Pourquoi le logiciel de vérification client est l'avenir des agences

Qu'attendez-vous de la vie d'agence ? Si vous êtes comme moi, vous voulez créer un travail dont vous êtes fier et vous amuser pendant que vous le faites. C'est ce que je voulais quand j'ai commencé ma carrière dans une agence de publicité.

Mais il y a un moment dans chaque projet où la fatigue commence à s'installer. Et c'est généralement au moment où vous partagez votre travail avec le client pour obtenir des commentaires.

Soudain, le plaisir et l'excitation que vous ressentiez au début sont remplacés par :

• Frustration sur le temps que prennent vos clients pour partager leurs commentaires
• Désespéré par le temps que vous passez en réunion
• Pression pour créer le meilleur travail possible dans un délai de plus en plus court

À la fin de l'année dernière, Filestage a interrogé plus de 250 professionnels de la publicité et du marketing sur leurs retours et leurs expériences d'approbation.

Voici les trois principales choses que nous avons apprises sur le processus de vérification client - ainsi que des informations et sur la façon dont le logiciel de vérification en ligne peut aider.

1. Arrêtez de courir après les commentaires, commencez à respecter vos délais

Les agences de publicité et de marketing perdent énormément de temps à rechercher des retours sur leur travail. Mais en passant de la messagerie électronique à un outil de vérification client spécialement conçu comme Filestage, vous pouvez économiser un jour par personne et par mois pour tout le monde dans votre processus de révision des créations.

4 gestionnaires de compte sur 5 reçoivent des commentaires différés des parties prenantes

Notre rapport Year In Review a révélé que 80 % des gestionnaires de compte ont reçu des commentaires différés de leurs clients au cours de la dernière année. Et si vous avez travaillé plus de cinq minutes dans une agence, vous ne serez probablement pas du tout surpris par ce chiffre.

Mais vos clients sont-ils vraiment à blâmer ? Avec des outils de communication de base comme le courrier électronique, donner des commentaires prend énormément de temps. Et pour une raison ou une autre, il est rarement en tête de liste.

Voici ce que notre rapport a révélé sur l'expérience de donner des commentaires aux spécialistes du marketing :

• 64 % ont pris des captures d'écran pour donner leur avis sur les visuels
• 19 % ont écrit des timecodes pour donner leur avis sur les vidéos
• 36 % ne savaient pas où trouver au moins un travail
• 17 % admettent ne pas connaître la meilleure méthode pour partager des commentaires

3 chefs de projet sur 5 perdent du temps à rechercher des feedbacks

Il n'y a que si longtemps que vous pouvez attendre des commentaires. Après tout, le délai de livraison final est gravé dans le marbre. Finalement, il arrive un moment où vous devez commencer à courir après vos clients.

Que les e-mails passifs agressifs commencent !

Notre rapport a révélé que 62 % des chefs de projet ont recherché des commentaires sur leur travail en 2021. Ce processus peut être extrêmement manuel et frustrant, nécessitant souvent des feuilles de calcul personnalisées pour essayer de savoir qui a approuvé quoi.

Mais plus le processus d'épreuvage client prend du temps, plus il y a de temps pour que les choses tournent mal. En fait, notre rapport a montré que :

• 21 % ont reçu des commentaires sur une ancienne version d'un fichier
• 18 % ont perdu la trace de qui avait approuvé un travail
• 11 % ont publié des erreurs parce que des étapes de révision importantes ont été ignorées
• 8 % des projets annulés parce que les fichiers n'ont pas été approuvés à temps

Un logiciel de vérification client permet aux agences d'économiser un jour par personne et par mois

Notre rapport Year In Review a comparé le temps passé à gérer les commentaires avec les e-mails et l'outil de vérification client de Filestage. Et sur la base de plus de 250 professionnels de la publicité et du marketing, nous avons constaté que Filestage économise un jour par personne et par mois pour tout le monde dans votre processus de vérification - y compris vos clients !

