Cara Mengadakan Rapat Dewan Virtual Berdampak Tinggi yang Menarik

Dengan pekerjaan jarak jauh yang melanda dunia, bisnis dan organisasi nirlaba bergantung pada dewan direksi untuk mengatasi tantangan besar seperti ini, serta membuat keputusan penting, menghasilkan dukungan masyarakat, dan menyusun rencana strategis.

Tujuan ini tetap harus dicapai, bahkan ketika pertemuan tatap muka tidak aman atau tidak mungkin dilakukan. Secara historis, rapat dewan telah diadakan di ruang rapat yang diberi nama yang tepat, tetapi seperti kebanyakan hal tahun ini, rapat tersebut menjadi virtual.

Apa itu rapat dewan virtual?

Rapat dewan virtual diadakan secara online dengan bantuan perangkat lunak konferensi video. Meskipun segala jenis pertemuan virtual dapat mengalami kesulitan teknis, tantangan dengan melibatkan peserta, dan kurangnya efisiensi, dimungkinkan untuk menyelesaikan sebanyak mungkin dalam rapat dewan virtual Anda secara langsung.

Panduan berikut akan mengeksplorasi seluk beluk rapat dewan virtual, menawarkan strategi untuk memaksimalkan dampak Anda, dan menjawab pertanyaan termasuk:

• Siapa yang harus menjadi tuan rumah rapat dewan virtual?
• Apa keuntungan dan kerugian dari rapat dewan virtual?
• Bagaimana Anda menjalankan rapat dewan virtual yang efisien?
• Bagaimana Anda melibatkan anggota dewan melalui platform jarak jauh?
• Bagaimana cara terbaik untuk mendokumentasikan rapat dewan virtual?

Siapa yang harus menjadi tuan rumah rapat dewan virtual?

Rapat dewan digital saat ini merupakan pilihan terbaik untuk dewan mana pun yang perlu bertemu sambil mematuhi pedoman jarak sosial.

Mereka dapat dipegang oleh bisnis, asosiasi, atau organisasi lain apa pun yang perlu beradaptasi dengan kebutuhan tempat kerja digital, tetapi panduan ini akan membahas secara khusus kebutuhan dewan nirlaba.

Sebelum menyelami proses perencanaan untuk rapat dewan virtual Anda berikutnya, periksa kembali apakah Anda mengikuti protokol yang sesuai. Peraturan negara bagian atau peraturan organisasi Anda sendiri mungkin memiliki batasan untuk apa yang diperbolehkan dan tidak diperbolehkan dalam rapat virtual. Misalnya, Anda mungkin tidak dapat mengadakan pemungutan suara semudah yang Anda lakukan secara langsung.

Beberapa peraturan bahkan mungkin melarang pertemuan virtual sepenuhnya. Jika ini masalahnya, Anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk mengubah aturan agar dapat melanjutkan bisnis dewan. Rapat dewan virtual sangat diperlukan selama zaman kita saat ini, tetapi seperti yang akan kita bahas nanti, itu dapat berguna bahkan jika memungkinkan untuk bertemu secara langsung.

Manfaat dan tantangan rapat dewan virtual

Meskipun pertemuan tatap muka dan virtual dapat menjadi produktif dan menarik, ada beberapa perbedaan utama antara keduanya yang harus dipertimbangkan.

Mengubah format rapat menyebabkan perubahan dalam partisipasi dan keterlibatan anggota serta teknologi dan keamanan. Sementara beberapa dari perbedaan ini adalah kerugian yang pasti dari rapat dewan virtual, mereka dapat dengan mudah diatasi dengan alat dan strategi perencanaan yang tepat.

Manfaat rapat dewan virtual

Rapat dewan virtual menghadirkan keuntungan utama yang memungkinkan dewan Anda bersidang dengan aman saat jarak jauh. Karena operasi nirlaba Anda harus tetap ada terlepas dari faktor-faktor yang meringankan, sangat penting untuk tetap meminta saran dan dukungan dari anggota dewan Anda dalam kapasitas apa pun yang Anda mampu.

