenar información sobre los diversos cursos que ofrece su empresa de educación.

Pregúntese: ¿Esto es para nosotros?

Elegir una solución de CRM no es tan simple como "Lo veo, me gusta, lo quiero, lo tengo". Muchas consideraciones influyen en esta decisión: presupuesto, necesidades comerciales y objetivos, por nombrar algunos. Lo que es más importante, debe determinar las funciones que el software de CRM ofrece explícitamente a su empresa.

Seleccione y elija las funciones que se adapten a su negocio. Hágase estas preguntas al considerar las funciones de CRM:

• ¿Se escalará la herramienta de CRM con el crecimiento de mi negocio en los próximos cinco años?
• ¿Es fácil de implementar?
• ¿Viene con costos ocultos?
• ¿Mis representantes de ventas pueden adaptarse fácilmente a la plataforma o necesito contratar personas para operarla?

¿Se adaptarán las funciones del CRM a mis necesidades comerciales?

Elija una solución de CRM que lo ayude a administrar y hacer crecer su negocio sin problemas. Recuerde, el papel del CRM moderno es hacer que los representantes cierren tratos más rápido identificando clientes potenciales de calidad, aumentando la productividad y facilitando la vida de todos.

Las funciones de CRM no terminan aquí. Dé un paso adelante y explore las integraciones de CRM para aprovechar al máximo las relaciones con sus clientes.