Voici quelques façons dont les outils de vérification en ligne vous font gagner du temps :

• Recueillez et discutez des commentaires directement sur votre contenu
• Définissez des dates d'échéance et envoyez des rappels automatisés aux réviseurs
• Partagez et comparez les nouvelles versions au sein de la même plateforme

Le logiciel de vérification client de Filestage aide également à éliminer le bruit des e-mails. Comme le dit Rain Balares de GroupM, « Filestage a réduit la boîte de réception de courrier électronique quotidienne de notre équipe d'environ 25 à 30 %, ce qui est vraiment beaucoup. Comme nos boîtes de réception ne sont plus submergées par ces e-mails concernant les approbations de contenu, nous pouvons nous concentrer sur d'autres tâches importantes de la journée. »

2. Moins de temps en réunion, plus de temps à être créatif

En moyenne, les cadres passent environ 23 heures par semaine en réunion. Si vous êtes un gestionnaire de projet ou de compte, cela peut sembler correct. Pour les designers, les créatifs et les autres rôles en studio, c'est probablement beaucoup moins. Mais quel que soit le département dans lequel vous êtes assis (ou debout), je suis sûr qu'il y a une chose sur laquelle nous pouvons tous être d'accord.

Les réunions c'est nul !

44 % des créatifs reçoivent des commentaires contradictoires et peu clairs de leurs clients

Lorsque vous examinez un travail créatif par e-mail, faire en sorte que les commentaires arrivent dans votre boîte de réception ne représente que la moitié de la bataille. Vient ensuite le grand démêlage.

Conflits ouverts.

Désaccords non discutés.

Commentaires totalement incompréhensibles.

Comme le dit le directeur UX d'Oddity, Marcel Martin, à propos de la vie avant Filestage, « Nos chefs de projet étaient très occupés à parcourir, résumer et préparer des commentaires asynchrones. Ce processus prenait du temps, était insatisfaisant et comportait malheureusement souvent des malentendus.

Pour une raison ou une autre, les clients prennent rarement le temps de consolider leurs commentaires. C'est donc à vous de reconstituer le puzzle, de déterminer où ils sont alignés et de signaler où ils ne le sont pas.

Dans la plupart des cas, cela signifie convoquer une réunion.

71 % des chefs de projet organisent des réunions pour clarifier les commentaires

En agence, les chefs de projet sont les gardiens de la ressource créative et les champions de la facturabilité. Ce qui fait des réunions sur les commentaires une épine frustrante et inefficace dans leur pied.

Voici quelques raisons pour lesquelles les réunions sont si courantes dans le processus d'épreuvage client :

• Les fichiers et les commentaires sont séparés, il est donc difficile pour les clients d'expliquer exactement ce qu'ils veulent dire
• Les commentaires sont partagés dans différentes chaînes de messagerie, il n'y a donc aucune transparence entre les clients
• Les clients oublient ce qu'ils ont dit sur les versions précédentes et finissent par contredire les commentaires précédents

Heureusement, le bon logiciel de vérification client peut résoudre tous ces problèmes et bien plus encore.

Les équipes utilisant le logiciel de vérification client de Filestage constatent une réduction de 28 % des "réunions inutiles" par rapport aux e-mails

Chez Filestage, nous aimons aider les agences à économiser du temps et des efforts tout au long du processus de vérification des clients. Et selon notre rapport Year In Review, notre outil de vérification client aide également les équipes à passer 28 % de temps en moins dans des réunions inutiles.

Comme le dit Sarah Chen, directrice médicale de Publicis Health, « Filestage facilite les choses. Les commentaires de chacun sont clairs et au même endroit pour que l'agence et les clients puissent travailler plus en collaboration.

Voici quelques façons dont Filestage rend les commentaires de vos clients plus clairs :

• Appuyez n'importe où pour créer des marqueurs et ajouter des commentaires en plus de votre travail (même des vidéos)
• Mettez du texte en surbrillance ou dessinez des annotations pour rendre les commentaires plus clairs
• Comparez les versions et les commentaires côte à côte pour voir ce qui a changé
• Joindre des références aux commentaires pour donner un contexte supplémentaire
• Taguez d'autres personnes pour arriver sur la même page en temps réel

3. Adieu les heures supplémentaires, bonjour mieux travailler

Lorsque j'ai commencé à travailler dans une agence de publicité, des heures supplémentaires non rémunérées étaient prévues. Et je ne peux pas imaginer que beaucoup de choses ont changé au cours de la dernière décennie. Mais en étant un peu plus productives et en communiquant plus efficacement, les agences peuvent libérer le temps de concentration dont elles ont besoin pour créer leur meilleur travail.