Rapat dewan virtual menawarkan beberapa manfaat utama, termasuk:

• Peningkatan kehadiran. Karena rapat dewan virtual menghilangkan waktu perjalanan, mereka membutuhkan komitmen waktu yang lebih sedikit. Pada gilirannya, anggota lebih cenderung menyisihkan waktu untuk pertemuan Anda dalam jadwal sibuk mereka. Tidak perlu berkendara ke lokasi pertemuan yang jauh.
• Keragaman anggota dewan yang lebih besar . Rapat virtual memungkinkan Anda mengundang lebih banyak anggota dewan untuk melayani. Anda dapat membuka peluang ke wilayah geografis yang jauh lebih luas daripada yang dimungkinkan dengan pertemuan langsung, memungkinkan orang-orang dengan perspektif berbeda untuk berpartisipasi. Selain itu, rapat dewan virtual telah meningkatkan aksesibilitas bagi anggota yang mungkin mengandalkan teknologi bantu untuk berpartisipasi.
• Tata kelola yang lebih baik. Rapat dewan virtual dapat lebih sederhana untuk direncanakan dan dilaksanakan, terutama dengan alat manajemen dewan, yang memungkinkan dewan untuk fokus pada masalah tata kelola yang terkadang tidak mendapatkan perhatian yang layak mereka dapatkan. Ini juga membantu untuk memiliki lingkungan online yang dapat diandalkan dan aman untuk komunikasi antar pertemuan.

Masing-masing keuntungan ini melampaui keadaan pandemi, jadi bahkan setelah semuanya kembali normal, mungkin ada baiknya mempertimbangkan untuk mengadakan semua rapat dewan Anda secara virtual.

Tantangan rapat dewan virtual

Sayangnya, perubahan dan inovasi dapat memiliki kelemahan. Setiap kali Anda memperkenalkan sesuatu yang baru ke sebuah organisasi, masalah pasti akan muncul. Namun, beberapa kehati-hatian ekstra dan perencanaan ke depan dapat mengurangi dampak dari tantangan ini.

Rapat dewan virtual dapat memiliki risiko, termasuk:

• Masalah keamanan. Setiap kali Anda mengirimkan informasi rahasia melalui internet, ada bahaya pelanggaran data. Untuk mengurangi risiko ini, pastikan tim Anda mengetahui langkah-langkah keamanan yang sesuai untuk hal-hal seperti informasi keuangan rahasia. Menerapkan sistem manajemen dokumen yang aman dapat membantu mengurangi risiko ini lebih jauh.
• Keterlibatan berkurang. Anggota dewan mungkin tidak mau berbicara di lingkungan yang jauh jika mereka tidak terbiasa dengan format digital. Kami akan mengeksplorasi strategi khusus untuk melibatkan anggota selama rapat nanti di artikel ini.
• Ketergantungan teknologi. Memperkenalkan teknologi baru dapat menciptakan berbagai rintangan teknis dan kurva pembelajaran. Sangat penting untuk memilih opsi konferensi yang mudah digunakan yang membuat peralihan semulus mungkin.

Pastikan untuk tetap waspada terhadap potensi jebakan ini bahkan setelah Anda mengambil langkah untuk mengatasinya. Selama Anda tetap berada di atas risiko ini, Anda akan dapat menyelenggarakan rapat virtual yang sukses (dan bebas masalah).

Bagaimana menjalankan rapat dewan virtual yang efisien

Dengan rapat dewan apa pun, Anda memerlukan rencana untuk mempertahankan produktivitas. Jika tidak, percakapan akan mudah keluar jalur, dan sebelum Anda menyadarinya, waktu rapat yang ditentukan akan berakhir dengan beberapa keputusan penting yang masih tersisa dalam agenda. Atau lebih buruk lagi, jika Anda tidak menggunakan agenda, Anda mungkin menghilangkan topik penting sama sekali!

Kekhawatiran ini sama lazimnya pada pertemuan tatap muka, tetapi pergi jauh dapat menambah lebih banyak tantangan ke dalam campuran. Namun, dengan strategi dan alat yang tepat, pertemuan virtual bisa sama efektifnya dengan pertemuan langsung.

Pilih platform yang tepat

Kemungkinan besar, rapat dewan virtual Anda berlangsung melalui perangkat lunak konferensi video. Sebagian besar platform memudahkan untuk mengadakan rapat dan merekam percakapan, tetapi dewan Anda kemungkinan juga memiliki kebutuhan lain.

Menggabungkan sistem tambal sulam alat teknologi dapat memfasilitasi pertemuan virtual Anda, tetapi membuka kemungkinan bahwa segala sesuatunya dapat gagal atau waktu dapat terbuang sia-sia.

Sebaliknya, cara termudah untuk memastikan Anda memiliki platform yang memenuhi semua kebutuhan Anda adalah dengan menerapkan perangkat lunak papan khusus. Menyimpan komunikasi, dokumen, informasi rapat, dan bahkan rapat itu sendiri di satu tempat terpusat dapat membantu semua orang tetap teratur dan efisien.

Jika Anda mempertimbangkan untuk menerapkan perangkat lunak papan khusus, Anda akan ingin mencari fitur termasuk alat konferensi video, sistem manajemen dokumen, penjadwalan, dan opsi komunikasi. Anda juga ingin memastikan bahwa platform yang Anda pilih kompatibel dengan alat pihak ketiga populer yang diandalkan oleh anggota Anda.

Tetapkan agenda sebelumnya

Menetapkan agenda rapat dewan sebelumnya adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan rapat Anda berjalan dengan sukses. Lagi pula, segala sesuatunya tidak bisa berjalan sesuai rencana jika Anda tidak memulai dengan rencana sejak awal.

Bertujuan untuk mengirimkan agenda kira-kira seminggu sebelum pertemuan. Ini akan memberi setiap anggota dewan kesempatan untuk meninjau materi, menambahkan informasi yang diperlukan, dan bersiap dengan pertanyaan dan poin pembicaraan.

Jika dirancang secara strategis, agenda rapat lebih dari sekadar daftar singkat topik percakapan. Agenda yang efektif akan:

• Sertakan tujuan untuk setiap item. Untuk setiap topik diskusi, perhatikan apakah Anda mencoba mengambil keputusan, menghasilkan ide, atau membagikan pembaruan. Dengan cara ini, Anda dapat melanjutkan segera setelah Anda mencapai hasil yang diinginkan.
• Ikuti urutan yang logis. Anda dapat mengatur agenda Anda berdasarkan urutan kepentingan, anggota dewan yang bertanggung jawab, tujuan percakapan, atau yang lainnya. Pastikan untuk mengatur urutan dengan sengaja.
• Batasi panjang. Ini berlaku untuk seluruh agenda serta setiap item. Jangan membebani topik diskusi, atau Anda berisiko membebani anggota dan mengadakan rapat dewan yang berlarut-larut. Selanjutnya, Anda akan ingin menyertakan batas waktu untuk setiap poin diskusi agar semuanya tetap berjalan dan sesuai tugas.

Pada pertemuan tatap muka, Anda mungkin akan mencetak dan mendistribusikan agenda kertas. Agenda rapat virtual memungkinkan kemampuan dinamis seperti delegasi tugas sebaris dan akses mudah ke dokumen untuk membuat segalanya lebih efisien.

Setelah Anda mengembangkan agenda yang dinamis, patuhi itu! Agenda yang dipersiapkan dengan baik tidak ada artinya jika langsung dibuang begitu rapat dimulai. Sementara batas waktu khusus item mungkin merupakan penyesuaian untuk papan Anda pada awalnya, segera semua orang akan menghargai betapa bergunanya mereka untuk menghargai waktu berharga anggota.

Mengantisipasi dan mengatasi masalah teknis

Untuk menciptakan lingkungan pertemuan yang produktif, Anda harus memastikan "lingkungan" virtual berfungsi dengan baik dan berguna bagi semua orang.

Pastikan untuk memecahkan masalah perangkat lunak Anda sebelumnya untuk mencoba dan menyelesaikan masalah apa pun di luar waktu rapat. Ini termasuk menguji kamera, speaker, dan mikrofon Anda sendiri dan mendorong anggota dewan Anda untuk melakukan hal yang sama. Anda tidak ingin seseorang masuk dan melewatkan pembaruan penting karena mereka tidak dapat mendengar apa pun!

Untuk anggota dewan yang tidak begitu paham teknologi, Anda akan ingin memberikan instruksi terperinci untuk terhubung dan berpartisipasi dalam diskusi. Meskipun sebagian besar perangkat lunak rapat virtual cukup intuitif, beberapa anggota mungkin masih asing atau tidak nyaman dengannya pada awalnya. Lakukan yang terbaik untuk meredakan kekhawatiran ini dengan banyak panduan.

Akhirnya, mungkin ada baiknya untuk mendiskusikan praktik terbaik untuk etiket pertemuan dengan anggota dewan Anda. Segala sesuatunya akan berjalan lebih lancar jika semua orang memahami prinsip-prinsip utama termasuk:

• Bisukan mikrofon Anda. Adalah sopan untuk membisukan mikrofon Anda saat Anda tidak berbicara secara aktif. Ini membantu mengurangi kebisingan latar belakang dan memudahkan untuk mendengar anggota dewan yang memiliki lantai.
• Tentukan protokol percakapan. Apakah anggota diperbolehkan untuk melompat ke dalam percakapan ketika mereka memiliki poin untuk ditambahkan, atau haruskah mereka mengikuti prosedur seperti mengangkat tangan untuk mendapatkan perhatian dari grup? Tetapkan aturan ini sebelumnya untuk meminimalkan kebingungan.
• Jangan multitasking. Meskipun mudah untuk mengerjakan hal lain selama rapat virtual, kurangi godaan untuk melakukan banyak tugas dengan hanya membuka jendela desktop yang relevan dengan topik yang ada.
• Waspadai lingkungan Anda. Meskipun latar belakang profesional bukanlah persyaratan, Anda harus mencoba yang terbaik untuk menghilangkan gangguan dan merapikan area di sekitar Anda. Selain itu, cobalah untuk tidak memposisikan diri Anda di depan jendela, atau cahaya akan menyulitkan Anda untuk melihat!

Pedoman etiket ini akan mencegah rapat keluar jalur dan menciptakan lingkungan di mana semua orang merasa dihormati. Kesopanan ini akan membantu menjaga anggota dewan tetap nyaman dan terlibat dalam percakapan.

Cara melibatkan anggota dewan melalui platform jarak jauh

Setelah berbulan-bulan bekerja dari jarak jauh, jam bahagia virtual, dan panggilan video lainnya, Anda mungkin pernah mengalami pengalaman canggung dari panggilan konferensi tanpa suara. Mungkin sulit untuk mendorong tingkat keterlibatan jarak jauh yang sama seperti yang alami secara langsung.

Namun, dengan taktik percakapan dan strategi komunikasi yang lebih terarah, Anda tetap dapat menciptakan suasana di mana anggota dewan merasa siap dan nyaman berpartisipasi dalam diskusi. Mari kita telusuri beberapa peluang untuk membangun ruang rapat virtual yang nyaman dan produktif.

Mendorong lingkungan kolaborasi

Idealnya, anggota dewan Anda akan merasa nyaman berpartisipasi sejak awal, dan semua percakapan serta sesi curah pendapat Anda akan menjadi produktif dan semarak seperti biasanya.

Tapi seperti yang mungkin Anda ketahui dari pengalaman, ini tidak dijamin. Sebaliknya, Anda harus secara aktif mempromosikan lingkungan terbuka yang sama seperti yang Anda miliki di ruang rapat fisik. Ingatkan anggota Anda bahwa perspektif mereka diterima, bahkan jika mereka tidak setuju dengan anggota atau kepemimpinan lain. Berbicara dengan perbedaan pendapat dalam video call mungkin terasa tidak wajar, tetapi sangat penting untuk membuat keputusan terbaik untuk lembaga nonprofit Anda.

Anda juga ingin menumbuhkan rasa percaya. Dalam rapat jarak jauh, anggota dewan mungkin merasa kurang bersedia untuk mengungkapkan informasi sensitif atau menyuarakan masalah hukum. Jika Anda menggunakan perangkat lunak rapat yang aman, Anda dapat meyakinkan anggota dewan bahwa pemikiran mereka masih bersifat rahasia.

Pastikan setiap orang memiliki akses ke informasi dan alat yang diperlukan

Salah satu hambatan potensial untuk keterlibatan adalah infrastruktur pertemuan Anda. Jika Anda tidak memberikan akses mudah ke dokumen yang tepat dan alat manajemen dewan, Anda sedang menyiapkan pertemuan untuk kegagalan – atau setidaknya karena kurangnya partisipasi.

Pastikan bahwa semua materi yang relevan tersedia bagi anggota selama rapat. Jika Anda menggunakan agenda dinamis, akan mudah untuk memasukkan semuanya di satu tempat. Jika tidak, lakukan yang terbaik untuk mendistribusikan dokumen tambahan untuk ditinjau sebelumnya. Jika Anda atau anggota Anda harus mencari sesuatu selama rapat, Anda akan membuang waktu yang berharga dan mungkin berisiko anggota tidak siap untuk berdiskusi.

Pilihan lainnya adalah mengimplementasikan alat kolaborasi tim, seperti polling. Sumber daya ini akan mendorong lingkungan kolaborasi yang sehat yang akan membantu memajukan misi lembaga nonprofit Anda.

Secara teratur meminta umpan balik dari anggota selama rapat

Dalam rapat virtual, Anda harus dengan sengaja membangun peluang interaksi ke dalam struktur rapat. Tanpa bahasa tubuh dan isyarat sosial dari percakapan langsung, rasa takut menyela dapat mencegah beberapa anggota dewan angkat bicara. Untuk membantu mengatasi hal ini, mintalah komentar dan pertanyaan secara eksplisit dari anggota dewan selama rapat berlangsung.