73 % du personnel d'agence travaille plus que ses heures contractuelles

Choquant, mais malheureusement vrai. Notre rapport Year In Review a révélé que près de 3 personnes sur 4 dans les agences travaillent plus que leurs heures contractuelles.

Et je comprends. Parfois, un pitch passionnant se présente et tout le monde est sur le pont. Si vous gagnez, ce sera le compte qui fera passer votre entreprise (ou votre portefeuille) au niveau supérieur. Mais dans trop d'agences, travailler tard est monnaie courante. Il y a deux grandes raisons à cela : les tâches manuelles et les retouches.

Voici quelques-unes des façons dont les agences perdent régulièrement du temps dans ces domaines :

• Ajouter tout votre travail à un diaporama pour le rendre présentable pour le client
• Re-télécharger et partager du contenu avec le client car le lien de transfert a expiré
• Suivre ce qui a été partagé et approuvé dans une feuille de calcul
• Copiez et collez les commentaires de différentes chaînes de messagerie dans un seul document
• Suppression d'un cycle complet d'examen parce que l'équipe a mal interprété les commentaires
• Annuler tout un projet parce que le client ne l'a pas approuvé à temps

90 % des chefs de projet pourraient produire un meilleur travail s'ils passaient moins de temps à gérer les commentaires

Comme je l'ai dit plus haut, si vous travaillez dans une agence, vous voulez créer un travail dont vous êtes fier et vous amuser pendant que vous le faites.

Ainsi, lorsque 90 % des chefs de projet vous disent qu'il existe un moyen de les aider à produire un meilleur travail, il est temps de le remarquer.

Et si ce n'est pas une raison suffisante, 67 % disent qu'ils se sentiraient plus heureux au travail s'ils passaient moins de temps à gérer les commentaires.

En automatisant ces processus et en mettant en place un processus de vérification client centralisé et transparent, les agences peuvent profiter d'un avenir meilleur, plus productif et plus rentable.

Le logiciel d'épreuvage client réduit de moitié le temps de développement créatif afin que les agences puissent se concentrer sur la livraison de leur meilleur travail

L'agence basée à Barcelone et à Los Angeles, SLAPS, utilise Filestage pour examiner des centaines de publications sur les réseaux sociaux avec ses clients. En passant de la messagerie électronique et de WhatsApp à un outil de vérification client dédié, ils ont réduit de moitié leur temps de conception et libéré plus de temps pour la qualité et l'engagement social.

Le fondateur et directeur de la création, Sébastien Vandecasteele, déclare : « Travaillant sur les médias sociaux, nous avons des gens à la fois côté client et côté agence. Nous avons un rédacteur, un gestionnaire social et un concepteur - et du côté client, nous avons 2-3 personnes dans le processus de rétroaction. Filestage nous offre un endroit où tout le monde peut facilement interagir les uns avec les autres et donner leur avis. »

Voici neuf autres avantages de la vérification en ligne pour les graphistes et les agences :

1. Téléchargez toutes vos conceptions et versions en un seul endroit
2. Recueillez des commentaires directement au-dessus de votre création
3. Discutez des commentaires directement avec les examinateurs
4. Cochez les commentaires lors de la création de la prochaine version
5. Comparez les versions côte à côte pour vérifier ce qui a changé
6. Approuvez les conceptions ou demandez des modifications en un clic
7. Inviter des examinateurs internes et externes à donner leur avis
8. Fixez des dates d'échéance pour faire avancer les revues de conception
9. Passez en revue des vidéos, des conceptions, des images, des documents, etc.

Dernières pensées

Merci d'avoir lu mes deux cents sur l'importance du logiciel de vérification client pour les agences. Je sais que les agences sont rarement à l'avant-garde en matière de technologie et de logiciels - mon équipe utilisait encore des téléphones de bureau lorsque je suis parti en 2018. Mais d'où je suis assis, la gestion des commentaires est un problème qui ne demande qu'à être résolu.

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