Di awal pertemuan, buka diskusi dengan meminta setiap anggota dewan untuk berpartisipasi. Pertanyaan sepintas seperti, "Apakah ada yang ingin menambahkan sesuatu ke agenda?" tidak cukup – lebih baik untuk memastikan bahwa semua orang berpartisipasi. Dengan cara ini, Anda mempromosikan kolaborasi sejak awal.

Setelah percakapan berlangsung, pastikan untuk berhenti sesekali untuk meminta umpan balik dari anggota. Karena jauh lebih sulit untuk menyela di lingkungan yang jauh, yang terbaik adalah dengan sengaja membuat bukaan ini. Jika tidak, anggota mungkin menyimpan pertanyaan untuk akhir rapat dan berpotensi melupakannya.

Cara terbaik mendokumentasikan rapat dewan virtual

Dokumentasi terperinci sangat penting untuk efektivitas rapat virtual Anda. Catatan menyeluruh tentang poin diskusi dan langkah selanjutnya adalah cara terbaik untuk membawa percakapan yang produktif ke depan.

Dokumentasi ini memberikan konteks yang bermanfaat bagi anggota yang tidak hadir, membantu pemimpin dewan di masa depan membuat keputusan yang tepat, dan bahkan memberi tahu pihak luar seperti badan pengatur. Mari kita telusuri beberapa langkah utama untuk dokumentasi rapat virtual yang memadai.

Ambil notulen rapat yang komprehensif

Risalah adalah dokumentasi resmi permanen dari rapat dewan digital Anda. Meskipun mereka adalah sumber daya internal yang berguna, mereka juga berfungsi sebagai catatan hukum jika Anda pernah menghadapi komplikasi hukum.

Praktik terbaik pembuatan menit berikut akan membantu memastikan catatan ini jelas, akurat, dan lengkap:

• Gunakan templat. Ini akan memastikan risalah diformat dengan baik dan konsisten dari pertemuan ke pertemuan. Untuk memulai proses ini, Anda dapat menggunakan agenda rapat sebagai struktur dasar.
• Tetapkan pencatat menit. Orang yang bertanggung jawab untuk membuat notulen harus ditunjuk terlebih dahulu. Biasanya, tugas ini berada di bawah tanggung jawab sekretaris.
• Gunakan suara yang objektif. Isi risalah harus tetap berpegang pada fakta-fakta keras dan meninggalkan pendapat yang bermuatan emosi.
• Sertakan detail utama. Tambahkan informasi terkait seperti kapan rapat berlangsung, siapa yang hadir, dan keputusan apa yang dibuat.
• Tinjau dan bagikan menit dengan aman. Koreksi notulen dan distribusikan ke anggota Anda menggunakan platform yang aman, seperti perangkat lunak papan Anda.

Saat mempertimbangkan informasi apa yang akan disertakan, pencatat menit Anda harus bertujuan untuk keseimbangan antara ringkas dan menyeluruh. Hindari menyertakan suara atau pendapat individu anggota, diskusi off-the-record, dan percakapan apa pun yang dapat memiliki konsekuensi hukum.

Tetapkan langkah selanjutnya yang jelas

Saat rapat virtual Anda hampir berakhir, setiap orang harus memiliki pemahaman yang jelas tentang langkah mereka selanjutnya. Secara khusus, tindakan apa yang perlu diambil sebelum pertemuan berikutnya?

Jika ada item dalam agenda yang memiliki tugas lanjutan, yang terbaik adalah menetapkannya saat itu juga. Dengan agenda yang dinamis, Anda dapat mendelegasikannya kepada anggota yang tepat tanpa kehilangan momentum. Atau, Anda dapat menyimpan daftar tugas yang harus dilakukan selama rapat dan menetapkannya dalam tindak lanjut pasca rapat. Either way, pastikan untuk secara jelas mendefinisikan tugas dan menentukan tenggat waktu.

Dengan pendelegasian tugas langsung, Anda dapat menghindari skenario tidak nyaman untuk tiba di pertemuan berikutnya dan menyadari bahwa item tindakan penting dibiarkan tidak ditetapkan dan tidak lengkap.

Kesimpulan

Dewan nirlaba adalah komponen kunci keberhasilannya dalam inisiatif penggalangan dana dan dampak masyarakat. Karena organisasi nirlaba terus beroperasi selama pandemi dan pedoman jarak sosial yang dihasilkan, pertemuan virtual akan tetap penting. Bahkan tanpa ruang rapat langsung untuk berkumpul, dewan Anda masih dapat mengadakan rapat yang hidup dan berdampak tinggi. Semoga beruntung!